«Внутренний контроль»
1. Этапы внутреннего контроля
2. Принципы системы внутреннего контроля
3. Составляющие системы внутреннего контроля
4. Классификация системы внутреннего контроля
5. Цели и организация внутреннего контроля
6. Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций (предприятий)
1. Этапы внутреннего контроля
Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.
Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.
Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации еецелей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.
Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.
Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).
При организации такого отдела необходимо учитывать основные требования к эффективности его функционирования.
Может быть и большее количество этапов оценки системы контроля в зависимости от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергнутого проверке.
Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение информации о специфике и масштабах деятельности субъекта, представление о системе его бухгалтерского учета. Итоги первоначального знакомства позволяют принять решение о возможности использования в проверке системы внутреннего контроля. Если контролер-ревизор не может полагаться на систему внутреннего контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтоб выводы его не основывались на доверии к этой системе. Низкая эффективность системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта.
2. Принципы системы внутреннего контроля
Критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.
1. Принцип ответственности.
2. Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).
3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.
4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях.
5. Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).
6. Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).
7. Принцип заинтересованности администрации.
8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве, изучать опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.
9. Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).
10. Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).
11. Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).
12. Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).
13. Принцип приоритетности (абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).
14. Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).
15. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.
16. Принцип оптимальной централизации (динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации).
17. Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности).
18. Принцип функциональных потенциальных имитаций (временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов).
19. Принцип регламента (эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).
20. Принцип разделения обязанностей.
21. Принцип разрешения и одобрения.
22. Принцип взаимодействия и координации. Важным аспектом функционирования системы внутреннего контроля является выполнение принципов данной системы, соблюдение которых повысит доверие к ней как внешних пользователей и ревизоров, так и внутренних пользователей данными контроля.
Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.
Совокупность указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего контроля.
3. Составляющие системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля состоит непосредственно из органов контроля, т. е. органов, учрежденных в организации в целях осуществления внутренних проверок, ревизий. Это могут быть службы внутреннего аудита, контрольно-ревизионный отдел, инвентаризационное бюро или даже сторонняя организация, призванная осуществлять постоянный внутренний контроль на фирме на договорных началах.
Объекты внутреннего контроля - это предметы контроля, т. е. активы и обязательства, источники средств, капиталы, резервы, виды проводимых операций (по заготовке, снабжению, сбыту, инвестициям, производству и т. д.), центры ответственности по затратам, прибыли, финансовым вложениям, доходам и т. д.
Контроль должен осуществляться набором средств, в первую очередь это технические средства в виде помещений, наборов измерительных, контрольных инструментов, систем обработки полученной информации (ЭВМ); финансовые средства - это зарплата, к ней система штрафов и надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля - это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный и эффективный контроль (тесты, прослеживание, инвентаризация, опрос, наблюдение, анализ, сверка и т. д.). Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля - база показателей, это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Также должны быть положения о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта, по обмену информацией. Еще одна составляющая системы - документация. Разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя:
надлежащую систему бухгалтерского учета;
контрольную среду;
отдельные средства контроля.
Система внутреннего контроля может с определенной степенью вероятности подтвердить, что цели, ради которых она была создана, достигнуты. Причиной этого являются следующие неизбежные ограничения системы внутреннего контроля:
естественное требование руководством экономического субъекта того, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий были меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;
тот факт, что большинство средств контроля имеет своей целью выявление нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;
свойство человека делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;
умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;
нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;
распространенная практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции.
Средства контроля экономического субъекта должны использоваться с учетом следующего:
хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;
все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени;
доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;
соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью.
4. Классификация системы внутреннего контроля
Поскольку система контроля является важной составляющей управленческого контроля в целом, для раскрытия механизмов функционирования данной системы необходимо изучить особенности ее составных элементов, а для этого необходимо ее классифицировать по разным признаками.
Систему внутреннего контроля классифицируют по форме внутреннего контроля, который зависит от особенностей организационной и правовой структуры субъекта; видов и масштабов финансово-хозяйственной деятельности субъекта; рациональности и целесообразности охвата контролем сфер деятельности субъекта; отношения руководства организации и ведению контроля.
Также различают внутренний контроль в зависимости от применяемых методов и приемов контроля (общие методы контроля - индукция, дедукция, анализ, синтез, обобщение и другие, самостоятельно разработанные методы - замеры, взвешивание, пересчет, инвентаризация, наблюдение, экспертиза, сверка, обратная калькуляция, логическая и экономическая проверка, тестирование, анкетирование, опрос и т. д., специальные методы - методы экономической статистики, анализа, прогнозирования, моделирования и т. д.). Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля - внутренний аудит.
Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:
усложненная оргструктура;
многочисленность филиалов, дочерних компаний;
разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;
стремление органов управления получать достаточно
объективную и независимую оценку действий менеджеров
всех уровней управления.
Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии, деятельность которых регламентирована действующим законодательством.
В зависимости от времени контроль подразделяют на оперативный, тактический и стратегический.
В зависимости от данных, которые используются при контрольных мероприятиях, различают фактический, документальный контроль и контроль показателей, полученных с помощью обработки средствами ЭВМ.
По этапам проведения контрольных мероприятий различают предварительный, текущий и последующий контроль. Контроль может быть плановым и внеплановым, разовым, постоянным и периодическим. По степени охвата данных может быть сплошным и выборочным.
В зависимости от типа системы внутреннего контроля он может осуществляться с помощью систем ЭВМ или вручную, либо возможна частичная автоматизация отдельных стадий контроля.
Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется контролером-ревизором без применения средств ЭВМ.
Частично автоматизированный внутренний контроль осуществляется его контролерами с применением средств автоматизации в сочетании с обработкой данных вручную. Контроль, осуществляемый с помощью средств автоматизации, ведется под руководством контролера-ревизора, что облегчает ему работу с большими массивами данных, экономит время, позволяет делать всесторонний анализ, задавая параметры выборки.
Следующий признак классификации - значимость субъектов контроля в процессе осуществления контрольных операций.
По данному признаку разделяют:
1) контролеров-ревизоров, непосредственно осуществляющих контроль;
2) участников, в обязанности которых входят функции контроля, - это различные специалисты предприятия. Данная классификация не исчерпывающая, но в ней приведены основные классификационные признаки, необходимые для правильного понимания системы внутреннего контроля.
5. Цели и организация внутреннего контроля
Цель внутреннего контроля - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок проведения инвентаризаций, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и неденежные измерители.
Успешно применяются натуральные показатели: штуки, метры, тонны, литры - в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия: снабжения, производства, реализации.
Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности.
Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки, периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля - целесообразность и экономичность. Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита.
При публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской проверки. Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер. Внутренний контроль призван организовывать его структуру, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внешнего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом, основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.
Внутренний аудит решает следующие задачи:
контроль над состоянием активов и недопущение убытков;
подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур;
анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации;
оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой. Таким образом, в рамках внутреннего аудита осуществляется
не только детальный контроль над политикой и качеством менеджмента.
Внутренний аудитор выполняет следующие функции:
проверка систем контроля в целях выработки политики компании в рамках законодательства;
оценка экономичности и эффективности операций компании;
проверка уровня достижений программных целей;
подтверждение точности информации, используемой руководством при принятии решений. Ответственность за выполнение своих обязанностей аудитор
несет только перед руководством предприятия.
6. Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций (предприятий)
Внутрихозяйственный коммерческий расчет предполагает выделение внутри структурной организации предприятия подразделений, которые призваны самостоятельно решать свои организационно-технические задачи. Они могут взять в аренду активы организации. Эти подразделения условно покупают у предприятия ресурсы по учетной стоимости (по согласованию между администрацией и трудовым коллективом подразделения). Внутренний контроль организуется руководством предприятия и определяет законность совершения хозяйственных операций, их экономическую целесообразность.
Продукцию или услуги такие подразделения условно продают предприятию по учетным ценам, вычитая условную прибыль, т. е. в основе внутрихозяйственного коммерческого расчета лежат принципы такой системы, как директ-костинг, с элементами нормативного учета, который может, однако, и не применяться.
Исходя из функций внутреннего контроля выделяют такой вид контроля, как управленческий контроль.
Управленческий контроль - это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии. При этом его главной задачей является контроль по центрам ответственности. Другими словами, необходима система отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности.
Важно организовать действенную систему управленческого контроля, что позволит руководству предприятия делегировать свои полномочия по управлению затратами подчиненным, которые могут более детально ориентироваться в обстановке на местах. Эти функции возможно осуществлять с помощью не только управленческого, но и управленческо-финансового контроля. Внутренний финансовый контроль в данных условиях сводится к изучению хозяйственно-технологических связей, потоков ресурсов от предприятия к подразделению и наоборот, отслеживанию оценки этих ресурсов и продукции от подразделения к предприятию, контролю нормативных показателей, отслеживанию отклонений от норм с выяснением причин, влияющих на эти отклонения, анализу номенклатуры затрат, которая не должна противоречить действующему законодательству.
Финансовому контролю подвергается документооборот между подразделениями и предприятием, проверке подвергается определение валового дохода подразделения исходя из стоимости произведенной продукции, работ, услуг в оценке по учетным ценам за вычетом стоимости ресурсов, отчислений в фонды, обязательных платежей. Остаток дохода и есть хозрасчетный доход, который направляется на выплату зарплаты.
Для того чтобы правильно, тщательно проконтролировать, необходимо понять специфику подразделения, т. е. прежде чем приступить к осуществлению финансового контроля, нужно проработать всю документацию, регламентирующую деятельность такого подразделения, это могут быть решения, распоряжения, положения, внутренние локальные нормативные акты.
С помощью финансового контроля руководство предприятия может осуществлять эффективное финансово-хозяйственное управление, а собственники - следить за управляющими их капиталов, что позволяет предоставить определенные гарантии для привлечения в экономику частных инвестиций и личных средств граждан. Осуществление финансового контроля на предприятии также связано с обнаружением отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов на возможно более ранней стадии. Это позволяет принять корректирующие меры, привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб, осуществить мероприятия, направленные на предотвращение таких нарушений в будущем.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Внутренний контроль имеет широкое определение как процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получить информацию относительно выполнения следующих задач:
Эффективностьи рациональность деятельности.
Достоверностьфинансовой отчетности.
Соблюдение законовинормативных актов.
Одной из основных функций бухгалтерского учётаявляется егозащитная функция, заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путём создания базы для осуществленияфинансового контроля. Однако реализация защитной функции требует наличия средств по осуществлению контроля. В первую очередь, это - внутренний контроль.Под внутренним контролем понимают систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих должностных обязанностей при совершениихозяйственных операций. При этом подразумевается не только и не столько функционирование контрольно-ревизионного подразделения организации, а создание системы всеобъемлющегоконтроля, когда он является делом не только ревизора, а всего аппарата управления предприятия.
При разработке эффективной системы внутреннего контроля администрация предприятия ставит следующие цели:
обеспечение бизнесанадёжнойинформацией,
обеспечение сохранности активов,
обеспечение защиты информации,
обеспечение эффективности хозяйственной деятельности,
обеспечение соответствия учётапринятойучётной политике,
обеспечение соблюдения правил составления и представления бухгалтерской финансовой отчётности.
Внутренний контроль на предприятии состоит из трёх элементов:
контрольная среда,
учётная система,
контрольные процедуры.
Система внутреннего контроля включает следующие элементы:1. контрольная среда; 2. процесс оценки рисков аудируемым лицом; 3. информационная система, в том числе связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности; 4. контрольные действия; 5. мониторинг средств контроля. Контрольная среда включает следующие элементы: а) доведение до всеобщего сведения и поддержание принципа честности и других этических ценностей. б) профессионализм (компетентность сотрудников). Профессионализм - это профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения задач, которые определяют суть деятельности конкретного работника. в) участие собственника или его представителей.
Определения и цели системы внутреннего контроля, организация системы внутреннего контроля.
Внутренний контроль определяется как процесс, осуществляемый совместно Советом директоров, Правлением, подразделениями и работниками Общества и их действия, призванные обеспечить разумную гарантию выполнения целей Общества, в том числе достижения:
эффективности деятельности Общества;
сохранности активов и эффективного использования ресурсов Общества;
полноты, надежности и достоверности финансовой и управленческой отчетности Общества;
соблюдения требований законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Общества;
снижения вероятности и размера возможных потерь (в том числе, сокращение доходов, убытки, снижение рейтинга корпоративного управления и др.);
содействие в построении оптимальной организационной структуры.
Система внутреннего контроля определяется как совокупность политик, процессов и процедур, норм поведения и действий, способствующих эффективной и рациональной деятельности, позволяющей Обществу соответствующим образом реагировать на существенные риски в части достижения целей Общества.
Система внутреннего контроля включает следующие взаимосвязанные компоненты:
контрольную среду;
процедуры внутреннего контроля;
систему информационного обеспечения и обмена информацией;
оценку эффективности самой системы внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля должна быть способна быстро реагировать на риски, встраивается в процессы и ежедневные операции Общества, включает процедуры для немедленного информирования соответствующего уровня управления о любых существенных недостатках и слабых местах контроля, которые были обнаружены, вместе с деталями корректирующих мероприятий, которые были предприняты или которые следует предпринять. В Обществе разграничивается компетенция органов, входящих в систему внутреннего контроля, в зависимости от их отношения к процессам разработки, утверждения, применения и оценки системы внутреннего контроля.
Принципы функционирования системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля в Обществе строится на следующих принципах:
неизменно бесперебойное функционирование - постоянное и надлежащее функционирование системы внутреннего кон¬троля позво¬ляет Обществу своевременно выявлять любые отклонения от нормы и предупреждать их возникновение в будущем;
подотчетность всех субъектов системы внутреннего контроля - качество выполнения контрольных функций каждым лицом контролируется другим субъектом системы внутреннего контроля;
разделение обязанностей - Общество стремится не допустить дублирования контрольных функций, и эти функции должны распределяться между должностными лицами и работниками Общества таким образом, чтобы одно и то же лицо не объединяло функций, связанных с утверждением операций с определенными активами, учетом операций, обеспечением сохранности активов и проведением их инвентаризации;
надлежащее одобрение и утверждение операций - Общество стремится установить порядок утверждения всех финансово-хозяйственных операций уполномоченными органами и лицами в пределах их соответствующих полномочий;
ответственность всех субъектов внутреннего контроля, работающих в Обществе, за надлежащее выполнение контрольных функций;
осуществление внутреннего контроля на основе четкого взаимодействия всех органов и подразделений Общества;
постоянное развитие и совершенствование - Общество стремится обеспечить условия для гибкой настройки системы внутреннего контроля, чтобы она могла быть адаптирована с учетом необходимости решать новые задачи и расширять и совершенствовать саму такую систему;
своевременность передачи сообщений о любых существенных недостатках и слабых местах контроля - в Обществе должны быть установлены максимально короткие сроки передачи соответствующей информации органам и/или лицам, уполномоченным принимать решения об устранении любых существенных недостатков и слабых мест контроля;
соответствие между уровнем сложности системы внутреннего контроля и уровнем сложности контролируемого объекта;
определение приоритетности областей деятельности Общества, в которых налаживается контроль - выделяются стратегические направления, охватываемые системой внутреннего контроля, даже если эффективность их функционирования (соотношение «затраты - экономический эффект») трудно измерить;
комплексный и системный характер внутреннего контроля.
внутренний контроль регулирование нормативный
В широком смысле под целью функционирования СВК следует понимать сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциалов коммерческой организации, обеспечение ее эффективного функционирования, а также устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.
Достижение общей цели СВК обеспечивается взаимодействием различных ее элементов для достижения следующих показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития организации:
Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной СВК. В качестве одной из второстепенных причин стремления руководства организовать приемлемую СВК может выступать возможность снижения издержек на внешний аудит.
Принципы системы внутреннего контроля.
Критерием эффективности СВК служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.
Совокупность указанных принципов является основанием эффективности СВК, т.е. функционирование СВК при соблюдении данных принципов эффективно независимо от организационно-правовой формы, размера, видов и масштаба деятельности организации.
Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля.
Система внутреннего контроля
−
совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта его силами надзор и проверку соблюдения требований законодательства, точности и полноты документации бухгалтерского учета, своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности, предотвращения ошибок и искажений, исполнения приказов и распоряжений, обеспечения сохранности имущества организации.
Цель системы внутреннего контроля − своевременно предотвратить нерациональные или неправильные действия, а также ошибки при обработке информации.
Ограничения, свойственные системе внутреннего контроля:
− человеческий фактор, который может включать в себя системные ошибки или ошибки при использовании автоматизированных средств контроля;
− преднамеренный сговор лиц, осуществляющих контроль;
− неприятие средств контроля руководством;
− влияния фактора затраты-выгоды.
Внутренний контроль
- система мер, организованных руководством предприятия и направленных на повышение эффективности выполнения ‑
всеми работниками своих обязанностей. Внутренний контроль определяет законность и целесообразность хозяйственных операций.
Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:
1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3) обеспечение сохранности имущества предприятия.
Задачи системы внутреннего контроля:
- должна обеспечивать включение в бухгалтерскую отчетность все, что должно быть в нее включено, причем, то, что включено должно быть правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано. В отчетность не должно быть включено то, что не должно быть включено;
- должна обеспечить правильное и объективное представление о предприятии в целом в бухгалтерской отчетности;
- должна обеспечить невозможность с фальсифицирования компьютерных программ, контролирующих функционирование учетной системы;
- должна обеспечивать сохранность активов предприятия и эффективность их использования;
- политика управления в области планирования, долгосрочного прогнозирования и т.д. была согласована;
- должна своевременно выявлять и анализировать все отклонения от планов, а виновные несли ответственность;
- должна обеспечивать оперативную передачу информации управленческому персоналу;
- финансовая отчетность должна давать верное и объективное представление.
Функции внутреннего контроля:
1) Контроль полномочий - контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости. Здесь также отслеживаются изменения и исправления учетных записей на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.
2)Контроль документального оформления - контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных операций в учетных регистрах. Этот вид контроля создает такие условия, чтобы операции правильно оформлялись учетными записями (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т.д.) и не удалялись или исправлялись без соответствующего разрешения.
3) Контроль сохранности - контроль, способствующий тому, чтобы принятое к учету имущество не могло быть неправильно использовано (незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра и т.д.).
Функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.
Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля:
- Бухгалтерского финансового учета (счета, двойная запись, инвентаризация, документация, балансовое обобщение);
- Бухгалтерского управленческого учета (нормирование издержек, выделение центров ответственности);
- Ревизии, контроля, аудита (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос, подтверждение, прослеживание).
Для интерпретации понятия СВК следует исходить из того, что функционирование любой системы предполагает наличие входа и выхода системы; механизма-устройства, приводящего систему в действие; работы механизма, переводящей вход системы в ее выход; условий (обстановки) работы механизма. Это и есть основные элементы функционирующей системы. Входом СВК является информационное обеспечение контрольной деятельности, которое представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, необходимой для осуществления контроля. Оно включает оперативную, плановую, учетную, отчетную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации (унифицированные и специальные).
Формально установленные процедуры внутреннего контроля должны включать:
а) формальное определение и документальное закрепление (на основе детально разработанных должностных инструкций) порядка деятельности (действий) и взаимоотношений определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций, а также оценки наличия и состояния ресурсов (потенциалов) организации;
б) определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов (носителей информации) от момента их возникновения до архивирования;
в) определение "точек контроля" для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых (хозяйственных) операций и оценки состояния (наличия) ресурсов (потенциалов) организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление "критических" точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;
г) выбор типов и методов проведения контроля.
Принципы системы внутреннего контроля
Критерием эффективности СВК служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации.
1. Принцип ответственности: каждый субъект, работающий в организации, должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за ненадлежащее выполнение контрольных функций. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.
2. Принцип сбалансированности: этот принцип неразрывно связан с предыдущим. Сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения. Точно так же не должно быть средств, не связанных той или иной функцией. Иными словами, при определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.
3. Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации: в должностных инструкциях необходимо предусматривать следующее условие: выполнение контрольных функций каждого субъекта должно быть подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля без какого бы то ни было дублирования. Очевидно, что в надлежащем исполнении контрольных функций такими субъектами внутреннего контроля, как председатель правления, президент, вице-президент, главный исполнительный директор, неисполнительный директор, главный аудитор, главный контроллер, председатель ревизионной комиссии, заинтересованы прежде всего владельцы организации. Поэтому деятельность перечисленных субъектов должна контролироваться собственниками организации посредством услуг независимых экспертов различного профиля, в том числе внешних аудиторов.
4. Принцип своевременного сообщения об отклонениях: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то нежелательные последствия отклонений усугубляются, кроме того, объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.
5. Принцип ущемления интересов: необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем. Необходимость таких условий обусловливается возможностью появления отклонений, в которых заинтересованы определенные работники или коллектив.
6. Принцип интеграции: любой элемент управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. Иными словами, при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.
7. Принцип заинтересованности администрации: функционирование СВК не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.
8. Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля: если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная СВК не сможет быть эффективной.
9. Принцип соответствия: степень сложности СВК должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Необходимо, чтобы звенья СВК могли быстро реагировать на изменения соответствующих звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.
10. Принцип постоянства: постоянное адекватное функционирование СВК позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений, а также своевременно их выявлять.
11. Принцип приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля: означает рациональность ставящихся перед ЦО контрольных целей и задач, целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов.
12. Принцип непрерывности развития и совершенствования: со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. СВК должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее "настраивать" на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.
13. Принцип приоритетности: абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкие расходы) не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу "затраты-эффект".
14. Принцип комплексности: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем, нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.
15. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев СВК: в различных сопряженных звеньях СВК должно обеспечиваться согласование передачи данных. Так, теряется смысл быстродействия компьютерной программы, например, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, если "узким местом" оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией или ввод данных, осуществляемый вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.
16. Принцип оптимальной централизации (или адекватности оргструктуры): динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования СВК обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации. Оргструктура должна соответствовать размерам и степени сложности организации. Вместе с тем каждый тип оргструктур имеет свои недостатки (например, медленное движение информации и принятие решений в линейно-функциональной структуре или несовпадение интересов "верхов" и "низов" в многоуровневой иерархии дивизиональной структуры), поэтому необходимо оценивать сильные и слабые стороны каждого варианта.
17. Принцип единичной ответственности: во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими ЦО. Каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним ЦО. Однако за одним ЦО может быть закреплено также несколько контрольных функций. Например, отдельной контрольной функцией главного бухгалтера является контроль осуществляемых хозяйственных операций на предмет их соответствия законодательству Российской Федерации. Он также должен нести ответственность за недоведение до руководства информации о нарушениях. Контрольной функцией внутреннего аудитора в этом случае должно являться осуществление проверки на предмет качества исполнения бухгалтером своей контрольной функции. Аудитор также оценивает законность отраженных операций, но ответственность он должен нести за необнаружение негативных операций, отраженных бухгалтером.
18. Принцип потенциальных функциональных имитаций: временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольных процессов. Для этого каждый работник (субъект внутреннего контроля) должен уметь имитировать контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля на время их выбытия. Стоит отметить, что данный принцип распространяется и на ЦО.
19. Принцип регламента: эффективность функционирования СВК прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации. Следует отметить, что это относится не только к контрольной сфере, но и ко всему управлению организацией, так как в случае отсутствия готового решения приходится импровизировать, что требует дополнительных затрат. Кроме того, интуитивно-импровизированный способ решения срабатывает только при определенном масштабе бизнеса.
20. Принцип разделения обязанностей: функции между сотрудниками распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.
21. Принцип разрешения и одобрения: в пределах полномочий ответственных официальных лиц должно быть обеспечено их формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций. (Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией.) Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать СВК организации эффективной.
22. Принцип взаимодействия и координации: контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.
Совокупность указанных принципов является основанием эффективности СВК, т.е. функционирование СВК при соблюдении данных принципов эффективно независимо от организационно-правовой формы, размера, видов и масштаба деятельности организации.
2? Требования, предъявляемые к системе внутреннего контроля
Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля:
1. Должна существовать четко определенная организационная структура, показывающая, кто и за что конкретно отвечает.
2. Необходим такой Совет директоров, который включает в себя как исполнительных директоров с большим опытом работы, так и неисполнительных директоров, дабы предупредить возникновение вероятности того, что контроль может быть обойден кем-либо из администрации высшего ранга.
3. Необходимо создание на уровне предприятия аудиторского комитета для анализа деятельности администрации, внутренних и внешних аудиторов.
4. Должен существовать независимый отдел внутреннего аудита, оказывающий помощь администрации в контроле за деятельностью организации и в достижении общих целей.
5. Необходимо создание информационной системы управления, обеспечивающей своевременное управление требуемой точной информацией ей. Эта система должна включать в себя эффективные возможности составления внутренней отчетности, калькуляции затрат на производстве контроля за исполнением планов, анализа альтернативных решений прогнозирования.
6. Необходимы описания работ с детализацией обязанностей и ответственности каждого работника, служащего и обслуживающего персонала.
7. Должны существовать лимиты полномочий, особенно при заказе товаров и услуг, подписании чеков, хранении денег, найме на работу и т.д.|
8. Необходимы описания систем любых производственных, административных или обслуживающих подразделений организации, выполненные стандартным образом (часто такие описания представляются в форме руководства или схемы).
9. Должны разрабатываться программы обучения персонала, которые бы обеспечили осведомленность всех работников об их должностных обязанностях, способах применения на практике полученных знаний и имеющихся навыков, а также программы повышения квалификации.
10. Не должно быть ни одного лица, которое бы совмещало три основополагающие функции внутреннего контроля - санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей).
11. Во избежание злоупотреблений необходимо проводить периодическое перераспределение обязанностей, обучать и поощрять работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к определенным видам работ (принцип ротации обязанностей).
12. Должны проводиться внутренние проверки, с тем, чтобы работа одного сотрудника контролировалась другими.
13. Должен осуществляться контроль за сохранностью имущества, основанный главным образом на «системе доступа», т.е. препятствующий несанкционированному проникновению в помещения, где находится товар, перемещению товаров из мест хранения, доступу к секретной информации (либо компьютерной системы, либо ручной).
14. Должен осуществляться контроль за полнотой и точностью первичных документов, обеспечивающий исполнение только санкционированных операций, их правильное отражение и исправление в учетных регистрах, (последовательную нумерацию документов накладных, заказов, приходных ордеров на складе и пометок на них, показывающих, что документы составлены на основании соответствующих распоряжении).
15. Должен быть организован надзор за управленческой деятельностью и ее анализ. Эти операции выполняются последовательно и регулярно работниками, в чьи обязанности входит контроль за деятельностью других работников.
3? Составляющие системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля включает в себя ряд элементов.
1. Контрольная среда
− осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.
Факторы, включаемые в контрольную среду:
− честность и этические качества людей;
− компетентность руководства;
− участие совета директоров или комитета по внутреннему аудиту, включая оценку их знаний, опыта, ранг и независимость от руководства, а также степень вовлеченности в процесс;
− философия и стиль управления руководства в отношении подхода к рисковым ситуациям, его действия в отношении представления финансовой отчетности и обработки информации, а также желание достигать финансовых и операционных целей;
− организационная структура, в рамках которой экономический субъект планирует, осуществляет, контролирует и проверяет свою деятельность, включая установление ключевых сфер полномочий и ответственности, а также подотчетности;
− назначение полномочий, ответственности и учета;
− политика по подбору и работе с персоналом, ориентирование, учеба, оценка, продвижение по службе, компенсации и социальные мероприятия.
Контрольная среда
включает позицию, осведомленность и действия представителей собственника и руководства относительно системы внутреннего контроля аудируемого лица, а также понимание значения такой системы для деятельности аудируемого лица. Контрольная среда аудируемого лица оказывает влияние на сознательность сотрудников в отношении контроля. Она является основой для эффективной системы внутреннего контроля, обеспечивающей поддержание дисциплины и порядка. Контрольная среда включает следующие элементы:
а) доведение до всеобщего сведения и поддержание принципа честности и других этических ценностей.
б) профессионализм (компетентность сотрудников) - это профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения задач, которые определяют суть деятельности конкретного работника.
в) участие собственника или его представителей. Представители собственника в значительной степени оказывают влияние на сознательность сотрудников аудируемого лица в отношении контроля. Характерными особенностями, которые должны быть присущи представителям собственника, являются:
- независимость от руководства;
- их опыт и статус;
- масштабы их вовлечения в деятельность и надзор за ней;
- уместность (надлежащий характер) их действий;
Особенности информации, которую они получают;
-уровень сложности поднимаемых и обсуждаемых с руководством аудируемого лица вопросов;
- их взаимодействие с внутренними и внешними аудиторами.
г) компетентность и стиль работы руководства. Компетентность и стиль работы руководителей имеют широкий диапазон характеристик. К таким характеристикам могут относиться следующие:
- подход руководства к выявлению рисков хозяйственной деятельности и управлению ими;
- позиция и действия руководства в отношении составления финансовой (бухгалтерской) отчетности (осмотрительность при выборе принципов учета и разумный подход к подготовке оценочных показателей);
- подходы руководства к обработке информации, учетным функциям и кадровой политике;
д) организационная структура – это система в рамках которой планируется, осуществляется, контролируется и отслеживается деятельность аудируемого лица для достижения стоящих перед ним целей. Аудируемое лицо разрабатывает организационную структуру, соответствующую его потребностям. Надлежащий характер организационной структуры аудируемого лица зависит, в том числе, от характера и масштабов его деятельности;
е) наделение ответственностью и полномочиями - предполагает разделение ответственности и полномочий в ходе осуществления деятельности и установление иерархии подотчетности сотрудников, а также охватывает политику в отношении надлежащей деловой практики, знаний и опыта ключевого персонала и предоставляемые для выполнения обязанностей возможности. Он включает систему информирования персонала о целях аудируемого лица, взаимосвязи индивидуальных действий каждого сотрудника с действиями других сотрудников, участии каждого сотрудника в достижении целей аудируемого лица;
ж) кадровая политика и практика – подразумевают набор, адаптацию (инструктаж при приеме на работу), подготовку, обучение, оценку, консультирование, продвижение по службе, вознаграждение сотрудников.
2. Информационная система
, связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Функционирование информационных систем, связанных с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности, обеспечивается:
а) техническими средствами;
б) программным обеспечением;
в) персоналом;
г) соответствующими процедурами;
д) базами данных.
Компьютерные сетиобеспечивают идентификацию, хранение и обмен информацией в современной и подходящей форме, а также понимание каждой роли и обязанностей, имеющих отношение к системе внутреннего контроля при подготовке финансовой отчетности.
Информационная система охватывает систему бухгалтерского учета, а также другие методы и записи, которые:
− идентифицируют и отражают все действительные операции;
− описывают операции в современной манере и с достаточной детализацией для целей правильной классификации;
− оценивают и учитывают реальную денежную стоимость операций;
− определяют и гарантируют надлежащий учет операций и событий за соответствующий период времени;
− представляют операции и соответствующие раскрытия в финансовой отчетности.
Информационные системы, связанные с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности, состоят из процедур:
а) инициирования (хозяйственные операции могут быть инициированы вручную или автоматически с помощью запрограммированных процедур);
б) отражения (регистрации) в учете (регистрация включает выявление и сбор надлежащей информации об операциях или событиях);
в) обработки данных и ведения учета соответствующих активов, обязательств и капитала (обработка включает функции редактирования и проверки, произведения расчетов, измерений, оценки, группировки и согласования, осуществляемых автоматически либо вручную);
г) включения в отчетность информации об операциях аудируемого лица, а также о событиях и условиях (отчетные функции подразумевают подготовку на бумажных носителях или в электронном виде финансовой ‑
(бухгалтерской) отчетности либо обобщение другой полезной информации, которая может быть использована при оценке хозяйственной деятельности аудируемого лица в управленческих или иных целях. Качество информации влияет на способность руководства принимать надлежащие управленческие решения и осуществлять контроль за деятельностью аудируемого лица, а также на возможность подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности).
3. Оценка рисков
. Для достижения своих целей организации должны идентифицировать и анализировать риски,связанные с их деятельностью:
− оценка риска организацией для целей подготовки финансовой отчетности включает определение, анализ и управление рисками, уместными для подготовки достоверной финансовой отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами;
− соответствующие бухгалтерские риски включают в себя, например, возникновение внутренних и внешних событий и обстоятельств, которые могут неблагоприятно повлиять на возможность организации инициировать, учитывать, обрабатывать и представлять в отчетности финансовую информацию.
4. Мониторинг − это процесс, который оценивает организацию системы внутреннего контроля, структуру и своевременную работу средств контроля, а также принятие решений по осуществлению необходимых исправлений.
Процесс мониторинга включает:
− средства текущего мониторинга, встроенные в нормальные повторяющиеся операции, включая регулярное вовлечение руководства и контролеров;
− работу комитета по внутреннему аудиту, которая предполагает как оценку системы внутреннего контроля, так и рекомендации по ее улучшению;
− оценку средств коммуникации внешними сторонами.
Мониторинг средств контроля - включает наблюдение за тем, функционируют ли они и были ли они изменены надлежащим образом в случае необходимости, и может включать такие мероприятия, как наблюдение руководства за тем, своевременно ли подготавливаются выверки расчетов с банками, оценка внутренними аудиторами соответствия действий персонала, занимающегося продажами, политике аудируемого лица в отношении определенных условий договоров с покупателями, осуществление надзора за соответствием действий персонала политике аудируемого лица в области этики или деловой практики.
5. Контрольные мероприятия − это политика и процедуры, которые помогают гарантировать, что распоряжения руководства выполняются, и необходимые шаги для предотвращения рисковых ситуаций сделаны.
Контрольные мероприятия включают:
− своевременные и соответствующие проверки по выполнению;
− сравнения фактических данных с бюджетами, прогнозами и предыдущими периодами;
− сопоставления финансовой и нефинансовой информации
− проверки и оценки функций и видов деятельности;
− обработку информации по общим и определенным средствам контроля для гарантии того, что операции правомерны, соответствующим образом санкционированы, в полной мере и аккуратно отражены.
Физические средства контроля по сохранности активов включают:
− физическое разделение и охрану активов, средств защиты, связанные и независимые хранители (банки, депозитные ячейки, сейфы, независимые склады);
− периодическую инвентаризацию и сравнение фактических активов с суммами, отраженными в бухгалтерском учете (т.е. физический подсчет и проверка активов, сверка и проверка пользователем отчетов, подготовленных компьютером);
− распределение обязанностей по санкционированию операций, их учету и поддержание сохранности соответствующих активов для целей сокращения возможностей у определенного служащего, на определенной должности, совершать или скрывать ошибки или мошенничать при нормальном ходе дел.
Применение и необходимость компонентов системы внутреннего контроля зависят от размера экономического субъекта, сложности методологии информационной обработки данных, характеристик руководства.
Поиск на сайте: |
Внутренний контроль - это важнейшая часть современной системы управления, позволяющая достичь целей, поставленных собственниками, с минимальными затратами. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного контроля, так как он не только призван выявить недостатки и нарушения, но и предупреждать их, а также способствовать их своевременному устранению.
До 2013 г. вопрос создания службы внутреннего контроля являлся правом организаций (за исключением кредитных организаций, для которых это обязанность).
С 1 января 2013 г. согласно ст. 19 Федерального закона от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а те, которые подлежат обязательному аудиту, - также и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Решение о введение бухгалтерского учета им самим может принять руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, соответственно в такой организации необходимо осуществлять только внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Каким образом, по мнению финансистов, внутренний контроль должен быть организован на практике, сегодня сказать затруднительно, поскольку Минфин России до сих пор не разработал рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, которые планировалось выпустить сразу после принятия Закона № 402-ФЗ. При этом в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечается, что законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на порядок, способы, процедуры осуществления внутреннего контроля.
Систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов.
Каким образом будет организован внутренний контроль, решается в самом хозяйствующем субъекте (например, путем создания отдела внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией). Основной принцип должен быть следующим: всем придерживаться разумности и сопоставлять трудозатраты при осуществлении контроля с полученным результатом. При построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.
Краткие сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы представлены в табл. 1. Следует иметь в виду, что различие между функциями, выполняемыми службами, в первую очередь определяется теми задачами, которые ставит перед этими подразделениями руководство.
Таблица 1
Сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы<1>
_________________________
<1> Кабашкин В.А., Мышов В.А. Повышение роли внутреннего аудита и контроля в условиях рыночной экономики // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 13. С. 36-46.
| Характеристика | Служба внутреннего аудита | Контрольно-ревизионная служба | |
| Цель | Повышение эффективности деятельности организации | Построение и поддержание эффективной системы внутреннего контроля | Недопущение неэффективного использования ресурсов, выявление и предотвращение злоупотреблений |
| Основные заказчики (клиенты) | Совет директоров и высшее исполнительное руководство | Линейное (операционное) руководство | Высшее исполнительное руководство |
| Специфика | Ориентация на перспективу, т.е. на анализ бизнес-процессов и выявление рисков | Анализ бизнес-процессов в целях построения системы контроля | Ориентация на ретроспективу, т.е. на уже произошедшие события и их последствия |
В общем случае работа контрольно-ревизионных служб фокусируется на вопросах проверки сохранности товарно-материальных ценностей, эффективности использования ресурсов, выполнения распоряжений вышестоящих органов, а также на расследовании случаев мошенничества.
Задачей службы внутреннего контроля может быть построение системы внутреннего контроля организации (точнее, активное содействие менеджменту в построении системы), а задачей внутреннего аудита - проведение оценки надежности и эффективности этой системы.
Внутренний аудит призван выполнять более широкие задачи по оценке процедур внутреннего контроля, процессов управления рисками, корпоративного управления. Однако в зависимости от уровня развития корпоративной культуры (в том числе среды контроля) приоритетом для службы внутреннего аудита может стать выполнение задач, обычно стоящих перед контрольно-ревизионной службой.
Например, если в организации отсутствует эффективная система внутреннего контроля, то внутренний аудит в меньшей степени будет заниматься оценкой системы внутреннего контроля и в большей - вопросами сохранности активов и выявлением случаев мошенничества. В данной ситуации по мере построения системы внутреннего контроля потребность во внутреннем аудите как в функции независимой оценки эффективности контроля будет со временем возрастать.
Система внутреннего контроля в организации распространяется на все возникающие бизнес-процессы, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением финансовой отчетности.
Финансовый контроль, в том числе контроль за полнотой и достоверностью бухгалтерских записей и составлением финансовой отчетности, является важным элементом внутреннего контроля.
Эффективная структура внутреннего контроля предполагает разумное разграничение полномочий и разделение несовместимых функций. Последние несовместимы, если их сосредоточение у одного лица в любых комбинациях не только потенциально приведет к совершению непреднамеренных ошибок, но и затруднит их выявление. К несовместимым функциям относятся<2>: непосредственный доступ к активам; разрешение на осуществление операций с активами; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
<2> Гусарова Л.В. Организация внутреннего аудита в некоммерческих организациях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 1. С. 32-37.
Концепция внутреннего контроля включает несколько основных элементов:
внутренняя среда организации, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю;
определение, анализ и управление рисками, стоящими перед организацией на пути достижения своих целей;
повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг;
система санкционированного доступа к информации;
мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.
Цель хозяйствующего субъекта - не создание системы контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а система, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять, способствуя повышению эффективности работы. Основной принцип организации внутреннего контроля заключается в том, что не нужно концентрироваться на экспертном контроле операций, а необходимо контролировать то, как построен и работает сам процесс и какие качественные изменения в нем происходят. Повышение эффективности процесса внутреннего контроля состоит в повышении качества внутреннего контроля, а не в увеличении количества перепроверенных операций.
Функционирование системы внутреннего контроля будет результативным, если в процессе ее работы соблюдены следующие основные принципы<3>:
1) ответственности - каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и (или) дисциплинарную ответственность;
2) сбалансированности - субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программы, счетные и мерные устройства) средствами для их надлежащего исполнения;
3) своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях - информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям;
4) соответствия контролирующей и контролируемой систем - степень сложности системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса;
5) постоянства - система внутреннего контроля должна действовать на постоянной основе, что позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм;
6) комплексности - весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска;
7) распределения обязанностей - функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды.
С учетом указанных принципов разрабатываются конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля, среди которых можно выделить следующие<4>:
________________
<4> Соколов Б. Внутренний контроль и аудит // Аудит и налогообложение. 2008. № 12.
1) требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. Выполнение одним субъектом контрольных функций должно быть в обязательном порядке подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля;
2) требование ущемления интересов. С помощью нормативных документов создаются условия, при которых любые отрицательные отклонения ставят конкретного работника в экономически невыгодное положение, что стимулирует его к устранению отрицательных отклонений и вызвавших их причин;
3) недопущение сосредоточения прав контроля на всех его объектах в руках одного лица. В системе внутреннего контроля могут действовать независимо различные субъекты контроля. Несоблюдение этого требования создает условия для необъективного отражения в отчетных материалах результатов проверок;
4) требование заинтересованности руководства хозяйствующего субъекта. Эффективное функционирование системы внутреннего контроля невозможно без должной заинтересованности и участия в ее работе представителей собственников и топ-менеджмента хозяйствующего субъекта;
5) требование компетентности, добросовестности и честности внутренних контролеров хозяйствующего субъекта. Если сотрудники организации, в служебные функции которых входит осуществление внутреннего контроля, не обладают указанными характеристиками, то даже идеально организованная система не сможет работать эффективно;
6) требование пригодности методик и программ, применяемых в работе системы внутреннего контроля. Методики и программы должны быть целесообразны и рациональны, так как благодаря применению в минимальной степени будет снижаться эффективность работы объектов внутреннего контроля, а последний будет рационален, т.е. не станет нести излишних затрат труда и средств;
7) требование единичной ответственности. Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, так как это неизбежно приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств;
8) требование функционального потенциального замещения. Временное выбытие отдельных субъектов контроля (например, в отпуск) не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их выполнение. Для снижения влияния этого фактора необходимо добиться того, чтобы каждый субъект контроля умел выполнять в должной степени контрольную работу вышестоящего и одного-двух работников своего уровня;
9) требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения регламентов (правил, стандартов), которыми руководствуются и точно выполняют субъекты контроля;
10) требование взаимодействия и координации. Система внутреннего контроля должна функционировать на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта. Такого взаимодействия можно добиться путем разработки комплекса нормативных документов, регламентирующих контрольную деятельность структурных подразделений и руководителей хозяйствующего субъекта.
Функция внутреннего контроля может быть реализована несколькими способами, и поэтому, для того чтобы пользоваться преимуществами, которые дает организации эффективный внутренний контроль, необязательно создавать отдельное подразделение. При этом функцию внутреннего контроля может выполнять внешний консультант или специализированная компания при условии недопущения конфликта интересов.
Можно выделить три основных подхода к построению функции внутреннего контроля:
создание собственной службы внутреннего контроля, если организация для этого обладает необходимыми ресурсами;
аутсорсинг - выполнение функции внутреннего контроля полностью передается специализированной компании (внешнему консультанту);
косорсинг - служба внутреннего контроля создается в рамках организации; к выполнению заданий также привлекаются эксперты специализированной компании (внешнего консультанта), обладающие соответствующими знаниями и опытом.
Указанные подходы могут применяться в хозяйствующих субъектах в различных комбинациях. При выборе из возможных вариантов следует оценить преимущества и недостатки каждого из них (табл. 2).
Таблица 2
| Преимущества | Недостатки |
| Служба внутреннего контроля | |
|
Сотрудники хорошо знакомы с внутренней культурой и особенностями деятельности хозяйствующего субъекта, его подразделений и филиалов Навыки и опыт внутренних аудиторов остаются внутри хозяйствующего субъекта | Сравнительно высокий уровень затрат на формирование службы |
| Аутсорсинг, косорсинг | |
|
Возможность использовать услуги экспертов в различных областях Доступ к высокопрофессиональным аудиторским кадрам Гибкость в вопросе использования привлеченных аудиторских ресурсов Доступ к передовым технологиям и методикам проведения внутреннего аудита | Стороннему человеку или организации трудно «почувствовать» хозяйствующий субъект изнутри |
Организация, цели и функции внутреннего контроля определяются руководством и (или) собственником экономического субъекта в зависимости от организационно-правовой формы и сложившейся системы управления, содержания, специфики и масштабов деятельности, состояния внутреннего контроля и объемов финансово-экономической деятельности.
Служба внутреннего контроля создается в основном хозяйствующими субъектами крупного и среднего бизнеса при наличии следующих условий: стремления собственников и высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления; усложненной структуры; наличия филиалов и дочерних компаний; разнообразия видов деятельности.
Возможности аутсорсинга и косорсинга используют как небольшие организации, у которых нет достаточных финансовых ресурсов для создания собственной службы внутреннего контроля, так и крупные, имеющие в своем штате соответствующие структуры. Последним такие услуги, как правило, нужны для проведения отдельных контрольных мероприятий или в «пиковые» периоды нагрузки на штатных внутренних контролеров.
Формирование службы (отдела) внутреннего контроля следует начинать с подбора кандидатуры руководителя службы. Наилучшим вариантом является ситуация, когда руководитель службы внутреннего контроля функционально подчиняется совету директоров, а административно - генеральному директору организации. Если в хозяйствующем субъекте отсутствуют совет директоров или аналогичный орган, службу внутреннего аудита следует подчинить как функционально, так административно высшему должностному лицу организации. В идеальной ситуации служба внутреннего контроля отчитывается перед высшим руководством и освобождается от другой управленческой подотчетности.
К числу внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность службы внутреннего контроля и аудита, относятся:
положение о службе внутреннего контроля (определяет миссию, цели и задачи, ответственность и полномочия);
руководство службы внутреннего аудита (содержит вопросы организации работы службы и взаимодействия с другими подразделениями);
внутрифирменные стандарты (содержат типовые формы и методики проведения проверок и других задач);
должностные инструкции сотрудников службы.
Численность службы внутреннего контроля должна зависеть от поставленных задач, состояния контрольной среды и степени подверженности организации разного рода рискам. Численность определяется прежде всего исходя из количества подразделений и бизнес-процессов, имеющихся в организации, и временными затратами на контроль и аудит каждого из них.
Как показывает практика, основными ошибками при создании службы внутреннего контроля, снижающими эффективность контроля либо сводящими его на нет, являются:
низкая культура внутреннего контроля;
неадекватное отношение к риску на фоне высоких финансовых результатов;
игнорирование принципа разделения полномочий;
неадекватные каналы передачи информации;
бездействие руководства в отношении выявленных проблем.
Внутренний контроль не дает ожидаемых результатов в случаях, когда руководство демонстрирует свое пренебрежительное отношение к нему и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков.
Отсутствие процедур контроля, относящихся к какому-либо из направлений деятельности, замедляет процесс развития или вовсе останавливает его. Так, если малые предприятия целиком сосредоточатся на защите активов и предотвращении мошенничества, при этом не обращая внимания на мотивацию сотрудников, начнется текучка кадров, меньше станет инициатив. Если сконцентрироваться на оптимизации налогообложения и не обращать внимания на обеспечение прозрачности организации и управленческий учет, то менеджмент не будет иметь достоверных данных для необходимой аналитической работы, благодаря которым можно гибко реагировать на изменение внешней среды.
Типичными проблемами в деле организации систем внутреннего контроля, характерными для российских организаций, являются <5>:
<5> Шуклов Л.В. Постановка внутреннего контроля как основа для перехода на МСФО: типичные проблемы и пути их решения // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 38. С. 2-11.
отсутствие какого-либо вида процедур контроля применительно к какому-либо процессу;
излишняя бюрократизация контроля на малых предприятиях, концентрация внутреннего контроля только на защите активов, конфиденциальности, подготовке управленческих отчетов;
недостаток полномочий для осуществления контроля, конфликт интересов в системе контроля;
недостаток какого-либо вида процедур в исследуемом центре ответственности;
использование устаревших или не согласованных с другими подразделениями контрольных процедур.
Несмотря на то что организация системы внутреннего контроля сама по себе не гарантирует автоматического достижения целей, ее отсутствие создает больше возможностей для совершения ошибок или их необнаружения. Создавая систему внутреннего контроля, организации должны избегать применения правил и практики, которые могут неумышленно создавать стимулы или соблазн для совершения неправомерных действий. В частности:
чрезмерный акцент на достижении показателей или других операционных результатов, особенно имеющих краткосрочный характер и игнорирующих более долговременные риски;
схемы вознаграждения сотрудников, чрезмерно ориентированные на краткосрочные показатели;
неэффективное распределение обязанностей или контроля, которое создает возможности для неправильного использования ресурсов либо для сокрытия отрицательных показателей;
слишком незначительные или, напротив, непомерно строгие наказания за нарушения и злоупотребления.
