Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.
Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице. Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована. Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.
На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена. Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны. Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с .
В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст. 8 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).
Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.
Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации регулируется . Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І , при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.
Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации. Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1 ).
Порядок проведения инвентаризации таков:
| Образец 1 Приказ В связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов. 2. Установить срок проведения внеплановой инвентаризации до 29.07.16 г. 3. Включить в состав инвентаризационной комиссии: Председатель комиссии: заместитель директора (подпись) И. И. Иванов Члены комиссии: главный технолог П. П. Носов юрист С. С. Обухов начальник отдела кадров И. В. Ручкин инженер по охране труда Т. В. Шарикова 4. Инвентаризацию провести в присутствии материально ответственного лица. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой. |
Этап 2. Подготовка документов для передачи
На данном этапе необходимо позаботиться о качественной подготовке всей бухгалтерской документации для передачи новому работнику (либо директору предприятия – см. выше).
Бывший бухгалтер подшивает, нумерует все регистры, приводит в порядок отчетность и т. д. Это достаточно трудоемкий процесс, однако если этого не сделать, велика вероятность того, что уволившегося сотрудника (декретницу) будут беспокоить по тем или иным вопросам только потому, что новый главбух не может найти необходимую документацию.
Этап 3. Создание комиссии по передаче дел
Комиссия создается приказом руководителя по предприятию (фрагмент приказа приведен ниже в образце 2 ). В этом приказе рекомендуем отразить и сроки приемки-передачи дел.
В комиссию обычно входит не менее трех человек: работник, передающий дела, работник, принимающий дела, и руководитель предприятия. Могут быть привлечены и другие сотрудники (например, юрист), а также аудиторы и независимые эксперты.
Комиссия проверяет правильность оформления передаваемых документов, состояние бухгалтерского и налогового учета, достоверность отчетных данных, а также наличие и правильность оформления первичных документов (как полностью, так и выборочно).
Этап 4. Оформление акта приемки-передачи дел
После завершения проверки документов составляется акт приемки-передачи дел. В нем отражается полный перечень документации, которую передает бывший главный бухгалтер новому (или директору предприятия). К акту может прилагаться опись документов, которые находятся в бухгалтерии и/или архиве предприятия.
В акте приемки-передачи в обязательном порядке следует:
Поскольку на сегодня форма такого документа законодательно не утверждена, акт может быть составлен в произвольной форме. При этом не следует забывать о таких обязательных реквизитах, как наименование предприятия, код ЕГРПОУ, дата и место составления акта, Ф. И. О. и должности членов комиссии, перечень передаваемой документации (см. образец 3 ).
Акт составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, другой передается бывшему главному бухгалтеру. По желанию акт можно составить в трех экземплярах (дополнительно для принимающего дела работника).
Акт подписывают передающая и принимающая стороны, а также остальные члены комиссии. Если кто-то из подписантов с чем-то не согласен либо имеет возражения по тексту акта, он может подписать его с соответствующей пометкой и приложить к акту письменное пояснение своих возражений.
С момента подписания акта приемки-передачи всеми членами комиссии главный бухгалтер, покидающий свою должность, фактически освобождается от своих обязанностей.
| Образец 3 УТВЕРЖДАЮ АКТ г. Киев 29.07.16 г. Петрова Раиса Семеновна, главный бухгалтер ООО «Свет» (приказ от 04.01.16 г. № 34-Л), и Птица Василий Васильевич, директор ООО «Свет», действующий на основании Устава предприятия, составили данный акт приемки-передачи дел о нижеследующем: 1. В соответствии с приказом от 20.07.16 г. № 15-ОД Петрова р. С. передала, а Птица В. В. принял дела и документы в присутствии членов комиссии: Ковалева С. А. (начальник юридической службы) и Сумкина В. В. (начальник службы безопасности). 2. Результаты проверки бухгалтерской и налоговой отчетности: состояние отражения хозяйственных операций в первичных документах, документов по ведению финансовой, статистической и налоговой отчетности, хранение документов на предприятии – удовлетворительное. 3. Перед заключением данного акта проведена инвентаризация нематериальных активов, основных средств, товарно-материальных ценностей. Протокол прилагается. 4. Во время приемки-передачи дел проведена проверка первичных документов ООО «Свет». 5. В ходе приемки-передачи дел переданы следующие документы:
6. Данный акт составлен в двух экземплярах: один – для Петровой р. С., другой – для бухгалтерии ООО «Свет». Подписи: передал: Р. С. Петрова (подпись) 29.07.16 г. принял: В. В. Птица (подпись) 29.07.16 г. Члены комиссии: С. А. Ковалев (подпись) 29.07.16 г. В. В. Сумкин (подпись) 29.07.16 г. |
Выводы
При смене главного бухгалтера на предприятии во избежание неприятных ситуаций и конфликтов необходимо провести внеплановую инвентаризацию, подготовить документы для передачи, создать комиссию по передаче дел и оформить акт приемки-передачи дел.
В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
1 файл
В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.
Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.
Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.
Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.
ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.
Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».
ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.
Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.
Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:
В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:
Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.
Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:
По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.
Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.
Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.
Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.
После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.
При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,
Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.
Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.
Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:
В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:
Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:
Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.
Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.
