Образец заполнения регистра налогового учета по ндфл

Законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления и , а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.

Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?

Что такое регистр налогового учета по НДФЛ

Понятие

В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.

Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.

Цель использования

Для чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:

• достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
• правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
• возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
• формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.

Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует , в том числе его , ИНН и КПП, и любые другие необходимые данные;

1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;

1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;

1. . В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;

1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;

1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;

1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном .

Бланк регистра можно бесплатно , а посмотреть пример оформления — ниже.

Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)

Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.

Срок хранения

Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с , и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.

Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.

Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео:

Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2019 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
• ИНН, КПП;
• код ИФНС, в которой организация числится на учете;
• наименование организации.
• Основные данные о налогоплательщике:

• Ф. И. О.;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес места жительства на территории РФ;

• адрес в стране проживания.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента» .

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ , в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал .

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2019 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

Итоги

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2019 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2019 год.

Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистры по НДФЛ

Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.

Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:

• Видеть общую картину по всем работникам;
• Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
• Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
• Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
• Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

• Идентификационные данные по каждому физлицу;
• Разновидности выплачиваемых доходов;
• Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
• Величины выплачиваемых сумм;
• Даты выдачи сумм персоналу;
• Величины исчисленного налога;
• Даты его удержания и перечисления;
• Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

• Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
• Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
• Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

• Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Налоговый регистр для 6-НДФЛ - образец данного документа мы представим в этой публикации - поможет вам организовать учет налога на доходы физлиц. Рассмотрим, какие реквизиты и информацию должен содержать правильный регистр для 6-НДФЛ.

Для чего нужны налоговые регистры

Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.

ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.

Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:

• непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
• осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
• простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
• ведение в бумажном или электронном виде.

Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье «Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)» .

Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:

• информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
• его статус;
• виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
• виды и суммы предоставленных вычетов;
• суммы, уменьшающие налоговую базу;
• даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.

О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .

Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.

Что представляет собой бланк 6-НДФЛ

С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны заполнять новую отчетную форму — 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).

С 2018 года независимо от формы реорганизации правопреемник обязан подавать расчет 6-НДФЛ за реорганизованную организацию, если она эту обязанность не исполнила (п. 5 ст. 230 НК РФ, закон от 27.11.2017 № 335-ФЗ). В целях реализации этой обязанности бланк 6-НДЛФ был скорректирован приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Официально он применяется начиная с 26.03.2018.

Скачать бланк 6-НДФЛ актуальной формы можно .

Каковы особенности этого отчета:

• Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
• Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
• Периодичность сдачи — ежеквартально.
• Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?» .

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

6-НДФЛ включает:

• титульный лист;
• раздел 1 под названием «Обобщенные показатели»;
• раздел 2, называемый «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Для заполнения титула формы понадобятся:

• Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
• Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
• Период, за который составляется отчет.
• Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
• Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для заполнения раздела 1 нам необходимы:

• размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
• суммы начисленных всем физлицам доходов;
• суммы вычетов по НДФЛ;
• размер налога, исчисленного и удержанного;
• количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Для оформления раздела 2 нам потребуются:

• даты фактически полученных доходов;
• суммы фактически полученных физлицами доходов на каждую дату, указанную в предыдущем пункте данного перечня;
• даты удержания налога;
• суммы удержанного налога с физлиц на каждую дату, указанную в вышестоящем пункте данного перечня;
• срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями» .

Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти .

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.

Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.

Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ

Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.

Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.

Скачать образец

Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ

Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000-40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.

Не получится оштрафовать налогоплательщика:

• За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.

ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.

• За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
• За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.

Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?» .

Итоги

Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.

Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике

Налоговый учет тоже строится на , данные которых разносятся в соответствующие регистры.

В регистрах происходит накопление необходимой для налогообложения информации.

Поэтому их заполнение не менее важно для расчета налога, чем наличие подтверждающей хозяйственную операцию документации.

Что такое налоговый регистр?

Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы , в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.

Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров :

• группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
• систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
• данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
• формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной ;
• регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
• записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
• хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
• все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.

Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения . Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.

Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура

Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы :

• общие регистры . К ним относится, например, налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
  В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций;
• аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.

Форма самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.

Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:

• все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему . Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
• вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
• данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
• вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
• расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
  Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
  даты выдачи (перечисления) доходов;
• даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
• даты перевода в бюджет удержанных налогов;
• реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
• статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.

Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок заполнения, ведения и хранения

Данный налоговый регистр заводится только на тех лиц, для которых предприниматель или организация являются источниками доходов.

При этом :

• сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
• все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
• готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
• заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
• заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
• в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
• регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.

Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.

Нюансы оформления

Идентифицирующими данными налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:

• фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
• дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
• сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
• ИНН (если он есть у налогоплательщика);
• гражданство;
• адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.

Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика .

Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.

Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.

Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).

В регистре должны быть указаны также:

• ставка НДФЛ (отдельной графой);
• сумма исчисленного и удержанного налога;
• полная дата удержания налога;
• полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
• реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.

Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.

Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция: