![Как правильно оформить документы по кассовым операциям. Документы кассовые: оформление, проверка, хранение. Порядок оформления первичных кассовых документов. Нарушения правил ведения кассовых операций](https://i1.wp.com/ipprof.ru/wp-content/uploads/2015/12/nalogi-platit-ip.jpg)
Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?
Расскажем все о ведении кассовых операций.
К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).
Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:
Денежные средства в этом случае могут:
Денежные средства в данном случае могут:
Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).
Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).
В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).
Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.
Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.
Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!
Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:
И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.
Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):
Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.
Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).
Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.
Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).
Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.
Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!
Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!
Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:
Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.
Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:
Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:
Такие нормы могут устанавливать, в частности:
Здесь могут устанавливаться, к примеру:
Связаны они могут быть:
В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.
Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).
Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.
Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.
Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.
Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.
Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.
Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.
К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:
Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:
ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.
Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.
Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.
Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.
В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:
При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.
Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.
Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).
После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .
Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:
Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).
По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.
При необходимости на онлайн-кассе формируются:
Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.
ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.
В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).
Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.
Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).
В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).
Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.
При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:
Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.
Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.
Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:
Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.
В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:
Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.
При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.
В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.
Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.
В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.
Видео - касса и кассовая книга:
Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.
Право заполнять РКО и ПКО имеют:
Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.
На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.
Видео - как вести кассовую книгу:
Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.
Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!
Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:
Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.
В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:
Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:
Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.
То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.
Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.
Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.
Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.
Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.
Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.
Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.
Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.
Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.
Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:
Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .
Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .
Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .
Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).
Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.
Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).
Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.
Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.
Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:
Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.
Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.
Что он представляет собой, и для чего применяется?
Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.
В этих целях применяется формула:
ЛК = ОП / РП * ИС ,
ЛК - лимит кассы;
ОП - объем поступлений наличности в кассу;
РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);
ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).
При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.
В этом случае применяется другая формула:
ЛК = ОВ / РП * ИС ,
ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;
ОВ - сумма выплат из кассы.
При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.
То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.
Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.
Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.
В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.
Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).
В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).
Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.
Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.
Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.
Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.
Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.
Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.
Параметр |
Процедуры в рамках кассовых операций | Аспекты совместного осуществления фискализации и документирования | Примечания | |
Фискализация | Документирование | |||
Осуществляется ли в правоотношениях между налогоплательщиком (ИП или юрлицом) и физлицом (не работником торгового предприятия) | Да | Да | Совместное осуществление фискализации и документирования наблюдается всегда, поскольку: 1. При продаже товара магазином покупателю выдается кассовый чек (осуществляется фискализация). 2. По завершении рабочего дня кассира сведения из кассового аппарата отражаются в ПКО, РКО, кассовой книге (осуществляется документирование). |
При работе в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ вместо кассовых чеков оформляются БСО и товарные чеки. Они не являются фискальными документами, но имеют аналогичное назначение. |
Правоотношения между отдельными налогоплательщиками (налогоплательщиком и его работником) | Нет | Да | Не наблюдается, поскольку: 1. При расчетах между юрлицами (ИП) наличными применяются ПКО, РКО, кассовые книги. 2. При расчетах между юрлицами (ИП) либо между налогоплательщиками и их работниками не предусмотрено применение ККТ. |
|
Какие инструменты (документы) задействуются | ККТ (чеки онлайн-касс). | РКО, ПКО, Кассовые книги. | РКО, ПКО и Кассовые книги формируются на основе данных по фискализации (отчета по завершении смены на онлайн-кассе), | РКО, ПКО и Кассовые книги формируются основе сведений по БСО и товарным чекам, если вместо ККТ применяются они. |
Отражается ли в бухгалтерском учете | Нет | Да | Формирование сведений для бухгалтерского учета (в ПКО, РКО) осуществляется на основе данных по фискализации (на основе сведений в БСО и товарных чеках, применяемых вместо кассовых чеков) | |
Обязательны для ИП | Нет | ИП не обязаны документировать кассовые операции, но вправе это осуществлять | ||
Обязательны для юрлиц | Да (при расчетах с физлицами) | Да (при наличных расчетах) | Наблюдается только при расчетах юрлиц с физлицами (не сотрудниками торгового предприятия) |
Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.
Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.
Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:
В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:
Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.
К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.
Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:
При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:
Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:
Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.
В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:
В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:
При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:
Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.
В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.
Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.
Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.
Кассовые операции состоят из следующих этапов :
Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.
Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.
От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.
Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.
Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.
Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.
ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.
Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.
Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.
Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.
При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.
После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.
Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.
Приходный ордер должен содержать :
После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.
Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.
Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.
Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.
Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.
Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.
Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.
Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.
Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.
Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.
Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной или финансовой операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Значение документов в ведении хозяйственной деятельности достаточно велико, так как документы служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.
Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, такие как, счета и инвентаризация.
Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы, так как на их основании устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.
Классификация бухгалтерских документов представлена в таблице 2.
Таблица 2-Классификация бухгалтерских документов
Классификация |
Виды документов |
Наименование документов |
По назначению |
Распорядительные |
Приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения |
Оправдательные |
Накладные, акты, квитанции |
|
Бухгалтерского оформления |
Бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные и группировочные |
|
Комбинированные |
Авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др. |
|
Порядку составления |
Первичные |
Табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др. |
Отчет кассира, отчет склада и др. |
||
Денежные |
Приходные и расходные кассовые ордера, чеки и др. |
|
Материальные |
Товарные накладные, акты приемки-передачи и др. |
|
Расчетные |
Расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др. |
|
Способу отражения хозяйственных операций. месту составления; |
Накладные, наряды, кассовые ордера и др. |
|
Накопительные |
Лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др. |
|
Месту составления; |
Внутренние |
Товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера |
Выписки банка, товарно-транспортныe накладные, счета-фактуры и др. |
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется устанавливается порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.
Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, которые представлены в приложении № 8 к данной работе.
Кассовые ордера - это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.
Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф. № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах:
Порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года);
Дата поступления денежных средств;
В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка;
При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств;
Ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица.
В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть:
1. вклад в уставный капитал;
2. выручка от реализации услуг, продукции, товаров;
3. заем от физического лица;
4. остаток неиспользованных подотчетных средств;
5. спонсорский взнос;
6. наличные из банка,
7. погашение ссуд, недостач, хищений и т. д.;
В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию:
1. заказ-наряд;
2. накладная;
3. счёт-фактура;
4.договор на заём;
5.выписка из решения собрания учредителей;
6. бухгалтерская справка с расчетом;
7.письмо клиента;
8. распоряжение руководителя;
9. банковский чек;
10. личное заявление работника и т.д.
Прием наличных денег в кассу осуществляет кассир. Он при получении ПКО проверяет:
Наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя, которые должны соответствовать имеющимся образцам;
Соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;
Наличие подтверждающих документов к ПКО;
Соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю отдается квитанция к ПКО на руки.
Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее увеличить при недостаче, либо возвращает излишки.
Если вноситель отказывается доплачивать недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.
Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.
Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.
В новом Положении действующем с 01.01.12. ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.
Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, который может быть указан в следующих платежных документах:
В расходном кассовом ордере;
В расчетно-платежной ведомости;
В платежной ведомости
на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.
Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет все, те же заполненные графы в нем аналогично как при получении приходного кассового ордера а также же, соответствие данных паспорта получателя и его и Ф.И.О. в расходном кассовом ордере.
Выдавая наличные деньги по доверенности, кассир проверяет:
Соответствие Ф.И.О. получателя в расходном кассовом ордере и Ф.И.О получателя, указанные в доверенности;
Соответствие Ф.И.О. получателя, указанные в доверенности, и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
В платежной или расчетно-кассовой ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.
Доверенность в таких случаях прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости..
Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.
При получении денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает получаемую сумму в рублях – прописью, в копейках – цифрами и расписывается в нем. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.
Получатель обязан проверить сумму путем ее пересчета, не отходя от кассы.
После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.
Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется расходным кассовым ордером согласно его письменному заявлению, которое составляется в произвольной форме и содержит:
Надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
Подпись руководителя и дату;
Подотчетное лицо по окончании срока на который были выданы деньги, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.
Необходимость оформления заявления о выдаче денег под отчет была введена с 01.01.12.
Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, если иные сроки не были установлены руководителем предприятия.
Руководитель также устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.
Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель. Утверждается авансовый отчет руководителем.
Наличные деньги под отчет вновь выдаются, как и раньше, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.
Выплаты заработной платы и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. С 01.01.12. срок выплаты заработной платы и прочих выплат не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.
Ранее срок выдачи денег на зарплату и прочих выплат устанавливался не более 3 дней.
Старший кассир или кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам или уполномоченным лицам на выплату заработной платы, по РКО на срок, указанный в ведомости.
Получатель расписывается в расчетно-платежной или платежной ведомости напротив своей фамилии. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.
Получатель проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу кассиром не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.
В последний день выдачи заработной платы и прочих выплат в платежно-расчетной или платежной ведомости кассир:
Ставит оттиск штампа или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не были выданы деньги;
Считает и записывает в конце ведомости в итоговой строке сумму фактически выданных денег и депонированных денег, подлежащих сдаче в банк;
Сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;
В произвольной форме делает реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм должен содержать:
Наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП;
Дату оформления реестра депонированных сумм;
Период возникновения депонированной задолженности;
Номер платежной (расчетно-платежной) ведомости;
Ф.И.О работника, не получившего деньги;
Сумму невыплаченных наличных денег;
Итоговую сумму по реестру депонированных сумм;
Подпись кассира с расшифровкой;
Дополнительные реквизиты, если нужно.
Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную или расчетно-платежную ведомость, и передает их на сверку и подпись в бухгалтерию.
По фактически выплаченным суммам по платежной или расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в платежной ведомости.
Если реестр оформляет руководитель, то все вышеперечисленные действия совершает он сам.
Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
Какие - либо исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. Схему документооборота по кассовым операциям представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Схема документооборота по кассовым операциям
В первой главе рассмотрены следующие вопросы:
Понятие кассовых операций, цели и задачи учета;
Законодательно-нормативное регулирование бухгалтерского учета наличных денежных средств;
Документальное оформление кассовых операций.
Ведение учета кассовых операций по движению наличных денежных средств и их документальное оформление в ООО «Росс-Эль» соответствует нормативным документам, регулирующим данный вопрос в Российской Федерации.
Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.
Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.
Виды в зависимости от характера операций :
На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД :
Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше
, а именно:
В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.
Особенности оформления ПКО:
При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы :
Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.
Что же касается штампа «Погашено»:
Существует 3 основных правила как оформить КК:
Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.
Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.
Предполагает заполнение такой информации :
Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.
Особенности оформления КВД :
Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:
Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.
Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.
КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.
Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы :
Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.
Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.
Допускаются исправления, внесенные следующим образом:
Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.
Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.
Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.
Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.
Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.
Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил: