Порядок проведения инвентаризации основных средств строго регламентирован. Как часто проходит инвентаризация ОС, какова ее детальная процедура, какие должны быть оформлены документы, какие следует сделать проводки в учете по результатам проверки, а также какое наказание последует, если всплывут неучтенные объекты, - читайте в статье ниже.
Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.
Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:
Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.
Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:
1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 .
В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.
Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23 .
Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.
Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:
2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.
Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.
Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.
ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.
3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18 .
Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.
ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.
На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.
Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.
Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.
Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.
Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).
ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.
Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26 .
Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:
В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:
|
Сумма (тыс. руб.) |
Описание проводки |
Документы |
|||||||
|
|||||||||
|
01 выбытие |
Списана первоначальная стоимость станка гидравлического |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
|||||||
|
01 выбытие |
списана амортизация станка гидравлического |
||||||||
|
01 выбытие |
Списана остаточная стоимость станка гидравлического 94 |
01 выбытие |
Списана остаточная стоимость ноутбука |
||||||
|
Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е. |
|||||||||
|
Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью |
|||||||||
|
Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е. |
|||||||||
ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:
Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — выросшие штрафы за ошибки в учете (ст. 15.11 КоАП в редакции закона от 30.03.2016 № 77-ФЗ). Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5 000 руб.
О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале
Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.
Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.
При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:
Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.
Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.
Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.
Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.
Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.
Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?
Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.
После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.
Приказ может выглядеть так.
Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.
А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.
Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .
А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.
Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.
Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.
Основные средства хозяйствующего субъекта представляют собой большую часть средств производственного процесса, благодаря использованию которых сотрудники могут осуществлять свои должностные обязанности в соответствии с деятельностью компании. От наличия, состава и исправности основных средств и оборудования во многом зависит результат хозяйствования, а потому контроль над их использованием и содержанием является одним из главных моментов в бухгалтерском учете (см. → ). В статье мы рассмотрим кем и когда проводится инвентаризация на предприятии: основных средств (оборудования), как осуществляется бухгалтерский учет результатов инвентаризации.
Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом. Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.
Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.
Основные средства компании – материальные ресурсы, благодаря которым организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность, а потому контроль над их наличием, физическим и техническим состоянием – важная процедура бухучета. Инвентаризация основных средств позволяет выявить ошибки или неточности, которые допускает бухгалтер при постановке и ведении учета, а также поставить на приход неучтенные основные средства или же списать пришедшие в негодность или похищенные объекты.
Другими словами, инвентаризация позволяет контролировать процесс поступления и списания основных средств в бухгалтерском учете, а также грамотно вести всю необходимую документацию, как техническую, так и финансовую.
Главной целью инвентаризации основных средств предполагается выявление фактического наличия объектов в компании и сопоставление этой информации с показателями бухгалтерского учета. В корреляции с данной целью инвентаризация предполагает решение следующих задач:
Основными ситуациями, при наступлении которых проводится инвентаризация основных средств, считаются следующие моменты:
Перед тем как проводить инвентаризацию основных средств, руководитель обязан издать приказ (см. → ), в котором отражаются сроки мероприятия, объекты осмотра и состав рабочей инвентаризационной комиссии. Кроме того, на предприятии должен составляться график проведения инвентаризации различного имущества, в том числе и основных средств, согласно которому будет проводиться ревизия на указанную в нем дату.
Однако проверка может проводиться не только в плановом режиме, но и внезапно с целью более полного анализа создавшегося положения на предприятии. Особенно это актуально в том случае, когда в компании случаются факты хищения или порчи имущества сотрудниками – в этом случае по официальному приказу руководителя инвентаризация может быть проведена и в более частые сроки.
Проверка наличия и состояния основных средств должна обязательно проводиться в присутствии сотрудника, ответственного за их состоянии и хранение. Если работник отсутствует на законном основании, срок ревизии должен быть изменен.
Ревизионная группа осуществляет проверку всей документации по объектам, в том числе:
Документ | Комментарий |
| Инвентарные карточки | Применяются для бухучета наличия недвижимого объекта и его перемещения внутри предприятия. Заполняется в единственном экземпляре и ведется по каждому объекту или на общую группу объектов учета. Записи в ней делаются на основании сопроводительной документации и актов приема-передачи, а также другой документации, относящейся к процессам ремонта, реконструкции или модернизации. |
| Инвентарные книги и описи | В них содержится информация по всем объектам основных средств, имеющимся на предприятии, с обозначением инвентарных номеров, наименований, количества и качества объектов. |
| Технические паспорта | Документ на объект основных средств, содержащий полное описание и характеристики, механизм использования, гарантии изготовителя, а также информацию по сертификации и утилизации объекта. |
| Документация на арендованные или принятые на хранение основные средства | При получении в аренду объекта на него оформляются договор и акт приема-передачи. |
Порядок осуществления инвентаризации недвижимого имущества и оборудования предполагает использование определенных методов, к которым, как правило, относят:
Инвентаризационная комиссия обязана при проверке составлять опись наличного имущества, в которой непосредственно указываются наименование объекта, его инвентарный номер, функциональное назначение, а также основные технические характеристики и эксплуатационные параметры. При ревизии может возникнуть ситуация, когда будет обнаружен объект, не отраженный на счетах бухгалтерского учета, или же о нем будут содержаться недостоверные сведения. В такой ситуации комиссия обязана записать объект основных средств в реестр, указав при этом все его характеристики и параметры, чтобы в последующем бухгалтер мог поставить объект на приход или же изменить недостоверную информацию.
Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана составить дополнительную опись по тем объектам основных средств, которые не могут пригодиться к эксплуатации ввиду их испорченности и невозможности ремонта. В обязательном порядке в документе должен быть указан факт и причина непригодности имущества, к примеру, его порча вследствие стихийного бедствия или же полный износ.
Инвентаризация основных средств предполагает перепись всего имущества, числящегося на предприятии, причем вне зависимости от того, кому именно оно принадлежит на праве собственности. Иными словами, любые объекты и оборудование, будь они собственные, арендованные или находящиеся на ответственном хранении, в обязательном порядке должны быть указаны в описи с пометкой о форме собственности на них.
Результаты инвентаризации должны оформляться соответствующими бухгалтерскими проводками, различающимися в зависимости от ситуации:
Дебет 01 Кредит 91/1 недвижимое имущество оприходовано в учете
Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные отчисления по недостающему объекту
Дебет 92/1 Кредит 94 недостача списана в счет внереализационных расходов
Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные начисления по недостающему объекту
Дебет 94 Кредит 01 списана остаточная стоимость недвижимого имущества
Дебет 73 Кредит 94 недостача отнесена на счет установленного виновника
Дебет 50 Кредит 73 сумма недостачи погашена в кассу компании
При инвентаризации основных средств в ООО “Искра” обнаружена недостача дорогостоящего компьютера. Он был приобретен 2 года назад по цене 120 000 руб., размер начисленных амортизационных отчислений – 20 000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету, равна 24 000 руб. Ответственным за сохранность имущества был назначен исполнительный директор ООО “Искра”. В своих объяснениях он подтвердил, что виновен в недостаче и согласен возместить рыночную стоимость компьютера – 130 000 руб.
Бухгалтер на основании инвентаризационной описи и объяснений сотрудника обязан сделать следующие проводки:
Проводка | Сумма, руб. | Описание |
| Д 01/выбытие К 01/основные средства | 120 000 | Списана первоначальная стоимость |
| Д 02 К 01/выбытие | 20 000 | Списана сумма амортизации |
| Д 94 К 01 /выбытие | 100 000 | Списана остаточная стоимость |
| Д 94 К 68 | 18 000 | Восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС по остаточной стоимости |
| Д 73 К 94 | 100 000 | Остаточная стоимость отнесена на виновное лицо |
| Д 73 К 98 | 10 000 | Учтена разница между рыночной и остаточной стоимостью |
| Д 70 К 73 | 110 000 | Сумма недостачи удержана из зарплаты сотрудника |
Вопрос №1. По какой стоимости поставить здание на учет – кадастровой или рыночной, если оно не было учтено ранее, и документы на него не сохранились?
Лучше всего такое здание оприходовать по рыночной стоимости, для чего следует провести мониторинг рынка среди подобных объектов и вывести среднюю стоимость. Также можно обратиться за помощью в строительную организацию или к независимой оценочной компании, которые проведут проверку технического состояния объекта и дадут экспертное заключение по стоимости, оформленное в законном виде.
Вопрос №2. Если имущество учитывается на забалансовых счетах, необходимо ли проводить его инвентаризацию и с какой периодичностью?
Объекты, отражаемые на забалансовых счетах, подвергаются проверке и инвентаризации. Периодичность и процесс осуществления указанного мероприятия аналогичны, как и для объектов основных средств, имеющихся на балансе предприятия.
Вопрос №3. Кто является ответственным за хранение технической документации на объекты основных средств, которая в последующем проверяется ревизионной рабочей комиссией?
Законодательством не установлено лицо, ответственное за хранение данной документации. На предприятии необходимо издать приказ, в котором будет отражен этот момент, то есть конкретно будет указано, кто именно несет ответственность за хранение технической документации.
Вопрос №4. Если на предприятии имеется несколько подразделений, находящихся в разных регионах, как провести инвентаризацию?
В данном случае на предприятии составляется график проведения инвентаризаций, и при этом создается одна ревизионная комиссия, которая выезжает на проверку согласно этому графику. Также можно создать комиссии в каждом подразделении, и тогда они могут приступить к проверке в один день, а результирующие инвентаризационные документы сдать в центральную бухгалтерию.
Вопрос №5. В ходе инвентаризации выявлена ошибка в наименовании объекта основных средств. Каким образом можно ее исправить?
Если выявлена ошибка в какой-либо характеристике объекта, ревизионная рабочая комиссия обязана внести в опись достоверные данные. На основании данного документа сотрудник бухгалтерии вносит изменения в инвентарную карточку и в автоматизированную систему бухучета.
Звонок в один клик
Инвентаризация - это сверка имеющихся у бухгалтера данных о наличии определенного материального имущества и реального количества этого имущества на складке, в офисе. Подробнее об инвентаризации вы узнаете из статьи Что такое инвентаризация.
Поскольку инвентаризация является очень важным и с организационной, и с финансовой стороны процессом, проводить ее следует по всем правилам.
Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо оформить приказ руководства организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации.
Для проведения работы собирается специальная комиссия. Она может состоять из представителей администрации и бухгалтерии, материально ответственных лиц, а также тех специалистов, которые могут грамотно оценить состояние имущества. Например, для проведения инвентаризации рабочей аппаратуры, компьютерной техники в офисе можно привлечь штатного системного администратора. Если потребуется проведение замеров имущества, его перемещения и других манипуляций, то комиссии должны будут предоставить соответствующих помощников (грузчиков, техников и пр.).
Перед началом инвентаризации следует проверить:
Это необходимо для того, чтобы правильно провести инвентаризацию, не тратя время в ходе работы на решение организационных вопросов, поиск нужных документов.
Данная процедура должна осуществляться в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Длительность работы может варьироваться в зависимости от сложности поставленных задач и трудностей, которые возникают непосредственно в ходе инвентаризации. Если работа занимает несколько дней, недель, то каждый раз после ухода комиссии помещение, в котором хранится имущество, должно опечатываться.
Что касается того, как часто проводят инвентаризацию, то согласно действующим в РФ правилам, это можно делать 1 раз в 3 года (опись основных средств) и 1 раз в 5 лет (опись библиотечных фондов). Торговые организации, как правило, проводят данные работы не реже 1 раза в квартал, что продиктовано спецификой их работы.
Начните с подготовки имущества, которое необходимо инвентаризировать, а также с подготовки документации, необходимой для проведения инвентаризации. К такой документации относят: инвентаризационную опись (сводную или по определённой группе ценностей) и приходно-расходные документы, которые отображают операции, совершаемые с этими ценностями. Затем сформируйте список сотрудников, которые будут входить в состав инвентаризационной комиссии. Обычно руководителем инвентаризационной комиссии назначают директора предприятия. Для проведения инвентаризации составляется приказ по предприятию, в котором указываются: дата начала, сроки проведения пересчёта и ответственные лица.
Произведите фактический пересчёт имущества, которое, согласно приказа, попадает под инвентаризацию . На время проведения инвентаризации останавливаются все приходные и расходные операции с инвентаризированным имуществом предприятия. Каждой номенклатурной единице товароматериальной ценности, в ходе инвентаризации, присваивается инвентарный номер. Затем, каждая товароматериальная ценность под её номером, заносится в инвентаризационную опись. Данные по фактическому наличию товароматериальных ценностей, согласно их инвентарным номерам, заносятся в первую графу Акта инвентаризации.
Сопоставьте данные по фактическому пересчёту товароматериальных ценностей, согласно их инвентарных номеров, с данными, обозначенными в бухгалтерских документах. При выявлении расхождений в данных пересчёта, необходимо в Акте инвентаризации отобразить сумму излишков или сумму недостатка имущества предприятия.
Отобразите документально результаты проведения инвентаризации. Для этого завершите заполнение Акта инвентаризации. Затем заверьте Акт инвентаризации подписями всех участников инвентаризационной комиссии, а также подписями материально ответственных лиц. По результатам завершения инвентаризации, в случае выявления недостатков, они взыскиваются с материально ответственных лиц. В случае выявления излишков товароматериальных ценностей, производится их оприходование на баланс предприятия.
Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы. Как это правильно сделать?
Инвентаризация имущества — это свер-ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д. включая обособленные подразде-ления фирмы.
Инвентаризация финансовых обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация-ми и т. д.
Инвентаризация нужна для обеспечения до-стоверности данных учета.
Прежде всего оформите приказ руководи-теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку-ментов предусмотрены специальные формы - № ИНВ-22 и № ИНВ-23.
Создайте инвентариза-ционную комиссию.
Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру-гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.
В приказе укажите, какие именно имуще-ство и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.
Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал-терского учета, в которых зафиксированы пе-речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.
В регистрах учета должны быть следующие записи:
Руководитель инвентаризационной комис-сии обязан завизировать приходные и расход-ные документы и сделать в них запись «до ин-вентаризации на (дата)».
На основании названных документов ко-миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза-ции. Эти данные заносят в инвентаризацион-ные описи и акты (графа «По данным бухгал-терского учета»).
Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .
Портал www.buhgod.ru поможет вам сдать идеальную годовую отчетность и уйти от лишних трудностей.
Инвентаризационная опись (акт) - это до-кумент, в котором отражают результаты инвен-таризации. Для каждого вида имущества и обя-зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня-ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате-риалов - опись по форме № ИНВ-3 и т. д.
Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ-ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - спи-саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин-вентаризации могут признать недействитель-ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.
Фактическое наличие находящегося в ор-ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об-мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель-ными приборами и т. п.).
Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты-вают. Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтер-ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель - обеспечить достоверность данных отчетности.
Проверить нужно не только имущество, которое принад-лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно-сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно-сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства; товары, полученные на ответствен-ное хранение; материалы, принятые в переработку.
Дату инвентаризации определяет руководи-тель фирмы по согласованию с бухгалтером.
Инвентаризацию проводят в период с 1 октя-бря по 31 декабря отчетного года. К назначен-ной дате бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии.
Инвентаризацию основных средств разреше-но проводить один раз в три года, а библиотеч-ных фондов - один раз в пять лет.
Торговые фирмы сверяют наличие на сво-их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре-комендуется делать с такой же периодичностью.
