В хозяйственной жизни организации внутренний контроль - это ежедневная, постоянная работа, которая позволяет: 1) сохранять и эффективно использовать производственные ресурсы организации; 2) своевременно реагировать на изменение внутренней и внешней среды; 3) обеспечивать эффективную деятельность организации и ее финансовую устойчивость.
С научной точки зрения внутренний контроль можно рассматривать как систему. Практика показывает, что в каждой функционирующей организации независимо от ее размеров и сферы деятельности система внутреннего контроля существует как явление вызванное к жизни условиями делового хозяйственного оборота и необходимостью управлять им. Она может быть простой и сложной, недостаточно эффективной или оптимальной, хаотичной или упорядоченной, но до прихода аудиторов в организацию клиента система внутреннего контроля уже сформирована и реально существует. Задача внешнего аудитора: оценить существующую систему внутреннего контроля и использовать результаты этой оценки в выработке мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.
Эту задачу аудитор реализует на этапах планирования и сбора аудиторских доказательств. Законодательство России не содержит каких-либо специальных требований по отношению к внутреннему контролю организации. Поэтому аудитор при оценке системы внутреннего контроля исходит из следующего:
Цель внутреннего контроля едина как для руководства и собственников организации, так и для аудитора - обеспечение объективности и достоверности учета и бухгалтерской отчетности;
Требования Правила (стандарта) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» являются обязательными для всех аудиторских организаций при осуществлении аудита, предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения и носят рекомендательный характер при проведении аудита, не предусматривающего подготовку по его результатам официального аудиторского заключения, а также при оказании сопутствующих аудиту услуг;
Результаты оценки системы внутреннего контроля могут существенно повлиять на объем аудиторских процедур, снизить затраты на проведение внешнего аудита и уровень аудиторского риска, а также выделить сегменты системы, заслуживающие особенного внимания аудитора (отраслевое направление оценки).
После изучения и оценки системы внутреннего контроля аудитор может профессионально рекомендовать руководству экономического субъекта пути совершенствования и оптимизации системы внутреннего контроля производственного процесса.
Стандарт «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» и концепции системы внутреннего контроля зарубежных ученых ориентированы на профессиональных аудиторов. Система внутреннего контроля рассматривается в них сквозь призму общих требований, предъявляемых внешними аудиторами.
Система внутреннего контроля строительных организаций должна учитывать основные особенности строительного производства, которые сводятся к следующему:
Во-первых, в отличие от промышленного производства в строительстве продукция неподвижна и используется только там, где она создана, в пространстве перемещаются кадры строителей и орудия труда. Эта особенность строительства обуславливает своеобразие организационных форм управления, требует правильного размещения строительных организаций, чтобы свести к минимуму потери времени и затраты на переход строителей и техники с одной строительной площадки на другую;
Во-вторых, процесс изготовления продукции строительства занимает продолжительный период времени и, следовательно, на долгое время вовлекает рабочую силу и средства производства в строительный процесс;
В-третьих, строительное производство связано со многими отраслями народного хозяйства. От одних отраслей оно получает сырье, материалы и оборудование для изготовления строительной продукции. С другими отраслями оно связано тем, что осуществляет работы на заказ по заданиям организаций-заказчиков, на которые возлагаются планирование капитальных вложений и организация поставки оборудования для строящихся объектов. С развитием техники строительная продукция усложняется, развиваются и усложняются связи строительства с другими отраслями народного хозяйства.
Учитывая эти особенности при формировании эффективной системы внутреннего контроля строительной организации администрация должна обеспечить:
Надежную информацию, необходимую для мобильного и успешного руководства деятельностью предприятия;
Сохранность активов и документов - предотвращение фактов хищения материальных ресурсов, порчи и нецелевого использования имущества, уничтожения или разглашения информации (в том числе содержащейся в учетных регистрах, компьютерных базах данных);
Эффективность хозяйственной деятельности - исключение посредством контрольных процедур дублирования, непроизводительных затрат, нерационального использования всех видов ресурсов; оптимизация налоговых плате жей; соблюдение принципов сметного нормирования; обеспечение соблюдения технологии выполнения и качества строительно-монтажных работ; формирование реальной договорной цены на строительную продукцию; укрепление расчетной дисциплины;
Соответствие предписанным учетным принципам - обязательное исполнение сотрудниками установленных на предприятии инструкций и правил, а
также требований нормативных актов;
Обеспечение надежной системы бухгалтерского учета.
Надежной системой внутреннего контроля считается система, достигающая целей контроля, которая не допускает ошибок в записях на счетах бухгалтерского учета и незаконного совершения фактов хозяйственной жизни организации. Цели контроля сводятся к следующему:
Факты хозяйственной жизни, отраженные в первичных документах действительно совершались;
На совершение фактов хозяйственной жизни получены разрешения, что
препятствует хищению имущества;
В учете факты хозяйственной жизни отражены полностью, оценены и
правильно отражены на счетах бухгалтерского учета в соответствии с методологией учета, предусмотренной инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета;
В учете факты хозяйственной жизни отражаются своевременно в регистах бухгалтерского учета, итоги по ним правильно подсчитаны.
Система внутреннего контроля любого предприятия включает в себя три основных элемента: надлежащую систему бухгалтерского учета; контрольную среду; отдельные средства контроля.
Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений, документации, разработанных для достижения целей внутреннего контроля. И в то же время три составляющих системы внутреннего контроля взаимосвязаны и обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок информации и ее искажения.
Целям внутреннего контроля должна соответствовать эффективная система учета. Под системой бухгалтерского учета следует понимать совокупность
процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об активах и хозяйственных операциях предприятия. Эффективная система бухгалтерского учета обеспечивает полноту, реальность, своевременность отражения, их правильную оценку, классификацию и обобщение.
Исследование системы бухгалтерского учета в организациях строительства свидетельствует, что не всегда она является эффективной, так как зачастую не соблюдаются требования о том, что операции в учете должны правильно отражать время их осуществления; отражаться в правильной оценке; правильно в соответствии с методологией, предусмотренной Инструкцией по применению плана счетов и в соответствии с принятой учетной политикой, отра- жаться на счетах бухгалтерского учета.
Кроме того, не во всех организациях учет поставлен так, что ограничивает возможность появления умышленных нарушений и других злоупотреблений, не разработаны наиболее характерные корреспонденции счетов по операциям, совершающимся в данной организации; не разработан график документооборота по каждому бухгалтерскому счету, применяемому на предприятии.
Под средой контроля следует понимать: мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю; степень значимости контроля для организации. Если руководство строительной организации понимает важность контроля и подтверждает свое понимание принятием конкретных управленческих решений, то такое отношение руководства к контролю оказывает влияние на осуществление контроля субъектами контроля. Сотрудники стараются выполнять свои обязанности в соответствии с требованиями руководства.
При оценке среды контроля выделяют следующие элементы: стиль и основные принципы управления; организационная структура; распределение ответственности и полномочий; управленческие методы контроля; кадровая работа (политика); влияние внешних факторов
Каждый из элементов среды контроля оказывает влияние на функциональность и надежность системы внутреннего контроля строительной организации.
Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении администрации ко многим элементам деятельности: склонно ли руководство рисковать в установлении планов и сроков выполнения строительно-монтажных работ (услуг), идти на неоправданные дополнительные затраты или придерживается принципов реальности и здравого смысла; какова форма управления: существующая форма управления и ее качественная характеристика: громоздкая и неповоротливая диктатура или компактная и одновременно эффективная система с грамотным делегированием полномочий и приемлемым уровнем демократизма; поведение в руководстве: склонность нарушать финансовую дисциплину или стремление повысить эффективность производства путем жесткого контроля за использованием производственных ресурсов и за деятельностью аппарата управления; материально-техническое обеспечение контроля: отношение к обеспечению в производственном процессе оперативности контроля и управления (мобильная связь, компьютеризированные локальные сети).
Эффективность управления строительным производством во многом зависит от организационной формы. При оценке среды контроля, изучив тщательно организационную структуру строительной организации, аудитор одновременно сделает определенные выводы о распределении полномочий и ответственности, так как каждая из форм управления подразумевает под собой вертикальные и горизонтальные связи и уровень самостоятельности подразделений. Организационная форма управления определяет стиль и основные принципы управления. Чтобы оценить оптимальность структуры управления строительной организации, аудитору следует определить, к какому именно типу организации управления относится структура аппарата управления аудируемой строительной организации.
В управлении организациями строительного комплекса различают линейную, функциональную, линейно-штабную и линейно-функциональную организацию управления. Каждая из форм имеет свои недостатки и преимущества. Полезной для аудитора может быть такая информация, как подходящие условия функционирования для конкретной организационной структуры и особенности системы внутреннего контроля при действующей структуре
Знание таких особенностей позволит аудитору правильно оценить стиль управления. Например, при линейной и линейно-штабной формах организации стиль управления берет свое начало в личных качествах руководителя, так как он руководит организацией на принципах единоначалия и единства распорядительства. В таких случаях аудитору целесообразно выявить личные качества руководителя посредством психологических тестов, определяющих тип руководителя, стиль его управления.
В виду сложности и многоплановости строительного производства аудитору необходимо знать, что отдельные фрагменты структуры крупной строительной организации могут подчиняться правилам построения разных видов организационных форм управления. Например, отношения между начальником строительно-монтажного управления и специалистами административных отделов и служб могут строиться по функциональной форме, между начальником участка и специалистами среднего звена (производителями работ, мастерами, бригадирами) - по форме линейной организации управления.
В оценке оптимальности структуры управления аудитор руководствуется следующим: 1) структура аппарата управления должна отвечать требованиям специфики производства; 2) она должна отвечать целям контроля и обеспечивать функциональность системы внутреннего контроля; 3) должна быть экономически оправданной и соответствовать размерам строительной организации.
Распределение полномочий и ответственности между персоналом предприятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания.
Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования контроля следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению ошибок и нарушений и затруднять их обнаружение. В небольших предприятиях адекватное распределение обязанностей между сотрудниками затруднено, что повышает риск финансовых нарушений.
Наличие в организации разработанных должностных инструкций способствуют эффективности внутреннего контроля. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Руководство строительной организации может пользоваться как специальными изданиями, которые представляют собой сборники образцов должностных инструкций для работников строительных организаций, так и самостоятельно разработанными должностными инструкциями, создаваемыми по предлагаемым в литературе макетам.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Эти документы используются при разрешении конфликт-ных ситуаций между работником и работодателем. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом, распределение ответственности и полномочий и способствуют эффективности функционирования системы внутреннего контроля.
Нами исследованы должностные характеристики специалистов среднего звена, которые являются субъектами контроля за производством строительно-монтажных работ
При составлении таблицы учитывались: требования соответствия должности, обязанности и права, контрольные функции работников в системе внутреннего контроля.
Для контроля за работой предприятия администрация использует различные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достигнутых финансовых результатов деятельности и сравнение их с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений. Существенное значение имеет порядок внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей.
Практика строительных организаций доказывает, что одним из эффективных управленческих методов является выделение в структуре организации центров возникновения затрат и центров ответственности. Организация строительства как объединение центров затрат и ответственности рассматривается нами в параграфе 2 второй главы.
Целью работы с персоналом является наличие в организации определенного количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала. Целесообразно реализовать на практике мероприятия и программы, позволяющие осуществлять контроль и оценку деятельности работников, их стимулирование, обучение.
Внешние факторы, как правило, не являются объектом контроля со стороны администрации, но также могут воздействовать на работу предприятия. Прежде всего, это требования действующего законодательства.
Например, календарь представления расчетов отдельных видов налогов в налоговые органы обусловливает более пристальное внимание управленческого звена к процедурам контроля, связанным с ведением учета. Знание того, каким аспектам работы администрация уделяет особое внимание, позволяет аудитору определить области, подвергающиеся эффективному контролю. С другой стороны, знание о влиянии конкретных внешних факторов может заставить аудитора искать дополнительные доказательства эффективности структуры и процедур контроля на предприятии.
Система бухгалтерского учета и процедуры контроля - два элемента, которые настолько тесно взаимосвязаны, что на практике и в теории провести разделительную границу между ними не представляется возможным.
Система внутреннего контроля должна быть организована так, чтобы она обеспечивала достоверность бухгалтерского учета. В целях достоверности бухгалтерского учета внутренний контроль должен осуществляться с применением ряда процедур контроля, предусмотренных правилом аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита». К таким процедурам относятся:
Арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей (пере
счет);
Проверка правильности составления и наличия первичных документов;
Проведение сверок расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, с разными дебиторами и кредиторами;
Проведение плановых и внезапных инвентаризаций денежной наличности в кассе, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей, с целью установления соответствия данных бухгалтерского учета фактическому их наличию;
Использование информации других организаций, то есть подтверждений
(аудитор при необходимости направляет запросы третьим лицам);
Предотвращение или ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей бухгалтерского учета;
Анализ хозяйственных показателей в сравнении со сметой, прошлым годом и выяснение причин существенных отклонений.
Контрольные процедуры принято подразделять на пять категорий: -установление законности ведения хозяйственной деятельности, осуществления фактов хозяйственной жизни;
Разделение обязанностей;
Документирование хозяйственных операций и отражение их в учете;
Контроль за наличием активов и отражением их в учете;
Осуществление проверок по существу.
К сожалению, на практике не всегда распределены обязанности среди персонала и не всегда закреплены должностными инструкциями. Нередки случаи, когда прораб или мастер занимаются приобретением за наличный расчет строительных материалов, оприходованием их себе в подотчет, а затем списанием на выполнение строительно-монтажных работ. При этом документирование отпуска или списания строительных материалов осуществляется без санкционирования руководителей организации.
Существование таких фактов в хозяйственной деятельности организации способствуют искажениям в учете и отчетности, а также хищению материально-производственных запасов.
При разделении обязанностей с целью закрепления функций контроля необходимо придерживаться общих требований, которые сводятся к следующему:
Бухгалтерский учет должен осуществляться лицом, не несущим материальную ответственность, а контроль за правильностью отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций производиться специально назначенным
сотрудником (внутренним аудитором);
Денежные средства должны приходоваться и расходоваться кассиром, а
оприходование и отпуск строительных материалов, железобетонных конструкций для производственных целей должно осуществляться заведующими складами, с которыми заключены договора о материальной ответственности;
Сотрудник, начисляющий заработную плату или оформляющий документы, которые подтверждают право на оплату труда рабочим за выполненный
объем строительно-монтажных работ, не должен производить выдачу заработной платы;
Существующая в организации служба внутреннего аудита должна быть независимой и подотчетной только директору организации или Совету директоров.
Контроль за документированием хозяйственных операций должен осуществляться с учетом требований, предусмотренных п.п. 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
В целях создания качественной системы документирования хозяйственных операций, позволяющей предотвратить злоупотребления и искажения бухгалтерской отчетности, необходимо выполнять простые правила: все документы нумеровать, что позволит выявить отсутствующие документы и отыскать требующиеся; документы составлять в момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции; заполнять в документах все предусмотренные п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности реквизиты; осуществлять сдачу документов в бухгалтерию в сроки, установленные графиками документооборота. Кроме того, документы по своему содержанию должны быть ясными и доступными для понимания.
Разработка рабочего плана счетов необходима в целях усиления контроля за правильностью отражения фактов хозяйственной жизни организации на счетах бухгалтерского учета. Разработанный и утвержденный руководством рабочий план счетов говорит о наличии методологии отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Лисицкая, Татьяна Владимировна
Рубцова Татьяна Владимировна , доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита, Бийский технологический институт (филиал) Алтайского государственного технического университета им. И.И. Ползунова, Россия
Муханова Людмила Захаровна , канд. техн. наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита, Бийский технологический институт (филиал) Алтайского государственного технического университета им. И.И. Ползунова, Россия
Издайте свою монографию в хорошем качестве всего за 15 т.р.!
В базовую стоимость входит корректура текста, ISBN, DOI, УДК, ББК, обязательные экземпляры, загрузка в РИНЦ, 10 авторских экземпляров с доставкой по России.
Москва + 7 495 648 6241
Источники:
1. Соколов Б.Н. Системы внутреннего контроля (организация, методики, практика) / Б.Н. Соколов, В.В. Рукин. – М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2007. – 442 с.
2. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. Учебник / Л.В. Сотникова. – ФЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. – 239 с.
3. Макеев Р.В. Постановка систем внутреннего контроля: от проверок отчетности к эффективности бизнеса / Р.В. Макеев – Москва: Вершина, 2008. – 296 с.
4. Территориальный орган федеральной государственной статистики по Алтайскому краю – Режим доступа: http://www.ak.gks.ru, свободный.
компании
В работе любой организации, при решении бизнес - задач, руководству необходимо вначале установить истинные причины возникшей проблемы. Для этого им необходимо сначала собрать всю имеющуюся полную и желательно достоверную информацию, произвести анализ и уже, потом для устранения проблем принять необходимое решение для проведения соответствующих мероприятий по их устранению.
Но в современном мире, развитие социально-экономической системы, окружающая среда жизнедеятельности конкурентов, экономическо-финансовая среда и другие окружающие факторы стремительно воздействуют и препятствуют развитию и повышению эффективного функционирования организации. Для планирования и принятия решений в быстро меняющихся условиях требуется тщательная подготовка и анализ, а малейший недочет может обернуться катастрофой Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М,2000. - С. 209..
Первой и самой главной задачей для руководства, становится предвидение, своевременное и по возможности безболезненное разрешение негативной ситуации, чтобы не допустить возникновения кризисной ситуации. Но действовать быстро, оперативно по решению обострения противоречий в социально-экономической системе в окружающей среде, довольно не простая задача. У руководителей проводить систематическую диагностику и выверку финансово-экономического состояния предприятия порой не позволяют общие, типовые и индивидуальные причины. Нехватка времени для проведения диагностики состояния дел на текущий период способствует развитию неблагоприятного климата в организации по достижению поставленных целей.
Диагностика - составление и определение внутренней среды всего предприятия, которая позволяет расставить «по местам» проблемы и определить возможные риски, а также предотвратить кризисную ситуацию.
Кризис - это угрожающее обострение противоречий в окружающей среде компании для ее жизнестойкости в социально-экономической системе.
Причины кризиса могут быть различны. Внешние - макро и микро экономического развития мировой экономики, политической ситуации в стране; и внутренние - с внутренними конфликтами, недостатками производства, политикой управления, инновациями и другими причинами, связанными в нутрии организации. Главная особенность кризисной ситуации является цепная реакция, т.е. она может начаться в отдельном подразделении, и при ненадлежащем управлении, стремительно распространиться на всю систему организации. Большое значение имеют не только причины, но и разные последствия при управлении кризисом: разрушение - возникновение новой кризисной ситуации или обновление - оздоровление организации. То есть необходимо распознать признаки кризисной ситуации и принять все меры по управлению их преодоления.
Систематическая диагностика поможет стать первым этапом комплексного проекта, при определении основных направлений стратегического планирования и дальнейшей работы управления организацией. Суть стратегического планирования определяется в нахождении компромисса между финансовыми и технологическими возможностями и потребностями самого предприятия, оценка внутренней и внешней среды сегодня и в будущемШеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М. 2000. - С. 211..
Из этого следует, что принятие решения в любой крупной и нередко средней компании принимается руководителем на основе стратегических планов ее деятельности, а процесс подготовки и анализ текущей дел, для принятия такого решения, также обладание информацией по всем аспектам текущей деятельности компании, остается правом выбора любого руководителя. Готов ли он тесно взаимодействовать со службой внутреннего контроля для повышения эффективности по принятию управленческих решений это решает каждый руководитель лично.
В той или иной мере в каждой организации осуществляется внутренний контроль благодаря наличию системы мер, обеспечивающих ее нормальное функционирование, и прежде всего в финансовой области (обеспечение сохранности активов, достижение прогнозных показателей, в том числе по прибыли контролируется работниками бухгалтерии, другими функциональными управлениями и службами данной организации) и внешний контроль (контроль со стороны вышестоящих органов, аудиторских фирм).
Система внутреннего контроля считается достаточно эффективной, если руководители осуществляют планирование и организацию деятельности таким способом, который дает достаточную уверенность в том, что цели и задачи организации будут достигаться рационально и экономично. Процесс разработки системы организации деятельности начинается с постановки целей и задач. Заем следует объединение или увязывание концепций, компонентов, видов деятельности и/или людей так, чтобы они действовали совместно ради достижения поставленных целей и задач. Если разработка системы сделана правильно, планируемые виды деятельности должны выполняться таким образом, чтобы обеспечивалось достижение ожидаемых результатов.
Систему внутреннего контроля организации можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, а также обеспечения полноты и точности документов.
Существует несколько целей внутреннего контроля:
надежность получения информации, а также ее достоверность и полнота;
соответствие действующему законодательству, внутренней политике и планам организации;
нацеленность на сохранность активов;
нацеленность на эффективное использование всех активных и скрытых ресурсов предприятия;
достижение поставленных стратегических целей и текущих задач предприятия.
Концепция внутреннего контроля включает в себя несколько основных элементов Андреев В.Д., Черемшанов С.В. Система внутреннего контроля: Основные понятия // Аудиторские ведомости. - 2004.- № 2. - С. 33.:
во-первых, это внутренняя среда компании, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата компании к внутреннему контролю.
во-вторых, это определение, анализ и управление рисками, стоящими перед компанией на пути достижения своих целей.
в-третьих, повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг.
в-четвертых, система санкционированного доступа к информации.
в-пятых, мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.
Структура системы внутреннего контроля основывается на следующих компонентах:
организация - это организационная структура с определением четких линий подчиненности, ответственности и полномочий, разграничение трудовых функций. Также своевременная, и полная отчетность перед вышестоящими органами, для контроля и надлежащей оценки из результатов работы. А при изменении внутренних и внешних факторов, способность быстрого реагирования (определение роли и ответственности каждого сотрудника);
политика - утверждаемая письменно руководством в соответствии с поставленными стратегическими задачами предприятия, и доводится до сведения всех сотрудников данного предприятия (по необходимости вносятся изменения);
процедуры - максимально просты и понятны для всех сотрудников, они не должны противоречить и дублировать друг друга (по мере необходимости обновляются);
персонал - сотрудники предприятия прошедшие оценку личных качеств, профессионализма, и между ними распределены их функциональные обязанности и ответственность;
учет - ведется по всем подразделениям предприятия, для анализа принятия текущих решений по эффективности работы предприятия в целом;
отчетность - должна предоставляться надлежащая, своевременная, полная, достоверная, простая и последовательная;
бюджеты - являются инструментом контроля и анализа достижения поставленных задач, а также для улучшения деятельности различных отделов (подразделений).
Важно понимать, что при создании системы контроля целью будет являться своевременность выявления и устранения ошибок и неэффективной работы, а не гарантия отсутствия таких ошибок и отклонений. Следует не забывать, что даже хорошо организованная система внутреннего контроля (внутренний аудит) периодически нуждается в оценке своей деятельности Андреев В.Д., Черемшанов С.В. Система внутреннего контроля: Основные понятия // Аудиторские ведомости. - 2004.- № 2. - С. 34.. Провести профессиональную непредвзятую оценку деятельности службы внутреннего контроля, его надежность и эффективность всей системы призваны провести внутренние аудиторы. Ведь внутренний аудит - это независимая оценка всех аспектов (структурных подразделений) внутри организации. Она должна подтверждать уверенность, что данная система контроля надежна.
Внутренний аудит как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность предприятия и отдельных его составляющих, позволяет установить, какие именно службы и подразделения предприятия, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и повышению результативности деятельности предприятия. Внутренний контроль, являясь функцией управления, выступает средством обратной связи между объектом управления и системой управления, информируя о действительном положении управляемого объекта, фактическом выполнении управленческого решения.
Наличие отдела внутреннего контроля в организационной структуре компании в последнее время стало в глазах инвесторов, внешних аудиторов и других одним из важнейших показателей приверженности компании должному корпоративному управлению.
В 2013 году в российской сис-теме организации бухгалтерского учета законодательно установлено понятие внут-реннего контроля. Каждый экономический субъект обязан вести внут-ренний контроль совершаемых фактов хозяйст-венной жизни. А если бухгалтерская отчетность компании подлежит обязательному аудиту, то компания должна осуществлять внут-ренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бух-отчетности (ст. 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).В соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ обязательному аудиту подлежат организации, у которых выручка за год, предшествующий отчетному, превысила 400 000 000 руб. либо сумма активов баланса по состоянию на конец года, предшествовавшего отчетному, превысила 60 000 000 руб.
Кроме того, норма об обязательном аудите распространяется на все открытые акционерные общества (ОАО), а также на застройщиков, ведущих строительство объектов по договорам долевого участия согласно Федеральному закону от 30 декабря 2004 г. № 214-ФЗ. Ведь застройщик обязан представить для ознакомления любому обратившемуся лицу аудиторское заключение за последний год (подп. 6 п. 2 ст. 20 закона № 214-ФЗ).
Таким образом, отчетность всех указанных застройщиков независимо от их организационно-правовой формы и финансовых показателей требует обязательного аудита, а значит, и организации внутреннего контроля.
В целях применения статьи 19 закона № 402-ФЗ специалисты финансового ведомства в информации № ПЗ-11/2013 (доведена письмом Минфина России от 25 декабря 2013 г. № 07-04-15/57289) дали рекомендации по организации и осуществ-лению внутреннего контроля.Расскажем об основных моментах.
а) эффективность и результативность своей деятельности, сохранность активов;
б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
в) соблюдение законодательства.
Внутренний контроль должен быть направлен на выявление отклонений от установленных правил и процедур, а также на предотвращение искажений данных бухучета, бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности.
Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности компании.
По сути, под контрольной средой подразумевается моральный климат, атмосфера в организации. Качество внутреннего контроля в значительной степени зависит от конкретных работников. Поэтому руководству необходимо установить соответствующие квалификационные требования. От позиции руководителя в отношении бухучета в немалой степени зависит достоверность финансовой отчетности организации. Можно принять и довести до всех сотрудников корпоративный кодекс поведения.
Оценка рисков. Поскольку среда, в которой действует организация, постоянно меняется, возникают различные риски, которые нужно вовремя выявлять, для того чтобы предотвращать их последствия.
Риски могут возникать в связи с появлением конкурентов или изменением нормативных актов, внедрением нового программного обеспечения или зачислением в организацию новых сотрудников.
При выявлении рисков руководитель принимает соответствующие решения по управлению ими. Необходимо организовать определение участков (областей, процессов), на которых могут быть злоупотребления, а также возможностей для их совершения.
Процедуры контроля позволяют убедиться, что распоряжения руководства выполняются.
Выбор контрольной методики зависит от того, какие риски характерны для определенного участка. Например, в работе бухгалтера существует риск неполного отражения первичных документов в учете. Он снижается благодаря контрольной про-цедуре - периодической сверке документов с данными учетных регистров.
Еще один метод - внедрение бухгалтерских программ необходимого качества, которые позволяют снизить риск возникновения ошибок.
Процедуры контроля должны быть систематизированы по уровням распределения полномочий и одновременно взаимосвязаны между собой.
Фактически процедуры контроля - это проведение конкретных мероприятий, связанных с проверкой документации, имущества, затрат, финансовых результатов, выполнения должностных инструкций и планов, осуществляемых должностными лицами и уполномоченными работниками строительной компании.
Информация и коммуникации. От оперативности и качества доведения до работников информации о распоряжениях и приказах руководства зависит качество их исполнения.
Оценка внутреннего контроля - это обязанность руководства постоянно наблюдать за тем, эффективно ли работает система внутреннего контроля, и вносить в нее изменения в случае необходимости.
Целесообразно оформить единый документ, содержащий порядок организации внутреннего контроля, указав в нем используемые правила, систематизировав их.
В то же время часть положений, связанных с осуществлением внутреннего контроля, может быть отражена в организационно-распорядительных документах компании (например, в должностных -инструкциях, приказах, графике документооборота). Или в таких документах, как учетная политика (ответственность, периодичность контрольных процедур, инвентаризаций и т. д.). А также являться элементом кадровой политики (подбор квалифицированных специалистов, меры по их мотивации и стимулированию, что позволит существенно уменьшить количество ошибок).
Правила (порядок) внутреннего конт-роля утверждает руководитель организации.
Обязанности и полномочия подразделений и персонала определяются в зависимости от характера и масштабов деятельности компании, особенностей ее системы управления. Так, в крупной организации может быть создано специальное подразделение (служба внутреннего контроля).
Функции внутреннего контроля могут распределяться между органами управления, ревизионной комиссией (ревизором), главным бухгалтером, службой внутреннего аудита и иными работниками.
При этом компания может заниматься данными вопросами самостоятельно либо с привлечением внешнего консультанта (в том числе аудиторской организации).
А вот в небольшой строительной фирме взять на себя все обязанности по организации и осуществлению внутреннего контроля вправе ее руководитель, если численность персонала не позволяет разграничить полномочия.
Минфин России согласен, что при ведении внутреннего контроля субъект малого предпринимательства должен руководствоваться требованием рациональности. Если численность персонала экономического субъекта не позволяет разграничить полномочия и произвести ротацию обязанностей, можно использовать другие процедуры внутреннего контроля, которые помогут минимизировать имеющиеся риски (сверку, надзор).
В приложениях к информации № ПЗ-11/2013 даны рекомендации по оценке внутреннего контроля и пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля для компании, ценные бумаги которой допущены к организованным торгам.
Следует отметить, что внутренний контроль не дает ожидаемых результатов в случаях, когда руководство не уделяет ему должного внимания и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков.
Система контроля не может гарантировать предотвращения событий, ведущих к проблемам в деятельности любой компании, но снижает возможность их наступления, а также вероятные рис-ки. Ведение обязательного внутреннего конт-роля помогает собственникам принимать своевременные решения для нормального функционирования строительной организации.
Важно запомнить
Внутренний контроль способствует достижению организацией целей своей деятельности.- Он должен обеспечивать предотвращение или выявление отклонений от установленных- правил и процедур, а также искажений данных бухгалтерского учета, бухгалтерской -(финансовой) и иной отчетности.
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 1
Под методикой внутреннего контроля следует понимать программу действий, предписывающую в категоричной или рекомендательной форме использовать определенные методы исследования объектов контроля, а также их последовательность и процедуру применения этих методов.
Важнейшая процедура системы внутреннего контроля - учет расходов и доходов по соответствующим центрам ответственности и центрам затрат. Учет по центрам ответственности позволяет формировать показатели, характеризующие вклад отдельных подразделений и управленцев в общий результат строительной организации. Руководитель центра затрат отвечает только за уровень затрат.
Несмотря на явные преимущества учета по центрам ответственности, в строительном комплексе такая процедура пока не нашла широкого применения. При этом основными препятствующими факторами являются:
неразвитость методических подходов к применению этой процедуры;
опасение руководителей строительных организаций за распад в результате центробежных сил.
Процедура применения учета по центрам ответственности в значительной степени подходит вспомогательным производствам, а также филиалам строительной организации. Эти подразделения должны пользоваться большей самостоятельностью. Менеджерам необходимо ощущать себя предпринимателями, а не просто исполнителями. В числе вопросов, решаемых руководителями данных подразделений, должны быть: заключение договоров с другими организациями; открытие отдельного расчетного счета; подбор и ротация кадрового состава; получение ссуд и кредитов на реализацию целей, стоящих перед их подразделениями; установление размера оплаты труда и премий по итоговым результатам деятельности; внедрение и запуск новых видов продукции и услуг.
Внутрипроизводственные отношения различных подразделений, построенных на принципах самостоятельности, самофинансирования и самоокупаемости, могут стать мощным стимулом для развития потенциала строительной организации.
Существенное значение имеет выделение конкретных центров затрат или ответственности и определение их функций и предоставленных им полномочий (см. таблицу).
| Центр затрат или ответственности | Контрольные функции | Полномочия |
| Филиалы и дочерние структуры | Контроль за результатами работы филиалов и дочерних организаций; уплатой налогов (ЕСН, НДФЛ, региональных, местных и др. налогов и сборов) по территориям, где они расположены | Участие в разработке бюджетов; влияние на уровень затрат и доходов |
| Строительные участки | Контроль за ходом, сроками и качеством строительных работ; соответствием плановых и фактических показателей по различным расходам | Участие в разработке бюджетов; влияние на уровень затрат в пределах, предусмотренных проектно-сметной документацией |
| Вспомогательные производства | Контроль за выполнением графика поставок продукции вспомогательных производств (раствор, железобетонные изделия, арматура, энергоресурсы); уровнем фактических производственных затрат на продукцию вспомогательных производств; за реализацией продукции вспомогательных производств сторонним организациям | Участие в разработке бюджета; влияние на себестоимость продукции вспомогательных производств; влияние на размер финансового результата за счет реализации продукции вспомогательных производств сторонним организациям |
| Управление механизации строительства | Контроль за обеспечением строительства транспортом, машинами и механизмами; содержанием техники в исправном состоянии; соблюдение норм расхода топлива, запасных частей и других ресурсов, связанных с содержанием и эксплуатацией строительных машин и механизмов | Участие в разработке бюджета; влияние на себестоимость работ, выполненных машинами и механизмами для собственного потребления; влияние на размер прибыли от оказания услуг сторонним организациям |
| Обслуживающие производства и хозяйства | Контроль за полнотой оприходования выручки от реализации продукции обслуживающих производств; за затратами по содержанию и эксплуатации обслуживающих хозяйств; за своевременностью и полнотой оплаты услуг, оказываемых обслуживающими производствами и хозяйствами | Участие в разработке бюджета; влияние на затраты обслуживающих производств и хозяйств; влияние на размер прибыли от деятельности, направленной на оказание услуг иным лицам |
| Бухгалтерия | Контроль за разработкой учетной политики строительной организации; составлением финансовых отчетов, налоговых деклараций; сосредоточение всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, в центральной бухгалтерии и предоставление ее всем заинтересованным менеджерам, соблюдением смет затрат на содержание бухгалтерского аппарата; за текущим обобщением и систематизацией информации и ведением бухгалтерского и налогового учета | Участие в процессе разработки различных бюджетов; прогнозирование будущих и анализ прошлых затрат; привлечение на договорной основе сторонних лиц для осуществления своих функций в случае, когда это необходимо; право требовать с любого сотрудника строительной организации надлежащего документального оформления фактов хозяйственной жизни организации; право подписи, без которой недействительны и не принимаются к исполнению денежные и финансовые документы, а также финансовые и кредитные обязательства; внесение дополнений и изменений в учетную политику организации |
| Планово- экономическое управление | Контроль за налоговым планированием; соблюдением смет затрат на содержание планово-экономического управления | Разработка бюджетов по различным направлениям; формулирование выводов по результатам анализа отклонений |
| Отдел труда и заработной платы | Контроль за обоснованностью размера оплаты труда для различных категорий работников; соблюдением смет затрат на содержание отдела | Разработка бюджета расходов на оплату труда; обоснование форм и видов оплаты труда |
| Сметно- договорный отдел | Контроль за соблюдением правильности применения строительных норм и правил; соблюдением сметы затрат на содержание отдела | Участие в разработке бюджетов расходов различных структурных подразделений |
Сущность применения процедуры учета по центрам ответственности заключается в том, что помимо целей строительной организации возникают еще цели отдельных подразделений. Последние полностью должны соответствовать генеральным целям всего хозяйствующего субъекта. Следовательно, часть показателей формируется для применения принятия управленческих решений на уровне отдельных подразделений, а другая часть - руководством всей строительной организации. Таким образом, учетная информация распределяется по центрам принятия соответствующих управленческих решений.
Основополагающие и наиболее распространенные - аналитические процедуры системы внутреннего контроля.
Анализ позволяет выявить факты недостоверности отчетности, дать оценку финансовому состоянию организации, выявить внутренние резервы хозяйствующего субъекта и др. С его помощью мобилизуются резервы повышения эффективности хозяйственной деятельности организации. Очевидно, что грамотно организованный экономический анализ должен служить научной базой для планирования и выполнения показателей системы бюджетирования.
В настоящее время применение системной аналитической работы в строительных организациях, скорее, исключение, чем правило.
Одной наиболее часто применяемой аналитической процедурой внутреннего контроля является оценка абсолютных и относительных изменений отдельных статей затрат, содержащихся в аналитических счетах по учету затрат на производство. Практика показывает, что наиболее распространенной ошибкой являются арифметические ошибки в подсчетах и при заполнении учетных регистров, а также при переносе данных из одних регистров в другие.
Анализируя структуру себестоимости объекта строительства, появляется возможность выявления допущенной ошибки, необоснованного завышения затрат на производство по тем или иным калькуляционным статьям затрат, а также отклонений от бюджетных показателей. Анализ себестоимости в постатейном разрезе начинается с выявления отклонений фактических расходов от бюджетных по каждой статье. Показатели отчета о себестоимости строительно-монтажных работ показывают, как выполнялось задание по статьям.
Отклонения по калькуляционным статьям затрат могут быть как положительными, так и отрицательными. При прочих равных обстоятельствах положительные отклонения свидетельствуют о рациональном использовании ресурсов строительной организации, а отрицательные - о превышении фактической себестоимости над плановой (нормативной).
Аналитические процедуры внутреннего контроля себестоимости продукции (работ) следует также осуществить по выявлению отдельных факторов, повлиявших на отклонение величины каждой статьи от бюджетной. При этом следует учесть имевшие место объективные факторы. Например , влияние технико-экономических факторов на уровень затрат по статьям калькуляции.
Анализ показателей калькуляционных статей для строительной отрасли имеет особое значение. Подрядные строительные организации могут изменять методы производства строительных работ и применять с согласия заказчика более экономичные материалы, а также изменять предусмотренные в рабочих чертежах конструкции и другие технические решения без снижения прочности и эксплуатационных качеств сооружений. В таком случае образовавшаяся положительная разница в себестоимости строительных работ увеличивает финансовый результат подрядной строительной организации. Следовательно, заказчик оплачивает подрядчику сумму, предусмотренную сметной документацией, а экономия непосредственно влияет на прибыль подрядчика.
При применении аналитических процедур внутреннего контроля материалов особое внимание следует уделить формированию уровня транспортных и заготовительно-складских расходов. Важнейшим фактором, влияющим на уровень калькуляционной статьи "Материалы", является эффективность работы вспомогательных производств строительной организации.
Кроме того, необходимо анализировать, насколько рационально использованы материалы, отпущенные в производство, и соответствует ли это данным проектно-сметной документации. При этом необходимо сопоставлять показатели пообъектного учета с данными сметных и плановых норм. Данную работу целесообразно проводить путем заполнения специального регистра, где приводятся нормативные и фактические показатели.
Как показывает практика, отклонения от норм расхода материалов могут быть следствием различных факторов. Например , использование материалов низкого качества приводит к увеличению потерь. Потери увеличиваются и в тех случаях, когда применяется материал более высокого качества, чем это необходимо в соответствии с техническими условиями.
В строительстве применяется значительный ассортимент материалов, поэтому целесообразно применять выборочный метод. Выбирать необходимо исходя из удельного веса того или иного вида строительного материала в статье "Материалы". Кроме того, службе внутреннего контроля следует особое внимание уделять тем видам материалов, по которым зафиксированы наибольшие отклонения от сметного уровня затрат.
При выявлении резервов снижения затрат по статье "Материалы" нужно обратить внимание на такой фактор, как расходы на транспортировку.
Для осуществления действенного контроля за движением материалов необходимо проводить внезапные проверки остатков на складах, в том числе на приобъектных. При этом особое внимание уделить материалам открытого хранения (песок, гравий, щебень и др.).
Составление актов сверки с контрагентами является процедурой внутреннего контроля, позволяющей повысить достоверность и реальность существующей дебиторской и кредиторской задолженности.
Необходимо выявить объективность и экономическую целесообразность условий заключения хозяйственных договоров.
В тех подразделениях, где осуществляется отпуск продукции за наличный расчет (различные вспомогательные производства), следует применять аналитические процедуры внутреннего контроля кассовых операций, совершаемых кассирами-операционистами.
Нельзя ошибиться при классификации затрат на контролируемые и неконтролируемые. Последствием этого могут стать конфликты, возникающие, если работники, которые не контролируют расходы, ошибочно считаются ответственными за появление отклонений.
Задачей экономического анализа является изучение не только прошедших событий, но и выявление ожидаемых последствий.
В современных условиях одной из главных задач системы внутреннего контроля должно стать усиление работы по управлению себестоимостью строительной продукции. Данная работа должна распространиться на все участки формирования себестоимости строительной продукции.
Совершенствованию системы внутреннего контроля строительной организации способствует применение методики контрольных обмеров.
Одной из эффективных процедур внутреннего контроля может являться тестирование. Его также применяют для оценки и контроля уровня профессиональной подготовки работников службы внутреннего контроля. Тестирование условно подразделяется на текущее, промежуточное и итоговое. Оно может выполнять диагностирующую; контрольную; мотивационную функцию.
Система внутреннего контроля строительной организации должна явиться важнейшим элементом хозяйственного механизма системы управления за выполнением и сдачей строительных работ, реальным средством повышения ответственности руководителей и исполнителей конкретных функций за сохранность и эффективное использование ресурсов.
генеральный директор
аудиторской фирмы "АК-Аудит",
доцент кафедры бухгалтерского учета
и аудита ГУУ
| НДС по похищенному имуществу | ||
| Имущественные вычеты при продаже ценных бумаг | ||
