Многим работающим и безработным физ. лицам периодически необходимо подтверждать свои доходы, например, в посольстве для открытия визы или работникам госучреждений. Официальным документом, который принимает любая организация, является декларация 2 НДФЛ для физических лиц. Ее выдают по заявлению работника в течение 3 дней с числа его регистрации. Сложностей во время ее заполнения нет, особенно если учет ведется в программе. Однако, если работодатель по непонятным причинам затягивает выдачу бланка, значит в учете и в налогообложении предприятия есть проблемы. Рассмотрим в статье, где могут взять справку 2 НДФЛ разные категории граждан и особенности формирования заявления.
Необходимость в получении справки 2 НДФЛ возникает в следующих случаях:
Отчет оформляется вручную или с применением программного оборудования, никакие исправления в нем не допускаются.
Если у физ. лица есть официальное трудоустройство, пишется заявление на имя руководителя по месту работы в бухгалтерии в произвольной форме.
В нем указать:
Также в заявлении запросить конкретное количество экземпляров отчета 2 НДФЛ и обозначить, за какой период нужны данные. Указывать для каких целей необходим бланк, не следует.
В течение 3-х дней бухгалтер, начисляющий зарплату, обязан сделать справку 2.
Важно отметить, что выдача деклараций проводится на безвозмездной основе.
Если предприятие уклоняется от выдачи отчета, это повод для обращения в трудовую инспекцию. В первую очередь это говорит о том, что в компании есть нарушения налогового законодательства и сокрытие отчетных данных перед ИМНС.
После получения сигнала, представитель службы инспекции на месте выясняет все особенности учета и причины задержки информации, а также предъявит взыскание руководителю компании.
Если человек не имеет официального трудоустройства, он должен знать, куда ему можно обратиться в случае возникновения необходимости взять бланк 2.
Военным, как и гражданскому населению, также могут быть необходимы оформления кредитов или виз. Для этого они должны знать, куда можно обратиться за получением 2 НДФЛ. Невзирая на место службы, заявление на предоставление отчета следует передавать в ЕРЦ или УФО МО РФ.
Рапорт пишется по утвержденному образцу, в нем указываются следующие сведения:
После получения рапорта отчет формируется в течение 3-х дней, однако понадобится дополнительное время на его пересылку по месту прохождения службы военнослужащим.
В случае ликвидации компании физ. лицо обращается в ИМНС по месту ее регистрации. Налоговая база и отчеты предприятия хранятся в течение 4-х лет, поэтому поднять сведения инспектору не составит никакого труда.
Во время обращения в инспекцию следует подать заявление с просьбой о выдаче бланка 2, где указать, сколько экземпляров отчета необходимо сделать и за какой период, а также для налоговиков обязательно отметить, что компания работодатель ликвидирована. Желательно написать ИНН юр лица, он указан на печати в трудовой книжке.
Заявление в ИМНС составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в налоговой инспекции, а второй с отметкой о принятии – у физ. лица. Сотрудник ИМНС должен составить справку в течение трех трудовых дней с момента его регистрации, забрать документ можно будет у инспектора или в приемной.
Просмотреть, распечатать или переслать по электронной почте справку 2 НДФЛ физ. лицо может сейчас самостоятельно через интернет. Для этого следует войти через портал Госуслуг в личный кабинет на сайте налоговой, выбрать период и сформировать отчет. Он будет завизирован электронной цифровой подписью.
Справку 2 НДФЛ, полученную через Госуслуги, можно распечатать, сохранить на компьютере для дальнейшей передачи по месту требования, также отправить по электронной почте.
Нужно помнить, что получить 2 НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика можно только по готовым бланкам, которые фирма передает по истечении отчетного года. Для более детальной информации текущего года следует обратиться не на портал онлайн, а к работодателю.
Сегодня можно еще встретить компании, которые передают заработанные средства своим работникам в конвертах, официальная часть доходов при этом невелика. Бухгалтерия сможет оформить НДФЛ 2 только с «белой» частью вознаграждения. В данном случае не стоит прибегать к услугам компаний, которые предлагают фиктивные декларации. А также и самостоятельно не нужно заполнять отчет 2 НДФЛ.
Причины этому следующие:
Справку 2 НДФЛ многие организации включили в обязательный пакет документов. Благодаря этой декларации с заполненными данными можно судить о структуре и стабильности доходов, кроме того проанализировать, какими льготами пользуется физ. лицо. Если не представить отчет, многие услуги, например, кредит, будут доступны по иным условиям или недоступны вовсе.
В бланке 2 НДФЛ собраны все сведения о заработке сотрудника, а также о применяемых в отчетном периоде вычетах, исчисленном, удержанном и переданном подоходном налоге в казну. Показатели о начисленных на работе доходах и льготах формируются с ежемесячной разбивкой. Чтобы легче было обрабатывать данные, многие значения представлены с соответствующей кодировкой, благодаря которой можно видеть структуру заработной платы и характер налоговых вычетов. Как сделать справку 2 официально, в каких случаях работнику может пригодиться декларация с прежнего места работы, расскажем в этом обзоре.
Форма 2 НДФЛ относится к налоговой отчетности, она официально подтверждает все начисленные вознаграждения за отчетный период. Срок ее представления в ИМНС – не позднее 1 апреля, для случаев, если НДФЛ не был удержан в предыдущем году, подать бланк в налоговую инспекцию следует до 1 марта.
Многим физ. лицам требуются предоставления справки 2 с места работы в различные инстанции:
Чтобы получить декларацию после увольнения с предыдущего места работы, нужно составить заявление в произвольной форме, в нем обязательно следует указать, сколько экземпляров отчета понадобится и за какой период. Оно должно быть составлено на имя директора предприятия, но указывать для каких целей требуется, например, по новому месту работы, не нужно.
Чтобы сделать справку, бухгалтеру отводится всего три рабочих дня, если в течение этого времени документ не оформлен, физ. лицо имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию.
Справка 2 НДФЛ выдается на безвозмездной основе, при этом физ. лицо имеет право запрашивать несколько экземпляров, в том числе и за разный период.
Декларацию 2 НДФЛ обычно формирует бухгалтер, который начисляет заработок сотрудникам по месту работы. После оформления бланка его должен подписать руководитель или уполномоченное лицо. При этом, в первом случае обязательно следует указать признак 1, во втором – 2.
Если во время оформления отчета бухгалтер ошибся, исправлять показатели не допускается, нужно заполнить новый бланк. Но если ошибка в данных была обнаружена уже после выдачи ее физ. лицу, следует незамедлительно составить корректирующую форму и передать сотруднику.
Согласно законодательству, если бланк понадобился бывшему сотруднику, отказать в представлении работодатель не имеет права. Причем данные он может запросить не только за последнее время, но и за предыдущие четыре года работы.
Для получения бланка с прошлого места работы алгоритм действия аналогичен выдаче декларации 2 сотруднику. Следует написать заявление и подождать три дня.
В случае ликвидации компании и исключения ее из реестра юр лиц, следует придерживаться регламента письма налоговиков от 3 мая 2015 года, которое разъясняет, что документ можно брать в ИМНС по месту регистрации бывшего субъекта хозяйствования. Все отчеты до момента ликвидации компании должны храниться в течение четырех лет, и при необходимости инспектор может оформить 2 НДФЛ работнику.
Предварительно составляется заявление, где необходимо изложить за какой период нужны сведения, при этом указать, что компания работодатель ликвидирована. А также приложить ксерокопию трудовой книжки с обязательной страницей, подтверждающей стаж физ.лица на данном предприятии.
Если физ. лицо не имеет постоянного места работы, получить бланк 2 НДФЛ можно следующим образом:
При необходимости получения справки 2 НДФЛ человек должен обратиться с заявлением в произвольной форме в ту организацию, которая выплачивает ему вознаграждения.
У юридического лица нет причин отказать в предоставлении декларации сотруднику, если в заявлении правильно указан документ, количество экземпляров и период, за который необходимо отразить показатели.
Работодатель может приостановить выдачу 2 НДФЛ только в том случае, если он ведет двойную бухгалтерию и скрывает налоги от уплаты в казну.
В таком случае справку можно истребовать, отправив заявление заказным письмом и оформив уведомление о его вручении руководителю. Если данные меры не помогли, обратитесь в трудовую инспекцию.
Это чревато применением штрафных санкций в адрес нанимателя, а также проверкой налоговых органов на предмет правильности ведения бухгалтерии, начисления заработка, вычетов, исчисления, удержания и самое важное – перечисления НДФЛ в казну.
Справка 2 НДФЛ включена в обязательный пакет документов многими компаниями. Из этого официального бланка можно видеть стабильность трудоустройства человека, его заработок за период с начала текущего года, НДФЛ и сумму чистого дохода.
Имея на руках такой документ, физ. лицо смело может обращаться в банк за кредитом, в визовый центр или передать другому работодателю для расчета заработной платы. В случае ее отсутствия, многие услуги, например, ипотека, будут недоступны.
Справка о доходах является очень важной как для самого предприятия, так и для его сотрудников. Именно поэтому важно знать, как сделать справку 2-НДФЛ, поскольку бухгалтерия отчитывается с ее помощью перед налоговой службой, а работникам документ, подтверждающий выплату налогов на доходы физических лиц, может пригодиться при получении кредита, оформлении визы либо для налогового вычета.
Справка составляется индивидуально на каждого сотрудника. В большинстве случаев предприятия используют электронную форму документа 2-НДФЛ, так как это более удобно и такой шаблон просто заполнять и легко хранить. Для бухгалтерии предприятия составление справок о доходах является очень важным и ответственным заданием. Здесь нужно учесть все нюансы, чтобы не допустить ошибки и не получить от Федеральной налоговой службы внушительный штраф.
Бухгалтер должен всегда быть в курсе событий, ведь законодательство часто меняется. Чтобы не допускать ошибок при заполнении документов, необходимо своевременно читать все новости, которые будут полезны для работников бухгалтерии.
В 2016 году появилось несколько нововведений, которые касаются заполнения справки 2-НФДЛ. Изменения 2016 года требуют от предпринимателей отчетности за каждый квартал. Для этого будет использоваться документ 6-НФДЛ. Однако старая форма, то есть 2-НФДЛ, не отменяется. Ее все так же нужно заполнять на каждого сотрудника компании ежегодно и сдавать до даты, установленной российским законодательством.
На сегодняшний день подавать подобный отчет нужно до конца марта, хотя еще в прошлом году этот период был на один месяц больше.
Налоги на доходы физических лиц с больничных и отпускных выплат теперь перечисляются в том же месяце, когда деньги были получены работником. Это важное нововведение, за невыполнение которого можно получить серьезный штраф.
Еще в прошлом году компании, в которых работало более 10 сотрудников, были обязаны предоставлять отчеты по справкам 2-НДФЛ исключительно в электронном варианте. Теперь право сдавать в налоговую бумажные справки есть у предприятий, в которых официально трудоустроено менее 25 работников.
Бухгалтерия компании должна помнить о том, что каждая ошибка в документах может вылиться в серьезный штраф. Справку по форме 2-НФДЛ это правило не обходит стороной. Сдача отчета с недостоверной информацией выльется в штраф в размере 500 руб. на каждого работника. Однако тут имеется один важный нюанс. Если ошибку бухгалтеру удалось найти до того, как налоговая выписала штраф, санкции не применяются.
Документ в формате 2-НФДЛ составляется каждый год на всех сотрудников предприятия. Работники бухгалтерии должны заполнить бланк отдельно на каждого официально трудоустроенного сотрудника.
Стоит заметить, что подобные документы должны подавать не только организации, но и индивидуальные предприниматели, которые производят налоговые выплаты за своих подчиненных, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам.
Отчеты 2-НДФЛ сдаются в налоговое отделение по месту регистрации компании либо ИП. Если организация ведет свою деятельность в нескольких регионах, справки подаются там, где расположен главный офис, но отдельным филиалам и обособленным предприятиям разрешается сдавать отчет в свое отделение ФНС.
Очень важно правильно составлять и заполнять справку, в противном случае это может вылиться в штраф в 500 руб. за каждый неверный документ. Кроме того, нужно успеть уложиться в срок. Если справки не будут предоставлены сотрудникам налоговой инспекции до конца марта, за каждый документ назначается штраф в размере 200 руб.
Доходы в документе указываются и в рублях, и в копейках. А вот сумму налоговых отчислений нужно округлять. Как правило, в бухгалтерии используется округление НДФЛ до целых рублей.
Сам процесс составления справки имеет несколько особенностей. Как составить справку 2-НДФЛ, должен знать каждый бизнесмен, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Начинается заполнение с поля «Признак», где выбирается код 1 или 2. Первая цифра ставится при обычной подаче документа, а вторая - если с сотрудника невозможно удержать сумму налога.
Код ОКАТО с позапрошлого года стал именоваться ОКТМО. Это одно и то же, поэтому заполняется как обычно.
Следует отметить и «Статус налогоплательщика». Здесь указывается определенный код, который зависит от того, является ли сотрудник налоговым резидентом. В первом случае ставится цифра 1, а во втором - 2. В отдельную категорию под кодом 3 российское законодательство выделило иностранных граждан, работающих на территории РФ, которые имеют высокий уровень квалификации.
Для некоторых видов дохода применяют специальные коды. Выплаты, которые поступили в качестве оплаты за выполнение трудовых обязанностей, отмечаются как 2000. Вознаграждение по гражданско-правовому договору - 2010. Деньги, которые будут получены в качестве пособия по болезни, имеют кодировку 2012. А код 4800 предусматривает все остальные выплаты, не учтенные инструкцией. Бухгалтер обязан знать все коды, которые применяются при составлении справки 2-НДФЛ. Однако если здесь будет допущена ошибка, штрафные санкции за это не предусмотрены.
В первую очередь стоит заметить, что в данной справке не должно быть информации за ненужный период, бумага по форме 2-НДФЛ составляется исключительно на один год, не более, вносить в нее информацию сразу за два отчетных периода нельзя.
Справка о доходах должна отражать лишь ту прибыль, на которую российское законодательство предусмотрело выплату НДФЛ. К примеру, здесь не отражается информация о денежных средствах, полученных сотрудницей по беременности и родам, а также по дальнейшему уходу за малышом.
Если сотрудник отработал неполный год, на него справка 2-НДФЛ составляется с учетом тех месяцев, в которые фактически совершалась трудовая деятельность.
Отдельно нужно сказать о таких случаях, когда заработная плата была выплачена в одном году, а налоги уже в следующем. Тут возможно два варианта развития событий.
Если налоговые отчисления были выплачены до конца периода, в который нужно подать справку 2-НДФЛ, то есть до 1 апреля, то эту сумму можно внести в документ. Если налоги были перечислены позже, значит, и фиксируются средства уже в следующем документе.
Так как отпускные выплаты и деньги, которые сотрудник получает в виде компенсации из-за временной нетрудоспособности, являются самым обычным доходом, с них обязательно уходят отчисления в государственную казну в виде налогов.
Тут может возникнуть путаница, если сотрудник ушел в отпуск либо на больничный в одном месяце, а вернулся на рабочее место уже в другом.
В такой ситуации бухгалтер должен помнить о том, что данные о доходах вносятся в справку 2-НДФЛ в том месяце, когда был оформлен отпуск либо документ о временной нетрудоспособности.
Сделать справку несложно. Однако основные и самые важные строки заполняются цифрами в соответствии с тем, сколько денег было начислено сотруднику, сколько с этой суммы ушло в налоговую и сколько работник получил на руки.
Если же данная информация искажается и это делается умышленно, например, увеличивается доход работника для получения кредита, это уже подделка справки 2-НДФЛ, за которую следует уголовная ответственность. Подробнейшая пошаговая инструкция заполнения бланка по форме 2-НДФЛ прописана в приказе ФНС РФ № ММВ-711/485 от 30 октября 2015 года.
Документ составлен максимально подробно, поэтому бухгалтер сможет здесь отыскать ответ на любой вопрос о том, как делается справка 2-НДФЛ.
Доход, полученный физическим лицом при трудоустройстве, подтверждается справкой 2-НДФЛ. Основное назначение справки – предоставление в ИФНС информации от работодателя о начисленном доходе работнику и удержанном, перечисленном налоге. Документ составляется отдельно за каждый календарный год с учетом налогового периода по НДФЛ. Справка, выданная в середине налогового периода, предоставляет сведения о доходе, полученном с начала года или времени трудоустройства. В данной статье мы рассмотрим, где взять справку 2-НДФЛ и для чего она нужна.
Потребность получении в справки у работника возникает при необходимости подтверждения заработка и налогообложения:
Составление справки осуществляет работодатель, выступающий по отношению к физическому лицу налоговым агентом – организация, ИП, воинская часть, оформившие на работу получателя дохода по трудовому договору или службу по контракту. На агента возложены функции удержания налога с начисленных работнику выплат, перечисления сумм в бюджет и представления отчетности в ИФНС. Справка, выдаваемая работнику, полностью идентична отчетности, поданной в налоговые органы.
Подача заявления осуществляется лично, законным представителем или по почте письмом с уведомлением и описью.
| Сведения | Характеристика |
| Лицо, к которому производится обращение | Заявление составляется на имя руководителя либо главного бухгалтера |
| Заявитель, находящийся в штате | Указываются сведения о фамилии, имени, отчестве лица, должность |
| Заявитель, расторгнувший трудовой договор | Дополнительно предоставляет сведения паспорта, регистрации, почтовый адрес, телефон |
| Назначение получения справки | Указывается цель использования документа или организации, в которую справка будет предоставлена |
| Подпись, дата | Справка, составленная в печатной форме, должна иметь оригинальную подпись |
Причина получения справки необходима для объяснения законности цели ее использования и обоснованности опротестования отказа в ее выдаче.
Обязанность работодателя осуществлять выдачу работнику документов, касающихся трудоустройства лица, установлена в ст. 62 ТК РФ. В перечне указанных в статье документов имеется справка о доходах. Срок выдачи установлен в пределах 3 дней. Исчисление периода производится в рабочих днях. Справка о доходах выдается в обязательном порядке при увольнении работника одновременно с расчетом в последний рабочий день. В зависимости от места представления срок действия справки имеет отличия.
| Место и назначение представления | Период действительности |
| ИФНС для заявления льготы | Не имеет ограничения |
| Кредитное учреждение для оформления договора | Устанавливается самим банком и может зависеть от вида кредитования, наиболее распространен срок в пределах 1-2 месяцев |
| Оформление визы для зарубежной поездки | В пределах 30 дней |
| Центр занятости для оформления пособия | Не более 1 года |
| Социальные службы для получения помощи | В пределах месяца, следующего за истекшим |
ИФНС имеет информацию о доходах работника и удержанном агентом налоге. Основанием получения информации служит отчетность, представленная работодателем. Несмотря на обладание достаточными сведениями, ИФНС не несет обязанности по предоставлению информации о доходах физическим лицам. В п. 3 ст. 230 НК РФ прямо указано, что выдачу справок о доходах осуществляет налоговый агент.
ИФНС может представить информацию о состоянии расчетов с налогоплательщиком – полученных доходах, удержанном и уплаченном налоге. Работники ликвидированных предприятий также могут обратиться в ИФНС для получения справки о состоянии расчетов. В аналогичном порядке информация лица может быть получена в личном кабинете налогоплательщика.
| Порядок получения сведений | У работодателя- налогового агента | В ИФНС | Через сайт госуслуг |
| Возможность получения информации о доходах и налогообложении | Выдача информации производится по форме 2-НДФЛ | Сведения предоставляются в форме сверки расчетов | Сведения выдаются в информационной форме |
| Обязанность выдачи справки 2-НДФЛ | Имеется | Не имеется | Не имеется |
| Выдача сведений | По заявлению | По запросу | По запросу |
| Действия для получения данных | Подача заявления работодателю | Подача заявления в ИФНС | Регистрация кабинета |
Для предоставления сведений в организации, социальные учреждения, ИФНС при получении вычета используется форма, выдаваемая налоговым агентом. Информация по форме 2-НДФЛ предоставляется только работодателем, из остальных источников представляются сведения о расчетах с бюджетом.
Физические лица, не имеющие заработка, не могут получить справку о доходах . В аналогичном порядке справка формы 2-НДФЛ не предоставляется лицам, получающим доход в форме пособий. Не облагаются НДФЛ суммы пенсионного обеспечения, стипендии, пособия по уходу за ребенком. Пенсионеры, получающие доход из негосударственного фонда, имеют право обратиться в учреждения для подтверждения дохода. Справка о доходах студентам, работающим на кафедре, выдается в учебном заведении.
Допускается подача заявления лицом, представляющим интересы получателя дохода. В организацию представляется доверенность и копия паспорта лица. Доверенности на право представлять интересы физического лица должны быть заверены нотариусом. Постороннее лицо, не подтвердившее право на получение сведений, не могут узнавать информацию о доходах даже при наличии близкородственных связей.
При отсутствии возможности направить представителя к работодателю, находящемся в другом городе, отправка заявления на выдачу справки производится по почте. Корреспонденция должна иметь опись и уведомление о вручении для получения уверенности в том, что письмо дошло до адресата (организация может сменить адрес месторасположения).
Изменение сведений справки о доходах может потребоваться лицу для получения выгоды. Фальсификации подвергаются данные:
Намеренная фальсификация данных с целью получения материальной выгоды предусматривает наказание по УПК в отношении служебного подлога и подделки бланков, печатей. Действие статьи 292 УПК о служебном подлоге распространяется на заказчиков, лиц, непосредственно составляющих справки или руководящих процессом. При доказательстве умысла максимальное наказание по статьям достигает 4 лет лишения свободы. В менее строгом варианте лицо привлекается к штрафу, исправительным работам.
Документ требуется для представления в официальные источники, что обязывает работодателя указывать достоверную информацию. Справки формируются преимущественно на основании информации программного обеспечения по начислению заработной платы. Данные вносятся в базы учетными работниками, что в ряде случаев приводит к ошибкам. При получении справки необходимо проверить:
Несоответствие указанных данных реальным сведениям может привести к отказу в получении льготы, кредита, визы, пособия или необходимости повторного обращения к работодателю.
Лицо может столкнуться с ситуацией отказа работодателя предоставить справку. Возможны причины отказа:
При отказе от выдачи документа при отсутствии оснований лицо имеет право опротестовать действия работодателя. Жалоба подается в инспекцию по труду, судебный орган. Трудовая инспекция имеет право на основании ст. 357 ТК РФ выдать предприятию и должностному лицу предписание о нарушении трудового законодательства и восстановлении прав работника.
Вопрос № 1. Можно ли получить справку 2-НДФЛ у работодателя за 2 года в одном документе?
Форма 2-НДФЛ предоставляется отдельными документами за каждый календарный год. Правило распространяется на период работы в течение неполного года.
Вопрос № 2. Необходимо ли платить работодателю за выдачу справки о доходах лицу, обратившемуся за документом после увольнения с предприятия?
Документ за период трудоустройства предоставляется уволенному работнику на безвозмездной основе.
Вопрос № 3. Может ли инспектор трудовой комиссии оштрафовать работодателя, отказавшего выдать справку о доходах работнику, уволенному с предприятия при утере им документа?
Может, отказать работодатель не имеет права. Выдача документа взамен утерянной справки может быть осуществлена в форме дубликата.
Вопрос № 4. Как производится выдача справок военнослужащим, проходящим службу по контракту?
Денежное довольствие, выплачиваемое военнослужащим, облагается НДФЛ. Налоговым агентом выступает воинская (войсковая) часть, производящая выплаты от имени МО РФ. Справка о доходах выдается военнослужащему финансовым отделом, производящим начисление денежного довольствия.
Вопрос № 5. После ликвидации предприятия ИФНС выдала справку о доходах. Можно ли на основании документа произвести имущественный вычет?
Справка о доходах, выданная ИФНС при отсутствии возможности получения 2-НДФЛ, позволяет подать декларацию 3-НДФЛ и произвести вычет.
