Платежи компаний за услуги сотовой связи нередко достигают значительных величин, поэтому вопросы бухгалтерского и налогового учета этих расходов так актуальны для многих бухгалтеров. Отношение налоговиков к признанию расходов на сотовую связь стало более лояльным, однако "подводных камней" в их учете до сих пор немало.
Расходы на услуги связи, связанные с производственной деятельностью, в соответствии с ПБУ 10/99, представляют собой , они должны отражаться . Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.) (пример 1).
Пример 1
. Предприятие оказывает услуги по наладке и ремонту компьютерной техники физическим и юридическим лицам. Работники предприятия постоянно находятся в разъездах на вызовах. Чтобы избежать нерациональной траты рабочего времени на поездки в офис, работникам организации выданы сим-карты, зарегистрированные на предприятие. Руководство также часто находится на выездах, ведя переговорную работу с потенциальными заказчиками, используя служебные сотовые телефоны. В офисе организации ведется торговля компьютерными аксессуарами, при этом стационарного телефона не имеется. Для постоянной связи с руководством продавцам также выданы служебные сим-карты. Соответственно, предприятие имеет постоянные текущие расходы на услуги сотовой связи.
В текущем периоде расходы предприятия на услуги сотовой связи составили:
- по управленческому персоналу - 14 396 руб. (в том числе НДС - 2196 руб.);
- по производственным работникам - 2569 руб. (в том числе НДС - 396 руб.);
- по персоналу, занятому в торговле, - 649 руб. (в том числе НДС - 99 руб.).
В учете предприятия на основании документов от оператора связи произведены записи:
12 200 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2200 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
550 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2691 руб. (2196 + 396 + 99)
отражен НДС по расходам на услуги сотовой связи за отчетный месяц на основании счета-фактуры, полученного от оператора связи;
2691 руб.
НДС по услугам сотовой связи за отчетный месяц отнесен на вычет при расчетах с бюджетом;
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
17 542 руб. (14 396 + 2596 + 550)
произведено погашение задолженности за услуги сотовой связи.
Если бы предприятие не являлось плательщиком НДС, то в этом случае на основании ст. 170 НК РФ сумма выставленного налога была бы включена в состав расходов предприятия:
Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
14 396 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу с учетом сумм НДС;
Д-т сч. 20 "Основное производство"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
2569 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим с учетом сумм НДС;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
649 руб.
отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле, с учетом сумм НДС.
Очень часто организации оплачивают услуги связи путем внесения авансовых платежей. Некоторые бухгалтеры такие платежи ошибочно отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов", на самом деле суммы авансов, выплаченных оператору сотовой связи, должны учитываться на счете 60, субсчет "Авансы выданные" (пример 2).
Пример 2
. Торговое предприятие в декабре 2010 г. уплатило аванс в сумме 25 000 руб. Расходы на услуги сотовой связи в январе 2011 г. составили 5097,60 руб. (в том числе НДС - 777,60 руб.). В учете произведены записи:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Авансы выданные",
К-т сч. 51 "Расчетные счета"
25 000 руб.
в декабре 2010 г. произведен авансовый платеж за услуги сотовой связи;
Д-т сч. 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты по услугам",
4320 руб. (5097,60 - 777,60)
в январе 2011 г. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц;
Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
777,60 руб.
отражен НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. на основании счета-фактуры, полученного от оператора сотовой связи;
Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",
К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"
777,60 руб.
НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. отнесен на вычет при расчетах с бюджетом в январе 2011 г. по моменту получения первичных документов от оператора (акт выполненных работ, счет-фактура);
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Расчеты по услугам",
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсч. "Авансы выданные",
5097,60 руб.
произведен зачет ранее уплаченного аванса за услуги связи.
Суть работы с картой оплаты (экспресс-картой) сводится к тому, что, приобретя карту и удалив защитный слой, получаешь код, который необходимо ввести в систему. Для доступа к каналу связи набирается специальный номер, после ответа которого и вводится код с карты оплаты. Купив карту оплаты, пользователь не получает доступ к услугам связи автоматически, карта может быть не активирована значительное время. Следовательно, возникает необходимость учета приобретенных карт оплаты на предприятии.
На наш взгляд, далеко не всегда покупка карт оплаты будет являться расходами предприятия.
Приобретение карты вовсе не означает, что карта, во-первых, будет активирована, а во-вторых, зачисленные на счет суммы будут использованы.
Допустим, некое предприятие приобрело 22 карты оплаты оператора сотовой связи. При этом шесть карт оплаты были украдены, четыре оказались бракованными, а по остальным 12 картам предприятие решило получить назад денежные средства, отказавшись от услуг данного оператора связи. Получить назад деньги можно на основании п. 109 Правил оказания услуг связи, которые определяют, что абонент и (или) пользователь имеет право обратиться к оператору связи за возвратом денежных средств, внесенных им в качестве аванса.
С нашей точки зрения, карты оплаты целесообразно учитывать на счете 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" (пример 3).
Пример 3
. Предприятие через подотчетное лицо приобрело 12 карт по 500 руб. каждая на сумму 6000 руб. Вскоре три карты были утеряны. Виновным лицом был признан кассир, который отвечал за данные карты, и тот добровольно согласился возместить ущерб.
Остальные карты (9 шт.) были использованы в производственных целях.
В бухгалтерском учете произведены записи:
Д-т сч. 50 "Касса", субсч. "Денежные документы",
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
6000 руб.
оприходованы в составе денежных документов приобретенные телефонные карты;
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1500 руб. (500 x 3)
списана на счет недостач и потерь от порчи ценностей стоимость утерянных 3 карт оплаты;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
1500 руб. (500 x 3)
сумма недостачи отнесена на счет виновного лица;
Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы"
К-т сч. 50 "Касса", субсч. "Денежные документы",
4500 руб. (500 x 9)
списана на расходы стоимость использованных 9 карт оплаты.
Налоговый кодекс РФ расходы на оплату услуг связи относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией
(пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но являются ли расходы на оплату услуг сотовой связи расходами на услуги связи с точки зрения налогового законодательства?
Для начала учтем, что нормы гражданского законодательства применяются к налоговым правоотношениям в части, не противоречащей налоговому законодательству Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" услуга связи - это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений. При этом под электросвязью понимается любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.
Можно сделать вывод, что сотовая связь относится к электросвязи, т.е. представляет собой разновидность услуги связи, и, следовательно, расходы на услуги сотовой связи могут уменьшать налогооблагаемую прибыль предприятия.
В то же время не всегда расходы на услуги сотовой связи можно учесть в налоговом учете. Для этого должны выполняться все необходимые условия, определенные налоговым законодательством.
Расходы на оплату услуг связи должны быть:
- обоснованными (экономически оправданными). Если расходы не связаны с производственной деятельностью предприятия (например, если предприятие в рамках благотворительной помощи оплатит услуги связи для детского дома), они не будут экономически обоснованными. Соответственно, расходы на оплату услуг сотовой связи в данном случае нельзя будет признать в налоговом учете;
- документально подтвержденными. Допустим, предприятие несет расходы на оплату услуг связи, оплата осуществляется через подотчетное лицо, понесенные расходы реально связаны с производственным процессом, однако оно не имеет договоров с операторами связи. Те договоры, что есть в наличии, на самом деле заключены на работников предприятия - физических лиц. Соответственно документы (счета, квитанции о приеме денежных средств, акты выполненных работ) также выставляются на физических лиц. Предприятие не имеет документально подтвержденных расходов на услуги связи, а значит, не имеет права признать данные расходы в налоговом учете.
Впрочем, даже если к услугам сотовой связи прибегали в ходе производственной деятельности и имеются документы, подтверждающие понесенные расходы, доказать возможность уменьшения на их величину налогооблагаемой базы предприятия налоговым органам непросто.
Дело в том, что по сотовому телефону можно вести и служебные, и личные переговоры. Поэтому нередко представители налоговой службы и не принимают расходы на услуги сотовой связи просто по общей сумме, согласно имеющимся документам от операторов сотовой связи. Их интересует подтверждение производственной направленности произведенных переговоров.
Разъяснения налоговой службы о том, что необходимо иметь предприятию для того, чтобы можно было принять расходы на услуги сотовой связи для целей налогового учета, появились еще задолго до вступления в силу гл. 25 НК РФ. В общем и целом требования налоговиков не изменились до настоящего времени. Аналогичный набор требований выдвигает и Минфин России. Необходимыми условиями для признания расходов на оплату услуг сотовой связи в налоговом учете являются (Письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061156 и др.):
- наличие договора с оператором связи. Согласно Правилам оказания услуг связи услуги телефонной связи оказываются на основании возмездных договоров. Следовательно, текущие расходы по абонентской плате и обслуживанию мобильного сотового телефона могут быть приняты организацией лишь на основании договора, заключенного с оператором связи в установленном законодательством порядке;
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Зачастую приходится сталкиваться с требованием налоговиков подтверждать необходимость использования сотовой связи положениями должностных инструкций конкретных работников;
- документальное подтверждение производственного характера разговора. Чтобы иметь подтверждение того, что данные расходы связаны с производственным процессом, предприятия должны иметь документальные подтверждения производственного характера, к которым можно отнести: счет телефонной станции, расшифровка АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.
Подтверждение производственного характера переговоров работников по сотовому телефону актуально не только в целях исчисления налога на прибыль, но и для правильной уплаты НДФЛ.
Например, если предприятие не сможет доказать производственный характер осуществленных телефонных переговоров по сотовому телефону, то существует риск, что налоговый орган попытается рассматривать эти переговоры как частные звонки, не связанные с делами предприятия. Суммы оплаты таких переговоров облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.
Чтобы подтвердить производственный характер понесенных расходов на сотовую связь, предприятие должно иметь расшифровки АТС (детализированный счет) с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры. Но вот требование налоговыми органами отчета о содержании переговоров является неправомерным. Такой вывод был сделан в достаточно давнем, но по-прежнему актуальном Письме МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174 (пример 4).
Пример 4 . В ходе контроля обоснованности расходов на услуги сотовой связи в расшифровке оператора связи за один вечер с небольшими перерывами было указано четыре звонка, общей продолжительностью 1 час 42 мин., переговоры велись с контрагентом предприятия. Налоговым органом этот факт не оспаривался, однако продолжительность переговоров вызвала сомнение. Довод представителей предприятия о том, что велись переговоры по условиям нового договора, налоговиков не удовлетворил, и они предложили руководству предприятия представить отчет о содержании переговоров. Руководство предприятия отказалось это делать, посчитав данное требование необоснованным.
Теперь рассмотрим, что из себя должен представлять детализированный счет
.
В Письме Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов; даты и время переговоров; тарификацию услуги.
Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат организациям-контрагентам. Успешнее всего это можно сделать, если номера, которые указаны в расшифровке, фигурируют в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п. Это идеальный из возможных вариантов, но не секрет, что на практике он встречается нечасто. Дело в том, что сотовая связь настолько прочно вошла в нашу жизнь, что количество звонков даже по одному телефону занимает далеко не один лист в детальной расшифровке. Если помножим данный объем звонков на количество сотрудников, особенно если речь идет о большом предприятии, то получим астрономические цифры. И без того сложную задачу осложняет то, что зачастую представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и вовсе личные телефоны. Многие организации пошли по пути компенсирования расходов на телефон сотрудникам, что также осложняет мероприятия внутреннего контроля или ход налоговой проверки. Потому не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются малоценной для анализа документацией.
Нередки ситуации, когда запрошенные налоговиками расшифровки на предприятии либо отсутствуют, либо вызывают нарекания со стороны проверяющих.
Арбитражные суды зачастую встают на сторону налогоплательщиков, определяя, что налоговое законодательство не содержит обязательного перечня документов для подтверждения налогоплательщиком своих расходов (Постановления ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, ФАС Московского округа от 06.08.2009 N КА-А40/7416-09 и др.).
Тем не менее, прежде чем ввязываться в судебное разбирательство, необходимо тщательно проанализировать имеющуюся документацию. Возможно, факты действительно не на стороне налогоплательщика, как, например, в следующей ситуации: налогоплательщик в отчетном периоде осуществлял звонки по междугородней и международной связи. В то же время у него отсутствовали действующие или потенциальные иностранные и иногородние партнеры или клиенты, а также необходимость такой связи. Спорные расходы арбитражный суд признал не обоснованными и не связанными с производственной необходимостью организации (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08).
Также не следует считать, что на налогоплательщике не лежит бремя доказывания производственного характера понесенных расходов, арбитражные суды признают обратное, причем принимают в качестве доказательства не только детализации, но и иные документы - трудовые соглашения, штатное расписание, приказы, согласно которым услугами связи пользовались работники организации, и т.п.
Представители Минфина России не возражают против возможности принятия к учету расходов на приобретение карт оплаты услуг связи. Они указывают на то, что расходы по оплате услуг телефонной связи, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, они могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348).
Рассмотрим такую ситуацию: для срочной оплаты услуг сотовой связи в случае необходимости руководство предприятия решило приобрести 10 карт оплаты. На приобретенные карты были выписаны документы - счет-фактура, накладная, квитанция приходного кассового ордера, выбит чек ККМ. По окончании месяца по зарегистрированным за предприятием телефонам получены акты выполненных работ, счета-фактуры, детализации счетов, из которых можно сделать вывод о производственной направленности понесенных расходов, оплаченных по экспресс-картам. Весь комплект документов, подтверждающих приобретение карт оплаты, а также факт получения услуги присутствует, следовательно, понесенные расходы на приобретение телефонных карт могут быть признаны в налоговом учете в составе расходов.
Приобретение карты вовсе не означает факта ее обязательного использования по первоначальному назначению. Телефонная карта может быть подарена работнику, выдана в счет зарплаты, реализована или утеряна, да и переговоры, которые будут оплачены по этой карте, вовсе не обязательно будут производственными. Поэтому расходы на приобретение карт в налоговом учете могут учитываться как авансы выданные, но не как расходы предприятия. Принять расходы к учету можно будет тогда, когда предприятию будут фактически оказаны услуги связи.
И при этом, конечно, еще раз подчеркнем, что необходимо позаботиться об обосновании производственной необходимости данных расходов.
В ситуации, когда детализированные счета отсутствуют, можно прибегнуть к составлению внутренних отчетов об использовании приобретенных экспресс-карт, при необходимости приложить письменные подтверждения от представителей контрагентов, что с ними действительно в конкретные дни велись переговоры.
Конечно, вряд ли контрагент станет сам составлять такой отчет, однако наверняка согласится подписать его. А если телефон контрагента снабжен определителем номеров, то можно указать и номер служебного телефона сотрудника, зарегистрированного на организацию, с которого велись переговоры.
Есть и решения арбитражных судов (в частности, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2008 N Ф04-3897/2008(7290-А27-19)), в которых расходы на приобретение карт оплаты при выполнении условий, определенных Налоговым кодексом РФ, признаются расходами, принимаемыми к налоговому учету.
Многие предприятия устанавливают лимит выплат работникам за использование сотового телефона
. Обычно это делается примерно таким образом: организация оплачивает своим работникам служебную сотовую связь, при этом лимит в месяц на одного работника равен 1000 руб. Соответственно, в налоговом учете признаются расходы по факту получения услуг сотовой связи, но не более 1000 руб. в месяц на одного работника.
Давайте разберемся, насколько необходим такой вариант контроля, в чем его плюсы и минусы.
Чаще всего к установлению лимитов прибегают, если хотят избежать трудоемкого анализа произведенных переговоров. Однако Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 разъяснил, что для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
Иначе говоря, установление лимитов не позволит избежать пристального внимания и добиться смягчения требований налоговиков к наличию и составу детализаций.
Кроме того, возникают вопросы, касающиеся сумм превышения лимита.
Обратимся вновь к Письму Минфина России N 03-03-06/2/178, в котором указано, что превышение лимита подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. В свою очередь, сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в составе доходов.
Рассмотрим такую ситуацию: лимит оплаты работникам служебной сотовой связи на предприятии составляет 1200 руб. Расходы работника предприятия на ведение служебных переговоров составили 1700 руб., что подтверждается детализированным счетом. Работник должен внести сумму превышения лимита (500 руб.) в кассу предприятия, которое должно отразить это поступление в составе доходов, а сумму превышения - в составе расходов. Получится, что доход в сумме 500 руб. компенсируется расходом 500 руб., налогооблагаемая база налогоплательщика налога на прибыль в итоге не изменится.
Иная ситуация для тех, кто работает на УСН. Для них увеличение доходов в любом случае связано с увеличением налоговой нагрузки, так как при объекте налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" хозяйствующему субъекту в любом случае придется уплатить минимальный налог в размере 1% от доходов. Если же "упрощенец" применяет УСН с объектом налогообложения "доходы", то вообще вся сумма дохода будет облагаться единым налогом.
Заметим, что вряд ли работник будет с энтузиазмом компенсировать служебные расходы. Вероятнее всего, он начнет требовать пересмотра лимитов или отступления от них на основании имеющихся документов.
На наш взгляд, установление лимита, не решая имеющихся проблем, приводит лишь к появлению новых. Поэтому лимиты на связь целесообразно устанавливать лишь для внутреннего аналитического учета.
Нормы налогового законодательства (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) определяют, что уменьшают налогооблагаемую базу предприятия, применяющего УСН, почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходы на оплату услуг связи. Таким образом, расходы на сотовую связь при применении УСН будут приниматься при исчислении единого налога (Письмо Минфина России от 20.08.2010 N 03-11-06/2/133).
В то же время, так же как в налоговом учете, данные расходы принимаются при расчете единого налога при наличии документального обоснования факта их наличия и связи с производственным процессом. Соответственно, расходы на приобретение карт оплаты также будут приниматься при УСН (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2008 N Ф04-3897/2008(7290-А27-19)).
В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?
Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.
Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.
Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е. выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров. Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.
Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:
1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.
2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.
3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.
4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.
Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.
Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.
Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.
Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.
Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.
Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.
Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.
Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.
Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.
Рассмотрим случай на примере.
Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.
В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату. В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления. В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку
Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь
В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:
Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013
Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей - входной НДС на мобильную связь
Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей - входной НДС принят к вычету
Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:
Правила пользования служебными мобильными телефонам;
Перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.
Оба эти документа утверждаются руководителем.
Должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.
Договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.
Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.
Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.
Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты - это работодатель.
Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты. Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента. В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).
Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.
При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются. Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, голосовая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр. К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право. Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Вадим ШУСТОВ
Аудитор ООО «Элкод-Аудит»
Порядок признания расходов на оплату услуг связи для целей бухгалтерского учета определяется нормами ПБУ 10/99 «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).
Расходы, связанные с использованием услуг связи, (абонентская плата, ремонт телефонных аппаратов и т. п., независимо от вида телефонов (обычный, мобильный, пейджер)) признаются расходами по обычным видам деятельности и принимаются к учету в сумме, равной величине оплаты или величине кредиторской задолженности (п. 5, 6 ПБУ 10/99). Причем они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической оплаты (п.18 ПБУ 10/99).
Для признания таких затрат в качестве расходов по обычным видам деятельности необходимо подтвердить их производственную направленность. В качестве документального подтверждения используются счета оператора связи с указанием номеров абонентов, договоры, заключенные с деловыми партнерами с обязательным указанием номеров их телефонов, внутренние отчеты работников организации. Не помешает и издание организационно-распорядительного документа. В нем желательно указать фамилию, должность и обоснование производственной необходимости в использовании аппарата.Затраты услуг связи учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если же распорядительным документом установлена предельная сумма расходов, то сумма превышения лимита признается внереализационным расходом и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете расходы на оплату услуг связи для целей налогообложения признаются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для обоснования расходов вполне приемлемы документы, используемые и в бухгалтерском учете. Кроме того, необходим и счет-фактура, который позволит принять к вычету уплаченный НДС.
Приобретение мобильного телефона
Срок полезного использования мобильного телефона более 12 месяцев. Поскольку он:
Дебет 08 Кредит 60
- 8000 руб. – принят счет к оплате за мобильный телефон с SIM -картой;
Дебет 19 Кредит 60 - 1600 руб. – выделен НДС по мобильному телефону;Дебет 60 Кредит 51
- 9600 руб. – перечислены денежные средства за мобильный телефон в комплекте с SIM -картой;Дебет 01 Кредит 08
- 8000 руб. - мобильный телефон в комплекте с SIM -картой принят к учету в составе основных средств как единый объект; - 1600 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета; Дебет 26 Кредит 01 - 8000 руб. – списана на затраты стоимость мобильного телефона. В налоговом учете после подключения мобильного телефона его стоимость 8000 руб. включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. _____________________________________Конец примера 1.При передаче пользователю мобильных телефонов между оператором связи и пользователем подписывается двусторонний акт сдачи-приемки, в котором фиксируется сетевой номер, присвоенный каждому мобильному телефону, его серийный номер, а также указывается, какому номеру цифровой сети соответствует сетевой номер мобильного телефона.На каждый мобильный телефон оформляется «Инвентарная карточка учета основных средств» по форме № ОС-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).Иной учет SIM-карты
Впрочем, способ учета SIM-карты и мобильного телефона как единого инвентарного объекта нередко оказывается неудобным. При его использовании возникают сложности по отражению в бухгалтерском учете таких обыденных операций, как замена телефона или подключение уже имеющегося телефонного аппарата к другому оператору связи (замена SIM-карты). Более удобно отражать в учете мобильный телефон и SIM-карту как самостоятельные объекты.SIM-карта не может быть принята к учету в качестве объекта основных средств поскольку не имеет материально-вещественной структуры.Оплата выделения телефонного номера (стоимость SIM-карты), по сути, является оплатой услуг оператора связи по выделению телефонного номера. Как было сказано выше, расходы по оплате услуг связи относятся к расходам организации по обычным видам деятельности. В данном случае расходы по оплате услуг оператора осуществляются в течение всего срока действия договора на оказание услуг мобильной связи. Напомним, что затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов. При этом их списывают в порядке, установленном организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов». Учтенные на данном счете расходы на оплату услуг связи в течение срока действия договора ежемесячно равными долями списываются в дебет счета 26.Пример 2 Организация 1 апреля 2003 года приобрела отдельную SIM-карту для мобильного телефона. Стоимость карты составила 720 руб., в том числе НДС - 120 руб. Карта сразу же используется в аппарате. Установленные по приказу срок полезного использования карты – 24 месяца. В бухгалтерском учете в апреле производятся следующие записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 720 руб. – оплачена SIM -карта;Дебет 97 Кредит 60
- 600 руб. – стоимость SIM -карты отражена в составе расходов будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60 - 120 руб. – учтен НДС по SIM -карте; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 120 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета; Дебет 26 Кредит 97 - 25 руб. (600 руб. : 24 мес.) – часть стоимости SIM -карты отнесена на затраты. Последняя проводка будет производиться в течение двух лет. При исчислении налога на прибыль затраты по услугам связи в полном объеме учитываются в расходах текущего отчетного (налогового) периода. Поэтому сумма 600 руб. уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль при составлении декларации за I полугодие 2003 года. __________________________________Конец примера 2.В некоторых случаях при покупке и подключении мобильного телефона необходимо уплатить дополнительно определенную сумму. Причем ее назначением может быть как предварительная плата за будущие разговоры абонента, так и гарантийный взнос.Предварительная плата в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51 (71)
Отражена предварительная плата за будущие разговоры.Назначение гарантийного взноса несколько иное. Его наличие позволяет абоненту осуществлять разговоры в кредит. Если владелец мобильного телефона расторгает контракт с данным оператором, то ему возвращают взнос. Причем полная сумма возвращается только в случае, если за абонентом не имелось задолженности. Заплатив гарантийный взнос, организация также учитывает его на счете 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным». Одновременно она отражает перечисленную сумму за балансом по дебету счета 009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные». В случае возвращения взноса (списания в счет погашения задолженности) эта сумма списывается со счета 009.Пример 3 Организация в декабре 2002 года заключила договор с оператором сотовой связи. Договором предусмотрено внесение гарантийного взноса в сумме 1200 руб. В мае 2003 года договор расторгнут. Задолженности за услуги сотовой связи у организации на момент расторжения нет. Гарантийный взнос возвращен полностью.В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом.В декабре 2002 года:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
- 1200 руб. - уплачен гарантийный взнос;Дебет 009
1200 руб. - учтен выданный гарантийный взнос.В мае 2003 года:
Дебет 51 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
- 1200 руб. - возвращен гарантийный взнос;Расходы, связанные с подключением
По мнению автора, расходы по подключению мобильных телефонов также как и телефонов обычной проводной связи в бухгалтерском учете следует отражать в течение всего периода пользования связью по дебету счета 97. Такие расходы относятся на счета учета затрат равномерно в течение периода, установленного приказом руководителя организации. Это связано с тем, что на практике установить период использования мобильного телефона практически невозможно. Пример 4 Организация в апреле 2003 года заключила договор с оператором сотовой связи. В соответствии с договором предусмотрено, что стоимость подключения мобильного телефона составляет 750 руб., в том числе НДС – 125 руб. Оплата произведена перечислением. По приказу срок использования мобильного телефона - 25 месяцев. В налоговом учете по налогу на прибыль применяется метод начисления.В апреле 2003 года в бухгалтерском учете производятся следующие записи:Дебет 60 Кредит 51 - 750 руб. – перечислена оплата по договору за подключение мобильного телефона; Дебет 97 Кредит 60 - 625 руб. – отражены расходы по подключению мобильного телефона; Дебет 19 Кредит 60 - 125 руб. – учтен НДС по расходам по подключению мобильного телефона; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - 125 руб. – принят к вычету НДС; Дебет 26 Кредит 97 - 25 руб. (625 руб. : 25 мес.) – часть стоимости подключения телефона отнесена на общехозяйственные расходы. Последняя проводка осуществляется ежемесячно.При исчислении налога на прибыль учет данных расходов будет иным. Услуги по подключению телефона относятся к косвенным расходам. А таковые списываются в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода, т. е. в том отчетном периоде, в котором эти расходы возникают (п. 2 ст. 318 НК РФ).
При методе начисления датой осуществления расходов для услуг, работ производственного характера является дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг, работ (ст. 272 НК РФ). Поэтому расходы по подключению телефонов признаются полностью в периоде их осуществления (подписания акта выполненных работ по подключению телефонов) – в апреле 2003 года.
____________________________________
Конец примера 4
Аксессуары к мобильным телефонам
Помимо расходов на приобретение и подключение мобильных телефонов у организаций могут возникать затраты на покупку предметов, необходимых для эксплуатации данных телефонных аппаратов, например, чехлы, антенны, зарядные устройства, системы «hands free».Отражение данных расходов в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, используется ли каждый из этих предметов самостоятельно или же является неотъемлемой частью телефона. Так, чехлы не улучшают рабочие качества аппарата. Поэтому расходы на их приобретение в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
Дебет 10-9 Кредит 60
- оприходованы кожаные чехлы для мобильных телефонов; Дебет 26 Кредит 10-9 - списана стоимость кожаных чехлов для мобильных телефонов.В налоговом учете сумма расходов на приобретение чехлов будет признана в уменьшение полученных в данном отчетном периоде доходов как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. В случае приобретения антенны для сотового телефона происходит дооборудование основного средства, вследствие чего данный объект наделяется новыми функциями и качествами.Пример 5 Организацией были приобретены две антенны для мобильной связи на общую сумму 3100 руб., в том числе:Дебет 08 Кредит 60
2500 руб. (600 руб.) - отражены фактические затраты по приобретению антенн для первого (второго) мобильного телефона;
Дебет 01 Кредит 08
2500 руб. (600 руб.) - стоимость антенны учтена в первоначальной стоимости аппарата.В налоговом учете первоначальная стоимость каждого амортизируемого объекта также будет увеличена соответственно на 2500 руб. и 600 руб., т. е. на стоимость приобретенных антенн. Эти суммы будут учтены в начислениях амортизации в течение оставшегося срока их полезного использования (ст. 258 НК РФ).______________________________Конец примера 5.
Мобильный телефон принадлежит сотруднику
Довольно часто сотрудники самостоятельно приобретают мобильные телефоны. Они готовы пользоваться ими и при решении производственных вопросов, но при условии, что организация будет возмещать стоимость служебных разговоров.Если договор на абонентное обслуживание заключен физическим лицом (документы выписываются на него), то организация не сможет учесть компенсируемую часть в расходах при исчислении налога на прибыль. С этих сумм придется удержать налог на доходы физических лиц, даже если в трудовом договоре указана обязанность работодателя компенсировать расходы сотовой связи, связанные с производственным процессом. Налоговики будут классифицировать их как доходы, полученные сотрудником (п. 1 ст. 210 НК РФ). Сумму компенсации за налоговый период можно уменьшить на сумму не более 2000 руб., оформив ее как материальную помощь оказываемую работнику (п. 28 ст. 217 НК РФ).Сумма компенсации не будет учитываться в налогооблагаемой базе по ЕСН. Так как выплаты и вознаграждения, не учитываемые в расходах уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, не признаются объектом налогообложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).Если же организация намеревается все же компенсировать использование личного мобильного телефона сотрудником, то необходимо перезаключить договор с оператором сотовой связи на себя. В этом случае счета будут выставляться на организацию. С сотрудником же заключается договор безвозмездного пользования телефоном или договор аренды. В бухгалтерском учете такой аппарат учитывается на счете 001 «Арендованные основные средства». Пример 6 Организация оплачивает услуги оператора связи за разговоры сотрудника по мобильному телефону. В апреле 2003 года организация оплатила 2400 руб., в том числе НДС - 400 руб. Все разговоры за месяц были непроизводственными (мне кажется, стоит уточнить, каким образом это могло быть подтверждено).В бухгалтерском учете производятся следующие записи.
Дебет 60 Кредит 51
- 2400 руб. - оплачены разговоры по мобильному телефону;Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
2000 руб. (2400 – 400) – отражены расходы на оплату непроизводственных разговоров;
Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.
Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).
Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.
По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона - должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).
Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.
Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
Начисление НДФЛ
Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).
Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).
SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.
Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.
Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.
Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).
Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:
Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.
Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).
При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.
Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.
Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.
Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).
Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.
По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.
Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).
Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.
Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что«если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).
В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.
Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.
Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.
Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).
При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 1212-19). Исключение – суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.
Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?
В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.
Екатерина Петрова
Представить деятельность организации без использования услуг мобильной связи сегодня уже невозможно. Как учесть затраты на данные услуги в бухгалтерском и налоговом учете? Какие документы необходимы для того, чтобы подтвердить расходы? На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.
На основании пункта 5 ПБУ 10/99 оплата услуг связи относят к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99). Для контроля расходов на услуги связи необходимо установить лимит телефонных переговоров, утверждаемый приказом руководителя. Стоимость личных переговоров удерживается из зарплаты сотрудников.
Пример:
За август 2008 года получен счет от оператора связи на сумму 3000 рублей, в том числе НДС 457,63 рубля. При этом стоимость личных переговоров составила 500 рублей, в том числе НДС 76,27 рубля. В бухучете данные операции отражают так:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 60
- 2118,64 руб. ((3000-500)/118*100) - отражены расходы по услугам связи, осуществленные в производственных целях;
Дебет 60 Кредит 51
3000 руб. -оплачены услуги связи;
Дебет 19 Кредит 60
381,36 руб.(457,63-76,27) -отражен НДС за услуги связи;
Дебет 68 Кредит 19
381,36 руб. -принят НДС к вычету по услугам связи;
Дебет 90 Кредит 20,25,26,44
2118,64 руб. - списаны на себестоимость услуги связи
Дебет 73 Кредит 60
500 руб. - отражена задолженность сотрудников перед работодателем за личные переговоры со служебных сотовых телефонов;
Дебет 70 Кредит 73
500 руб.- удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров.
Оплата услуг связи в налоговом учете относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Стоит отметить, что ни Налоговый кодекс, ни другие нормативные акты не содержат перечень документов необходимых для подтверждения расходов на переговоры по мобильным телефонам. А вот официальные органы несколько раз давали разъяснения по данному вопросу. Так в письме Минфина России от 27.08.06 № 03-03-04/3/15 и в письме УФНС России по г. Москве от 20.09.06 № 20-12/83834.1 говорится, что для подтверждения затрат на услуги связи необходимо иметь:
Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым для исполнения своих обязанностей необходимо использование сотовой связи;
Договор с оператором на оказание услуг связи;
Детализированные счета оператора связи.
Необходимость использования сотовых телефонов можно закрепить в должностных инструкциях, указав, например, что у работника разъездной характер работы и ему необходимо поддерживать оперативную связь с деловыми партнерами, а также со своим руководством.
Детализированные счета. На сегодняшний день множество вопросов вызывает то, насколько детализированными должны быть счета. Арбитражная практика по этому вопросу достаточно противоречивая. Например, в постановление ФАС Уральского округа от 26.12.05 № Ф09-2102/05-С2 суд отказал в признании расходов на сотовую связь. Дело в том, что компания не представила детализированные счета оператора и тем самым не доказала экономическую обоснованность расходов.
При этом большинство судебных решений вынесено в пользу организаций. В них говорится о том, что детализированные счета не нужны. Так в постановление ФАС Московского округа от 07.02.07, 09.02.07 № КА-А40/113-07 пришел к выводу, что переговоры не должны быть обязательно расшифрованы. Ведь подобных требований нет ни в Налоговом кодексе, ни в нормативных актах о связи, ни в законодательство РФ о бухгалтерском учете. То есть расходы при расчете налога на прибыль можно учесть, даже если у компании отсутствуют детализированные счета, выставленные оператором связи (постановление ФАС Московского округа от 16.07.07, 19.07.07 № КА-А40/5441-07 и ФАС Северо-Западного округа от 27.06.07 по делу № А42-5778/2006). Но в этом случае компании скорее всего придется отстаивать свою позицию в суде.
Безлимитный тариф. Если у работника безлимитный тариф, то расходы на него учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей. Об этом сказано в письме Минфина России от 13.10.06 № 03-03-04/2/217. Лимит утверждается приказом руководителя.
Стоимость звонков сверх установленных лимитов не учитывается в составе расходов и тем самым не уменьшает налогооблагаемую прибыль, даже, если звонки были совершенны в производственных целях. Если же организация решит учесть стоимость таких звонков, то претензий со стороны налоговых органов не избежать.
Если сотрудник делал звонки в нерабочее время, но в производственных целях, то такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Есть судебные решения, подтверждающие данный подход. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 по делу № А05-692/2007 суд указал, что телефонные переговоры по окончании рабочего времени не свидетельствует о непроизводственном характере и могут быть учтены в качестве прочих расходов, связанных с реализацией. Аналогичные выводы содержит и постановление ФАС Московского округа от 31.05.06 № КА-А41/4511-06.
Производственный характер телефонных переговоров может быть подтвержден, например, списком контрагентов с указанием их номеров телефонов, утвержденный руководителем предприятия, отчетом сотрудника о звонках служебного характера с указанием предприятий, с которыми он связывался по мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т.д.).
Личный телефон сотрудника. Если сотрудник использует на работе собственный сотовый телефон, то организация выплачивает работнику компенсацию и возмещает расходы по оплате услуг связи (ст. 188 ТК РФ). Для этого с сотрудником необходимо заключить договор аренды и указать в нем размер компенсации за пользование его телефоном. Приказом руководителя должен быть установлен лимит возмещения расходов по оплате услуг связи.
Чтобы у налоговых органов не возникло к организации претензий, ей необходимо иметь:
Копию договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и сотовой компанией;
Документы (оригиналы или копии), подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный счет выписанный на имя работника);
Отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону.
Компенсационные выплаты за использование личного телефона НДФЛ и ЕСН не облагаются (абз. 7 пп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43). Но если компенсация, выплаченная сотруднику за использование личного телефона, превышает сумму, указанную в договоре аренды, то «сверхлимитные» выплаты облагаются НДФЛ и ЕСН.
