Средний заработок сотрудника – основной показатель, необходимый при расчете суммы отпускных. Нужно разбираться в специфике расчета данного показателя: какие дни следует учитывать в расчете, а какие – нет, как влияет на расчет изменение оклада и сумма выплаченных премий, как рассчитать средний заработок сотруднику, который принят на работу в текущем месяце, и много другое. В статье расскажем про расчет среднего заработка для отпускных, дадим примеры с объяснениями.
Согласно законодательству, расчет суммы отпускных для выплаты работнику осуществляется на основании показателя среднедневного заработка. Если сотрудник присутствовал на работе в течение всего расчетного периода, то размер среднего заработка для него определяется в общем порядке:
СрДнЗ = СрГодЗ / 12 / 29,3
Теперь подробно поговорим о том, как определить каждый из вышеуказанных показателей.
Пример №1. Главный механик ООО «Мост Сервис» Кубиков В.Л. написал заявление на отпуск с 12 по 23 апреля 2017. Оклад Кубикова составляет 42.400 руб. 01.12.16 Кубиков переведен на производство с вредными условиями труда, в связи с чем с декабря 2016 Кубиков получает ежемесячную выплату 2.705 руб.
Для расчета отпускных Кубикову бухгалтер «Мост Сервис»:
При расчете отпускных Кубикову бухгалтер «Мост Сервис» учитывал показатель среднедневного заработка – 1.477 руб.
Для определения расчетного периода руководствуйтесь положениями, утвержденными постановлением Правительства №922. Согласно документу, при расчете Вам не следует учитывать:
Для определения среднего заработка сотрудника, у которого есть исключаемые дни, действуйте согласно алгоритму:
Шаг 1. Подсчитайте количество месяцев, которые сотрудник отработал полностью (нет исключаемых дней), после чего определите число календарных дней в этих месяцах:
КолДн 1 = ЧислМес * 29,3
Шаг 2. Определите число календарных дней в месяцах, в которых есть исключаемые периоды. Если в течение года у работника были исключаемые дни в нескольких месяцах, то расчет по каждому месяцу Вас необходимо проводить отдельно. Формула для расчета данного показателя выглядит так:
КолДн 2 = 29,3 / (ДнМес *ДнПр)
Шаг 3. Вычислите среднедневной заработок по формуле:
СрДнЗ = СрГодЗ / (КолДн 1 + КолДн 2)
Пример №2. Старший инженер АО «КранСрой» Кириллов Д.В. оформил заявление на отпуск с 12.04.17 по 28.04.17. Оклад Кириллова – 51.412 руб., годовой доход – 616.944 руб. Бухгалтер «КранСтрой» определил расчетный период – 01.03.16 – 31.03.17. В течение данного периода Кириллов:
Бухгалтер «КранСтрой» рассчитал сумму отпускных для Кириллова по такой схеме:
КолДнноябрь 2016 = 29,3 / (30 * 24) = 23,33
КолДнфевраль 2017 = 29,3 / (28 * 19) = 19,88
СрДнЗ = 616.944 руб. / (293 дн. + 23,33 дн. + 19,88 дн.) = 1.835 руб.
Законодательство предусматривает, что при определении среднего заработка следует учитывать выплаченные сотрудником премии. При учете премий принимайте во внимание следующие правила:
Часто у бухгалтеров возникает вопрос: как рассчитать средний заработок, если у работника в течение года изменилась зарплата. При изменении тарифной ставки или размера денежного вознаграждения работника пересчитайте размер среднедневного заработка с учетом повышающего коэффициента. Показатель коэффициента определите так:
Коэфф = ОклНов / ОклСт
При расчете коэффициента также учитывайте премии и надбавки, выплаченные работнику в рамках системы оплаты труда и/или предусмотренные внутренними нормативными документами компании.
Пример №3. Кладовщик ООО «Мебель Нова» Серафимов К.Л. оформил отпуск с 07.09.17 по 24.09.17. Расчетный период для Серафимова – 01.08.16 – 31.08.17. При этом:
При расчете коэффициента для индексации среднего заработка Серафимова, бухгалтер «Мебель Нова» определил сумму дохода (оклад + премия) за весь период:
Определил повышающий коэффициент для Серафимова:
184.800 руб. / 165.660 руб. = 1,12.
При расчете отпускных Серафимова, бухгалтер «Мебель Нова» проиндексировал средний заработок на коэффициент 1,12.
Ниже мы рассмотрим основные ошибки, которые возникают у бухгалтеров при расчете среднего заработка для отпускных.
Ошибка №1. Порядок применения коэффициента перерасчета.
Сотрудник ООО «Азия» Филиппенко К.В. оформил отпуск с 05.11.16 по 18.11.16. Расчетный период для Филиппенко – 01.10.15 – 31.10.16. С 01.07.16 Филиппенко была повышена зарплата в индивидуальном порядке, оклад других сотрудников ООО «Азия» остался прежним. Бухгалтер ООО «Азия» рассчитала повышающий коэффициент изменения оклада и проиндексировала средний заработок Филиппенко.
Бухгалтер «Азии» рассчитал средний заработок Филиппенко некорректно. Повышающий коэффициент применяется только тогда, когда был повышен оклад всем сотрудникам организации, поэтому индексировать средний заработок в данном случае не нужно было.
Ошибка №2. Учет ежемесячных премий.
Старшему наладчику цеха №5 АО «ГлавСтрой» Степанову В.Т. в течение расчетного периода начислены ежемесячные премии за выполнение производственного плана (итого 12 премий), а также 13-я премия за выполнение того же показателя. При расчете среднего заработка для отпускных Степанова бухгалтер «ГлавСтрой» учет все 13 премий.
Бухгалтер «ГлавСтрой» рассчитал средний заработок Степанова некорректно. Так как все премии выплачены за один и тот же показатель, то их можно учитывать не более одной в месяц, то есть не более 12 в течение расчетного периода.
Ошибка №3. Расчет заработка за период, состоящий из исключаемых дней
Сотрудник ООО «База» Федорцов К.Т. принят на работу 01.08.2017 с окладом 31.720 руб. В этот же день Федорцов отправлен в командировке, в которой находился до 30.09.17. В октябре 2017 Федорцов подал заявление на отпуск, но отпускные ему выплачены не были – бухгалтер «Базы» сослался на то, что рассчитать средний заработок нельзя, так как расчетный период состоит только из исключаемых дней.
31.720 руб. / 29,3 = 1.082 руб.
Вопрос №1. Сотрудник ООО «Сокол» Кондратенко принят на работу 12.06.17. В этом же месяце (29.06.17) Кондратенко оформил отпуск. Как бухгалтеру «Сокола» рассчитать отпускные?
Бухгалтеру «Сокола» следует определять средний заработок по тем дням, которые были отработаны Кондратенко в мае (с 12.06.19 по 28.06.17). Для этого нужно использовать формулу:
СрЗар = Оклад / 22 дня * 11 дней,
Вопрос №2. По итогам І полугодия 2016 всем сотрудникам АО «Колос» пересмотрены оклады в сторону понижения (коэффициент 0,98). Следует ли учитывать данный коэффициент при расчете отпускных?
Согласно законодательству, коэффициент применятся только в случае повышения оклада всем сотрудникам. Так как тарифная ставка сотрудникам «Колоса» была понижена, то коэффициент 0,98 применять для расчета среднего заработка не нужно. Аналогичное правило действует при компенсации уменьшения оклада ежемесячными премиями.
Вопрос №3. Сотрудник АО «Янтарь» Томов Н.Г. оформил отпуск с 18.09.17 по 29.09.17. Расчетный период для Томова – 01.08.16 – 31.08.16. С 15.09.17 Томову был повышен оклад в рамках пересмотра заплат по всей организации. Корректирующий коэффициент повышения для Томова составляет 1,15. Нужно ли его учитывать при расчете отпускных?
В данном случае оклад Томова изменился по окончании расчетного периода, но до момента наступления отпуска. Поэтому при расчете отпускных бухгалтеру «Янтаря» следует произвести индексацию заработка Томова на показатель 1,15.
2019 год внес изменения в порядок расчета отпускной компенсации сотрудникам компаний. Работающие граждане РФ должны знать об этом. Кроме того, данные изменения в законодательстве касаются напрямую и бухгалтеров.
Рассмотрим, что же изменилось в расчете отпускных к 2019 году, а также определим, как рассчитать выплату за отпуск.
Официально выплата денежных средств положена всем работникам, которые отправляются в отпуск. Изменения могут произойти из-за того, что в течени года может быть больше праздничных дней. Именно от них зависит общая сумма отпускных.
Основной закон, контролирующий расчет, - положение под номером 922, утвержденное Правительством РФ.
При всех ситуациях, перечисленных выше, будет считаться отработанное время и общий заработок.
При расчете денежного вознаграждения во время отдыха будут учитывать сведения о:
Все премии и надбавки, которые можно выплатить работнику, будет утверждать руководитель, директор компании. Обычно бухгалтер подает расчет, в котором описывает всевозможные доплаты и общую сумму отпускных. Какую учитывать - выбирает работодатель.
Заметьте, что квартальные премии будут начислены только в том случае, если в момент их расчета следует расчетный период.
Чтобы определить средний заработок за 1 день, необходимо воспользоваться такой формулой:
Ей можно воспользоваться при полном отработанном месяце.
За 2018 год гражданка Иванова заработала 120 тысяч рублей (СЗ). К этой сумме вы можете добавить все премии, которые получали за год.
Рассчитывая средний заработок выплаты в 2018 году, было решено учитывать коэффициент, равный 29,3.
Показатель необходим, чтобы знать, каково среднее количество дней в месяце, и рассчитывать правильно среднедневной заработок, а затем и размер выплаты отпускных.
1. Когда специалист отработал полный год
При таких обстоятельствах порядок расчета будет таким:
2. Если расчетный период составляет неполный месяц или год
Это наиболее частая ситуация, так как сотрудники могут попроситься уйти на отдых ранее отработанного года.
Следуйте такой инструкции:
Гражданка Иванова трудилась в компании неполный год – 9 месяцев. Бухгалтер приняла ее заявление и начала рассчитывать отпускные:
3. Когда отпуск гражданин не использовал
Каждый работник может рассчитывать на компенсацию за отдых, которым не воспользовался. При увольнении или во время продолжения работы расчет будет одинаковым.
Чтобы определить размер компенсации, следует воспользоваться инструкцией, указанной в случае неполного расчетного периода. Но в схеме меняется только один последний пункт – СДЗ умножается на число дней общего вашего периода отдыха.
Итак, выбрав нужную цифру из таблицы, вы сможете подставить ее в ту же формулу расчета.
4. При учете полученных премиальных выплат
Начнем сразу с примера: Гражданка Сидорова отработала полностью год – с февраля 2016 по март 2017 года. Ее положенный отпуск составляет 28 дней. Годовой доход Сидоровой – 150 тыс.руб. В декабре 2016 года ей была выплачена премия в 12 тыс.руб.
Для расчета выплаты за отпуск вместе с премиальными выплатами следуем такой схеме:
Годовой заработок + премия / 12 / 29,3 x 28
Получается, что Сидоровой выплатят отпускные в размере: 150 тыс.руб. + 12 тыс.руб. / 12 /29,3 x 28 = 12 901 руб.
Если бы гражданка Сидорова отработала неполный год, например, уходила на больничный, то премия рассчитывалась бы по такой формуле:
Заметьте, что квартальные, ежемесячные премии учитываются полностью. А вот годовая, отчетная премия, может подлежать корректировке. Например, если будет выплачена после отпуска.
Вид премии |
Время начисления, только расчетный период |
Разовые поощрения, которые выплачиваются по системе ОТ. |
Учитываются все. |
Доплаты 1 раз в месяц. |
Учитываются все. Но 1 доплата равна 1 месяцу. За один и тот же календарный месяц не может быть учтено 2 доплаты. |
Выплаты, положенные 1 раз в квартал, 1 раз в полгода. |
Учитываются все. Бухгалтер может их разделить на части, выплачивая сотруднику их ежемесячно, но считаться будет вся сумма. |
Премии, положенные 1 раз в год, либо за выслугу лет. |
Учитываются те, которые будут начислены за год, который будет предшествовать отпуску. |
Теперь вы можете подставить необходимые числа в формулу и подсчитать свои премиальные и отпускные выплаты.
5. При повышении, но без премий
При таком порядке расчета отпускных вы должны, прежде всего, знать коэффициент индексации. Он рассчитывается так:
Гражданин Федоров отработал в компании «Ромашка» с апреля 2016 по апрель 2017 года. Уже подписан приказ, что он отправится в отпуск с 15 апреля 2017 года на 28 дней. Период гражданин отработал полностью, без уходов на больничный. Оклад специалиста малого звена составлял 15 тыс.руб. Спустя 6 месяцев, то есть в сентябре 2016 года Федорова повысили. Его оклад стал составлять 25 тыс.руб.
1) За апрель-сентябрь 2016 года доход составил 90 тыс.руб. Первоначальный оклад (15 тыс.руб.) следует умножить на число месяцев, которые были отработаны.
2) За октябрь-март 2017 года доход Федорова составил 240 тыс.руб. Оклад, который был повышен, следует умножить на полученный коэффициент и количество месяцев: 25 000 x 1,6 x 6.
6. При повышении и возможных премиальных
Определение размера отпускных будет рассчитано по общей формуле, но изменится только коэффициент.
Расчет отпускных при неполном отработанном месяце может исчисляться по-разному в зависимости от длительности работы сотрудника с момента заключения трудового договора. Изучим специфику этого расчета подробнее.
В практике работы кадровых служб российских предприятий распространены 3 сценария расчета отпускных:
1. Когда сотрудник выходит в оплачиваемый отпуск, отработав к тому моменту на своего работодателя менее 1 года. Осуществляется расчет отпускных за неполный год работы.
2. Когда человек выходит в отпуск, отработав к тому моменту период, в составе которого есть как минимум 1 неполный месяц и 1 полный.
Указанные 2 сценария, очевидно, могут сочетаться друг с другом. Поэтому схема исчисления отпускных в них схожая.
3. Когда сотрудник выходит в отпуск, отработав к тому моменту менее 1 месяца у работодателя.
Здесь схема расчета отпускных будет несколько иной.
Изучим подробнее специфику расчета отпускных выплат по каждому из приведенных сценариев.
В первых двух сценариях отпускные считаются по формуле:
ВО = (ТВ / РД) × ДО,
ВО — величина отпускных;
ТВ — все трудовые выплаты за расчетный период (от подписания трудового договора до выхода в отпуск — в первом сценарии, 12 месяцев — допустимый вариант при втором сценарии);
РД — условное количество дней, приходящихся на отработанные в расчетном периоде дни;
ДО — длительность отпуска в днях.
Показатель РД вычисляется по формуле:
РД = 29,3 × МЕС + ОД / ДНМ × 29,3 × КНМ,
МЕС — количество полных отработанных месяцев (в расчетном периоде);
ОД — количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в неполных месяцах;
ДНМ — количество календарных дней в неполных месяцах;
КНМ — количество неполных месяцев.
Показатель ОД считается по формуле:
ОД = КМ × ДТК / 12 - ПО,
КМ — количество полных месяцев работы в расчетном периоде;
ДТК — количество дней отпуска за полный год работы по ТК РФ;
ПО — количество использованных дней отпуска с момента заключения трудового договора.
Показатель КМ включает только те месяцы, в которых отработано больше 15 дней (п. 35 Правил об отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169). Если показатель ОД не равен целому числу, то округлять его следует в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17).
Закрепленная в п. 35 Правил норма предопределяет особенности расчета отпуска в третьем сценарии: когда человек берет отпуск, не отработав полного месяца в компании (это теоретически возможно при согласии работодателя), или выходит в отпуск с последующим увольнением (либо получает компенсацию за неиспользованный отпуск).
В соответствии с указанной нормой человек, отработавший в фирме менее половины месяца, в рассматриваемом сценарии не имеет права на оплачиваемый отпуск. За половину месяца следует считать 15 календарных дней (п. 4 Правил). Если сотрудник проработал в фирме более 15 дней, то он имеет право на отпуск, длительность (ОД) которого рассчитывается так:
ОД = 1 × 28 / 12 = 2,33 дня.
Округляем в пользу работника, получается 3 дня.
Пример:
За все дни работы до отпуска сотруднику выплачено 30 000 руб. На отработанный период приходится 20 календарных дней — с 1 по 20 июня 2017 года.
Расчетная длительность работы (РД) составит:
РД = (20 / 30) × 29,3 = 19,5 дней.
Осуществляем расчет отпускных за неполный месяц (ВО):
ВО = (30 000 / 19,5) × 3 = 4615 руб. 38 коп.
Если отпускные рассчитываются за период, в составе которого есть неполный месяц (один или несколько), то расчетное количество рабочих дней при исчислении выплаты считается отдельно для полных месяцев и неполных (одного или нескольких). Если человек с момента заключения трудового договора проработал в фирме менее 1 месяца и выходит в отпуск, то отпускные ему полагаются только при условии, что он отработал более 15 дней.
Узнать больше о расчетах при оформлении отпусков вы можете в статьях:
При расчете среднего заработка выплаты отпускных в 2016 году или компенсации за неиспользованный сотрудником отпуск нужно использовать коэффициент 29,3 (среднее количество дней в календарном месяце). Этот новый коэффициент для расчета отпускных действует в 2016 году. Показатель изменился в связи с тем, что праздников стало больше
Чтобы определить сумму отпускных, нужно вычислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска.
Расчетным периодом считаются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Например, работник ушел в отпуск в мае 2016 года. Значит, расчетным периодом будут месяцы май 2015 года - апрель 2016 года. И зарплата за этот период учитывается при расчете отпускных в 2016 году.
Если этот период отработан полностью, средний дневной заработок определяйте по формуле:
При определении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, и т. д.). А вот выплаты социального характера и иные доходы работников, не относящиеся к оплате труда, в расчет не входят (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.). Перечень выплат, которые учитываются при исчислении среднего заработка, приведен в пункте 2 Положения.
В пункте 5 Положения указано время, которое вы должны исключить из расчетного периода. Это все периоды, за которые сотруднику начислялась оплата труда исходя из среднего заработка. А именно: время болезни, отпуска, служебной командировки и др. Суммы, начисленные за это время, также исключите из расчета.
Пример расчета отпускных, если расчетный период отработан полностью
ООО «Центр управления финансами» применяет УСН. И.П. Коновалова работает в организации на должности офис-менеджера. С 6 июля 2016 года она ушла в отпуск на 14 календарных дней.
Определим сумму отпускных, если известно, что:
Июль 2015 года - июнь 2016 года отработаны полностью;
всего за указанный период начислено 394 000 руб., из них 24 000 руб. составляет стоимость обучения, 25 000 руб. - плата за лечение.
Так как И.П. Коновалова уходит в отпуск 6 июля, в среднедневном заработке следует учитывать выплаты за 12 прошедших календарных месяцев, то есть с июля 2015 года по июнь 2016 года. Суммы, не относящиеся к оплате труда, в расчет не принимаются. В данном случае это стоимость обучения и лечения. Таким образом, учитываемые начисления составляют 345 000 руб. (394 000 руб. – 24 000 руб. – 25 000 руб.). Среднедневной заработок равен 981,22 руб./дн. (345 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.), а отпускные - 13 737,2 руб. (981,22 руб./дн. x 14 дн.).
В случае, когда расчетный период отработан не полностью, отпускные в 2016 году рассчитывайте следующим образом.
1. Определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах по формуле:
2. Исчислите количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью:
Если месяцев, в которых сотрудник отсутствовал на рабочем месте, несколько, то количество календарных дней нужно определить по каждому из них. Полученные результаты сложите и округлите до двух знаков после запятой.
3. Рассчитайте общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка так:
4.Определите сумму среднедневного заработка по формуле:
Отметим, что учитываемые в среднем заработке выплаты, а также те суммы, которые исключаются из расчета, перечислены в пунктах 2 и 3 Положения.
5. Исчислите сумму отпускных следующим образом:
Пример расчета отпускных, если расчетный период отработан не полностью:
Н.В. Птичкина работает в ООО «Центр управления финансами», применяющем УСН. С 21 мая 2016 года она ушла в отпуск на 14 дней. Расчетный период для начисления отпускных с 1 мая 2015 года по 30 апреля 2016 года.
В июле 2015 года ей предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней, а в декабре 2015 года Птичкина 10 дней болела. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Н.В. Птичкиной составили 360 200 руб., из них отпускные - 26 700 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 8300 руб. Рассчитаем сумму отпускных, полагающихся Н.В. Птичкиной.
Всего Н.В. Птичкина полностью отработала 10 месяцев из 12, а также три календарных дня в июле 2015 года и 21 календарный день в декабре 2015 года.
Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 293 дня (10 мес. х 29,3). Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в июле 2015 года, составило 2,83 дня (29,3: 31 дн. х 3 дн.), а в декабре 2015 года - 19,85 дня (29,3: 31 дн. х 21 дн.). Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 315,68 дней (293 дн. + 2,83 дн. + 19,85 дн.).
В учитываемую сумму выплат не входят средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности, поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из суммы 325 200 руб. (360 200 руб. – 26 700 руб. – 8300 руб.). Средний дневной заработок Н.В. Птичкиной равен 1029,52 руб. (325 200 руб. : 315,68 дн.), а отпускные ей следует начислить в сумме 14 413,33 руб. (1029,52 руб. х 14 дн.).
Наиболее распространенный способ поощрения сотрудников - выплата премии. Учесть их при расчете среднего заработка можно, если выполнены общие условия, установленные пунктом 2 Положения. А именно: премия должна быть предусмотрена системой оплаты труда (например, прописана в положении о премировании) и начислена в расчетном периоде. Такое разъяснение содержится в письме Минтруда России № 1139-21.
Однако поскольку премия может охватывать разные по продолжительности периоды времени (ежемесячная, за квартал, год и т. п.), то при включении их в расчет среднего заработка нужно учитывать нюансы, прописанные в пункте 15 Положения.
Так, ежемесячные премии можно включить в расчет, если время, за которое они начислены, входит в расчетный период. И если за одни и те же показатели по итогам месяца начисляется несколько премий, в расчете среднего заработка можно включить только одну. Какую именно - решает работодатель и прописывает этот момент в положении о премировании или в отдельном приказе руководителя. Например, это может быть наибольшая по сумме премия.
Такой же порядок учета действует в ситуации, когда за расчетный период, равный 12 месяцев, за один и тот же показатель сотруднику начислены 13 ежемесячных премий. Учесть получиться только 12 из них.
Квартальные премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются в полной сумме, если время, за которое они начислены, полностью входит в расчетный период. А если нет, то нужно учитывать одну месячную часть такой премии за каждый месяц расчетного периода.
Годовая премия за предшествующий отпуску календарный год учитывается полностью, независимо от времени, когда она начислена. Главное, чтобы такая премия относилась к календарному году, предшествующему отпуску. А как быть, если годовая премия начислена уже после того, как сотрудник отгулял отпуск? В этом случае средний заработок, исходя из которого начислялись отпускные, нужно пересчитать, включить в него годовую премию, а разницу выплатить работнику. Это подтверждает и Роструд в письме № 1253-6-1.
Пример расчета отпускных с учетом годовой премии:
П.В. Попов работает водителем в ООО «Центр управления финансами», применяющем УСН. С 10 января 2016 года ему предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (январь - декабрь 2015 года) отработан полностью. Заработная плата работника, учитываемая при расчете среднего заработка, составила 324 000 руб. В марте 2016 года работнику выплачена премия по итогам работы за 2015 год в сумме 10 000 руб. Определим сумму отпускных и сумму доплаты, положенную работнику.
Сумма отпускных, начисленная до начала отпуска, составляет 25 802,04 руб. (324 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. х 28 дн.). Поскольку годовая премия за 2015 год начислена после выплаты отпускных, сумма среднего заработка должна быть пересчитана. Конечная сумма отпускных равна 26 598,4 руб. [(324 000 руб. + 10 000 руб.) : 12 мес. : 29,3 дн. х 28 дн.]. Соответственно, после начисления годовой премии П.В. Попову следует доплатить 796,36 руб. (26 598,4 руб. – 25 802,04 руб.), удержав при этом НДФЛ.
Может возникнуть вопрос - а нужно ли как-то корректировать премии в целях расчета отпускных, если расчетный период сотрудником отработан не полностью или из него исключалось время, за которое начисляется средний заработок? Ответ следующий: премии, начисленные за фактически отработанное время (ежемесячные, ежеквартальные и др.), корректировать не нужно. Остальные премии - например, вознаграждение по итогам работы за год - нужно учитывать пропорционально отработанному времени в расчетном периоде (п. 5 Положения).
Если же сотрудник проработал неполный рабочий период, и премия ему сразу была начислена пропорционально этому времени, то ее нужно учитывать в полном объеме, не корректировать. Для наглядности правила учета премий при определении среднего заработка мы привели в таблице.
Как учитывать премии при расчете отпускных:
Вид премии |
Время начисления |
||
---|---|---|---|
В расчетном периоде |
За пределами расчетного периода |
||
Разовые премии, выплата которых предусмотрена системой оплаты труда |
Учитываются полностью |
Не учитываются |
|
Ежемесячные премии |
Учитываются полностью, но не более одной в месяце за одни и те же показатели |
||
Квартальные, полугодовые и иные премии за период работы, превышающий один месяц (кроме годовых премий) |
Премии, начисленные за период, не превышающий расчетный, учитываются полностью. В противном случае премию нужно учитывать в пределах месячной части за каждый месяц расчетного периода |
||
Годовые премии, премии за выслугу лет (стаж работы) и иные премии по итогам работы за год |
Учитываются полностью, если начислены за календарный год, предшествующий отпуску. При этом время начисления не важно |
Пример расчета отпускных, когда работник получал ежемесячные и квартальные премии:
А.Н. Володина работает дизайнером в ООО «Центр управления финансами», применяющем УСН. В марте 2016 года ей была начислена премия за I квартал - 7000 руб., а в апреле 2016 года - премия за апрель в сумме 3000 руб. Премии выданы согласно положению о премировании.
С 14 мая 2016 года дизайнер уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период (с 1 мая 2015 года по 30 апреля 2016 года) отработан не полностью, поскольку в марте 2015 года сотрудница 5 рабочих дней болела. За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу А.Н. Володиной без учета премий составили 270 400 руб., из них выплаты по листку нетрудоспособности - 3700 руб. Рассчитаем сумму отпускных, полагающихся А.Н. Володиной.
А.Н. Володина из 12 месяцев полностью отработала 11, а также 26 дней в марте 2016 года. Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 322,3 дня (11 мес. х 29,3). Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в марте, составило 24,57 дня (29,3: 31 дн. х 26 дн.). Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 346,87 дней (322,3 дн. + 24,57 дн.).
Апрель 2016 года входит в расчетный период, значит, при расчете отпускных можно учесть всю начисленную в этом месяце премию - 3000 руб.
А вот квартальную премию необходимо пересчитать, поскольку I квартал 2015 года бы отработан не полностью (5 рабочих дней болезни). А премия начислена без учета отработанного времени. Сумма премии, которая увеличит средний заработок, составит 6363,64 руб. (7000 руб. : 55 раб. дн. х 50 раб. дн.). В учитываемую сумму выплат не входит пособие по временной нетрудоспособности, следовательно, отпускные нужно рассчитывать исходя из 276 063,64 руб. (270 400 руб. – 3700 руб. + 3000 руб. + 6363,64 руб.). Средний дневной заработок А.Н. Володиной равен 795,87 руб. (276 063,64 руб. : 346,87 дн.). Отпускные следует начислить в сумме 11 142,18 руб. (795,87 руб. х 14 дн.).
При поощрении одного, нескольких работников или отдела средний заработок рассчитывайте исходя из реально начисленных сумм без каких-либо поправок. А вот в случае, когда оклады и тарифные ставки повышались абсолютно всем работникам организации, начисленные до повышения выплаты придется увеличить. Как именно, сказано в пункте 16 Положения.
Если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде до изменения окладов, умножьте на специальный коэффициент.
Если повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска, откорректируйте средний заработок, исчисленный за расчетный период.
Если повышение произошло во время отпуска, повысьте часть отпускных со дня повышения зарплаты до окончания отпуска.
Повышающий коэффициент рассчитывайте по формуле:
Если оклады повышались единожды, то рассчитать коэффициент индексации достаточно просто. Другое дело, когда оклады менялись в большую сторону несколько раз. В этом случае вам придется оклад, установленный после последнего повышения, делить на оклад, действовавший в каждом из месяцев расчетного периода.
Пример расчета отпускных при повышении окладов в течение расчетного периода:
Работник ООО «Центр управления финансами», применяющего УСН, К.П. Северов уходит в отпуск с 10 мая 2016 на 14 календарных дней. Расчетный период с мая 2015 года по апрель 2016 года отработан полностью. Оклад сотрудника - 25 000 руб. в месяц, дополнительных ежемесячных выплат нет. За расчетный период Северову дважды повышался оклад: в сентябре 2015 года до 28 000 руб. и в феврале 2016 года до 30 000 руб. Повышения проводилось в целом по организации. В какой сумме работнику следует начислить отпускные?
Определим коэффициент повышения. Последнее повышение окладов в организации произошло в феврале 2016 года. Поэтому размер оклада, установленного работнику в этом месяце, равный 30 000 руб., нужно разделить на величину его оклада в других месяцах расчетного периода.
Коэффициент повышения равен:
С мая по август 2015 года - 1,2 (30 000 руб. : 25 000 руб.);
с сентября 2015 года по январь 2016 года - 1,07 (30 000 руб. : 28 000 руб.).
С помощью коэффициентов проиндексируем выплаты, начисленные работнику в расчетном периоде.
В расчет войдут следующие суммы:
За май-август 2015 года - 120 000 руб. (25 000 руб. х 1,2 х 4 мес.);
за сентябрь 2015 года - январь 2016 года - 149 800 руб. (28 000 руб. х 1,07 х 5 мес.);
за февраль-апрель 2016 года - 90 000 руб. (30 000 руб. х 3 мес.).
Сумма заработной платы за расчетный период, включаемой в расчет для исчисления отпускных, итого равна 359 800 руб. (120 000 руб. + 149 800 руб. + 90 000 руб.). Средний дневной заработок К.П. Северова составит 1023,32 руб. (359 800 руб. : 12 мес. : 29,3). Отпускные следует начислить в сумме 14 326,5 руб. (1023,32 руб. х 14 дн.).
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда вместе с повышением зарплаты меняется перечень и размер ежемесячных выплат к ней. Речь идет о доплатах, надбавках и прочих выплатах, рассчитываемых от оклада.
В этом случае коэффициент пересчета рассчитывайте по формуле:
Отметим, некоторые выплаты к должностным окладам или тарифным ставкам пересчитывать не нужно.
К ним относятся доплаты, установленные:
Не конкретно, а в диапазоне значений (например, полугодовая премия в размере от одного до трех окладов или ежемесячная надбавка в размере от 10 до 15% к окладу, выплачиваемая работникам по результатам работы);
в абсолютных размерах и независящие от величины окладов (например, разовая премия в размере 5000 руб. за выполнение особо важного задания).
Такой порядок прописан в пункте 16 Положения.
Пример расчета отпускных при повышении окладов и некорректируемых доплат к ним:
Работник ООО «Центр управления финансами», применяющего УСН, К.В. Певцов ушел в отпуск с 28 мая 2016 года на 7 дней. Расчетный период (май 2015 года - апрель 2016 года) отработан полностью. Оклад работника - 23 000 руб.
Также установлена ежемесячная надбавка за перевыполнение плана продаж в диапазоне значений (от 3 до 7% оклада):
В мае-октябре 2015 года - в размере 5% (1150 руб.);
в ноябре 2015 года - апреле 2016 года - в размере 7% (1610 руб.).
С 1 мая 2015 года в организации повысилась зарплата. Новый оклад К.В. Певцова составил 27 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.
Оклады в организации повышены по окончании расчетного периода, но до начала отпуска. В связи с этим сумму отпускных нужно умножить на коэффициент повышения. А вот доплаты к окладам корректировать не нужно, поскольку они установлены в диапазоне.
Средний дневной заработок, рассчитанный исходя из корректируемых выплат, равен 784,98 руб. (23 000 руб. х 12 мес. : 12 мес. : 29,3). Сумма отпускных, подлежащая корректировке, - 5494,88 руб. (784,98 руб. х 7 дн.).
Средний дневной заработок, рассчитанный исходя из выплат, которые не корректируются, составляет 47,09 руб. [(1150 руб. х 6 мес. + 1610 руб. х 6 мес.) : 12 мес. : 29,3]. Некорректируемая сумма отпускных равна 329,69 руб. (47,09 руб. х 7 дн.).
Командировочные расходы
При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отдых нужно использовать новый коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Соответствующие поправки внес Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ. Главные правила такие: новый коэффициент применяется при расчет отпускных со 2 апреля.
Почему 29,4 заменили на 29,3
Коэффициент показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников. До 2 апреля в статье 139 Трудового кодекса РФ была прописана цифра 29,4. Между тем число праздников увеличилось с 12 до 14 дней еще в 2012 году, когда добавились 6 и 8 января. Отсюда и получается: (365 дн. - 14 дн.) / 12 мес. = 29,25. Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Прежняя цифра 29,4 до сих пор прописана в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Эту норму также должны поменять в ближайшее время. А пока это не сделано, надо все равно ориентироваться на новый коэффициент.
Коэффициент 29,3 применяют в полностью отработанных месяцах
Коэффициент 29,3 (как и прежний 29,4) используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, надо посмотреть, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Если же сотрудник отработал не весь месяц, то количество дней надо пересчитать по специальной формуле:
При этом полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх своей обычной нормы рабочего времени. Например, норма - 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Увеличивать этот показатель на время переработки не надо.
Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета отпускных используют такую формулу:
На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.
Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух следующих ситуациях.
Первая - у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.
Вторая ситуация - сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 9 января или 5 мая 2014 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые дни января или мая он еще не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.
Предположим, один из месяцев расчетного периода ваш сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле:
Продолжительность полных месяцев, как мы уже сказали, составляет 29,3 дня. Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время. Именно этот показатель используйте при расчете отпускных.