Правила ведения бухгалтерского учета метод бухгалтерского учета. Учетная политика организации. Выбор способа ведения бухгалтерского учета

В этом материале остановимся на методах ведения бухгалтерского учета и их характеристике.

Метод бухучета и его элементы

Напомним, что под бухгалтерским учетом понимается формирование документированной систематизированной информации об учетных объектах в соответствии с определенными требованиями и составление на ее основе бухгалтерской отчетности (п. 2 ст.1 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Приведем понятие метода бухгалтерского учета.

Под методом бухгалтерского учета понимают совокупность инструментов, приемов и способов, с помощью которых формируется учетная информация и составляется бухгалтерская отчетность. Как правило, метод бух учета рассматривается как совокупность элементов.

К элементам метода бухгалтерского учета относятся:

  • документирование и инвентаризация;
  • оценка и калькуляция;
  • счета и двойная запись;
  • баланс и отчетность.

Иногда для упрощения их именуют в совокупности как «8 методов бухгалтерского учета».

Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Базовый элемент бухгалтерского учета - документирование. Оно предполагает регистрацию хозяйственной операции в момент ее совершения на основе письменного подтверждения. В какой именно момент операция регистрируется в учетной системе зависит от того, применяется ли кассовый метод в бухгалтерском учете. Ведь общий подход в учете - это временная определенность фактов хозяйственной деятельности (п. 5 ПБУ 1/2008), иначе именуемая также методом начисления. Напомним, что метод начисления в бухгалтерском учете - это признание хозяйственных фактов в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от движения денежных средств, связанных с этим фактом.

Напротив, если операция признается по факту поступления или выплаты денежных средств, значит, применяется кассовый метод.

Об инвентаризации как элементе метода бух учета мы рассказывали в .

Калькуляция как элемент метода бухгалтерского учета

Мы указывали, что элементами метода бухгалтерского учета являются оценка и калькуляция, которые обычно рассматриваются в единстве. Оценка - присвоение денежного измерения объекту учету. Применительно к себестоимости готовой продукции (работ, услуг) применяется также термин «калькулирование». Калькуляция как метод бухгалтерского учета представляет собой совокупность методов учета затрат на производство, приемов и способов исчисления себестоимости.

Счета и двойная запись

В числе основных методов ведения бухгалтерского учета выделяют систему счетов , а также двойную запись. путем отражения всех хозяйственных операций на взаимосвязанных счетах бухучета объединяет счета между собой и служит удобным инструментом для последующей подготовки бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность как элемент метода бухгалтерского учета

Составление бухгалтерской отчетности - завершающий этап учетной работы. Он направлен на подготовку и представление единой системы данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности по установленным формам. Баланс является главной формой бухгалтерской отчетности, которая характеризует имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату. Поэтому баланс в структуре бухгалтерского учета выделен как отдельный элемент бух учета.

Методология бухгалтерского учета включает в себя всю систему общетеоретических положений, принципов, методов научного исследования и специальных методов бухгалтерского учета.

Метод научного исследования – способ достижения цели, решения конкретной задачи, совокупность приемов или операций практического или теоретического освоения действительности.

Рассмотрим методологию бухгалтерского учета в такой последовательности:

  • общетеоретические методы,
  • специальные методы, присущие большинству экономических наук, в том числе и бухгалтерскому учету,
  • специальные элементы, образующие непосредственно метод бухгалтерского учета.

Основным общетеоретическим методом является диалектический метод. Использование данного метода исследования в бухгалтерском учете предполагает, что все события в экономической деятельности рассматриваются в развитии и в неразрывной связи между причинами этих событий и их следствиями. Такой метод не противоречит ни принципам плановой, ни принципам рыночной экономики, хотя следует заметить, что рыночная экономика более широко рассматривает случайные события, а оценка вероятности их возникновения и влияния на экономическое и финансовое состояние организации является основой теории рисков.

Кроме основного общего метода, при изучении большинства экономических наук используются и специальные методы, присущие отрасли. В частности, можно выделить следующие специальные методы, присущие большинству экономических наук, в том числе используемые и в бухгалтерском учете:

  • экономико-математические: экономико-математическое моделирование, создание и изучение одномерных и многомерных совокупностей и т.д. В бухгалтерском учете эти методы используются при определении принципов группировки данных для различных целей, которые ставят перед собой различные заинтересованные пользователи, а также при разработке основных и вспомогательных учетных регистров;
  • экономико-статистические. Наиболее распространенными методами изучения являются статистическая выборка, экономическая группировка, расчет статистических показателей (средние величины, вариации, дисперсии и т.д.), корреляционный и регрессионный анализ и т.п. Эти методы в бухгалтерском учете используются для обработки бухгалтерской информации – для планирования, анализа и иных целей;
  • анализ и синтез – этообобщение данных о состоянии отдельных сторон деятельности организаций, выявление общих закономерностей и выработка рекомендаций по повышению эффективности производственной и иной экономической деятельности. В бухгалтерском учете анализ и синтез применяются при разработке методологических подходов как на федеральном уровне, так и на уровне отрасли или отдельной организации. Для этого обобщается информация об эффективности применения выбранных схем группировки и детализации данных, степени их дальнейшей обработки и использования в практической деятельности руководством организации;
  • экономический анализ – сопоставление частных и обобщающих показателей с целью выявления сложившихся тенденций. Использование этого метода в бухгалтерском учете может иметь место при составлении динамических балансов, формировании пояснений к бухгалтерской отчетности и иных вспомогательных данных;
  • экспериментальные – выработка экономических и управленческих решений на основе экспериментальных данных. Экспериментальные методы исследования, как правило, максимально полезны при определении наиболее эффективной организационной структуры и организации практической работы бухгалтерской службы, в частности, для распределения обязанностей и определения функций, выполняемых отдельными учетными работниками;
  • абстрактно-логические – методы, связанные с созданием абстрактных моделей, для которых характерны наиболее существенные признаки изучаемого явления или объекта (а не все факторы, определяющие поведение объекта или явления в конкретной ситуации). Эти методы широко применяются при разработке учетной политики организации, при постановке задач на разработку программного обеспечения по бухгалтерскому учету, а также при формировании данных прогнозных балансов;
  • другие методы.

На основании методов научного исследования формируется собственно метод бухгалтерского учета, который можно определить следующим образом.

Метод бухгалтерского учета представляет собой совокупность способов и приемов, с помощью которых осуществляется сплошное, непрерывное, взаимосвязанное и объективное отражение хозяйственной деятельности организации. Это совокупность приемов и способов для наиболее рационального и эффективного обобщения, группировки и детализации бухгалтерской информации при решении разнообразных управленческих задач. Исходя из представленного выше определения, а также из содержания специальных методов научного исследования формируются отдельные элементы метода бухгалтерского учета и его правила.

Основными элементами метода бухгалтерского учета являются :

  • документация (документирование);
  • инвентаризация;
  • оценка и калькуляция;
  • счета бухгалтерского учета и двойная запись;
  • баланс и отчетность.

Общая методология и практика бухгалтерского учета обуславливают необходимость выделения как минимум четырех этапов (стадий) бухгалтерского учета, осуществление каждого из которых возможно благодаря конкретным элементам метода бухгалтерского учета:

  • первичное наблюдение, которое обеспечивается выполнением правил документирования и инвентаризации;
  • стоимостное измерение, для которого основными правилами являются калькуляция и оценка;
  • систематизация, группировка и детализация бухгалтерской информации возможна благодаря системе счетов и двойной записи;
  • комплексное обобщение бухгалтерской информации в форме, пригодной для непосредственного использования заинтересованными пользователями (данный элемент реализуется посредством балансового обобщения и составления бухгалтерской отчетности).

Перечислим основные элементы метода бухгалтерского учета исходя из того, что технология учета хозяйственных процессов строго последовательна.

  • Каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена и обоснована. Поэтому ДОКУМЕНТАЦИЯ - начальный этап учетного процесса, на основе которого возможен дальнейший учет хозяйственной деятельности. Прием документирования состоит в том, что каждая хозяйственная операция первоначально оформляется бухгалтерским документом, обладающим определенной формой и содержанием. Последующие записи в бухгалтерских книгах, журналах разрешается делать только на основе соответствующих документов, что должно обеспечивать юридическую обоснованность данных учета.
  • Данные, зафиксированные в документах первичного учета, нуждаются в постоянной корректировке в силу изменения свойств объектов бухгалтерского учета (например, износ оборудования, выбытие основных средств). Это становится возможным с помощью проведения ИНВЕНТАРИЗАЦИИ. Инвентаризация представляет собой способ периодической проверки фактического состояния средств организации, с помощью которого обеспечивается реальность и достоверность сведений о наличии этих средств, представленных в отчетности организации. Принципиальное отличие от документирования состоит в том, что инвентаризации подлежат имущество и обязательства, уже числящиеся в учете организации.
  • Стоимостное измерение объектов бухгалтерского учета проводится с помощью ОЦЕНКИ хозяйственных средств и КАЛЬКУЛЯЦИИ себестоимости продукции. Оценка имущества и обязательств представляет собой способ выражения в учете и отчетности отдельных видов имущества и источников их формирования в денежном измерении. Это способ, с помощью которого хозяйственные средства получают денежное выражение. Оценка объектов бухгалтерского учета должна быть реальной и единой. Калькулирование – аккумулирование расходов и затрат по установленным правилам с целью определения структуры и стоимости поступившего имущества и себестоимости произведенной продукции, выполненных работ или оказанных услуг. Необходимость калькулирования обусловлена тем, что стоимость внеоборотных активов и материально-производственных запасов является комплексным показателем, объединяющим ряд разнородных элементов.
  • Скалькулированные объекты нуждаются в группировке и взаимоувязке, для чего используются СЧЕТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА и ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ. С их помощью осуществляется текущее отражение хозяйственной деятельности. Двойная запись – специфический прием бухгалтерского учета, в соответствии с которым любой объект отражается двумя записями в разных сторонах бухгалтерского счета. Применение этого метода необходимо вследствие двойственной экономической природы всех хозяйственных операций
  • БАЛАНС и ОТЧЕТНОСТЬ дают обобщенную характеристику состояния средств предприятия и источников их формирования на определенную дату. Бухгалтерский баланс является способом периодического обобщения данных текущего наблюдения. Он представляет собой таблицу, с помощью которой на основе итоговых данных бухгалтерских счетов в любой момент может быть представлено финансовое состояние предприятия. На основе баланса и записей в счетах составляется бухгалтерская и налоговая отчетность организаций.

Методы и правила бухгалтерского учета являются базой для разработки методологических основ бухгалтерского учета, для рациональной и правильной организации практического осуществления учетных процедур. Правила бухгалтерского учета подробно рассматриваются в соответствующих главах данного пособия.

Совокупность различных приемов, способов и элементов бухгалтерского учета называют методом бухгалтерского учета. Он служит для подробного отображения предмета бухгалтерского учета, которым является хозяйственная деятельность рассматриваемого предприятия.

К основным методам бухгалтерского учета относятся:

  • документирование;
  • инвентаризация;
  • счета;
  • оценка;
  • калькуляция;
  • двойная запись;
  • бухгалтерский баланс;
  • бухгалтерская отчетность.

Документирование является одним из методов ведения бухгалтерского учета, основанным на создании и обработке письменных свидетельств совершенных хозяйственных операций, то есть – это способ их оформления.

Инвентаризация – это метод бухучета, при котором ведется проверка соответствия реального, фактического, наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств на определенную дату.

Счета позволяют группировать хозяйственные средства и операции. Этот метод бухгалтерского учета является возможностью организовать действия по источникам их формирования и видам имущества (актив, пассив).

Оценка используется для обобщения показателей. Сущность данного метода бухгалтерского учета заключается в переводе натуральных и трудовых мер в денежные. Оценка как метод бухгалтерского учета дает возможность получить результатные показатели всех хозяйственных процессов.

Калькуляция осуществляет расчет всех производственных затрат, помогает рассчитать себестоимость продукции, а также вычислить средние издержки производства. Рассматриваемый метод ведения бухучета включает в себя расчет как прямых, так и косвенных расходов.

Двойная запись позволяет отражать балансовое обобщение показателей. Суть данного метода, используемого в бухгалтерском учете, заключается в дублировании одного и того же показателя по дебету одного счета и кредиту другого.

Бухгалтерский баланс – метод бухгалтерского учета на предприятии, позволяющий обобщить имеющуюся информацию о состоянии имущества и источниках формирования средств в денежном выражении на конкретную дату в виде двухсторонней таблицы. Баланс отражает равенство этих сторон.

Бухгалтерская отчетность состоит из множества форм, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия. Результаты данного метода бухучета используются как на внутреннем уровне, так и на внешнем.

Выше представлены характеристики основных методов бухгалтерского учета, ведение которого необходимо для любого предприятия. Каждый из указанных элементов функционирует в прямой взаимосвязи с остальными. Учет ведется по всем показателям. Существует даже метод амортизации в бухучете, который позволяет рассчитывать амортизацию имеющегося оборудования и другого подлежащего имущества.

Таким образом, методом бухгалтерского учета называется организация взаимосвязанного взаимодействия всех элементов бухгалтерского учета, ведение которого обеспечивает полное, объективное и непрерывное отражение всей хозяйственной деятельности предприятия. Компания "Главный бухгалтер" предлагает на высокопрофессиональном уровне организовать ведение бухгалтерского учета в вашей организации. Доверьтесь нашим специалистам, чтобы избежать ошибок и ненужных финансовых потерь.

Методы бухгалтерского учета

Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления в движении, изменении, взаимосвязи и взаимодействии. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т.е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований. Поэтому метод нельзя рассматривать как нечто застывшее. Изменение экономических отношений, развитие научно-технического прогресса предъявляют новые требования к бухгалтерскому учету, а это вызывает изменение его приемов и способов.

Например, применение ЭВМ приводит к совершенствованию способов наблюдения, контроля и регистрации хозяйственных операций, съема информации. Содержание метода бухгалтерского учета вытекает из его сущности и особенностей бухгалтерского учета.

Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие способы и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета:

документация и инвентаризация,

оценка и калькуляция,

счета и двойная запись,

баланс и отчетность.

Документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, даст возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств в натуре данным учета; как элемент метода бухгалтерского учета -- средство наблюдения и последующей регистрации явлений и операций, неотраженных первичной документацией в момент их совершения. Поэтому инвентаризация является дополнением документации.

Документация и инвентаризация являются приемами первичного н аблюдения за объектами бухгалтерского учета.

Оценка - способ, с помощью которого хозяйственные средства получают денежное выражение. Оценка хозяйственных средств каждого хозяйствующего субъекта базируется на их фактической себестоимости. Этим достигается реальность оценки.

Для руководства хозяйственными процессами требуется знать все затраты, связанные с их осуществлением. При этом исчисляется не только величина каждого вида затрат, но и общая их сумма, относящаяся к определенному объекту, т.е. исчисляется себестоимость учитываемых объектов. Себестоимость объектов учета исчисляется при помощи калькуляции, используемой для контроля за величиной затрат.

Для постоянного контроля за хозяйственными процессами предприятия, за состоянием средств и источников их образования необходимо все хозяйственные операции учитывать непрерывно по отдельным стадиям, а также в разрезе отдельных групп и видов хозяйственных средств. В бухгалтерском учете такое отражение хозяйственных средств и процессов производится путем наблюдения за изменениями, происходящими с различными видами имущества и источниками его образования, за всеми затратами, производимыми в том или ином хозяйственном процессе.

Экономическая группировка объектов бухгалтерского учета, позв оляющая получать о них показатели, необходимые для текущего наблюдения за хозяйственной деятельностью, обеспечивается также системой счетов. Необходимость в счетах объясняется тем, что сведения, имеющиеся в документах, дают только разрозненную характеристику объектов учета.

Счета в бухгалтерском учете позволяют производить группировку и получать обобщенные характеристики объектов учета.

Отражение хозяйственных операций в системе счетов осуществляется при помощи двойной записи, сущность которой заключается во взаимосвязанном отражении различных явлений, вызываемых хозяйственными операциями.

Например, на счетах бухгалтерского учета процесс поступления на предприятие купленных материалов увязывается с расходованием денежных средств, уплаченных продавцу этих материалов. Такой способ записей раскрывает их экономическое содержание, позволяет более глубоко изучать хозяйственную деятельность предприятий.

Контроль за всей совокупностью объектов в бухгалтерском учете производится путем сопоставления хозяйственных средств с источниками их образования. Такое сопоставление носит название балансового обобщения. Балансовое обобщение характеризуется равенством общей суммы видов средств и суммы источников их образования. Равенство это сохраняется постоянно. Балансовое обобщение позволяет осуществлять строгий контроль за наличием и использованием средств любого хозяйствующего субъекта.

Результаты хозяйственной деятельности, а также конкретизация о тдельных показателей баланса содержатся в отчетности. Бухгалтерская отчетность - единая система информации о финансовом положении хозяйствующего субъекта за определенный период времени. К отчетности, как элементу метода бухгалтерского учета, предъявляется целый ряд требований:

достоверность

целостность;

сопоставимость;

последовательность;

отчетный период;

оформление.

В данной курсовой работе мы подробнее рассмотрим метод документ ации и первичный учет.

Документы должны составляться четко, разборчиво с помощью ручной записи, с применением пишущей машинки или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливае-те; виде бланков, образцы которых утверждены Госкомстатом РФ.

Что предпринять, если допущена ошибка в первичном документе?

Можно применить способ отрицательной, или сторниро-вочной, записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартным цветом (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку. Крас-ный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибоч-ную запись, после чего делается правильная запись;

Можно зачеркнуть неправильно написанную сумму одной чертой. Над ней сделать правильную запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера- При необходи-мости составляется справка, раскрывающая исправление и причину ошибки. Такой способ исправления называется корректурным.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно. Для правильного составления документа необх одимо:

заполнять документ на бланке (при его отсутствии -- на чистом листе бумаги) ручкой, на пишущей машинке или с применением ПЭВМ;

строго соблюдать установленную форму и реквизиты до-кумента;

точно излагать содержание документа;

четко и разборчиво писать текст и цифры;

незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

сумму в денежных документах указывать цифрами и про-писью;

снабжать документ необходимыми разборчивыми подпи-сями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

Бухгалтерские документы подразделяются по назначению, способу о тражения хозяйственных операций; месту составления, способу охвата операций.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправд ательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентари-зации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете,

Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др...) и служат основанием для отражения хозяйственной операций в учете,

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Использование в учете комбинированных документов сокращает их обще количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии (справки об ошибках, обнаружении в учетных записях, расчет реализованной торговой надбавки и др.).

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные,

Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.). Их название определяется тем, что они служат основанием для первичного этапа в учете.

Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль; сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).

Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.),

По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную опера-цию (наряд на работу).

Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные документы (чьные ведомости обычно заводятся для записи в них разовых документов в течение определенного периода. Накопительные ве-домости составляются по приходу материалов на склад, расходу. натериалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использова-ние этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления “рации и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.

Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппирован-ных по тем или иным видам материалов, затрат и. т. д.

Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработ-ки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов:

* проверка соблюдения формы, реквизитов;

* проверка законности совершения операции;

* арифметическая проверка.

2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измери-телей в дене жные).

3. Гашение.

4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).

5. Перенос содержания документов в учетные регистры,

6. Подшивка по группам документов и сдача в архив. Особое внимание уделяется проверке документов. При полу-чении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка).

При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи и нет ли в нем подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проврка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:

Не дописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;

”перевертыши”, например вместо числа 89 пишется ж механически 98.

Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и ст оронних помех;

Цель проверки по существу -- выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.

После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета ( делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) “получено”, “оплачено” или “погашено”. Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупрежден” их повторного использования. Учетному гашению подвергают, все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

2.2.Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документа от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Основные этапы документооборота:

составление и оформление документов;

Движение документов по рабочим местам;

Прием документов в бухгалтерии;

обработка документов в бухгалтерии;

сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который вставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первич-ным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым под-ведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпри-нял, куда представляются документы,

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождени-ем учетной документации, создают и представляют документы, [вязанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие до-кумент. Контроль за процессом документооборота на предпри-ми осуществляет главный бухгалтер.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в докумен-та, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использо-вать программу дезинформации конкурентов, заботиться о мате-риальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руково дство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, согл ашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерчесской информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Основные направления совершенствования документооборота.

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 35 “О первичных учетных документах” на Госкомитет РФ по статистике возлож ены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Методы бухучета образуют основу эффективной организации учета в компании. Представляют собой инструменты для осуществления учета, а в частности, его обобщения, группирования, анализа. Полученная информация нужна для грамотного управления фирмой.

Элементы методов

Выделим элементы, которые образуют методы бухучета:

  • Наблюдение. Актуально в отношении операций по исполнению функций различными подразделениями. Наблюдение обеспечивает проверку корректности заполнения форм, соблюдения внутренних норм.
  • Измерение. В процессе обнаруживаются числовые значения, которые относятся к финансово-хозяйственным операциям. Если при наблюдении во внимание принимается соблюдение норм, то при измерении главным показателем являются цифры. Объектом при этом являются денежные значения.
  • Обобщение и детализация. Процедуры могут быть статическими или аналитическими. Выбор инструмента определяется задачами компании. Обобщение и детализация могут применяться как в комплексе, так и по отдельности.

Все рассматриваемые элементы могут применяться комплексно. Однако, как правило, один из них является основным.

Методы бухучета

При ведении учета используются следующие методы:

  • Документирование. Рассматриваемый метод применяется в том случае, если нужно зафиксировать сведения, необходимые для ведения и анализа финансово-хозяйственной деятельности. В рамках документирования применяются стандартизированные формы, которые утверждены на локальном или государственном уровне.
  • Инвентаризация. Подразумевает осуществление мониторинга числа имущества, находящегося в распоряжении компании. В процессе также определяется статус предметов (к примеру, необходимость его передачи сторонним лицам), перспективы эксплуатации имущества. Нужно отметить, что инвентаризация является составляющей калькуляции.
  • Оценка. Обеспечивает формирование статистики. Кроме того, нужна для интерпретации данных, составления прогноза касательно степени их влияния.

К СВЕДЕНИЮ! Методы могут объединять в себе аналитические и статистические свойства.

Калькулирование

Калькулирование применяется в отношении производственных затрат. Как правило, это издержки, совокупность которых образует себестоимость продукции. Отличительной особенностью метода является получение значений на основании других показателей. К примеру, подсчитываются все затраты в процессе производства, а затем определяется себестоимость изделия.

Метод начисления

Метод начисления предполагает учет доходов и расходов, зафиксированных в определенном отчетном периоде. Сведения определяются на основании договоров с контрагентами, счетов-фактур, активов. В процессе также устанавливается фактическая дата передачи продукции. Во внимание не принимается момент зачисления денежных средств.

Кассовый метод

Кассовый метод предполагает фиксирование и отражение в отчетной документации доходов и расходов. При этом во внимание принимаются средства, переведенные на расчетный счет компании. Кассовый метод может использоваться не всеми. Он актуален только для компаний с выручкой более 1 000 000 рублей за последние 4 налоговых периода (квартала). При этом не учитывается НДС. Кассовый метод не применяется фирмами, осуществляющими свою деятельность на основании договоров о доверительном управлении по отношению к собственности или на основании соглашений о ведении совместной работы.

Методы амортизации

Амортизационные отчисления – стабильная статья расходов в любой компании. Они должны фиксироваться в бухучете. Особенности отражения основаны на НК. Учитывается только амортизация объектов, соответствующих следующим признакам:

  • Нахождение в собственности компании (то есть оборудование не должно быть в аренде или лизинге).
  • Основная цель эксплуатации – извлечение прибыли.
  • Срок эксплуатации больше 12 месяцев.
  • Начальная стоимость собственности равна более 40 000 рублей.

Амортизация не начисляется по отношению к природным ресурсам, недостроенным объектам, готовой продукции, которая производится компанией. Объекты, которые соответствуют всем условиям, нужно поставить на учет по начальной стоимости. После этого происходит распределение имущества на основании его амортизационной группы.

Основной признак, по которому происходит классификация групп, – оценочный период эксплуатации. Максимальный размер капитальных вложений в амортизацию – 10%. Предоставляется льгота в размере 30% для объектов, которые относятся к группам объектов, отличающихся быстрым износом. Актуально это только в отношении имущества, приобретенного на коммерческой основе. Если объект передан на безвозмездной основе, льгота не предоставляется.

Методы группировки сведений

Существуют различные методы обобщения учетных сведений:

  • Бухгалтерские счета. Позволяют зафиксировать начальное и завершающее состояние объектов учета, а также их изменения. Каждой форме актива, капитала и обязательств соответствует свой счет. Отдельные счета имеют название, а также цифровой код. К примеру, 01 «Основные средства».
  • Двойная запись. Является способом фиксации операции на счетах бухучета. Двойная запись позволяет понять двойственность хозяйственных операций. Главная ее характеристика – фиксация сведений об операции и по дебету, и по кредиту.
  • Балансовое обобщение (бухбаланс). Представляет собой способ обобщения сведений посредством счетов и двойной записи. Баланс отображает структуру имущества компании по видам и источникам формирования. В нем содержатся сведения, позволяющие провести анализ финансового состояния фирмы. Данные дают представление о состоянии активов, ликвидности. Баланс отображает остатки на счетах. Он считается базовой формой отчетности. Сведения в балансе группируются по разделам. Они подразделяются на статьи. Дебетовые остатки фиксируются в активах, а кредитовые остатки – в пассивах. Соотношение актива и пассива – это валюта баланса. Сумма всех активов тождественна сумме всех пассивов.
  • Бухгалтерская отчетность. Представляет собой комплекс информации о состоянии финансов и имущества в фирме. Система данных также отображает итоги хозяйственной деятельности предприятия. Формируется она на основании сведений бухучета. Бухгалтерская отчетность включает в себя бухбаланс, отчет о прибыли и убытках, приложения, пояснительную записку, аудиторское заключение (оно требуется только в том случае, если компания подлежит обязательному аудиту). К отчетности предъявляется множество требований. В частности, она должна составляться на основании норм, быть достоверной, объективной и полной. Она объединяет все показатели работы подразделений.

Все приемы являются взаимосвязанными. Они используются в комплексе, дополняют друг друга. Совокупность приемов образует метод бухучета.

Особенности использования методов

Методы бухучета обеспечивают следующие преимущества:

  • Оптимизацию отчетности для нужд ФНС.
  • Увеличение рентабельности за счет разумного соотношения прибыли и дохода.
  • Повышение эффективности бизнес-модели.
  • Простой анализ деятельности компании.

Методы используются каждой компанией. Они нужны для достоверного отражения сведений об операциях, производимых компанией.