Учет командировочных расходов в 2019-2020 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках , разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?» .
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
;По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.
Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.
Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.
И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:
В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.
Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).
До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.
Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:
Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.
В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.
Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.
Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.
То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).
Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:
Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.
Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.
Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.
По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.
Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:
С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.
Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.
Их обоснованием может служить:
Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.
Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.
Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.
Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).
Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.
Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.
Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.
О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.
Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.
Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.
Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.
Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.
Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.
Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.
Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.
Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.
Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.
Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.
Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:
| Показатели | Суммы денежных средств (в рублях) | Проводки |
| Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня | ||
| Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору | 10500 | Дт 71 — Кт 50-1 |
| Отражено в авансовом отчете | 10500 | Дт 20 — Кт 71 |
| Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) | 390 | Дт 70 — Кт 68 |
Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.
Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.
Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).
В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.
В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.
Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.
Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.
Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.
С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.
Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.
Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.
Ее статьи, как правило, следующие:
Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.
По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.
Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.
Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.
Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.
Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.
Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.
Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.
К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:
Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.
Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:
Пример:
Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.
Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:
| Расходы | Курс ЕВРО на дату утверждения отчета | Сумма в ЕВРО | Сумма в РУБЛЯХ |
| Суточные за 3 дня | 84,8104 | 180 | 15265,78 |
| Расход на конвертацию | 354,22 (15620 – 15265,78) | ||
| Проживание в гостинице | 84,8104 | 520 | 44101,41 |
| Расход на конвертацию | 2688,59 (46790 – 44101,41) |
Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!
Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.
Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).
Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.
Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:
Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).
Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).
О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:
| Расходы | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы |
| Суточные | Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу | Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки | Не начисляются |
| Проживание (включая бронирование) | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете | Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) | Не начисляются |
| Доп.услуги, оказываемые гостиницами | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой | Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. | Не начисляются |
| Проезд | Учитываются фактические затраты при наличии документов | Не облагаются в случае документального подтверждения | Не начисляются |
| Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем | Учитываются в полном объеме в прочих расходах | Не облагаются | Не начисляются |
| Плата за пользование VIP-залом аэропорта | Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом | Облагается | Начисляются |
| Оплата такси | Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами | Не облагается | Начисляются |
| Мед.страховка | Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда | Не облагается | Начисляются |
| Консульские и аэродромные сборы | Не облагаются | Не начисляются | |
| Сборы за право въезда или транзита автотранспорта | Учитываются в размере фактических расходов | Не облагаются | Начисляются |
Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.
Учитываются также расходы принимающей стороны.
Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.
Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.
Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.
Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).
При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.
Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.
Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.
Пересчет расходов в рубли Аванс при оправлении работника в командировку может выдаваться как в рублях, так и в валюте страны назначения. Деньги, выдаваемые сотруднику в валюте могут быть сняты с валютного счета организации. Как правило снятие со счета денег и выдача аванса происходят в разные дни. Курс при этом постоянно меняется и возникают курсовые разницы. Такие курсовые разницы могут возникнуть и при возврате неизрасходованного аванса, выданного в валюте.
После того, как сотрудник возвращается из командировки, он предоставляет работодателю авансовый отчет. Сделать это он обязан в срок до 3-х рабочих дней. В отчете он предоставляет информацию об всех израсходованных в командировке денежных средств.
Внимание
Как правило из загранкомандировок работник привозит подтверждающие документы, составленные на иностранном языке. В этом случае они должны быть переведены на русский язык.
Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС. Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки.
Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы. Какие существуют нормы для заграничной командировки Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства.
Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов. Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.
Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.
Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку, в ней написано,что работник не может подтвердить обменный курс, то пересчитайте валюту в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи аванса (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836); в то время как Журнал «Российский налоговый курьер» № 12, Июнь 2015 Загранкомандировка: налоговые сложности пересчетаутверждает, что Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.Это две разные даты. Какой статье верить? Мы перечислили аванс в рублях на личную карту, за границей он будет рассчитываться личной картой документы привезет в валюте. Зарубежная командировка: особенности отражения расходов Устанавливается он исходя из объема поручений, уровня сложности и некоторых других особенностей поездки.
Часть поездки по России, а часть за границей Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей. Поездку необходимо разделить на три отрезка - время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.
На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.
Внимание! При расчете суточных используются стандартные правила. Дни нахождения на территории страны рассчитываются по внутренним нормам.
После этого дни нахождения в иностранном государстве, включая день прохождения паспортного контроля - по нормам страны назначения. После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня - это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию.
Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок. Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день В процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.
По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа. При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере - выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т.
д. Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.
Выдача под отчет Порядок выдачи денежных средств из кассы подотчетному лицу в настоящее время несколько упрощен. До недавнего времени, для того, чтобы выдать сотруднику денежные средства, он должен был писать заявление, начиная с 19 августа 2017 года выдаваться деньги подотчетнику могут как на основании заявления, так и на основании распоряжения руководителя.
Важно
Составить такие документы можно в свободной форме, важно при этом учитывать, что они должны содержать сумму, выдаваемую подотчетному лицу и срок, на который деньги ему выдаются (Читайте также статью ⇒ Деньги в подотчет (кому, на что, оформление). Кроме того, раньше для того, чтобы сотрудник смог получить подотчетную сумму денег, он обязан был отчитаться по предыдущим средствам.
Основные изменения в 2017-2018 годах Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.
Работник представил справку банка об обмене валюты Сотрудник АО «Свирель» О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в
Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб./евро на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.). Работник находился в командировке с 12 по 15 января 2016 года.
Положением о командировках в компании установлены нормы суточных: - 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки; - 700 руб. - за каждый день командировки на территории РФ. 18 января 2016 года сотрудник сдал авансовый отчет (образец 1 ниже). К авансовому отчету О.К. Свистков приложил расходные документы и справку Сбербанка России о покупке валюты. Справка банка в авансовом отчете не указана, она подтверждает не сумму расходов, а только курс обмена валюты. Руководитель утвердил авансовый отчет 18 января 2016 года.
У. А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение. 3.
Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах Остаток выданного аванса в сумме 2474,50 руб. (50 000 руб. - 47 525,50 руб.) покрывает только 29,17 евро (2474,50 руб. / 84,8104 руб/евро) валютных расходов Р.А. Меркулова. Оставшиеся 13,82 евро (593 евро - 550 евро - 29,17 евро) сформируют сумму перерасхода по загранкомандировке, и их надо пересчитать в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.
В результате сумма, которую надо вернуть Р.А. Меркулову по итогам загранкомандировки, составит 1875,94 руб.
Какие расходы на загранкомандировки можно учесть в целях налогообложения? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? Как правильно определить размер суточных?
Заграничная – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации.
Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).
Какие расходы на загранкомандировки можно учесть при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? От чего зависит размер суточных и как правильно его определить? Обо всем этом вы узнаете из данного материала.
Согласно Положению работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 3, 4).
Командированным работникам возмещаются (п. 11 Положения):
расходы на проезд и наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на . К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
К сведению:
Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (далее – Указание № 4416-У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Порядок).
В соответствии с Указанием № 4416-У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158 разъяснил, что, во-первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во-вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.
Согласно Указанию № 4416-У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.
Обратите внимание:
Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем Минфин не возражает, если при этом используются не только корпоративные пластиковые карты, но и личные банковские карты работников.
Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.
Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В настоящее время сотрудники большинства организаций, отправляясь в командировку, приобретают билеты в электронном виде, оплачивая их посредством пластиковых карт (корпоративных или личных). Формы этих билетов установлены приказами Минтранса России № 134 (для авиабилетов) и № 322 (для железнодорожных билетов).
Документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по Интернету.
При этом с учетом того, что необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты) содержит посадочный талон, он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов на проезд, связанных с направлением работника в служебную командировку (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).
Если приобретен электронный авиабилет, то оправдательным документом, подтверждающим расходы на его покупку для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, с отметкой аэропорта о досмотре (Письмо Минфина России от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214). В случае невозможности получения такого штампа (например, ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей) организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743).
К сведению:
В случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).
В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения).
В соответствии с п. 22 Положения расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который изложен в п. 12 данного положения при направлении в командировку в пределах территории РФ. Согласно этой норме расходы на проезд к месту командировки и обратно (а также проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:
затраты на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
В связи с тем, что в данной норме речь идет о транспорте общего пользования, возникает вопрос: может ли организация учитывать расходы на возмещение работнику затрат по оплате услуг такси в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?
Официальная позиция Минфина заключается в следующем: расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются для целей налогообложения при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такое мнение Минфин высказал в письмах от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, от 22.05.2009 № 03-03-06/1/339.
Согласно п. 21 Положения расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
Подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства. Указанные расходы также учитываются в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом, если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС, то эта сумма «заграничного» налога может быть включена в расходы для целей налогообложения (см. Письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37).
Если расходы на наем жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).
Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.
Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.
День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:
в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
в рублях – при следовании на территорию РФ.
Обратите внимание:
Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362).
Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).
Пример 1.
Заместитель директора Иванов И. И. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Италию, потом Хорватию и возвратиться в Москву.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок в Италию – 120 евро, Хорватию – 80 евро.
27 октября 2017 года в 23.00 Иванов вылетел в Италию и прибыл туда 28 октября. Пересечение границы РФ 27 октября подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:
- за 27 октября (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
- за 28 октября (день пребывания в Италии) – 120 евро;
- за 29 октября (день прибытия в Хорватию) – 80 евро;
- за 30 октября (день пребывания в Хорватии) – 80 евро.
Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте (п. 10 Положения).
В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ.
Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 указанного закона разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение (п. 2.1 Указания Банка России № 2054-У).
Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.
На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в налоговом учете?
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Отметим, что в бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с зарубежными командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3/2006 и приложение к данному ПБУ). Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 2.
Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года.
18 сентября 2017 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.
Работник вернулся из командировки 23 сентября, а 25 сентября представил авансовый отчет на сумму 900 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 100 евро.
Курс евро к рублю, установленный Банком России, составил:
- 18.09.2017 – 68,5801 руб./евро;
- 25.09.2017 – 69,0737 руб./евро.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
Сумма, руб.
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет
Выдана валюта командированному работнику под отчет
(1 000 евро x 68,5801 руб./евро)
Отражена сумма командировочных расходов
(900 евро x 69,0737 руб./евро)
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом
(100 евро x 69,0737 руб./евро)
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты
(1000 евро x (69,0737 - 68,5801) руб./евро)
В налоговом учете организации будут отражены:
- прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 62 166,33 руб.;
- внереализационные доходы – 493,6 руб.
Организации, не имеющие валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях с тем, чтобы они самостоятельно приобрели валюту.
В банке сотруднику должны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой в соответствии с положениями Инструкции № 136-И.
В связи с тем, что конвертация валюты производится от имени физлица, организация не отражает операции по покупке валюты.
Командированный сотрудник на территории иностранного государства понесет расходы, связанные с командировкой, потратив всю или часть валюты, что должно быть подтверждено документально.
Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, в данном случае – ту сумму в рублях, которая была потрачена для приобретения израсходованного количества валюты.
К сведению:
Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник документально подтвердить факт приобретения валюты (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).
Если сотрудник представил справку о покупке валюты, то организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте. Расходы при этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.
Если сотрудник не представил справку о покупке валюты, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).
Пример 3.
Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года включительно.
15 сентября из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 70 000 руб., который он израсходовал на приобретение 1 000 евро в обменном пункте по курсу 70 руб./евро.
В командировке работник потратил 900 евро, что подтверждено соответствующими документами.
По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 100 евро в обменном пункте по курсу 68 руб./евро, получив 6 800 руб.
25 сентября работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.
Сумма, руб.
(1 000 евро x 70 руб./евро)
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету
(900 евро x 70 руб./евро)
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная подотчетным лицом
(100 евро x 68 руб./евро)
Отражены расходы, связанные с покупкой-продажей валюты
(70 000 - 63 000 - 6 800) руб.
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 63 200 руб. (63 000 + 200).
Пример 4.
Воспользуемся условиями примера 3 с той лишь разницей, что справку о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.
Курс евро к рублю, установленный Банком России на 15.09.2017, составил 68,695 руб./евро.
В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:
Сумма, руб.
Выдан командированному работнику аванс в рублях
Отражены командировочные расходы по курсу, действовавшему на дату выдачи аванса
(900 евро x 68,695 руб./евро)
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная подотчетным лицом
Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в сентябре 2017 года в размере 61 825 руб.
2017-03-02
Российская Федерация налаживает партнёрские отношения в различных областях практически по всему миру. Многие строительные и торговые фирмы гиганты имеют офисы не только в нашей стране, но и за границей. Как правильно оформить выезд сотрудника за пределы нашей страны? Какие документы необходимы для учета командировочных расходов в зарубежной поездке?
Документальное оформление зарубежной командировки
Нормативным документом, регламентирующим правила направления и документального оформления расходов на служебные поездки, является «Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки». В зависимости от вида деятельности каждая конкретно взятая организация вносит в Положение необходимые дополнения и изменения.
Для направления служащего в заграничную командировку за пределы РФ необходимо оформить следующие документы:
После возвращения из заграничной командировки работник должен приложить к цветную копию той страницы паспорта, где есть отметка о прохождении пограничного контроля. Именно по датам в данном штампе определяется истинный срок нахождения сотрудника в заграничной поездке.
Форма самой командировки утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.
Согласно Трудовому Кодексу РФ ст. 168 сотруднику, который направляется в заграничную командировку, должны быть возмещены следующие расходы:
Размер и порядок возмещения командировочных расходов оговариваются в коллективном договоре или локальном нормативном акте предприятия.
Сотруднику, направляемому в командировку за границу дополнительно могут быть возмещены:
Возмещение дополнительных расходов производится только после предоставления оправдательных документов.
Суточные расходы, понесённые в пути к месту назначения и обратно, оплачиваются согласно нормам, оговоренным в локальных актах предприятия следующим образом:
Согласно « Положению об особенностях направления сотрудников в служебные командировки» п. 16 возмещение понесённых расходов сотрудника во время заграничной командировки, включая выплаченный аванс в иностранной валюте, производится согласно Федеральному закону «О регулировании валютного обращения и осуществлении валютного контроля».
Согласно данного нормативного документа к допустимым можно отнести следующие валютные операции:
Предприятие имеет право предоставить сотруднику аванс в виде наличных денежных средств в рублёвом эквиваленте для того, чтобы тот смог самостоятельно купить иностранную валюту в любом банке как обыкновенное физическое лицо.
Помимо этого, организация работодатель может перевести необходимую сумму на счёт сотрудника или же на корпоративную карту организации для пользования ею в заграничной поездке.
Авансовый отчёт вместе с приложенными документами подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и передаётся на оплату в отдел бухгалтерского учёта.
