Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые крайне важно отразить в бухгалтерском учете организации.
Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.
Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.
Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.
Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при крайне важности на бумажных носителях.
Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.
Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета͵ правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.
В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 ᴦ. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.
Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
Наименование документа;
Дату составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;
Личные подписи указанных лиц.
Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, обязательные реквизиты - ϶ᴛᴏ сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. К примеру, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.
В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При крайне важности организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.
Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.
Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.
Таблица 6.1
Классификация документов
| Классификационный признак | Наименование групп документов | Примеры документов |
| Поназначению | 1. Распорядительные | Банковский чек Наряд на выполнение работ |
| 2. Исполнительные | Приходный ордер склада Приемный акт | |
| 3. Бухгалтерского оформления | Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли | |
| 4. Комбинированные | Авансовый отчет Отчет кассира | |
| Пообъемусодержащейсяинформации | 1. Первичные | Приходный кассовый ордер |
| 2. Сводные | Отчет кассира | |
| Поколичествуоднородныхопераций | 1. Разовые | Накладная на отпуск материала |
| 2. Накопительные | Лимитно-заборная карта | |
| Поколичествузаполненныхпозиций | 1.Однопозиционные | Расходный кассовый ордер |
| 2. Многопозиционные | Расчетно-платежная ведомость | |
| Поместусоставления | 1. Внутренние | Акт инвентаризации материальных ценностей |
| 2. Внешние | Счет поставщика | |
| Постепениподлинностиинформации | 1. Подлинники | Денежный чек |
| 2. Копии | Выписка из расчетного счета в банке | |
| Поформедокумента | 1. Типовые | Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ |
| 2. Нетиповые | Разработанные и утвержденные организацией | |
| Постепениавтоматизации | 1. Заполненные вручную | Денежный чек |
| 2. Заполненные с использованием средств автоматизации | Платежное поручение | |
| Посодержаниюинформации | 1. Учет денежных средств | Приходный и расходный кассовый ордер |
| 2. Учет материалов | Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта | |
| 3. Учет заработной платы | Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость | |
| Посрокамхранения | 1. Текущего хранения | Документы по учету денежных средств, материалов |
| 2. Длительного хранения | Лицевые счета работников Устав организации |
Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.
Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации крайне важно разработать документооборот.
Документооборотом принято называть движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.
С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых крайне важно указать:
Исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;
Срок оформления документа;
Сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;
Направления передачи документа;
Количество экземпляров составляемого документа;
Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;
Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;
Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;
Место и сроки хранения.
Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты первичных документов.
Какие обязательные реквизиты должны содержать первичные учетные документы, чиновники закрепили в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Они актуальны как для унифицированных форм, так и для тех, которые организация .
Обязательные реквизиты документа в бухгалтерском учете:
Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае возможно, что придется даже судиться (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).
Тут все понятно — без этого реквизита просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что затраты будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы порой не удается даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013). Получается, дата - это основной обязательный реквизит первичного учетного документа.
Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно указать, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.
Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко.
Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.
Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.
В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.).
В других ситуациях удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.
Если в накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой, такую ошибку безопаснее исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.
Любую совершенную операцию бухгалтер письменно оформляет первичным документом. Если бухгалтер составил или принял от контрагента документ с ошибкой, это будет грубым нарушением правил учета. Из-за этого инспекторы могут выписать штраф, снять расходы и вычеты по НДС (статья 120 НК).
Кто бы ни составлял документ и какую бы форму не использовали, основой первичного учетного документа являются семь обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов бухгалтерского документа установлен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ.
Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления.
Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из Закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки могут менеджер, кладовщик и т. д.
Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», документ можно не исправлять. Если в нем стоит верная подпись, а также Ф.И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен.
Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает одно и то же лицо. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011).
Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012).
Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).
Все многообразие форм документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.
Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают Произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты Материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, Приходные и расходные кассовые ордера и т. д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.
Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
код формы;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
измерители хозяйственных операций (количество, сумма);
должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.
При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.
Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:
ѕ наименование организации;
ѕ дату записи документа;
ѕ местонахождение организации;
ѕ код оператора, записавшего документ на магнитную ленту. Документы на машинограммах обязательно содержат:
ѕ наименование и местонахождение организации;
ѕ дату составления.
Решение задачи выполняется в следующей последовательности:
|
На 1 февраля 2005 г. на автотранспортном предприятии числяться следующие остатки хозяйственных средств и источников их образования: |
||
|
Шифр счета |
Наименование счета |
Сумма руб. |
|
Материалы |
||
|
Основные средства |
||
|
Уставный капитал |
||
|
Амортизация основных средств |
||
|
Расчеты о персоналом по оплате труда |
||
|
Расчеты о поставщиками и подрядчиками |
||
|
Расчеты по социальному страхованию и обеспечению |
||
|
Расчетный счет |
||
|
Запасные части |
||
|
Краткосрочные кредиты банков |
||
|
Расчеты с покупателями и заказчиками (остаток |
||
|
Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
||
|
Автомобильные шины в запасе |
||
|
Расчеты с подотчетными лицами |
||
|
82 | Резервный канал |
||
Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Хозяйственные операции автотранспортного предприятияза февраль 2005 г.
|
№ операции |
Сумма руб. |
Проводка |
||
|
Согласно отчету по кассе значатся операции: |
||||
|
а) по приходу: |
||||
|
По чеку № 275438 с расчетного счета получено на выплату заработной платы работникам |
||||
|
Возврат неиспользованных подотчетных сумм: |
||||
|
Сорокин С.Н. |
||||
|
Лукояновым Л.В, |
||||
|
б) по расходу: |
||||
|
по платежным ведомостям выдана заработная плата работникам |
||||
|
Выдано под отчет Надеждину Н.В. |
||||
|
Предъявлены счета заказчика за выполненные автомобильные перевозки |
||||
|
По выпискам из расчетного счета значатся следующие операции: |
||||
|
а)по приходу: |
||||
|
Поступило от заказчиков за выполненные автомобильные перевозки |
||||
|
Зачислена ссуда банка под материальные ценности |
||||
|
б)по расходу: |
||||
|
Получено в кассу по чеку № 275438 |
||||
|
Перечислена задолженность поставщикам |
||||
|
По счетам поставщиков поступили и оприходованы на оклад запасные части |
||||
|
По заправочным ведомостям выдано водителям горючее для заправки автомобилей |
||||
|
По путевым листам фактически израсходовано на работу грузовых автомобилей горючего |
||||
|
Утверждены авансовые отчеты подотчетных лиц: |
||||
|
Лукоянова Л.В. на хозяйственные расходы |
||||
|
Сорокиной С.Н. на почтовые расходы |
||||
|
Маркина Ю.В. на приобретенные материалы |
||||
|
По требованиям выданы со склада и израсходованы смазочные материалы на ремонт грузовых автомобилей |
||||
|
По расчетным ведомостям начислена заработная плата за месяц: |
||||
|
Водителей грузовых автомобилей |
||||
|
Согласно ведомости распределения заработной платы отчислено на социальное страхование в размере 26% от суммы начисленной заработной платы за месяц: |
||||
|
Водителям грузовых автомобилей |
||||
|
Руководителям и специалистам |
||||
|
Из заработной платы работников удержаны: |
||||
|
Неиспользованные подотчетные суммы Марковым Ю.Н. |
||||
|
Налог на доходы с физических лиц |
||||
|
Справка бухгалтерии: списываются общехозяйственные расходы за месяц на соответствующий счет |
||||
|
Справка бухгалтерии: списываются расходы на автомобильные перевозки за месяц на соответствующий счет |
||||
|
Справка бухгалтерии: определить финансовый результат от грузовых автоперевозок за месяц (прибыль, убыток) и списывать его на соответствующий счет |
Аналитические счета к синтетическому счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за февраль
|
Фамилия, имя, отчество подотчетного лица |
||||
|
1. Лукоянов |
||||
|
2. Сорокина С.Н. |
||||
|
З.Марков Ю.В. |
||||
|
4. Надеждин Н.Е. |
||||
Схемы синтетических счетов за февраль
|
Счет 50 Касса |
Счет 51 Расчетный счет |
||
|
Сальдо начальное |
Сальдо начальное |
||
|
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
||
|
Сальдо конечное |
|||
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
||
|
Сальдо конечное |
|||
|
Счет 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
Счет 68 Расчеты с бюджетом |
||
|
Сальдо начальное |
Сальдо начальное |
||
|
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
||
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
Сальдо конечное |
|
|
Сальдо конечное |
|||
|
Счет 70 Расчеты по оплате труда |
Счет 62 Расчеты с покупателями |
||
|
Сальдо начальное |
Сальдо начальное |
||
|
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
||
|
Сальдо конечное |
|||
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
||
|
Сальдо конечное |
|||
|
Счет 10 Материалы |
Счет 26 Общехозяйственные расходы |
||
|
Сальдо начальное |
Сальдо начальное |
||
|
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
Оборот по дебету |
Оборот по кредиту |
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
||
|
Итого по дебету |
Итого по кредиту |
Сальдо конечное |
|
|
Сальдо конечное |
|||
Оборотная ведомость
|
Сальдо начальное |
Сальдо конечное |
|||||
|
Утвержден |
||||
|
приказом Министерства финансов РФ |
||||
|
БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС |
||||
|
Форма N 1 по ОКУД |
||||
|
Дата (год, месяц, число) |
||||
|
Организация Автотранспортное предприятие |
ООО Парус |
|||
|
Идентификационный номер налогоплательщика |
||||
|
Вид деятельности |
||||
|
Организационно-правовая форма / форма собственности |
||||
|
по ОКОПФ/ОКФС |
||||
|
Единица измерения: тыс.руб./млн.руб. (ненужное зачеркнуть) |
||||
|
Местонахождение (адрес) |
||||
|
Дата утверждения |
||||
|
Дата отправки (принятия) |
||||
|
Код показателя |
На начало отчетного периода |
На конец отчетного периода |
||
|
I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ Нематериальные активы |
||||
|
Основные средства |
||||
|
Незавершенное строительство |
||||
|
Доходные вложения в материальные ценности |
||||
|
Долгосрочные финансовые вложения |
||||
|
Отложенные налоговые активы |
||||
|
Прочие внеоборотные активы |
||||
|
ИТОГО по разделу I |
||||
|
II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ |
||||
|
в том числе: |
||||
|
сырье, материалы и другие аналогичные ценности |
||||
|
животные на выращивании и откормке |
||||
|
затраты в незавершенном производстве |
||||
|
готовая продукция и товары для перепродажи |
||||
|
товары отгруженные |
||||
|
расходы будущих периодов |
||||
|
прочие запасы и затраты |
||||
|
Налог на добавленную стоимость по приобретен- ным ценностям |
||||
|
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) |
||||
|
Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) |
||||
|
в том числе покупатели и заказчики |
||||
|
Краткосрочные финансовые вложения |
||||
|
Денежные средства |
||||
|
Прочие оборотные активы |
||||
|
ИТОГО по разделу II |
||||
|
Код показателя |
||||
|
III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ Уставный капитал |
||||
|
Собственные акции, выкупленные у акционеров |
||||
|
Добавочный капитал |
||||
|
Резервный капитал |
||||
|
в том числе: |
||||
|
законодательством |
||||
|
резервы, образованные в соответствии |
||||
|
учредительными документами |
||||
|
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
||||
|
ИТОГО по разделу III |
||||
|
IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА Займы и кредиты |
||||
|
Отложенные налоговые обязательства |
||||
|
Прочие долгосрочные обязательства |
||||
|
ИТОГО по разделу IV |
||||
|
V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА Займы и кредиты |
||||
|
Кредиторская задолженность |
||||
|
в том числе: |
||||
|
поставщики и подрядчики |
||||
|
задолженность перед персоналом организации |
||||
|
задолженность перед государственными вне- бюджетными фондами |
||||
|
задолженность по налогам и сборам |
||||
|
прочие кредиторы |
||||
|
Задолженность перед участниками (учредителя- ми) по выплате доходов |
||||
|
Доходы будущих периодов |
||||
|
Резервы предстоящих расходов |
||||
|
Прочие краткосрочные обязательства |
||||
|
ИТОГО по разделу V |
||||
|
СПРАВКА о наличии ценностей, учитываемых |
||||
|
на забалансовых счетах |
||||
|
Арендованные основные средства |
||||
|
в том числе по лизингу |
||||
|
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение |
||||
|
Товары, принятые на комиссию |
||||
|
Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов |
||||
|
Обеспечения обязательств и платежей полученные |
||||
|
Обеспечения обязательств и платежей выданные |
||||
|
Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов |
1. Теоретический вопрос. Основные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов
реквизит бухгалтерский документ
Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.
Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.
Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.
Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции.
Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.
Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.
Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.
Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа (формы), код формы;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.
Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.
Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д.
Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера.
Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.
Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).
Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:
наименование документа (форма);
наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);
измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);
наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.
Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».
В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.
К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.
К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные.
Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:
заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;
строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
точно и ясно излагать содержание документа;
четко и разборчиво писать текст и цифры;
незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.
Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.
В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.
Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.
Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.
Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.
Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.
Практическое задание. Решить тестовое задание
№ тестаПравильный ответ1А Б В Г Д ЕЖ2А Б В Г Д ЕЖ3А Б В Г Д ЕЖ 4А Б В Г Д ЕЖ5А Б В Г Д ЕЖ6А Б В Г Д ЕЖ
1. Документы, поступающие в федеральные органы исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства обработку в следующей последовательности:Апервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоБпервичную обработку, передачу руководству на рассмотрение, предварительное рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоВрегистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в делоГпервичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителямДрегистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям, помещение в дело
2. Какие из перечисленных документов подлежат регистрацииАФормы статистической отчетности, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина, Заявления гражданБЗаявления граждан, Письмо профсоюзной организации, Инструктивное письмоВТелеграммы, Инструктивное письмо, Заявления граждан, Жалоба гражданинаГЖалоба гражданина, Заявления граждан, Инструктивное письмоДБюллетень высшей аттестационной комиссии Минобрнауки РФ, Заявления граждан, Инструктивное письмо, Жалоба гражданина
3. Какие документы хранятся постоянно:АПриказ о поощрении, Положение о ФЭО, Должностная инструкция, Штатное расписаниеБДолжностная инструкция, Штатное расписание, Положение о ФЭО, Правила внутреннего распорядка в организацииВПравила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание, Приказ о поощренииГПриказ о применении дисциплинарного взыскания, Должностная инструкция, Положение о ФЭОДПриказы по административно-хозяйственным вопросам, Правила внутреннего распорядка в организации, Штатное расписание
4. Что НЕ содержится в реквизите: «гриф утверждения»АФамилия, инициалы лица, утвердившего документБНаименование должности лица, утвердившего документВПодпись лица, утвердившего документГДата утвержденияДРезолюция
5. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки:АдокументооборотБделопроизводствоВрегистрация документаГэлектронный документооборотДсистема электронного документооборота
6. Какая зона содержит информацию о передаваемом документе - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов) ?АЗаголовокБДокумент (основная зона)ВЗаданияГДополнительные материалыДРасширениеЕ Уведомление (подтверждение приема)
Список использованной литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение М.: КноРус, 2012.
.Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Дашков и Ко, 2012.
.Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления М.: Бизнес-Пресс, 2012.
.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2012.
.Гугуева Т.А. Конфиденциальное делопроизводство. М.: Изд-во Альфа-М, Инфра-М, 2012.
.Дегай П.И. Учебная книга российского гражданского судопроизводства и судебного делопроизводства. СПб.: тип. Фишера, 2012.
.Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2012.
.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях М.: Флинта, 2012.
.Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. М.: Издательство: Инфра-М, 2011.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Правильный состав и заполнение поможет подготовить достоверную отчетность и избежать неприятных ситуаций при проверках. Разъяснения и советы – в нашей консультации.
Все факты хозяйственной деятельности необходимо подтверждать документально. В зависимости от требований закона организация может использовать готовые стандартные бланки либо разрабатывать собственные с учетом индивидуальных особенностей. Главное при этом – наличие всех нужных элементов и отсутствие ошибок.
Имейте в виду: обязательные реквизиты бухгалтерских документов установлены статьей 9 Закона
Во второй описывают факт хозяйственной жизни, где приводят:
В третьей ставят подписи с расшифровкой или иные данные, позволяющие идентифицировать указанных лиц.
Первичный учетный документ составляют при совершении или сразу после окончания хозяйственного действия. Специалист, который несет ответственность за оформление, должен своевременно передать документ для внесения данных из него в учетные регистры бухгалтерии.
Специалист, который ведет бухучет либо оказывает такие услуги, не несет ответственность за достоверность информации «первички», которая была составлена другими лицами.
Первичные документы используют для:
Правильно систематизировать и зарегистрировать сведения из «первички» помогают бухгалтерские регистры. Поскольку на их основе создают бух. отчетность, важно правильно отражать все данные.
Внешний вид регистров закон разрешает организациям разрабатывать самостоятельно. Однако часть 4 статьи 10 Закона основных реквизитов бухгалтерских документов. Это:
Представленный перечень реквизитов закон не ограничивает. Если в целях ведения бухгалтерского и управленческого учета понадобятся дополнительные пункты, организация вправе их добавить. Допустимо также группировать объекты бух. учета для достижения максимального удобства.
Разработанный бланк регистра утверждает руководитель компании по согласованию с лицом, которому предстоит его вести.
Государственные учреждения разрабатывают шаблоны регистров с учетом Бюджетного кодекса РФ.
Правильный состав [форм и реквизитов документов бухгалтерского учета] напрямую сказывается на отчетности. Приказом Минфина № 66н разработаны и утверждены готовые образцы бланков бухгалтерской отчетности, предусматривающие удобную форму и необходимые реквизиты. Они позволяют правильно описать финансовое положение организации и сдать грамотный отчет.
Вот список основных форм:
Их используют при составлении отчетности в целом. А правильный состав и заполнение реквизитов бухгалтерских документов исключат лишние затраты на штрафы и сэкономят время на разрешение конфликтных ситуаций с проверяющими структурами (ИФНС).
