Расчетные операции между организациями - юридическими лицами возникают из договорных отношений по поставке материальных ценностей, оказанию услуг, выполнению работ. В соответствии с заключаемыми договорами одна сторона берет на себя обязательства поставить свою продукцию или товары, выполнить определенные работы, оказать услуги, а другая сторона обязуется оплатить стоимость полученных материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг.
В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают также обязательства по расчетам с бюджетом и внебюджетными органами, связанные с налоговыми платежами и уплатой единого социального налога.
Поэтому организация системы расчетов, ее бесперебойное функционирование является важнейшим условием, обеспечивающим хозяйственные связи между организациями.
В соответствии с установленным им порядком расчеты между организациями, как правило, осуществляются путем безналичных платежей через банковскую сеть. Для этого организация открывает в банке расчетный счет. На него зачисляются все денежные средства, поступающие в пользу организации. Денег как таковых (денежных купюр) организация не получает, их заменяет расчетный документ, поступивший от должника через банк. Точно также при расчетах по своим обязательствам перед контрагентами организация сдает в банк только расчетные документы, на основании которых банк списывает с ее расчетного счета сумму платежа. Таким образом, наличные деньги (денежные купюры) в расчетах не участвуют, их заменяют платежные документы. Поэтому расчеты и называются безналичными.
Для открытия расчетного счета необходимо представить следующие документы:
заявление на открытие счета;
решение учредителей о создании организации (протокол собрания);
нотариально заверенные копии учредительных документов (устава и учредительного договора);
справку о регистрации организации;
справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
копию документа о регистрации в качестве плательщиков взносов в Пенсионный фонд и в Фонд обязательного медицинского страхования в РК;
копию приказа руководителя организации о назначении главного бухгалтера и кассира (если по статусу организации обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера, то это указывается в заявлении);
карточки с нотариально заверенными образцами подписей (руководителя, его заместителя и главного бухгалтера и его заместителя) в двух экземплярах с оттиском печати.
Расчетный счет может открыть организация, являющаяся юридическим лицом, а значит, наделенная собственным имуществом, оборотными средствами и имеющая самостоятельный баланс. Этот счет используется для взаимных расчетов с другими организациями в безналичном порядке, но с него можно получить и наличные деньги (например, для выдачи заработной платы, для расчетов с работниками по командировкам, на хозяйственные нужды), а также зачислить на него наличные денежные средства (полученную от организаций наличную; выручку, невыданную заработную плату, возвращенные работниками, остатки неиспользованных авансов, выданных им под отчет на командировочные расходы или на хозяйственные нужды).
При открытии расчетного счета с банком заключается договор банковского счета, который регламентирует взаимоотношения между банком и клиентом по расчетно-кассовому обслуживанию. В приложении к договору определяются ставки на услуги банка. После подписания договора на расчетно-кассовое обслуживание счету присваивается номер.
Банк гарантирует клиенту право беспрепятственно распоряжаться своими денежными средствами, ограничения могут устанавливаться только законом. При этом банк, не нарушая право клиента на распоряжение имеющимися на счете денежными средствами, может использовать временно свободные денежные средства клиента в своих целях, за что клиенту начисляются проценты.
Банк устанавливает лимит остатка денежных средств, хранящихся на счете клиента. Если сумма денежных средств на счете окажется ниже этого лимита и несмотря на предупреждения банка не будет восстановлена в течение месяца, банк имеет право расторгнуть договор с клиентом по своей инициативе. Другим основанием для расторжения договора по инициативе банка является отсутствие операций по счету в течение года. Организация может расторгнуть договор банковского счета по своей инициативе в любое время на основании заявления об этом.
Расчетные субсчета и текущие счета. Если организация имеет подразделения (склады, магазины, филиалы), которые открываются в производственных целях не по месту ее нахождения, а в другом регионе, то этим подразделениям по просьбе головной организации в регионе их деятельности могут быть открыты расчетные субсчета. Круг операций, осуществляемых по такому счету, определяется головной организацией.
Обычно расчетные субсчета открываются для зачисления выручки от реализации продукции в любой форме: покупатели в оплату за полученную продукцию могут в безналичном порядке перечислить денежные средства на расчетный субсчет подразделения, а могут произвести расчет наличными деньгами, которые вносятся на расчетный субсчет самим подразделением. Денежные средства с расчетного субсчета перечисляются затем на расчетный счет головной организации.
Кроме зачисления наличной выручки, все остальные операции по расчетному субсчету совершаются в безналичном порядке. Сниматься наличные деньги с него не могут. Для операций, связанных с выдачей наличных денег, предназначен текущий счет, который открывается также по просьбе головной организации ее подразделениям, расположенным в другом регионе. На текущий счет зачисляются денежные средства, перечисленные головной организацией для выдачи заработной платы и оплаты командировочных расходов. Они снимаются с текущего счета и выдаются целевым назначением. Снятие наличных денег на производственные цели возможно только в том случае, если оно по разрешению банка предусмотрено в числе операций, проводимых по этому счету.
В безналичном порядке можно производить только перечисление удержаний из заработной платы и заработной платы во вклады граждан.
Если подразделение имеет и расчетный субсчет, и текущий счет, то по разрешению банка оно может переводить с расчетного субсчета на текущий счет денежные средства на выплату заработной платы и командировочных расходов.
Для открытия расчетного субсчета и текущего счета предъявляются приказ головной организации о создании подразделения, устав подразделения, заверенный головной организацией, карточки с образцами подписей, заверенные также головной организацией и ее печатью (нотариальное заверение не требуется).
Основные операции, осуществляемые организациями по расчетному счету, - это безналичные расчеты с покупателями за отгруженную продукцию, выполненные для них работы, оказанные им услуги и с поставщиками за полученные от Них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги.
Расчеты производятся через банк на основании расчетных документов. Формы расчетных документов должны соответствовать установленным стандартам и иметь следующие обязательные реквизиты:
При оформлении документов не допускаются помарки, подчистки и исправления, даже оговоренные.
Безналичные расчеты между организациями осуществляются в разных формах. От выбранной формы расчетов зависит использование конкретного расчетного документа.
Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.
В процессе хозяйственной деятельности между организациями возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой материально-производственных запасов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение кредитов и займов и т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банков с расчетного счета плательщика на счет получателя.
Все организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать в любом отделении банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка: заявление с просьбой об открытии расчетного счета, копии учредительных документов, копии свидетельства о государственной регистрации организации, справку о постановке на налоговый учет, справку о постановке на учет в государственные внебюджетные фонды, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати.
Открытому счету присваивается номер, который затем указывается на всех документах, отражающих движение средств по расчетному счету.
Порядок оформления и совершения операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством и правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации.
Взаимоотношения между организаций и банком строятся на основании договора, в котором фиксируется перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др. Все операции по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца счета.
Денежные средства списываются с расчетного счета только по распоряжению клиента. Исключения составляют платежи по инициативе банка за просроченные ссуды и проценты по ним, а также перечисления по платежным требованиям и инкассовым поручениям организаций, предоставляющих клиенту банка коммунальные услуги и услуги связи. Кроме того, банки могут осуществлять платежи с расчетного счета клиента без его согласия по исполнительным листам судебных органов, налоговых органов и других учреждений, которым законодательство или местные органы власти предоставляют такое право.
Согласно статьи 855 ГК РФ – «Очередность списания денежных средств со счета»:
1. При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.
2. При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:
В первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;
Во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;
В третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;
В четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;
В пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;
В шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.
Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.
Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, чеки и аккредитивы, банковские карты. Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.
Чаще всего при осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения [приложение 2], которые являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.
Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации получателю определенной суммы через банк.
Организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу счета выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с приложением к ним всех первичных расчетных документов. Записи в выписке банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы наличных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам.
В бухгалтерском учете организации для учета этих операций открывают самостоятельный активный синтетический счет 51 «Расчетный счет», в котором указанные в выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета. Это вытекает из того, что для банка «Расчетный счет» имеет не денежный, а расчетный характер (банк по этому счету учитывает свои обязательства перед клиентами).
При получении банковской выписки в первую очередь проверяют тождество остатка средств, указанною в выписке, остатку по счету 51 «Расчетный счет». Затем проверяют приложенные к выписке платежные документы (основание их предъявления и суммы), полноту их отражения в выписке и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту счета «Расчетный счет» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения причин на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках необходимо письменно сообщить в учреждение банка.
Денежные средства предприятия за исключением переходящих остатков в кассе должны храниться на счетах в банках.
Согласно совместному письму Государственной налоговой службы, Министерства Финансов РФ и Центрального Банка РФ юридические лица могут иметь текущие счета, расчетные счета, валютные счета, депозитные счета, счета по капитальным вложениям и др.
Наличие расчетного счета у предприятия – признак его самостоятельности.
Текущие счета открываются несамостоятельными предприятиями, подразделениями, находящимися в другом месте.
В случае если предприятие имеет несколько расчетных счетов, необходимо вести аналитический учет в разрезе расчетных счетов.
Для открытия счета предприятие предоставляет в учреждение банка следующие документы:
♦ заявление об открытии счета
♦ документ, удостоверяющий факт создания предприятия
♦ нотариально заверенная копия устава
♦ карточка с образцами подписей лиц, которые могут подписывать платежные документы (руководитель, заместитель руководителя, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера)
♦ оттиски печати
♦ справка о регистрации предприятия в Пенсионном Фонде и других органах
♦ справка из налоговых органов о том, что предприятие является налогоплательщиком
♦ документ налогового органа, подтверждающий постановку данного предприятия на учет в налоговых органах.
В случае отсутствия собственной бухгалтерской службы на предприятии в карточке присутствуют только образец подписи руководителя.
Порядок совершения и оформления операций по расчетным и текущим счетам устанавливается Центральным банком РФ(25, с.138).
Расчетные и текущие счета предназначены и используются для записи выручки от реализованной продукции, полученных кредитов и займов, для осуществления плат в бюджет, поставщикам, кредиторам; с расчетного счета выдаются деньги для выплаты зарплаты работникам предприятия и текущие расходы.
Операции производятся банком на основании документов, оформленным самим предприятием-владельцем счета или по его согласию.
Основные документы для таких операций:
♦ объявление о взносе денег – оформляется сдача наличности денежных средств из кассы предприятия
♦ чеки – оформляется получение денег с расчетного счета, на обратной стороне указывается целевое назначение данной суммы; чеки выписываются на сумму, не превышающую остаток средств на расчетном счете
♦ платежное поручение выписываются самим предприятием – распоряжение банку на перечисление соответствующей суммы на счет другого предприятия.
♦ платежное требование-поручение – требование поставщика к покупателю оплатить полученные товары или услуги согласно соответствующим документам
Все документы составляются без помарок и исправлений; подписать их могут только те лица, образцы подписей которых есть на карточке в банке.
В бухгалтерии предприятия операции производятся на основании расчетных документов вместе с выпиской из банка.
Все платежи производятся в пределах имеющегося свободного остатка на счете.
Без согласия предприятия банк производит списание средств со счетов только по следующим случаям, предусмотренным законом:
♦ по судебным требованиям
♦ по арбитражным требованиям
♦ по распоряжению государственных органов из-за просрочки платежа в бюджет
♦ другими уполномоченными органами
В случае нехватки денег на счете соответствующие требования хранятся банком в картотеке №2. Устанавливается календарная очередность платежей: в порядке календарных поступлений (наступлений даты платежа).
Очередность платежей предприятия, которое объявлено неплатежеспособным устанавливается руководителем банка(19, с. 311).
Периодически в установленные с владельцем счета сроки банк выдает предприятию выписки с расчетного счета – копии лицевых счетов, в которых указывается дата совершения операции, номер документа-основания, сумма поступления/списания, остаток. К выписке банк прилагает все документы, подтверждающие операции.
Бухгалтерия предприятия после проверки выписки отражает операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Для отражения операций на расчетных счетах применяется активных счет №51 "Расчетный счет", по дебету которого отражаются операции по поступлению, а кредиту – расходования денежных средств.
Все операции по дебету расчетного счета при журнально-ордерной форме учета отражаются в ведомости №2, итогами за день или за время, указанное в выписке.
Для отражения оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета(11, с.362)
Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.
Обязательное условие для заполнения регистров - использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей(10, с.534).
Таблица 2.7
Схема бухгалтерских проводок по учету денежных средств
|
Перечислены денежные средства с расчетного счета в кассу | |||
|
Выдана зар.плата | |||
|
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы | |||
|
Израсходованы денежные средства на мелкие канцелярские расходы. | |||
|
Получено за продукцию. | |||
|
Получена выручка от реализации продукции. | |||
|
Перечислено поставщикам. | |||
|
Перечислено кредиторам. | |||
|
Получены краткосрочные кредиты и займы. | |||
|
Погашены краткосрочные кредиты и займы. | |||
|
Погашены налоги и платежи в бюджет. | |||
|
Уплачен ЕСН. | |||
|
Перечислено поставщикам за предоставленные ТМЦ | |||
|
Получена оплата за товары |
Из представленных проводок видно, что бухгалтерские проводки по учету денежных средств составляются в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организации.
В редакции: ...............................................
2.2 Организация учета денежных средств предприятия
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет директор организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией организации, возглавляемой главным бухгалтером ООО «Квадрат». Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
На бухгалтерию возлагается ведение своевременного и достоверного учета, формирования полной и достоверной информации о деятельности, имущественном положении Общества, необходимой для контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, предотвращающих негативное явление в деятельности Общества, осуществление строжайшего режима экономии.
Оплата товаров в магазинах может производиться как наличными так и безналичными расчетами по кредитным картам. Все операции, проведенные за день кассир-операционист отражает в кассовом отчете, прилагая к нему чеки снятые при открытии и закрытии магазина, все первичные документы к возврату передают ежедневно в бухгалтерию.
2.2.1Отражение операций по расчетному счету
При осуществлении операций со средствами по расчетному счету происходит их движение, отражаемое в банковской выписке. Выписка с расчетного счета предприятия является банковским документом, дающим бухгалтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении средств по счету предприятия.
Банковские выписки, выдаваемые клиентам с расчетного счета в разных банках, могут несколько отличаться по форме исполнения из-за различной обслуживающей техники, но обязательными атрибутами каждого из них являются:
Номер расчетного счета клиента
Дата предыдущей выписки и её исходящий остаток, который является входящим остатком для последующей выписки.
Здесь же обязательно фиксируются суммы перечислений (либо увеличивающие, либо уменьшающие сальдо счета), а также остатка средств на дату выписки.
В столбце «обороты по дебету» отражаются расходные
Поступление денежных средств на расчетный счет отражается следующими проводками:
1. Получено на расчетный счет из кассы организации:
Д 51 «Расчетный счет» 150000
К 50 «Касса»; 150000
Основанием для принятия на учет по счету 51 «Расчетный счет» являться квитанции учреждений банка
2. Поступили платежи от покупателей продукции, товаров, услуг, имущества организации, в том числе авансы под поставку товара:
Дебет 51 «Расчетный счет» 250 000
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 250 000
3. Получены краткосрочные кредиты и займы:
Дебет 51 «Расчетный счет» 13500
Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 13500
4. Получены долгосрочные кредиты и займы:
Дебет 51 «Расчетный счет» 164 000
Кредит 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»; 164 000
5. Получены суммы вкладов в уставный капитал:
Дебет 51 «Расчетный счет» 870 000
Кредит 75 «Расчеты учредителями»; 870 000
6. Получена разная дебиторская задолженность, выручка за проданное имущество организации от покупателей имущества, оказанные услуги и выполненные работы от покупателей:
Дебет 51 «Расчетный счет» 35000
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 35000
8. Сумма, поступившая на расчетный счет излишне перечисленных налогов и сборов в бюджет:
Дебет 51 «Расчетный счет» 64 000
Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 64 000
8. Сумма возврата излишне перечисленных отчислений и возмещения фондами:
Дебет 51 «Расчетный счет» 12 000
Кредит 69 «Расчеты по социальному страхованию и
обеспечению»; 12 000
9. Поступили денежные средства в счет причитающейся прибыли по договору доверительного управления имуществом:
Дебет 51 «Расчетный счет» 645 000
Кредит 79 «Внутрихозяйственные расчеты»; 645 000
10. Отражены доходы, поступившие в счет будущих периодов:
Дебет 51 «Расчетный счет» 352 000
Кредит 98 «Доходы будущих периодов». 352 000
Учет переводов в пути обусловлен необходимостью отражения в отчетности сумм оплаты фактически перечисленных (сданных в отделения связи для дальнейшего перечисления), но фактически не поступивших на расчетный счет предприятия. Учет таких средств в ООО «Квадрат» осуществляется на счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки) являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка. Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 «Переводы в пути» обособленно.
1. Из кассы перечислены денежные средства в банк (выручка и т.п.), отражаемые как денежные средства в пути (переводы):
Д 57 «Переводы в пути» 150000
К 50 «Касса» 150000
2. Денежные средства, числившиеся в пути, зачислены на расчетный или валютный счет:
Д 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» 150000
К 57 «Переводы в пути». 150000
2.2.2 Отражение операций по кассе
Определенную сумму наличных денег предприятие хранит в кассе для использования на текущие расходы. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.
Лимит остатка кассы определяется, исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности. Для организаций, которые сдают выручку в банк на следующий день, размер лимита устанавливается в размере суммы средней выручки за день.
Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, ООО «Квадрат» представила в банк специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу»
Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель предприятия обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией ООО «Квадрат», оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете, применяется перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержденный руководителем организации и согласованный с главным бухгалтером.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
К форме первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии ООО «Квадрат» относятся:
КО - 1 "Приходный кассовый ордер";
КО - 2 "Расходный кассовый ордер";
КО - 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
КО - 4 " Кассовая книга ";
АО - 1 " Авансовый отчет ".
Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н и содержат следующие реквизиты:
Наименование документа (формы);
Код формы;
Дата составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
Наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи этих работников и их расшифровки.
Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.
Схема ведения кассовых операций на предприятии ООО «Квадрат» представлена на рисунке 2.1
Рис. 2.1 Ведение кассовых операций в ООО «Квадрат»
Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.
Первичные документы в ООО «Квадрат» оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Поступление наличных денег в кассу ООО «Квадрат» оформляют приходным кассовым ордером (Приложение 1). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.
При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.
Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.
В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.
Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам. Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 2). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.
Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы - при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».
Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).
Ордер также подписывает человек, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли -- прописью, копейки -- цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля) и свою подпись.
Кассир записывает в соответствующей графе его паспортные данные.
При работе с кассовыми документами кассиром ООО «Квадрат» соблюдать следующие требования:
1) приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко шариковой ручкой;
2) в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);
3) прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только в день их составления;
4) в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Срок хранения приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и отрывных листов в архиве организации - 5 лет.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица -- руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.
Ежедневно бухгалтерия получает из магазинов кассовые отчеты о выручке. В отчет кассира входят определенные документы:
Х-отчет на начало дня
Z- отчет на конец дня
Справка отчет кассира-операциониста (Форма КМ-6) (приложение 4)
Акт о возврате денежных сумм покупателям (Форма КМ-3) (приложение 5)
Расходно - кассовые ордера на возвраты (форма КО-2)
накладные к возвратам
Заявления покупателей на возврат
Копия препроводительной ведомости к сумке с рублевой денежной наличностью
В справке отчета кассира-операциониста (форма КМ - 6) кассира-операциониста указывается:
Название магазина;
Дата составления
Показания ККМ на начало дня и на конец
Сумма выручки за день (общая)
Сумма наличных денег
Сумма безналичных денег
Фамилия кассира работавшего в данный день по данной ККМ
Проверив предоставленный отчет кассира, бухгалтер заносит данные о выручке, возвратах и инкассации в 1С:предприятие.
И имеющей самостоятельный баланс.
На расчетном счете хранятся свободные денежные средства в валюте Российской Федерации. Расчетные счета используются также для осуществления расчетов с бюджетом, поставщиками, покупателями и разными . Выдача и перечисление средств с этого счета осуществляется банком, как правило, на основании приказа владельца счета (организации) или с его согласия (акцепта). Однако в некоторых случаях банк списывает суммы с расчетного счета без согласия его владельца.
Платежи с расчетного счета осуществляются в порядке их календарной очередности. Операции по расчетному счету оформляются следующими документами. Объявление на взнос наличными выписывается при внесении денег из кассы в расчетный счет. Денежный чек служит приказом организации банку о выдаче с расчетного счета указанной в чеке суммы наличных денег. Расчетный чек применяется для перечисления средств с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Такой же цели служит и платежное поручение. Платежное требование, в отличие от расчетного чека и платежного поручения, выписывает получатель средств (поставщик). Оно предназначено для расчетов за продукцию, работы и услуги.
Организация периодически получает от банка выписку из расчетного счета , содержащую произведенные операции, обороты и сальдо. К выписке прилагаются денежно-расчетные документы, на основании которых произведены операции по расчетному счету. На основании выписок ведут записи по расчетным счетам.
Аналитический учет по 51 "Расчетные счета" следует вести по каждому расчетному счету.
Синтетический учет операций по расчетным счетам бухгалтерия организации ведет на активном счете 51 "Расчетные счета". Обороты по кредиту этих счетов регистрируются на основании выписок банка в журнале-ордере № 2, а по дебету — в ведомости № 2. Суммы с одноименными корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и ведомость по итогам. Дебетовое сальдо счета 51 означает наличие средств на расчетном счете на начало месяца, обороты по дебету — увеличение, т. е. поступление средств, а по кредиту — уменьшение, т. е. списание средств.
Кроме расчетных счетов организации могут иметь в банках и другие счета: 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках".
Все эти счета . Учет операций по ним аналогичен учету операций по расчетным счетам. Аналитический учет по счету 52 "Валютные счета" должен вестись по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте. А по счету 55 надо обеспечить получение данных о движении денежных средств в аккредитивах, депозитах, чеках и т. п.
