На сегодняшний день с отчетом СЗВ-М знакомы все работодатели. Однако, не редко с ним связано множество вопросов. В данной статье речь пойдёт о том, можно ли отправлять СЗВ-М в Пенсионный фонд по почте.
В первую очередь напомним какие цели преследует Пенсионный фонд Российской Федерации, требуя с организаций предоставление отчета по форме СЗВМ.
Законодательство Российской Федерации постоянно претерпевает изменения. Вот и в сфере пенсионного обеспечения не так давно произошли нововведения – отменена индексация пенсий пенсионерам, продолжающим свою трудовую деятельность в различных компаниях. Чтобы не допускать ошибок в расчетах пенсионных начислений таким гражданам, их необходимо отслеживать. Именно поэтому в 2016 году Правление Пенсионного фонда России выпустило постановление, в котором обязало всех работодателей предоставлять в этот фонд отчёт по форме СЗВ-М.
В Пенсионный фонд должны отчитываться все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие в своём штате хотя бы одного сотрудника. Поблажек при сдаче СЗВ-М для таких работодателей так же не делается.
Таким образом, отвечая на вопрос, кто обязан сдавать отчёт СЗВ-М в 2018 году, можно с уверенностью сказать, что данный документ обязаны составлять и отправлять в ПФР все работодатели (как организации, так и индивидуальные предприниматели).
Важно ! В отчёт включаются все сотрудники, которые трудоустроены на основании гражданско-правовых и трудовых договоров. То есть, указывают в отчете не только работающих в настоящий момент, но и сотрудников, находящихся в декретных отпусках, ежегодных отпусках и длительных больничных.
Отчёт СЗВ-М имеет небольшой объём и состоит из четырёх разделов:
В первом разделе обязательно заполнять номер работодателя для идентификации в Федеральной налоговой службе, его КПП, а так же наименование и номер регистрации в Пенсионном фонде России.
Второй раздел должен содержать название месяца, за который составляется отчёт.
В третьем разделе ответственный сотрудник при первичном предоставлении отчета указывает, что СЗВ-М первичный. Если же отчёт за указанный период предоставляется повторно, так как в первичном отчете указаны не все данные, то выбирается тип формы – дополняющий. В случае, когда были отправлены ранее ошибочные данные, указывают отменяющую форму.
Важно ! Не всегда работодатель имеет информацию об ИНН или СНИЛСе сотрудника, поэтому в таком случае допускается не заполнять соответствующее поле, а ставить на его месте прочерк. При этом специалисты Пенсионного фонда настоятельно советуют прилагать к такому отчету поясняющее письмо, где будет указана причина отсутствия у работодателя данной информации.
Отчёт СЗВ-М подлежит сдаче работодателями ежемесячно. Как и любая другая отчетность, СЗВ-М имеет свои крайние сроки предоставления – 15 число следующего за отчетным месяца. Таким образом в 2018 году сдать отчёт по форме СЗВ-М ПФР требует не позднее указанных в следующей таблице дат.
| Отчетный период | Предельный срок представления |
| Январь 2018 года | 15 февраля 2018 года |
| Февраль 2018 года | 15 марта 2018 года |
| Март 2018 года | 16 апреля 2018 года |
| Апрель 2018 года | 15 мая 2018 года |
| Май 2018 года | 15 июня 2018 года |
| Июнь 2018 года | 16 июля 2018 года |
| Июль 2018 года | 15 августа 2018 года |
| Август 2018 года | 17 сентября 2018 года |
| Сентябрь 2018 года | 15 октября 2018 года |
| Октябрь 2018 года | 15 ноября 2018 года |
| Ноябрь 2018 года | 17 декабря 2018 года |
| Декабрь 2018 года | 15 января 2018 года |
Для сдачи отчётности в Пенсионный фонд России можно воспользоваться несколькими вариантами:
Отправка в ПФР отчета СЗВ-М не является исключением и допускает все вышеуказанные способы. Однако, следует помнить, что предоставлять отчетность в Пенсионный фонд на бумажном носителе имеют право не все. Лишь те организации и индивидуальные предприниматели, в чьём подчинении находится не более 25 человек, могут это делать.
Важно ! Компании, где в штате 25 и более сотрудников, должны предоставлять отчетность только в электронной форме.
Таким образом, отвечая на вопрос возможна ли сдача отчета СЗВ-М по почте, отметим, что те физические и юридические лица, в чьём подчинении находится не более 25 сотрудников, могут при сдаче этого отчета воспользоваться услугами почты России, поскольку у них есть возможность самостоятельно выбирать способ сдачи в зависимости от того, как им удобно. Для тех, кто руководит 25 и более сотрудниками, возможности сдать СЗВ-М на бумаге не предусмотрено, следовательно, для них отправка этого документа по почте может быть осуществлена, но далеко не желательна, поскольку может привести к неприятным последствиям, таким, как наложения на организацию штрафа.
Для тех работодателей, кто не желает тратить время на разъезды и все же решился направить в ПФР отчёт в указанной форме через отделение почтовой связи, работники пенсионной службы советуют осуществлять отправление заказным письмом, к которому прилагают опись вложения. Она должна включать наименование адресата и его местонахождения, а также сведения об отправителе и отправляемых документах. Данную опись составлять нужно в двух экземплярах: первый экземпляр вкладывается в конверт, а второй – остаётся на руках у отправителя.
В случае, когда СЗВ-М направляют по почте организации или индивидуальные предприниматели, у которых в штате 24 и менее сотрудников, ответственность предусмотрена только при несвоевременной отправке этого документа, в иной же ситуации никакого штрафа не будет, поскольку это законное право такого работодателя.
Однако, существует множество ситуаций, когда организация, где более 25 сотрудников, все же не имеете возможности «сбросить» в свою территориальную службу Пенсионного фонда СЗВ-М в электронном виде и направляет его в бумажном варианте по почте. В сложившейся ситуации компания или предприниматель могут быть оштрафованы на тысячу рублей.
Форма СЗВ-М нужна Пенсионному фонду для отслеживания работающих пенсионеров, чтобы не индексировать им пенсию. Тем не менее, в этот отчет включаются все работники независимо от возраста.
Отчет сдается в ПФР ежемесячно до 15 числа.
Если сведения подаются на 25 человек и более, отчет у вас примут только в электронном виде. Нарушение этого правила обойдется работодателю в 1 000 рублей штрафа.
Сдача СЗВ-М на бумажном носителе разрешена только тем работодателям, у которых трудится меньше 25 человек. Это их право, но не обязанность. Работодатели с 24 и менее сотрудников при желании тоже могут отправлять сведения в электронном виде - ПФР это только приветствует.
Как отправить СЗВ-М в ПФР в бумажном виде
Тремя стандартными способами:
1. Отнести лично.
2. Передать через представителя. В этом случае на представителя нужно оформить доверенность.
3. Отправить СЗВ-М по почте заказным письмом с описью вложения. Дата отправки на отметке, которую поставит сотрудник почты, будет считаться датой предоставления СЗВ-М в Пенсионный фонд. Отправку почтой можно поручить любому сотруднику, доверенность для этого не нужна.
Подача СЗВ-М в электронном виде
Для того, что отправлять в Пенсионный фонд отчетность в электронном виде, у вас должно быть подписанное соглашение об электронном документообороте.
Для этого нужно оформить заявление на подключение электронной отчетности и соглашение в двух экземплярах. Бланки этих документов вы можете скачать в нашем сервисе.
Заполненные документы необходимо отнести в отделение Пенсионного фонда, в котором зарегистрирован работодатель.
После того, как документы с Фондом будут оформлены, вам останется загрузить в наш сервис скан соглашения с подписью и печатью ПФ, ввести номер и дату соглашения, и оформить электронную подпись - ее для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно. Никакое дополнительное программное обеспечение для отправки документов в ПФР вам не потребуется.
Стоит один раз пройти эту процедуру, чтобы потом каждый месяц отправлять отчеты нажатием одной кнопки. Кроме экономии времени, это дает и другие преимущества:
1. Вы сможете отслеживать статус отправленной отчётности в личном кабинете.
2. Если ПФР обнаружит ошибки и полностью или частично не примет отчет, вы узнаете об этом сразу и сможете устранить несоответствия еще до того, как истечет срок подачи отчета.
3. Вы получите возможность обмениваться неформализованными сообщениями с Фондом, то есть отправлять запросы и получать ответы.
Что еще нужно знать о СЗВ-М
1. В отчетность включаются все сотрудники, с которыми у работодателя имеются действующие трудовые договоры или гражданско-правовые договоры на оказание услуг. При этом не имеет значения, выплачивался ли доход по этим договорам в отчетном месяце.
2. Если сотрудник уволился или был принят в отчетном месяце, он включается в сведения, даже если проработал всего один день.
3. Если договор на оказание услуг заключен с индивидуальным предпринимателем, его включать в форму не нужно, т.к. ИП сами за себя платят страховые взносы.
4. На незастрахованных лиц подавать форму СЗВ-М не нужно. Это, например, иностранные граждане - временно пребывающие высококвалифицированные специалисты.
5. За неверные сведения работодатель платит штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Чтобы избежать штрафа, самостоятельно обнаруженную ошибку нужно успеть исправить до истечения срока сдачи отчетности.
Если ошибку обнаружили в ПФР после истечения срока, на исправление без штрафа дается 5 дней после получения уведомления от Фонда.
Подружитесь с интернет-бухгалтерией
Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.
Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.
Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.
Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.
Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.
Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).
Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.
Как отправить бесплатный отчет:
В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.
Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».
Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:
Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.
Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.
Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.
Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.
Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.
Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.
Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:
СЗВ-М на бумажном носителе, безусловно, можно сдавать, как и любой другой отчет, представляемый во внебюджетные фонды. Когда СЗВ-М разрешено сдавать на бумаге и влияет ли способ сдачи отчета на срок его представления, рассмотрим в нашем материале .
Отчет по форме СЗВ-М стал применяться страхователями после введения п. 2.2 ст. 11 в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. При этом с первым отчетом организациям и ИП пришлось столкнуться при заполнении формы за апрель 2016 года. Указанный документ отражает информацию о сотрудниках, в частности, об их Ф. И. О., ИНН и СНИЛС.
На основании данных сведений у ПФР появилась возможность контролировать наличие у работодателя работающих пенсионеров. Обладая такой информацией, фонд исключает возможность индексации страховой пенсии таких лиц в соответствии со ст. 26.1 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
В соответствии с п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ, существует 2 способа представления отчета:
При этом электронный способ можно использовать всем страхователям. Применение же бумажной формы зависит от среднесписочной численности сотрудников.
Сдача СЗВ-М на бумажном носителе может быть осуществлена организациями и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников не превышает 24 человек за предыдущий отчетный период.
Следует отметить, что способ сдачи СЗВ-М на бумаге не влияет на срок представления отчета, т. к. для любого формата он единый — до 10-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода (с 2017 года — до 15-го числа). Для сравнения: для РСВ-1 и 4-ФСС предусмотрены более ранние сроки представления бумажных форм в отличие от электронных.
Формат отчета СЗВ-М предусмотрен постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Заполнив все его разделы (их всего 4), необходимо:
О применении печатей см. в материале .
Заполненный отчет работодатель вправе лично подать в территориальное отделение ПФР или направить по почте, при этом составив опись, на которой сотрудник почтового отделения сделает отметку о дате отправки.
Законом № 27-ФЗ не предусмотрена ответственность за несоблюдение способов отправки новой ежемесячной формы. Однако в п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ выделено наказание за нарушение электронного способа представления, например отчета РСВ-1, который так же, как и СЗВ-М, является документом персонифицированного учета. По аналогии согласно указанной норме сумма штрафа, вмененная страхователю, неправомерно направившему отчет СЗВ-М на бумаге, составит 200 руб.
Об отмене РСВ-1 с 2017 года см. в публикации .
Форма СЗВ-М — новый для страхователей отчет, который только начал применяться в персонифицированном учете. Его отличия от других форм, направляемых во внебюджетные фонды, связаны с тем, что он не содержит никаких расчетов, а его представление на бумаге производится в те же сроки, в какие этот отчет направляется по ТКС.
Федеральным законом №385 была отменена ежегодная индексация пенсий тех граждан, которые, выйдя на заслуженный отдых, продолжают трудиться. Отчет по форме СЗВ-М был разработан для подачи сведений в первую очередь о таких пенсионерах.
Государству важно отслеживать начало или прекращение трудовой деятельности пенсионера, чтобы можно было вовремя произвести или отменить индексацию его пенсии. Это и является официальной целью отчета. Благодаря поступающим сведениям ПФ становится известно, сколько граждан получили доход в отчетном периоде и с кого были взысканы страховые взносы.
Хотя плановая индексация для работающих пенсионеров «замораживается», это не лишает их возможности на увеличение страховой пенсии благодаря наличию пенсионных баллов, которые были заработаны ранее, в 2019 г. Представлять сведения в ПФ требуется на всех официально трудоустроенных работников, независимо от того, есть у них права на пенсию или нет.
Несмотря на то что администрирование страховых взносов было передано ФНС, обязанность по подаче отчетности по форме СЗВ-М в ПФ сохранилась. Страхователи подают его по месту регистрации в территориальные отделения ПФ.
По сравнению с предыдущим 2019 г., когда подача отчета была введена, изменились сроки его представления в ПФ. Поэтому работодателям необходимо знать, до какого числа сдавать СЗВ-М в 2019 году, чтобы не пришлось оплачивать штрафные санкции.
Бланк для ежемесячного отчета ПФ утвердил Постановлением № 83п в феврале 2019 г., но подача новой формы началась с апреля. Форма бланка довольно проста, потому что представляемые сведения касаются только застрахованных лиц, без подачи данных о полученных ими доходах и начисленных взносах.
Законодатель определил, что форма СЗВ-М подается работодателями:
Работодатели являются страхователями для своих работников, а последние, в свою очередь, застрахованными лицами.
Поэтому ПФ в своем Письме за № ЛЧ-08-19/10581 (27.07.16) сообщил для страхователей важность некоторых понятий:
В отношении ИП следует заметить, что они не имеют права быть наемными работниками у самих себя и выплачивать себе зарплату, за исключением некоторых случаев. Поэтому когда ИП трудится один или с семьей, не имея нанятых по договору работников, он не подает отчет. Но как только ИП официально наймет работника или заключит договор с самим собой на выполнение определенных видов работ, указанных законодателем, он автоматически становится обязанным подавать отчет.
Форма отчета СЗВ-М состоит из 2 страниц, на которых расположено 4 раздела для внесения информации о страхователе и застрахованных лицах.
Отчет имеет название – «Сведения о застрахованных лицах»:
| 1-й раздел | Указываются реквизиты страхователя:
|
| 2-й раздел | Указывается отчетный период, им может быть только месяц. Поэтому следует проставлять порядковый номер месяца и календарного года. |
| 3-й раздел | Следует указывать тип подаваемого отчета, для этого проставляется специальный код:
|
| 4-й раздел | Указывается информация о застрахованных лицах, он представлен в бланке в виде таблицы, в которую заносятся:
|
В конце отчета есть место для подписи руководителя предприятия (ИП) и его Ф. И. О. Обязательно проставляется дата заполнения документа и ставится печать.
В ФЗ № 27, в ст. 8 законодатель указывает, что отчетность разрешается сдавать:
Отчет на бумаге страхователи представляют, когда число их наемных работников составляет 25 человек или меньше. Подать отчет работодатель имеет право лично через своего ответственного сотрудника или представителя, который должен действовать на основании оформленной нотариально доверенности.
В другом случае «бумажный» отчет разрешается отправить по почте на адрес отделения ПФ. В письмо с уведомлением обязательно вкладывается опись пересылаемых бумаг.
Если число застрахованных лиц у работодателя превышает 25 человек, то он сдает СЗВ-М только в электронном виде. Подать отчет необходимо через телекоммуникационный канал связи, для этого у работодателя должна быть .
В любом случае датой подачи документа будет считаться день, когда было отправлено письмо, отчет подан в ПФ лично или направлен через интернет в электронном виде. В 2019 г. требуется использовать новую форму электронного формата, которая была утверждена Постановлением ПФ № 1077п.
Отчетным периодом для подачи СЗВ-М является месяц. Поэтому отчеты требуется сдавать ежемесячно по окончании каждого отчетного периода, в следующем за ним месяце. Если в 2019 г. конечной датой для подачи отчета было определено 10-е число, то в 2019 г. срок продлен на 5 дней до 15-го числа. Исключение составляют ситуации, когда 15 число месяца является выходным днем или праздничным, тогда сдача отчета переносится на следующий рабочий день.
До какого числа сдавать СЗВ-М в 2019 году, можно увидеть из следующего перечня, за:
Законодатель не запрещает досрочную подачу отчета, т. е. представить СЗВ-М с информацией о текущем месяце можно уже начиная с 1-го числа. Но следует учитывать, что в случае каких-либо изменений в , которые произойдут после подачи отчета, придется сдавать уточняющие сведения.
В этом случае подача уточняющего отчета, если изначальный был подан досрочно, должна произойти до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Когда речь идет о подаче отчета за будущий период, то его ПФ не примет. Например, можно подать отчет за июль в июле, но нельзя сдать СЗВ-М за октябрь в сентябре.
Несвоевременная подача отчета или недостоверность представленных сведений является нарушением, поэтому законодатель предусмотрел для страхователей административную ответственность. Наложить штраф на нарушителя нельзя в соответствии с ФЗ № 27 и его старой редакцией ст. 17, т. к. среди подаваемых сведений нет суммовых показателей. Поэтому ст. 17 была дополнена новым положением.
Финансовая санкция составляет 500 руб. за каждую застрахованную особу, за которую сведения не были поданы вовремя или представлены с искажением. Минимально штраф на работодателя можно наложить в размере 2 тыс. руб. Это обозначает, что если информация не подается вовремя за 1–3 застрахованных лиц, то штраф составит все равно 2 тыс. руб.
В 2019 г. законодатель вводит еще один вид санкций – за нарушение способа подачи сведений. Так, если страхователь обязан представить отчет в электронном виде, а подает его на бумажном носителе, его могут оштрафовать на 1 тыс. руб.
Когда страхователь имеет право подавать СЗВ-М на бумаге, но представляет его в электронном виде, это не является нарушением. Сотрудникам ПФ также разрешено взыскивать задолженность по штрафу с банковского счета нарушителя или за счет его имущества, если он вовремя не произведет оплату начисленной финансовой санкции.
СЗВ-М заполняется сведениями, которые находятся в регистрационных документах работодателя, данными из отчета , подаваемого также в ПФ.
При заполнении отчета необходимо учитывать многие нюансы, например:
Для того чтобы избежать уплаты штрафа за неверно поданные сведения, страхователь обязан в течение 2 недель с момента обнаружения ошибки сотрудником ПФ подать уточненную форму СЗВ-М, она может быть дополнительной или отменяющей, в зависимости от того, какова была ошибка. Уведомление об обнаруженной ошибке ПФ отправляет страхователю таким же образом, как был представлен отчет: по телекоммуникационному каналу связи или на почтовый адрес.
Если по истечении 2 недель страхователем не будет направлена уточняющая форма отчета, то ему начислят штраф. Когда страхователь обнаруживает ошибку самостоятельно, то ограничений по времени для подачи уточняющего отчета у него нет, главное, направить его, чтобы не был наложен штраф за подачу неверных сведений.
Например, если какие-либо сведения были поданы неверно, то понадобиться представить 2 отчета, один с кодом «отмн», а другой с «доп». В отменяющий отчет заносятся сведения, поданные с ошибкой, они переписываются из исходной формы, в дополняющий следует внести верные.
Если, к примеру, какие-то сведения были пропущены, то достаточно представить отчет с кодом «доп» и внести в него только новую информацию, которой требуется дополнить поданный отчет с кодом «исх».
