Все юридические лица, имеющие в своем штате наемных работников, обязаны в налоговую инспекцию подавать информацию о полученной заработной плате каждого из работников, а также данные о сумме исчисленного, удержанного, перечисленного в бюджет НДФЛ. Такой формой отчетности является справка 2-НДФЛ. Как сдавать справку 2-НДФЛ на бумаге или в электронном виде? Рассмотрим нюансы данного вопроса в нашей статье.
По результатам отчетного периода, организации обязаны отчитаться в Фискальный орган о полученной зарплате и иных доходных выплатах по каждому наемному работнику. А также о суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога с доходов физических лиц.
Отчет сдается в таком порядке:
Также в законодательных нормах предусмотрено два варианта сдачи отчета:
На вариант подачи сведений влияет штатная численность сотрудников:
При сдаче информации по НДФЛ в фискальный орган все юридические лица, имеющие в своем штате наемных работников, обязаны руководствоваться Порядком представления в ИФНС информации о полученной прибыли физлиц и о суммах НДФЛ. Порядок утвержден Приказом ФНС ММВ-7-11/19 от 17.01.18г. Этот документ не только устанавливает новую форму налогового отчета, но и оговаривает условия для представления сведений организациями в бумажном варианте либо на электронных носителях.
В соответствии с данным Порядком сдача отчетности 2-НДФЛ за 2017 год на бумаге подразумевает внесение представляемых сведений в бланк, который составляется по форме, закрепленной в Приложении 1 к Порядку. Также потребуется оформить реестр документов в двух образцах, один из которых остается у инспектора Налоговой службы, а второй возвращается работодателю.
У работодателя существует возможность выбрать вариант подачи отчета в Налоговую службу:
У каждого варианта есть свои особенные факторы, которые необходимо знать каждому работодателю. Если документы в Налоговую сдаются лично (через представителя), то днем фактического получения информации Налоговым органом считается день, когда была осуществлена передача отчета 2-НДФЛ за 2017 год уполномоченными лицами.
Если отчет отправляется посредством почты, следует учесть, что при отправке уполномоченное лицо обязано получить квитанцию, которая подтверждает отправку. Днем подачи сведений считается день отправки письма, то есть дата, указанная на почтовой квитанции.
В соответствии с законодательными нормами крайний срок сдачи отчета установлен не позднее 1 апреля года, следующего за прошедшим налоговым периодом. Если крайний срок сдачи выпадает на официально установленный законодательством РФ выходной или праздничный день, дата переносится на следующие ближайшие за этим выходным или праздничным днем рабочие сутки.
Так в 2018 году налоговые агенты обязаны будут сдать отчет 2-НДФЛ за 2017 год не позже 2 апреля 2018 года. Так как 1 апреля выпадает на выходной день (воскресенье).
Проверка сведений по справке 2-НДФЛ сотрудниками Налоговой службы имеет свой установленный порядок, с которым должен ознакомиться каждый налогоплательщик, выступающий как налоговый агент.
Если отчетность 2-НДФЛ за 2017 год подается лично (через законного представителя), инспекторы обязаны в присутствии уполномоченного лица проверить правильность заполнения документа, а также наличие исправлений в нем. Документы, не соответствующие «Контролю заполнения» удаляются из реестра и передаются представителю.
Например, если организация сдала сведения по 8 сотрудникам, 5 из которых не прошли «Контроль заполнения», инспекторы принимают только 3 справки 2-НДФЛ. Остальные считаются не поданными.
По завершении процедуры проверки правильности заполнения инспектор оформляет протокол приема сведений по НДФЛ, при этом указывается, что отчет 2-НДФЛ за 2017 год подан на бумаге. Протокол составляется в двух экземплярах, подписывается инспектором и представителем организации. Один остается в Фискальной службе, а второй передается налоговому агенту. Данный документ считается подтверждением факта своевременной сдачи отчетности.
Справка по форме 2-НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) – это документ, которым все российские работодатели отчитываются перед налоговыми органами за доходы и налоговые отчисления своих сотрудников. В справке 2-НДФЛ указываются суммы доходов, вычетов и налогов, начисленных от заработной платы для передачи в бюджет.
За правильность подачи 2-НДФЛ отвечают организации, но у частных лиц, на которых оформлена данная справка, интерес к 2-НДФЛ также есть, так как копия этого документа часто используется для проверки уровня дохода при оценке заявок на .
Отчетным периодом для формы 2-НДФЛ являются 12 месяцев истекшего года. На сбор и обработку сведений, дается еще два месяца. Затем наступает срок сдачи декларации за прошлый год.
Так сроки сдачи отчетности 2-НДФЛ за 2017 год наступают в марте – апреле 2018 года. Форму 2-НДФЛ за 2016 год сдавали в 2017, и так далее.
Однако в вопросе о сроках сдачи 2-НДФЛ не все так однозначно. Лица, на которых заполняется данная форма, разделяются на тех:
Номера «1» и «2» проставляются в каждой форме 2-НДФЛ. Конечные сроки сдачи отчетности зависят как раз от этих кодов.
Многие думают, что срок сдачи отчетности за прошлый год – первый день второго квартала текущего года. Это верно лишь для тех, с кого уже был удержан подоходный налог, тех, чьи декларации обозначены кодом «1».
В 2018 году 1 апреля был выходным днем, благодаря этому последний срок сдачи 2-НДФЛ за 2017 год сдвинулся на 2 апреля 2018 года. Для документов с кодом «2» никаких переносов не произошло, их следовало сдавать не позднее 1 марта 2018 года.
Всем бухгалтерским работникам нужно помнить, что у наемного работника нет обязанности заполнять, сдавать или каким-то еще образом участвовать в оформлении 2-НДФЛ. Ответственности за неправильное составление или несвоевременную сдачу этого документа работник не несет. Все штрафные санкции ложатся на предприятие, их величина составляет – 200 рублей за каждую не сданную в срок справку, 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями. Факт уплаты этих штрафов не освобождает предприятие от необходимости исправить ситуацию, в том числе переделать и подать справку.
Такие правила лишний раз подчеркивают необходимость правильного составления 2-НДФЛ. Напомним, как это должно происходить.
Этот документ заполняется на каждого сотрудника организации индивидуально. Цифры берутся из первичных бухгалтерских документов.
Но есть некоторые общие для всех справок 2-НДФЛ требования. В ней обязательно заполняется пять разделов:
Форма 2-НДФЛ подтверждается подписью руководителя и печатью предприятия.
Образец заполненной справки 2-НДФЛ за 2018 год будет иметь примерно такой вид:
Добавим, что при смене работы в течение отчетного срока каждый работодатель заполняет справку только за свой период.
Налоговая инспекция хочет знать все. И не только о том, все ли налоги заплатила за себя ваша организация. Кроме своих налогов любая организация или ИП, имеющий в штате сотрудников или заключивший гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг, должны удерживать и уплачивать в бюджет налоги с доходов, полученных физическими лицами.
Связано это с тем, что работодатель по отношению к своим работникам является налоговым агентом. Как можно проверить, выполнил он свои обязанности или нет, и все ли заплатил работник, что должен был? Только посмотрев отчетность.
Уже много лет такие сведения подаются в виде справок по форме 2-НДФЛ. На каждого сотрудника составляется отдельная справка. А значит, бухгалтер должен знать, как заполнить справку 2-НДФЛ.
1. Правила заполнения справки 2-ндфл
3. Как заполнить справку 2-НДФЛ
5. Сведения о налоговой базе и налоге
6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ
7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», по которой сдается отчетность в настоящее время, утверждена приказом ФНС России от 30.10.15г. №ММВ-7-11-485@. Этим же нормативным документов утверждены и правила заполнения справки 2-НДФЛ.
Справки предоставляются:
Также информация о том, как заполнить справку 2-НДФЛ, пригодится не только для отчета в налоговую. Справку также нужно выдавать по просьбе работников, например, для банка (п.3 ст.230 НК).
Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Сумма налога показывается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются в большую сторону).
Давайте рассмотрим практическую ситуацию из жизни организации, и на ее основе составим пример заполнения справки 2-НДФЛ. Параллельно будем обсуждать и важные теоретические моменты.
Рассчитаем величину НДФЛ за каждый месяц работы и за год в целом Осетрову Олегу Алексеевичу, менеджеру ООО «Премудрый пескарь». Оклад работника 35 000 руб. в месяц.
Кроме оплаты за отработанное время, выплачено:
У Осетрова есть дети:
Заявление на предоставление детских вычетов Осетров написал. Подтверждающие документы на получение вычетов есть.
5 июля 2016 года дочь Осетрова закончила ВУЗ, следовательно, с августа 2016 года налоговый вычет на нее уже не предоставляется. Дальше вычет Осетров получает только на младшего ребенка – школьника.
В мае 2016 года Осетров приобрел квартиру. Поскольку имущественный вычет он до этого не использовал, то 18 июня 2016 года он принес в бухгалтерию заявление на предоставление имущественного вычета за 2016 год на сумму 1 500 000 руб. и уведомление из налоговой инспекции о праве на вычет. Вычет будет предоставляться с июня 2016 года.
Доходы, облагаемые по ставке 13% для дивидендов и 35%, в 2016 году Осетров не получал.
Все доходы, вычеты и начисленный НДФЛ по данному работнику представлены в таблице.
Кроме оплаты по окладу сотрудник получал материальную помощь: 2000 руб. в январе, 6000 руб. в июне.
В ноябре налогооблагаемые доходы нарастающим итогом с начала года превысили 350 тыс. руб., поэтому начиная с ноября, детские вычеты предоставляться не будут. Для расчета данного лимита используются только налогооблагаемые доходы.
Обратите внимание по внесению данных о выплаченной материальной помощи в справку 2-НДФЛ. Если у сотрудника была в году материальная помощь, полностью не облагаемая НДФЛ независимо от суммы, то вносить ее в справку не нужно.
Если была обычная матпомощь, которая не облагается только в пределах 4000 руб., то в справке она отражается.
Теперь, когда все исходные данные для примера у нас есть, будем по шагам смотреть, как заполнить справку 2-НДФЛ.
В графе признак справки нужно указать:
1 – если сообщаются сведения о доходах физического лица и начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ;
2 – если удержать НДФЛ невозможно (не позже 1 месяца по окончании года);
«Номер корректировки» — поле заполняется и при сдаче первичной справки, и при сдаче уточненных сведений. Если справка первичная, то надо поставить номер 00, для уточненных - 01, 02 и т. д.
Есть возможность аннулировать справку 2-НДФЛ, которую компания сдала ошибочно. Для этого в поле «Номер корректировки» надо поставить значение 99, а в справке заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями об организации и физлице. Такая аннулирующая справка будет иметь новую дату составления, но старый номер (т.е. номер той старой ошибочной справки).
В каких случаях это может потребоваться? Например, если вы по ошибке сдали на одного работника несколько справок, сдали справку на работника, который у вас уже давно не работает и др.
Заполнение справки начинается с внесения сведений о налоговом агенте в Раздел 1: ИНН/КПП, наименование организации или ФИО физического лица – индивидуального предпринимателя, код по ОКТМО, телефон.
В Разделе 2 отражаются сведения о физическом лице, которое получало доходы: ИНН, ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные, место жительства. Для иностранцев есть и свои поля: ИНН в стране гражданства, адрес места жительства в РФ, код страны проживания и адрес в стране постоянного проживания (указывается один из адресов).
В поле «Статус налогоплательщика» указывается один из следующих:
По данным об организации и физическом лице мы заполнили разделы 1 и 2.
Далее справка НДФЛ представляет детальную информацию о доходах и вычетах. Раздел 3 содержит сведения о доходах, которые получены работниками в денежной или натуральной форме, за каждый месяц налогового периода (года). В заголовке данного раздела отражаются ставки НДФЛ, на которые заполняется раздел. В нашем примере будет один раздел, потому что все доходы, которые получил работник, облагаются по ставке 13%.
За каждый месяц в графе Сумма дохода указывается общая величина дохода, полученная работником за месяц. Если в каком-то месяце работник имел право на получение профессионального налогового вычета, а также вычета по доходу, облагаемому НДФЛ не в полном размере, то указывается код вычета и его сумма.
Полностью освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включают, например, пособие по уходу за ребенком, пособие по беременности и родам.
Коды заполнения справки 2-НДФЛ берутся из приказа ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@. Нам для заполнения формы в нашем примере потребуются:
Коды доходов:
Коды вычетов:
В Разделе 4 обобщаются данные о вычетах в соответствии с их кодами, указывается суммарная величина каждого вычета. Здесь приводятся вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (в отличие от вычетов, указываемых в разделе 3 – по материальной помощи, профессиональные вычеты).
В разделе 4 мы запишем вычеты на детей – по первому и второму ребенку отдельно, и имущественный вычет. Здесь же могут быть указаны вычеты на самого работника, а также социальные и инвестиционные.
Для занесения данных об имущественном вычете необходимо иметь Уведомление из налогового органа, которое подтверждает право работника на его применение.
В Разделе 5 подводятся итоги доходов, определяется налоговая база и делается расчет НДФЛ. Отражается общая сумма доходов – итоговая величина столбца Сумма дохода из Раздела 3. По следующей строке записывается налоговая база, которую можно найти как разность между общей суммой доходов и величиной налоговых вычетов (сумма вычетов по Разделам 3 и 4).
По строке Сумма налога исчисленная записывается исчисленная сумма налога, т.е. произведение налоговой базы на налоговую ставку. Далее заполняются строки с данными о сумме удержанного, перечисленного налога, излишне удержанной и не удержанной.
Для Осетрова:
Общая сумма полученных доходов – 423 500 руб.
Сумма вычетов – 9800 (первый ребенок) + 14 000 (второй ребенок) + 238 200 (имущественный) + 4000 (необлагаемая матпомощь) = 266 000 руб.
Налоговая база – 157 500 руб.
Сумма налога – 20 475 руб.
Если в отношении доходов работника в течение года использовались разные ставки, то и разделов 3-5 будет несколько. Число разделов 3-5 будет равно количеству использованных ставок.
Тем компаниям, где работают иностранные сотрудники из «безвизовых» стран, пригодится строка с данными по фиксированным авансовым платежам.
Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Такое требование прописано в пункте 2 статьи 230 НК РФ. То есть по местонахождению организации (или подразделения) либо по месту жительства физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.
Справки сдавайте в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. На бумаге составлять справки разрешено только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, менее 25 человек.
С 1 января 2016 года для налоговых агентов введен штраф за представление документов, содержащих недостоверные сведения. Штраф выпишут, если налоговики выявят ошибки в форме 2-НДФЛ. Сумма штрафа — 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями.
Поэтому внимательнее изучайте, как заполнить справку 2-НДФЛ и не допускайте ошибок. А если вдруг заметили ошибку, то бегом исправлять ее, пока налоговики не нашли ее раньше вас.
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.
Какие проблемные вопросы по заполнению справок 2-НДФЛ возникают у вас? Задавайте их в комментариях!
Как заполнить справку 2-НДФЛ на практическом примере
Ежегодно до 1 апреля все работодатели должны подать в ФНС сведения по доходам (выплатам), которые получили их работники в минувшем году. Для этого они составляют справки по форме 2-НДФЛ на каждого своего сотрудника.
Нередки случаи, когда справка 2-НДФЛ может понадобиться непосредственно и самому работнику. Например, когда он хочет оформить кредит или устроиться на новую работу. При получении налоговых вычетов , помимо декларации по форме 3-НДФЛ , налоговые инспекторы также требуют от физических лиц справки о доходах по форме 2-НДФЛ.
Обратите внимание , начиная с 2016 года всем работодателям помимо справок 2-НДФЛ, дополнительно необходимо сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ .
Примечание : Приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/19@ утверждена новая форма справки 2-НФДЛ. Она вступает силу с 30 апреля 2018 года, но может применяться с отчетности за 2017 год. Учитывая изложенное, работодатели при отчете за 2017 год могут сдавать справки 2-НДФЛ как по старой, так и по новой форме.
Старую форму 2-НДФЛ Вы можете бесплатно скачать по этой ссылке .
Новую форму справки 2-НДФЛ можно скачать .
Образец заполнения бланка 2-НДФЛ за 2017 год вы можете посмотреть на этой странице .
Все ИП и организации, которые в минувшем году производили выплаты своим работникам (в том числе по договорам гражданско-правового характера), а также удерживали и перечисляли с этих выплат НДФЛ .
В 2018 году работодатели, у которых среднесписочная численность сотрудников 25 и более человек должны сдавать справки в электронном виде. Соответственно, ИП и организации, у которых СЧР менее 25 человек в 2018 году имеют право подать справки 2-НДФЛ в бумажной форме.
Справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию:
Примечание : обособленные подразделения с отдельным балансом и расчетным счетом должны сдавать 2-НДФЛ по своему месту нахождения (за исключением крупнейших налогоплательщиков, которые сами выбирают, куда им отчитываться).
За 2017 год справки по форме 2-НДФЛ необходимо передать в налоговый орган до 2 апреля 2018 года .
Примечание : справки 2-НДФЛ за работников с доходов, которых не получилось удержать НДФЛ, необходимо подать до 1 марта 2018 года.
В 2018 году штраф за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ составляет 200 руб. (за каждый отсутствующий документ).
Кроме этого, с 2016 года налоговые инспекторы получили право выписывать штраф в размере 500 руб. за справки 2-НДФЛ содержащие недостоверные сведения.
Блокировать расчетный счет за несдачу формы 2-НДФЛ (в отличие от расчета 6-НДФЛ) ИФНС не имеет права.
Официальную инструкцию по заполнению новой формы 2-НДФЛ вы можете скачать по этой ссылке
В заголовке справки 2-НДФЛ указывается:
Поле «за ____ год» – налоговый период (календарный год) за который сдается справка 2-НДФЛ.
Поля «№ ____ » и «от __.__.__» – порядковый номер и дата составления справки 2-НДФЛ.
При заполнении корректирующей или аннулирующей справки в этих полях указывается номер ранее предоставленной формы 2-НДФЛ, а вот дата уже новой справки.
Поле «Признак» :
Поле «Номер корректировки»:
Поле в ИФНС (код) – четырехзначный код налоговой инспекции в которой налоговый агент состоит на учете.
Узнать код вашей ИНФС можно при помощи этого сервиса .
Поле «Код по ОКТМО» .
Организации указывают код ОКТМО по месту нахождения (нахождения обособленного подразделения). ИП указывают код ОКТМО по месту жительства.
Если код вашей компании состоит из 8 цифр, тогда при заполнении справки 2-НДФЛ, вместо последних трёх символов необходимо поставить прочерки.
Узнать код ОКТМО можно при помощи этого сервиса .
Поле «Телефон» . Указывается контактный номер телефона, по которому с вами могут связаться работники налоговой инспекции (например, «+74950001122»).
Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).
Поле «Налоговый агент»
Организации указывают сокращенное наименование (в случае его отсутствия – полное наименование) согласно учредительным документам.
Индивидуальным предпринимателям необходимо полностью указать свою фамилию, имя и отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
Поле «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» . Указывается код формы реорганизации или ликвидации организации. Коды указанных форм приведены в Приложен № 2.
Поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» . Указывается ИНН и КПП реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.
Если представляемая в ИФНС Справка не является Справкой за реорганизованную организацию, то поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» не заполняются. Указанные поля обязательны для заполнения при указании в поле «Признак» кода «3» или «4».
Поле «ИНН в Российской Федерации». Указывается ИНН сотрудника (при отсутствии ИНН данное поле не заполняется).
Поле «ИНН в стране гражданства». Указывается ИНН (или его аналог) иностранного сотрудника.
Поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Указывается полностью без сокращений фамилия, имя и отчество (при наличии) сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
Поле «Статус налогоплательщика»:
Если сотрудник является налоговым резидентом РФ (пробыл на территории России 183 и более календарных дней), то необходимо указать статус 1 , а в разделе 3 написать ставку 13%.
Если сотрудник не является налоговым резидентом РФ (пробыл на территории России менее 183 календарных дней), то необходимо указать статус 2 , а в разделе 3 написать ставку 30%.
Кроме этого в 2016 году для иностранных работников предусмотрены следующие статусы:
Поле «Дата рождения». Указывается дата рождения сотрудника (например, 10.05.1975).
Поле «Гражданство (код страны)». Для граждан России необходимо указывать код «643» . Узнать коды других стран можно при помощи этого классификатора.
Поле «Код документа, удостоверяющего личность». В этом поле необходимо указать код документа удостоверяющего личность сотрудника. Для российских паспортов это код «21» .
Бывают случаи, когда работник имеет действующий паспорт СССР в такой ситуации необходимо указывать код «91» («Иные документы»). Коды всех документов приведены в Приложении № 1 .
Поле «Серия и номер документа». Указываются реквизиты документа удостоверяющего личность (знак «N» писать не нужно).
В разделе 3 необходимо последовательно по месяцам заполнить все доходы, которые были начислены сотруднику в течение календарного года.
Примечание : для справок с признаком 2 и 4 в разделе 3 пишется сумма фактически полученных доходов, с которой не был удержан НДФЛ.
Поле «Налоговая ставка» . В заголовке раздела 3 нужно указать ту налоговую ставку в соответствии, с которой при выплате доходов был удержан подоходный налог:
Доходы облагались по разным ставкам.
Если в течение года доходы работника облагались по разным налоговым ставкам, то справка 2-НДФЛ все равно должна быть одна . Просто, сначала необходимо заполнить пункты разделов 3 и 5 для одной ставки, а после – для другой.
Если заполняемые данные не умещаются на одной странице, их можно перенести на следующую, но при этом необходимо в шапке каждой страницы проставить её номер и продублировать данные о налоговом агенте.
В поле «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, в котором работнику был начислен и фактически уплачен доход.
Поле «Код дохода» . Каждому доходу соответствует свой код, например, код по зарплате – 2000 , код по отпускным выплатам – 2012 и т.д. Для некоторых доходов код не предусмотрен, в таких случаях ставится код – 4800 «Иные доходы».
Совет – как определить код для премии. Если премия была начислена за производственные результаты – пишите код 2000, а если она была выдана в честь праздника или юбилея, тогда это код 4800 (иные доходы).
Ознакомиться с полным перечнем кодов по доходам вы можете на этой странице .
В поле «Сумма дохода» отражается вся сумма начисленного и уплаченного дохода по указанному коду дохода.
Поле «Код вычета» . В разделе 3 предусмотрены поля для отражения вычетов (не путать с вычетами, которые заполняются в разделе 4 ). В разделе 3 отражаются только профессиональные вычеты (ст. 221 НК РФ), а также вычеты, предусмотренные ст. 217 НК РФ.
Ознакомиться с полным перечнем кодов по вычетам вы можете на этой странице .
В поле «Сумма вычета» отражается сумма вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей её графе «Сумма дохода».
Поле «Сумма вычета» . Указываются суммы вычетов, соответствующие указанному коду.
Число заполненных строк в данном поле зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены работнику.
Уведомление, подтверждающее право на социальный и имущественный вычет.
Для получения налогового вычета через работодателя, сотруднику необходимо получить в ИФНС специальное уведомление и предоставить его по месту трудоустройства.
Данные этого уведомления (номер, дата и код ИФНС) отражаются в справке 2-НДФЛ.
Примечание : возможность получения социального вычета через работодателя появилась только в 2016 году.
Поле «Общая сумма дохода» . Указывается общая сумму дохода, полученная сотрудником за год (сумма всех строк раздела 3 ).
Поле «Налоговая база» . Отражается налоговая база (разница между общей суммой дохода и всеми налоговыми вычетами).
Поле «Сумма налога исчисленная» . Указывается исчисленная сумма налога (Налоговая база x Налоговая ставка (как правило, 13%)).
Поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» . Данное поле заполняется только для иностранных сотрудников, работающих по патенту.
Если у вас трудится иностранец, то НДФЛ с зарплаты можно снизить на сумму авансов, которые он заплатил в бюджет на основании патента. Но делать это можно только если у вас на руках есть соответствующее заявление от иностранного сотрудника необходимое уведомление из ИФНС.
Реквизиты уведомления (номер, дата, код ИФНС) указываются также в разделе 5 в строке, следующей после таблицы («Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи»).
Поле «Сумма налога удержанная» . Указывается сумма НДФЛ, которая была удержана с доходов сотрудника.
Поле «Сумма налога перечисленная» . Указывается сумма НДФЛ, которая была перечислена в бюджет.
В большинстве случаев суммы исчисленного и перечисленного НДФЛ должны совпадать. Но иногда бывает по-другому, например, при задержке зарплаты исчислено налога будет больше чем удержано и перечислено. Или, например, если по ошибке с сотрудника удержали НДФЛ больше, чем было начислено.
В таком случае работодатель обязан вернуть сотруднику излишне удержанный подоходный налог. Если он не успевает это сделать к 1 апреля (срок сдачи 2-НДФЛ), тогда в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» необходимо отразить сумму не возвращённого сотруднику налога.
Кроме этого в данном поле указывается сумма переплаты налога, которая могла образоваться в связи с изменением налогового статуса сотрудника в течение года.
Поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Указывается исчисленная сумма НДФЛ, которую работодатель не удержал в налоговом периоде.
| Код документа | Наименование документа |
|---|---|
| 21 | Паспорт гражданина Российской Федерации |
| 03 | Свидетельство о рождении |
| 07 | Военный билет |
| 08 | Временное удостоверение, выданное взамен военного билета |
| 10 | Паспорт иностранного гражданина |
| 11 | Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории Российской Федерации по существу |
| 12 | Вид на жительство в Российской Федерации |
| 13 | Удостоверение беженца |
| 14 | Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации |
| 15 | Разрешение на временное проживание в Российской Федерации |
| 19 | Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации |
| 23 | Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства |
| 24 | Удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации |
| 91 | Иные документы |
Ниже приведена таблица наиболее часто встречающихся ситуаций, при которых справку 2-НДФЛ составлять не нужно:
| Ситуация | Разъяснение |
|---|---|
| Были сделаны выплаты, которые по закону освобождены от уплаты подоходного налога | Доходы, которые по закону освобождены от НДФЛ, в справку 2-НДФЛ записывать не нужно. К таким доходам относятся алименты, пособия по беременности и т.д. (ст. 217 НК РФ). |
| Сотрудникам были выданы подарки или оказана материальная помощь декретницам | Подарки и материальная помощь, не превышающие 4000 руб. в течение календарного года НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). |
| Было куплено имущество у физического лица | Например, организация купила у своего сотрудника ноутбук. Удерживать НДФЛ, в данном случае, не нужно (п. 2 ст. 226 НК РФ). Физические лица должны самостоятельно отчитываться за такие доходы и подавать декларацию 3-НДФЛ (ст. 228 НК РФ). |
| Были сделаны выплаты индивидуальным предпринимателям |
НДФЛ с выплат сделанных предпринимателям удерживать не нужно (т.к. предприниматели должны самостоятельно исчислять и уплачивать подоходный налог). Сведения о таких выплатах подавать в налоговый орган не требуется, однако вам необходимо получить от ИП все необходимые подтверждающие документы (лист записи ЕГРИП , кассовые и товарные чеки и т.д.). |
Справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны сдавать в ИФНС. Разберемся, что такое 2-НДФЛ справка и рассмотрим образец заполнения справки 2-НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ предназначена для подтверждения суммы дохода, которую налоговый агент фирма или ИП выплатили физлицу, и удержанного из этой выплаты дохода. Доход может быть натуральным, например, подарки стоимостью более 4000 рублей.
Руководствуясь этим документом, инспекторы проверяют правильность расчета НДФЛ и применения налоговых вычетов. Кроме того, они сопоставляют показатели справок 2-НДФЛ с расчетом по форме 6-НДФЛ
2-НДФЛ может потребоваться и работнику при самостоятельном заявлении налогового вычета, в частности, с продажи квартиры. Фирма-работодатель обязана выдать человеку справку. О том, как получить ее у работодателя читайте в этой статье .
Бланк справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС № ММВ-7-11/485@ от 30 октября 2015 года. В феврале 2018 года он был обновлен и сейчас выглядит следующим образом:
Как правильно заполнить справку смотрите
В общем случае справку 2-НДФЛ сдают в налоговые органы по итогам отчетного года. Крайний срок сдачи - не позднее 1 апреля следующего за отчетным года.
Иной период отчетности при реорганизации и ликвидации юрлиц. Справка должна содержать данные с начала налогового периода до момента ликвидации или реорганизации. При непредставлении 2-НДФЛ в срок, обязанность отчитаться переходит к правопреемнику.
В ИФНС, где компания или ИП, являющиеся налоговыми агентами, зарегистрированы в качестве налогоплательщиков. Для организаций, как правило, это регистрация по месту нахождения, а для ИП - по месту жительства.
При наличии у компании обособленных подразделений место подачи справки зависит от источника выплаты дохода физлицу. На практике могут возникать различные ситуации. Приведем их в таблице 1.
Таблица 1. Куда сдавать 2-НДФЛ
Крупнейшим налогоплательщикам следует учитывать, что уточненные 2-НДФЛ по прошлым периодам им следует представлять в территориальные налоговые инспекции. Межрегиональные инспекции НДФЛ больше не администрируют.
Фирма или ИП будут оштрафованы согласно Налоговому кодексу и КоАП РФ. По НК РФ сумма штрафа составит 200 рублей за каждую не сданную или сданную не вовремя справку. КоАП РФ предусматривает ответственность для должностных лиц, например, руководителя юрлица, в виде штрафа от 300 до 500 рублей.
Кроме того, законодательство предусматривает штраф за ошибки в 2-НДФЛ. Он составит 500 рублей за каждую справку с ошибками. Инспекторы признают ошибочными данные, которые затрудняют им контроль. Например, которые не позволяют идентифицировать налогоплательщика, стали причиной недоплаты налога в бюджет или отказа в налоговом вычете и других льготах по НДФЛ.
Обратите внимание: при самостоятельном нахождении, исправлении ошибки до обнаружения ее инспекторами, и подаче уточненной справки 2-НДФЛ налоговый агент освобождается от ответственности. Также его не оштрафуют, если он ошибся в паспортных данных налогоплательщика, но верно указал его ИНН.
Вопрос о сроке действительности справки возникает в случае, когда ее запрашивают различные учреждения и организации. Документ может потребоваться налоговым органам, Пенсионному фонду, банку, новому работодателю и в посольство иностранного государства для получения визы.
В налоговую 2-НДФЛ представляют вместе с декларацией по форме 3-НДФЛ для получения стандартного, социального, имущественного или инвестиционного налогового вычетов. Налоговое законодательство не устанавливает срок действия справки. В данном случае ориентируйтесь на крайний срок получения вычетов. Он составляет 3 года с момента, когда возникло право на вычет.
Справку может потребовать ПФР для назначения пенсии по старости. Органам опеки она понадобится при усыновлении детей. Суд запросит ее при разводе для расчета суммы алиментов. Центр занятости на основании нее определит размер пособия по безработице.
Срок действия документа для указанных выше случаев, по общему правилу, составляет тридцать календарных дней.
Кредитные учреждения запрашивают 2-НДФЛ при оформлении кредитов. Она подтверждает платежеспособность заемщика. Срок действия справки определяет конкретный банк, но как правило он равен тридцати календарным дням с момента выдачи документа работодателем. По ипотечному кредитованию срок меньше и может составлять до десяти календарных дней.
Запрашивают справку также некоторые посольства иностранных государств для оформления визы. Срок действия они устанавливают на свое усмотрение. Узнайте его заранее.
