Форма бухгалтерской справки образец. Бухгалтерская справка: как правильно составить. Бухгалтерская справка: образец

Учет хозяйственной деятельности предприятия основан на различных первичных документах. Один из них – бухгалтерская справка. Образец написания , предназначение, область применения и другие нюансы вы узнаете из нашей консультации.

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка . Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

1. Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

2. Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки :

• в качестве «первички»;
• для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.

Структура: как написать образец бухгалтерской справки

Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки .

Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

1. Создание «шапки» и указание следующих данных:

• наименование документа;
• дата составления;
• реквизиты компании (название, ИНН, КПП и т. д.);
• совершаемая операция, особенности;
• список ответственных лиц.

• сведения о том, что изменилось;
• предыдущие показатели;
• правильный способ расчета.

• идентификации лиц;
• подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.

Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833 , которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).

Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

На нашем сайте скачать бланк бухгалтерской справки можно по .

Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

• исправления ошибок;
• списания торговой наценки;
• корректировки показателей материально-производственных затрат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833 .

Разновидности

Существует несколько типов бухгалтерских справок , предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:

• расчетные;
• об исправлении ошибок;
• для бюджетной сферы;
• образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
• о списании задолженности;
• предназначенные для суда.

Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.

Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

1. исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
2. пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
3. выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

• название компании;
• суть операции и расчет по ней;
• дату составления;
• Ф.И.О. ответственных лиц.

Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки , руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

Обратите внимание: обязательно нужно указать:

• причину возникновения ошибки;
• все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
• дату внесения исправлений.

В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

Справка о списании «кредиторки»

Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности . Она должна включать:

• полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
• расчет срока исковой давности.

ПРИМЕР
В ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:

Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС: образец

Документ может выглядеть примерно так:

Напомним, что п. 4 ст. 149 НК РФ обязывает вести раздельный учет операций, которые облагаемы НДС и не облагаемы (свободны от налога). Чтобы понимать, как составить образец бухгалтерской справки для раздельного учета НДС, изучите требования статьи 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

Любой процесс, связанный с финансовой деятельностью организации в обязательном порядке должен оформляться первичной учетной документацией. Как правило, такие документальные акты представляют собой разнообразные накладные, отчеты и банковские выписки, форма бланка которых предусмотрена на законодательном уровне Российской Федерации. Но существует немалое количество бухгалтерских операций, для которых не предусмотрены официальные образцы документов. Именно для таких случаев предусмотрена бухгалтерская справка.

Понятие бухгалтерской справки

Изначальная учетная документация, которая содержит информацию о финансовом событии и отражается в бухгалтерских или налоговых учетах именуется бухгалтерской справкой.

В нормативных документах по бухгалтерскому учету данная справка не фигурирует. Что нельзя сказать о Налоговом Кодексе РФ, где бухсправка непосредственно относится к первичным документальным актам. Такой бухгалтерский документ не имеет стандартного государственного образца, в связи с этим каждый в индивидуальном порядке может составлять справку произвольно. Действующее законодательство предусматривает обязательное утверждение в учетной политике самостоятельно разработанных форм документов, однако бухгалтерских справок это не касается. Так как содержание такой документации зависит от того какая операция осуществляется.

Вне зависимости от предназначения, бухсправка должна содержать следующую информацию:

• название составляемого акта;
• число, месяц и год составления;
• полное название организации относительно которой составляется этот документ;
• сведения о совершаемой операции;
• в каких единицах выражается проводимая операция;
• ФИО должностных лиц, которые несут ответственность за осуществление и грамотное оформление процедуры;
• подписи ответственных лиц.

Многие работники, связанные с финансовой деятельностью, при составлении бухгалтерских справок основываются на форме документа, которая утверждена государственными органами для бюджетных учреждений (код №0504833).

Необходимость и использование

Бухсправка является внутренним документом компании, и в первую очередь нужна для исправления ошибок в финансовых учетах, подтверждения того или иного осуществляемого действия связанного с денежными операциями, корректировки данных в бухучете и налоговом учете, а также для ведения раздельного учета.

Помимо вышеперечисленного данный документ необходим для:

• начисления износа материальных средств;
• начисления отсроченных налоговых активов (ОНА) и отсроченных налоговых обязательств (ОНО);
• вычисления валютной разницы;
• распределения транспортно заготовительных расходов;
• вычисления коммерческой расценки;
• расчета средней заработной платы. В данном случае исходные данные берутся из распорядительных документальных актов организации. Помимо которых для расчета принимаются исследовательские сведения по учету зарплаты;
• удержания определенного процента денежных сумм из заработной платы. Расчеты таких удержаний отражаются в бухсправках, и производятся на основании данных указанных в исполнительных листах или приказах руководителя организации;
• начисления различных обеспечений и резервов;
• перевода долгосрочного долга в краткосрочный;
• начисления пошлинных обязательств;
• списания кредитной или дебиторской задолженности;
• начисления процентной ставки по кредитным и депозитным операциям;
• распределения прибыли или начисления дивидендов. Такие процессы отражаются в справке, если не определена конкретная сумма денежных средств, но есть правила распределения и начисления, а также установлен определенный процент выплаты дивидендов от полученного дохода.

Не стоит забывать, что грамотно сформулированная такая справка избавит фирму от множества проблем с налоговыми службами, и сыграет немаловажную роль в доказательстве правоты компании при спорных ситуациях, возникающих в суде.

Главный принцип составления данного бухгалтерского документа состоит в том, что он оформляется организацией исключительно в одностороннем порядке.

Так как при составлении бухсправки любой формы не должны быть задействованы третьи лица (сторонние организации). Поэтому данная справка должна содержать информацию только о внутренних действиях предприятия, в которых отсутствуют лица сторонних компаний.

Бухгалтерская справка обычно используется организациями в следующих случаях:

• когда исправляются ошибки, обнаруженные в отчетах за прошедший период;
• по раздельному учету налога на добавленную стоимость;
• для судебных учреждений, где указывается информация о финансовой задолженности.

Операции, подлежащие корректировке

Любой бухгалтерский работник при составлении отчетов и других проделываемых операциях может допустить ошибки. Поэтому для официальной корректировки оформляется бухгалтерская справка. Но нужно учесть, то не все финансовые операции производимые бухгалтером могут исправляться.

Корректировке подлежат операции, в которых допущены следующие ошибки:

• счетные или технические. Обычно они происходят из-за неточного расчета или в связи с неправильным внесением сведений в регистры бухучета. Это могут быть опечатки в номере счета или кода, а также неверное указание каких либо важных значений. Такие ошибки довольно трудно сразу обнаружить. Поэтому их выявление обычно происходит при инвентаризации расчетных документов с производителем;
• возникшие в результате нарушения документального оборота. Такие оплошности возникают из-за несвоевременного формирования необходимого пакета документов и его предоставления в бухгалтерию предприятия, или же предоставления необходимой информации не в полном объеме. Как правило, данные ошибки определяются в ходе ревизионной проверки внутри компании налоговыми или аудиторскими органами. Корректировка таких оплошностей является не легким процессом, так как многие ошибки выявляются спустя несколько лет;
• образовавшиеся в ходе недостоверного анализа. Причиной этого может послужить некачественная оценка, указанная в учете относительных фактов хоздеятельности в связи с отсутствием полной, и достоверной информации об осуществленной процедуре.

Бухгалтерские операции в которых были намеренно допущены фирмой ошибки, для того чтобы скрыть данные о воровстве или других противозаконных действиях не подлежат официальной корректировке. В связи, с чем бухсправка не может быть оформлена.

Пример составления документа об исправлении ошибки при переплате зарплаты

Общество с ограниченной ответственность (ООО) «Тюльпан» насчитало и выплатило своему подчиненному Воробъеву А.С. следующую заработную плату:

• в августе – 15000 рублей;
• в сентябре – 20000 рублей.

В октябре этого же года выяснилось, что за август бала насчитана, и выплачена лишняя сумма зарплаты в размере 5000 рублей, так как заработанное жалование за этот месяц составило 15000 рублей. При учете того, что сотрудник организации согласился вернуть в кассу предприятия переплаченную сумму денег, бухгалтерские работники произвели корректировку суммы удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

После чего составили бухгалтерскую справку, где произвели следующие проводки:

• Д26 К70 – 5000 рублей. Проводка излишне начисленной суммы заработной платы;
• Д70 К68 – 650 рублей. Проводка излишне удержанной суммы налога на прибыль;
• Д50 К70 – 4350 рублей. Лишняя выплаченная денежная сумма, возвращенная в кассу организации.

Переплаченный НДФЛ, который образовался в августе, был зачтен на следующий период уплаты налога.

Пример оформления справки при представительских расходах

ООО «Хризантема» 10 сентября организовало праздничный концерт в честь открытия нового цеха. На данное мероприятие было потрачено 500000 рублей представительских затрат. Необходимо учесть, что такие расходы при расчете пошлины на доход берутся в размере четырех процентов от фонда оплаты труда (ФОТ) за тот промежуток времени, в коем они были проведены.

Организация каждый квартал представляет отчеты по налогу на доход. Представительские затраты будут аккумулированы на 26 счете. 29 сентября руководство ООО «Хризантема» определило показатель представительских затрат и составили бухгалтерскую справку.

Вконтакте

Б ухгалтерская справка представляет собой внутренний документ, предназначенный для того, чтобы исправить ошибки в учете, подтвердить ту или иную операцию, для которой не предусмотрены унифицированные формы первичных документов, скорректировать данные бухгалтерского учета для налогового или вести раздельный учет. Правильно оформленный документ убережет компанию от проблем с налоговиками и поможет доказать свои права в случае возникновения разногласий, в том числе и в судебном порядке.

О том, что бухгалтерская справка является первичным документом, можно догадаться только по косвенным признакам. Напрямую это не прописано ни в одном нормативном документе. Косвенно об этом говорится в ст. 313 НК РФ, которая относит бухгалтерскую справку к документам, подтверждающим данные налогового учета. Унифицированной формы документа нет. Поэтому, чтобы операции на ее основании можно было отразить в учете, бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты, утвержденные законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Компании сами разрабатывают такой бланк и указывают его в учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно справку пишут на простом листе бумаги формата А4 и подкалывают либо к тем документам, которые она поясняет, либо заводят отдельную папку «Бухгалтерские справки» по каждому кварталу отдельно и держат их там.

Бухгалтер самостоятельно решает, что именно и насколько подробно будет отражено в справке. Однако лучше включать как можно больше информации. Ограничившись одной проводкой, исправляющей ошибку, вы можете впоследствии не вспомнить, по какой причине вы это делали: придется поднимать документы, а это лишний труд.

Итак, мы рассмотрим ряд операций, при которых необходимо составить бухгалтерские справки.

Необходимость внесения исправлений

Исправления в учет вносятся из-за выявленных ошибок или неточностей. Порядок внесения исправлений в бухгалтерском учете теперь закреплен в Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н, и варьируется в зависимости от существенности ошибки.

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Несущественные ошибки исправляются в следующем порядке:

• выявленная до окончания отчетного года - записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010);
• выявленная после окончания отчетного года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год - записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность) (п. 6 ПБУ 22/2010).

Ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода (п. 14 ПБУ 2/2010).

Существенные ошибки исправляются в следующем порядке:

• выявленная до окончания отчетного года — записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010);
• выявленная после окончания отчетного года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год — записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность) (п. 6 ПБУ 22/2010);
• выявленная после подписания годовой отчетности, но до ее представления акционерам акционерного общества или участникам общества с ограниченной ответственностью, органам, осуществляющим права собственника, и в иные уполномоченные органы исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность (п. 7 ПБУ 22/2010);
• выявленная после подписания и представления годовой отчетности акционерам акционерного общества или участникам общества с ограниченной ответственностью, органам, осуществляющим права собственника, и в иные уполномоченные органы, но до даты ее утверждения собственниками исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность) (п. 8 ПБУ 22/2010).

Ошибка, выявленная после утверждения годовой отчетности собственниками, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в периоде ее обнаружения (в текущем отчетном периоде). При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

В законе о бухгалтерском учете определено, что исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Следовательно, чтобы выполнить данное требование законодательства, бухгалтеру необходимо составить документ, на основании которого будет исправлена выявленная ошибка.

Таким документом может стать бухгалтерская справка, в которой бухгалтер сможет указать причины, по которым возникла ошибка, пояснить смысл вносимых в учет исправлений и изменений, указать корреспонденцию счетов и суммы. На основании этого документа бухгалтер делает корректирующие записи на счета учета текущей датой, которая указана в справке.

Различают два основных способа внесения исправлений. Если стоимостные показатели операции необходимо вследствие выявленного искажения увеличить, при этом ошибочно указана именно сумма первоначальной записи, а не сама проводка в учете, применяется способ дополнительных записей.

Исправление производится путем внесения дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей проводкой.

Если же сумма завышена или использована неверная корреспонденция счетов для исправления, применяется метод «красного сторно».

Ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете и отчетности, как правило, влияют на налогообложение. Налоговая отчетность корректируется иначе, чем бухгалтерская. В отличие от бухгалтерского учета, в котором ошибка правится в периоде ее обнаружения, в налоговом учете необходимо поправить период возникновения ошибки (ст. 54, 81 НК РФ). Исправление ошибки в налоговой отчетности в том периоде, когда она была обнаружена, допускается только в случаях, когда невозможно определить период совершения ошибки, и с 2010 г. еще и в случае, когда в силу ошибки налогооблагаемая база оказалась завышена и ошибки, по сути, привели к переплате налога.

При обнаружении ошибки в налоговых расчетах необходимо сдать уточненную декларацию за тот период, в котором эта ошибка совершена. Уточненная налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по форме, действовавшей в налоговый период, за который вносятся соответствующие изменения. Кроме того, может возникнуть необходимость уплатить налог, если после внесения изменений возникло дополнительное налоговое обязательство.

Если организацией выявлена ошибка, влияющая на исчисление НДС, помимо составления уточненной декларации, как правило, возникает необходимость внесения исправления в книгу покупок или в книгу продаж, для чего оформляются дополнительные листы книги покупок или книги продаж в соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Количество дополнительных листов, которые могут прилагаться к книге продаж или книге покупок за один налоговый период, так же, как и количество уточненных деклараций, не ограничено.

Пример 1

Свернуть Показать

В марте из-за неверного расчета ООО «Вектра» переплатило своему сотруднику Андрееву С.И. 5000 руб. Ошибка выявлена в апреле после выдачи заработной платы. Сотрудник согласился вернуть деньги в кассу организации. С целью исправления ошибки в учете бухгалтер ООО составил бухгалтерскую справку. На основании этого документа в бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

• Дебет 44 Кредит 70 - 5000 руб. Сторно - сторнирована излишне начисленная заработная плата;
• Дебет 50 Кредит 70 - 5000 руб. - внесена в кассу сумма излишне выплаченной заработной платы.

Бухгалтерская справка, которая подтвердит данные операции в учете, может быть составлена следующим образом:

Необходимость дополнительных расчетов

Например, от одного поставщика поступает товар различной номенклатуры. А стоимость доставки в товаросопроводительных документах указана одной суммой. Для учета необходимо выделить стоимость доставки по каждому товару отдельно. Для этого также составляется бухгалтерская справка, где высчитывается стоимость доставки каждой единицы товара. В дальнейшем данный документ позволит подтвердить, каким образом определена стоимость доставки каждого вида товара.

Если говорить о подтверждении дополнительных расчетов, наиболее частными случаями, когда применяются бухгалтерские справки, можно считать:

• ведение раздельного учета по НДС и налогу на прибыль
• расчет предельного норматива в расходах налогового учета - это прежде всего норматив представительских расходов, процентов по кредиту, рекламных расходов;
• расчет стоимости сотовой связи, возмещаемой сотрудником.

Услуги сотовой связи

Одним из случаев, когда подтвердить расчет поможет бухгалтерская справка, является учет расходов на услуги сотовой связи.

Без сотовой связи сейчас вряд ли обходится хотя бы одна организация. Ее использование определенной категорией сотрудников делает организацию более мобильной. Это способствует привлечению новых партнеров, заключению новых выгодных контрактов и в конечном итоге положительно влияет на финансовый результат предприятия в целом.

При условии документального подтверждения и экономической обоснованности расходы на сотовую связь учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов по ст. 264 НК РФ.

Для того чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии:

1. Утвержденный руководителем список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью.
   Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками.
   Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.
2. Договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров.
3. Детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи, - расшифровки переговоров.
4. Приказ об установлении лимита расходов на связь.
5. Бухгалтерская справка-расчет сверхлимитных переговоров.

Распечатки переговоров содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Даже если фирма получит от оператора связи распечатку, в ней не будет сказано, какие переговоры являются личными, а какие служебными. Разбираться с номерами телефонов компании придется самостоятельно. Работнику придется помнить и учитывать все номера телефонов, по которым он звонил, они должны соответствовать списку из распоряжения руководителя. На таком неудобном способе учета расходов на сотовую связь настаивают контролирующие органы.

Хотя в одном из последних писем по этому вопросу в начале 2009 г. Минфин (в письме от 19.01.2009 № 03-03-07) указал, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет его собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Преимущество такого способа в том, что достаточно один раз на основании среднестатистического и обоснованного расчета установить предел стоимости звонков сотрудников по телефону — и в дальнейшем необходимо будет сравнивать фактически произведенные расходы с установленным лимитом. Это, конечно, менее трудоемко, чем анализ всех номеров и разговоров из распечаток операторов сотовой связи.

Бухгалтерская справка в данной ситуации нужна для подтверждения сумм, возмещаемых сотрудником. В справке, как правило, указываются:

• лимит на конкретных сотрудников согласно приказу руководителя;
• фактически произведенные расходы, согласно распечатке оператора связи;
• рассчитывается величина превышения;
• бухгалтерские проводки по расходам в пределах лимита и сверхлимитным возмещаемым сотрудниками переговорам.

Пример 2

Свернуть Показать

Согласно детализированному счету оператора связи ООО «МобилТелеком» сумма расходов по номеру 8-916-111-22-33 за март 2010 г. составила 1180 руб., в том числе НДС 180 руб.

Лимит расходов на сотовую связь Иванова И.И. на 2010 г. согласно приказу № 11 от 13.01.2010 г. составляет 1000 руб.

Сверхлимитная величина расходов на сотовую связь в сумме 180 руб., в том числе НДС 27 руб., подлежит удержанию из заработной платы Иванова И.И.

Для обоснования расчета сверхлимитных расходов на сотовую связь составляется бухгалтерская справка

На основании справки бухгалтер организации отразит в учете следующие проводки:

• Дебет 60 Кредит 51 - 1180 руб. (в том числе НДС 180 руб.) - перечислена оплата оператору связи на основании выписки банка, счета оператора услуг связи;
• Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 - 847 руб. - отражена стоимость услуг связи в составе прочих расходов, на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;
• Дебет 19 Кредит 60 - 153 руб. - отражен НДС по услугам связи, использованным в производстве;
• Дебет 73 Кредит 60 - 180 руб. - отражена задолженность сотрудника за личные телефонные переговоры (с долей НДС, относящегося к стоимости личных переговоров), на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;
• Дебет 68 Кредит 19 - 153 руб. - принят к вычету НДС по услугам в доле, относящейся к переговорам сотрудника производственного характера, на основании бухгалтерской справки-расчета, счета-фактуры, выписки банка;
• Дебет 70 Кредит 73 - 180 руб. - удержана из заработной платы задолженность сотрудника за сверхлимитные телефонные переговоры.

Универсальные вещи в значительной степени облегчают человеческую жизнь. Понятие универсальности также уместно в деловой сфере. Так, универсальный документ может решить множество проблем.

В процессе ведения бухгалтерского учета нередко встречаются ситуации, когда для конкретной хозяйственной операции не предусмотрена форма первичного документа. При этом для отражения данных в учете обязательным условием является наличие соответствующей первичной документации. Едва ли для этого не подойдет простая таблица или напечатанный текст.

Деловая бумага для отражения таких операций в учете отвечает следующим требованиям:

• отражать характерные реквизиты (номер, дату, название документа, наименование юридического лица (составителя деловой бумаги), ФИО и , составившего бумагу, подписи, штампы и другие)
• ясно отражать содержание хозяйственной операции
• документ не противоречит законодательству

Кроме того, периодически выполняет расчеты для отражения в учете определенных данных. Это могут быть проценты по кредитам, дебиторская и кредиторская задолженность, суммы неустойки за просрочку платежей, суммовые и курсовые разницы и т.д.

Поэтому было введено понятие «Бухгалтерская справка», которая применяется для целей и бухгалтерского, и налогового учета. Таким образом, бухгалтерская справка – это вид первичного документа, который выступает как основание для отражения в учете конкретных данных.

Для каких целей используется бухгалтерская справка

Бухгалтерские справки используются для реализации двух основных целей:

1. Корректировка ошибок и недочетов в отчетности (бухгалтерской либо налоговой).
2. Отражение данных в учете.

При этом для внесения изменений в отчетность такую деловую бумагу отправляют в контролирующие органы. Кроме того, таким документом вводится ясность при обнаружении недочетов, выявленных в ходе проверки.

Не меньшую важность справка приобретает в качестве внутреннего документа, которым пользуются бухгалтера. Каждый из бухгалтеров или других уполномоченных работников, если возникает необходимость, имеет возможность определить, на каком основании возникала та или иная проводка.

Вместо бухгалтерской справки организация имеет возможность использования самостоятельно разработанных форм документов, которые отражают такие же хозяйственные операции. Однако целесообразно применять этот способ в тех случаях, когда одна и та же операция носит периодический характер. В противном случае проще использовать бухгалтерскую справку, так как создание (отличного от стандартных форм) требует трудовых и временных затрат.

В бухгалтерском учете справка применяется:

• с целью обоснования конкретных расчетов
• для уточнения или пояснения данных
• для документального подтверждения некоторых проводок

Какие сведения необходимы для составления бухгалтерской справки

Как и любой первичный документ, бухгалтерская справка отражает сведения об операции или возникших событиях, которые находят отражение в учете. Кроме того, в ней указываются необходимые реквизиты, наличие которых позволит признать документ действительным:

• название (бухгалтерская справка-расчет, бухгалтерская справка)
• число, месяц и год создания документа
• или ИП
• подробное описание операции (состав и форма зависят от цели использования справки)
• единицы измерения (если это предоставляется возможным)
• данные о лицах организации, которые несут ответственность за составление справки
• подписи

Форма бухгалтерской справки

Разработанной и утвержденной формы бухгалтерской справки нет. Информация о порядке составления такого документа может быть отражена в организации, а ее форма разработана и утверждена (учетной политикой) индивидуально в пределах одного юридического лица. Однако это условие не носит обязательный характер, так как случаев, когда необходимо составить справку, неограниченное количество.

Справка оформляется на:

• фирменном бланке организации
• простом листе А4

При этом составить деловую бумагу можно также двумя способами:

• вручную
• на машинном носителе, распечатав и поставив соответствующие подписи

При каждом из способов составления документа не возникает необходимости наличия оттиска печати организации.

Бухгалтерская справка составляется в следующей последовательности:

1. В левом верхнем углу указывается название предприятия (как с учредительными документами).
2. Допускается написание юридического адреса и .
3. Затем ставится дата составления деловой бумаги (как правило, время совпадает с датой, когда выявлена ошибка или совершена операция).
4. Описывается произошедшая ситуация, суммы, порядок действий и отражения данных в учете (конкретная форма зависит от ситуации).
5. Информацию можно представить в табличном виде.
6. Можно указать какой именно документ справка поясняет или исправляет.
7. При необходимости прописываются бухгалтерские проводки.
8. Если совершена ошибка, то указывают ее причину.
9. При возможности указываются суммы и количественные измерители.
10. Указываются ФИО и должности ответственных за составление документа, собираются подписи.
11. Документ заверяется главным бухгалтером.

Некоторые виды справок необходимо зарегистрировать во внутренних регистрах организации (например, справку для отражения суммы НДС нужно отразить в книге покупок или книге продаж).

Возможно ли внесение исправлений в бухгалтерскую справку

В случае, в готовой бухгалтерской справке, а написать или напечатать новый документ и собрать необходимые подписи не представляется возможным, то ее можно исправить. Для этого нужно соблюдать некоторые правила:

• сначала неверные данные необходимо с наибольшей аккуратностью зачеркнуть чернилами
• затем нужно написать сверху зачеркнутых данных исправляющую информацию
• в завершение указываются фамилия, инициалы и должность сотрудника, который внес исправления, ставится его подпись и дата исправления

Сколько хранится документ

Период, в течение которого справка должна храниться в организации, определяется в зависимости от того, к какому участку учета она относится и какую информацию содержит. Такой период не должен быть меньше трех лет. То есть длительность справки будет равна сроку хранения документа, к которому она относится.

Исправления бухгалтерской справкой

Внесение исправлений в отчетность или данные учета – одно из назначений бухгалтерской справки. Составлять такой вид документа следует на основании типичной формы, но с учетом некоторых особенностей.

Если вносятся исправления в учетные регистры, необходимо обязательно указывать:

1. Наименование, номер и дату документа, в который необходимо внести коррективы.
2. Содержание хозяйственной операции в точном соответствии с регистром учета.
3. Та сумма, на которую изменяются данные (можно дополнительно указать сумму, отраженную в учете).
4. Если это уместно, то указывают данные в натуральном выражении (ошибочные и новые).
5. , с помощью которой вносится исправление (счет дебета и кредита, при необходимости указывается, что исправление вносится методом «красное сторно»).

При исправлении существенных ошибок в отчетности важно опираться на тот факт, сдана ли и утверждена отчетность:

• если отчетный период еще не закончен, то внести исправление нужно тем месяцем, в котором выявлена ошибка
• если отчетный период закончился, но отчеты не утверждены, то исправления отражаются в декабре отчетного периода
• когда отчетность прошла все стадии проверки и утверждения, то исправления вносятся датой обнаружения ошибки, используя счет учета нераспределенной прибыли

Налоговая отчетность исправляется путем , однако бухгалтерская справка в этом случае используется как внутренний или поясняющий документ.

Бухгалтерская справка-расчет

В процессе деятельности бухгалтеру часто приходится производить расчеты, которые не находят отражение в регистрах учета. Для большего удобства и улучшенного внутреннего контроля целесообразно составлять бухгалтерские справки.

Справка-расчет может понадобиться в следующих случаях:

1. При необходимости нематериального актива или основного средства.
2. Для расчета балансовой стоимости основного средства для его продажи (таким способом можно обосновать цену продажи).
3. Для распределения сумм .
4. Для распределения разных видов затрат.
5. При расчете курсовых или суммовых разниц.
6. Для списания дебиторской или кредиторской задолженности по различным причинам.
7. Для расчета сумм отпускных или заработной платы.
8. Для оформления всевозможных операций, связанных с кредитами и займами.
9. Для и т.д.

При составлении такой справки лучше всего описать все подробности расчетов. При этом желательно указывать данные о документах, имеющих прямое отношение к расчетам, и по возможности ссылаться на акты законодательства.

Поясняющая справка для отражения хозяйственных операций

С помощью такой деловой бумаги можно внести ясность в некоторые хозяйственные операции либо создать основание для отражения в учете какого-либо процесса. Для этого обязательно нужно указать:

• основание
• содержание
• способ отражения в учете

Таким образом, бухгалтерская справка содержит которую желательно описывать как можно подробнее.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: есть 1 комментарий

Ох уж эти коварные бухгалтерские справки! Тут и пояснение, и расчет, и фиксация хозяйственной операции. А если по ней в бухгалтерском учете отражают, то она еще и первичный учетный документ?

Ответить

Некоторые операции в бухучете не могут быть оформлены первичными документами. Но ведь по правилам бухгалтер не может ничего провести без документально зафиксированного основания. Как быть? Составить такой документ самостоятельно. В этой статье вы найдете образец написания бухгалтерской справки и узнаете о ее особенностях.

Каждый бухгалтер должен уметь сделать, как минимум, три вещи:

• составить баланс;
• найти ошибку;
• составить бухгалтерскую справку.

Именно о последнем пункте пойдет речь в этом материале. Для начала узнаем, что это за бумага такая. И где можно найти образец бухсправки.

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

• исправление ошибки;
• списание задолженности;
• определение суммы резерва по сомнительным долгам;
• формирование первоначальной стоимости основного средства, которая складывается из нескольких операций;
• ведение раздельного учета НДС;
• и т. п.

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Важно помнить только одно: нельзя составлять эту бумагу на операции по оприходованию или реализации материальных ценностей, если в процессе были задействованы сторонние контрагенты. В этом случае применяется другая первичка.

Бланк и обязательные реквизиты

Так как это первичный документ, то необходимо соблюдать два важных условия:

1. Форма и порядок составления должны быть прописаны в учетной политике организации.
2. Наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 о бухучете.

Если форму бланка организация может разработать самостоятельно или же использовать образец заполнения бухгалтерской справки (0504833), которая разработана и утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н для государственных учреждений, то требования к реквизитам довольно строгие. Бланк обязательно должен предусматривать наличие:

• наименования организации;
• номера документа и даты его составления;
• названия документа;
• содержания отраженного факта хозяйственной жизни;
• единицы измерения и способа отражения (денежный или натуральный);
• данных других первичных документов (при необходимости);
• должности и Ф.И.О. лица, совершившего операцию;
• подписи составителя.

Только с соблюдением этих требований заполненный бланк будет считаться действительным.

Образец, как составить бухгалтерскую справку

Ничего сложного в составлении этой бумаги нет. Рассмотрим, например, образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, или, как его называют, сторнировании. В ней бухгалтер должен изложить суть операции, а также обстоятельства, при которых произошла ошибка. Также обязательно нужно написать проводки с исправлениями и указать, как это повлияло на налоги. Если в их исчислении произошли изменения, нужно указать, какие уточненные отчеты требуется сдать. Заверяет бухсправку своей подписью главный бухгалтер.

Только на основании такой бумаги бухгалтер может сделать исправления в Главной книге организации, где никакие исправления не допускаются.