Журнал доходов и расходов ИП - упрощенка предполагает обязательность ведения этого документа - имеет официальное название «Книга учета доходов и расходов». Рассмотрим, в чем состоят особенности ее заполнения.
Вне зависимости от того, какой из налоговых режимов применяет в работе ИП, у него отсутствует обязанность ведения бухгалтерского учета (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ). Но вместе с тем ИП должен осуществлять учет данных, необходимых для подтверждения объема получаемого дохода и определения той базы, от которой будет рассчитываться подлежащий уплате налог, т. е. ему нужно вести налоговый учет.
Для этих целей НК РФ предусматривает оформление такого документа, как книга учета доходов и расходов (КУДиР). Существует несколько видов этой книги, предназначенных для использования при определенных режимах налогообложения: ОСНО, УСН, ЕСХН, ПСН. Неактуальна она только при ЕНВД.
Подробнее об особенностях каждого из режимов, доступных для применения ИП, читайте в статье .
Вести КУДиР при УСН и юрлицо, и ИП обязывает ст. 346.24 НК РФ. Причем возникновение этой обязанности не зависит от того, какой из объектов налогообложения выбрал налогоплательщик для расчета налога: «доходы» или «доходы минус расходы».
Форма книги, используемая при УСН, и правила ее оформления утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н.
Книга учета доходов и расходов представляет собой журнал, состоящий из титульного листа и 4 разделов, посвященных расшифровке:
Для ИП, избравшего объектом расчета УСН-налога «доходы минус расходы», обязательны к заполнению 1-й и 2-й разделы. 3-й раздел им будет оформляться при наличии данных по убытку, полученному в предшествующих налоговых периодах. 4-й раздел к объекту «доходы минус расходы» отношения не имеет.
Если для расчета УСН-налога выбран объект «доходы», то заполнять придется 1-й раздел в части доходов и 4-й раздел. Разделы 2 и 3 в этом случае оформляться не будут.
Каждому налоговому периоду (году) должен быть посвящен свой отдельный журнал. Данные в него следует вносить только те, которые имеют отношение к расчету налога. Отражаются они отдельными строчками с соблюдением хронологии событий и указанием ссылок на исходные данные первичных документов.
Журнал может формироваться не только на бумаге, но и в электронном виде. В последнем случае его надо распечатать (не исключая незаполненные разделы) и так же, как книгу, изначально создаваемую в бумажном варианте, прошить, пронумеровать листы, заверить подписью ИП и печатью, если у ИП она есть. При отсутствии данных для заполнения журнал, оформленный надлежащим образом, все равно у ИП должен присутствовать.
Примеры включения в журнал некоторых операций смотрите в нашем материале .
Форма книги, которую необходимо вести при УСН, приведена в приложении № 1 к приказу Минфина России от 22.10.2012 № 135н, присутствующему во всех справочно-правовых системах. Доступ к этому документу может быть полезен для более подробного ознакомления с правилами заполнения отдельных разделов книги.
А саму форму журнала можно скачать на нашем сайте.
Журнал доходов и расходов — документ, который ИП обязан оформлять не только при УСН, но и при применении других систем налогообложения (кроме ЕНВД). Для УСН этот журнал имеет особую форму, заполняемую с соблюдением общих правил, но с учетом особенностей, определяемых выбранным для расчета УСН-налога объектом.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) ведется ИП, применяющим общую систему налогообложения. Учет деятельности предпринимателя на ОСН в корне отличается от документооборота ООО. Основное отличие так раз и заключается в необходимости ведения данного документа.
ОСН у ИП по праву считается самой сложной формой учета у бухгалтеров и экспертов.
Книга доходов и расходов используется для учета операций, проводимых в порядке ведения деятельности ИП. Форма и порядок ведения журнала установлены приказом МНС РФ от 13.08.2002г. за № БГ-3-04/430. Для предпринимателя с малыми оборотами ведение не составляет большого труда, но для компаний со значительным оборотом объем книги занимает несколько томов.
КУДиР объединяет бухгалтерский и налоговый учет, хоть и считается документом налогового регистра. В документ заносятся данные:
Исключение в учете составляет определение величины НДС. Различие в методах учета (кассовый для НДФЛ и начисления для НДС) не позволяет получить единые данные. Расхождение показателей КУДиР и налоговой декларации по НДС часто вызывает дополнительные вопросы у органов контроля.
Налоговый период для заполнения КУДиР установлен как календарный год . Отчетных периодов по журналу не имеется. Особенность периода налогообложения основана на конечном результате финансовых показателей – определение налоговой базы по НДФЛ годового периода. Налогоплательщики ИП на ОСН уплачивают 13% от разницы между доходами и расходами .
При выведении по журналу годового НДФЛ могут возникнуть убытки, при получении которых налог в бюджет не вносится. Отрицательный результат деятельности не переходит на будущий налоговый период и не покрывается прибылью следующих лет.
Ведение КУДиР производится самим предпринимателем либо учетным работником бухгалтерии. Независимо от того, для чего используется журнал, хранить его необходимо в течение 5-ти лет
.
Если КУДиР ведется в электронном виде, по окончании периода ее необходимо распечатать и прошить. Период устанавливается внутри предприятия самостоятельно, но не может превышать года. Книга должна быть пронумерована и прошита в установленном порядке с указанием:
Если обороты в ИП значительные, брошюрование производится ежемесячно. Для малых предприятий достаточно одной прошивки в год.
Форма налогообложения и учета недостаточно охвачена обслуживающими программами, поэтому часто заполнение производится в ручном виде. До начала ведения журнала с ручной записью он нумеруется и прошивается.
В п. 8 Порядка ведения КУДиР указана необходимость заверения книги в инспекции ФНС, но НК РФ точных указаний по сроку не дает. Большинство ИП сдают журнал на заверение в ИФНС совместно с декларацией 3-НДФЛ. Наказание за непредставление книги не предусмотрено. Книга представляется на контроль при выездной или камеральной проверке.
Для предпринимателей, не заявивших о применении специальных режимов, ОСН устанавливается по умолчанию. Ряд предпринимателей, деятельность не ведут, что означает отсутствие:
Если в налоговом годовом периоде предпринимательской активности не наблюдалось, ведение книги не предусмотрено.
Предприниматель имеет право самостоятельно разработать форму КУДиР с обязательными разделами, позволяющими контролировать налогообложение НДФЛ. Запись операций должна также вестись пономенклатурно, но наименование столбцов можно изменить. Использование новой измененной книги необходимо согласовать с ИФНС, направив ее в инспекцию с сопроводительным письмом.
Если собственный вариант журнала не согласовать с органом контроля, ИФНС может посчитать ведение новой формы как ее отсутствие. Неведение книги влечет наложение штрафа в размере 200 рублей за отсутствие одного документа, являющегося налоговым регистром.
О том, как правильно заполняется данный документ, вы можете посмотреть на следующем видео:
Заполнение формы производится в хронологическом порядке. Книга ведется на основании первичных документов – накладных , М-11, счет-фактур, актов, чеков ККМ, платежных поручений. Особенность операций состоит в пономенклатурном ведении и кассовом методе учета доходных и расходных операций. Запись производится с учетом порядка:
Порядок определения доходов соответствует гл. 25 НК РФ. К доходам относится выручка от ведения основных видов деятельности без учета косвенных налогов (НДС), внереализационные и прочие поступления. Пополнение расчетного счета за счет средств предпринимателя, займов или кредитов выручкой не являются.
В журнале предусмотрены табличные формы для различных видов деятельности – производства, торговли, услуг. В зависимости от специфики подлежат заполнению различные формы таблиц. Незаполненные данные формы распечатывают и подшивают одновременно с заполненными листами.
Ведение журнала требует от ответственного лица:
Точность определения цены списания товара в расход – одна из сложностей ведения КУДиР. Для предотвращения ошибок необходимо вести партионный учет поступивших товаров, что возможно осуществить только в автоматическом режиме.
Достаточной трудоемкости требует выведение остатков. На начало и конец выводится остаток товаров, материалов на складе, поступивших от поставщика. Дополнительно в числе остатка ТМЦ учитываются активы неоплаченных поставщику расходов, доходы по которым внесены в налогооблагаемую базу. Товарные остатки переходят на будущий период – новый календарный год.
Показателей своей деятельности. Это необходимо для определения суммы налога и остальных платежей. Согласно ст.346.24 НК РФ, налоговый учет ведется в Книге учета доходов и расходов (далее – Книга).
Форма Книги и порядок отражения в ней хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, приведены в приложениях № 1, 2 к Приказу №135н Минфина РФ №135н от 22.10.2012 г.
На титульном листе Книги указывают данные о налогоплательщике:
Регистрация Книги в налоговых органах не предусмотрена.
Перед началом ведения Книга должна быть пронумерована и прошнурована. На последней странице прошнурованной и пронумерованной налогоплательщиком Книги указывается число страниц, которое подтверждается подписью ИП и, при наличии, .
Учет доходов и расходов индивидуального предпринимателя и хозяйственных операций ведется на основе первичных документов путем фиксирования в Книге операций, принесших .
В Книге отражаются имущественное положение ИП, а также результаты его деятельности за налоговый период.
Учет ведется только в валюте Российской Федерации – в рублях. Записи по валютным счетам и по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, которые определяются путем пересчета валюты по курсу Центрального банка РФ на дату фактического получения дохода.
Документирование фактов предпринимательской деятельности и ведение Книги осуществляется только на русском языке. Первичные учетные документы, которые составлены на иных языках народов РФ, должны иметь построчный перевод на русский язык. Учет ведется раздельно по каждому из видов осуществляемой деятельности в одной Книге.
Сегодня налогоплательщикам можно вести Книгу также и в электронном виде. В таком случае по окончании отчетного (налогового) периода документ нужно распечатывать.
Страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, в конце указывается число содержащихся страниц, Книга скрепляется печатью (при наличии) и заверяется подписью индивидуального предпринимателя.
Если в Книге возникли ошибки, они должны быть исправлены и подтверждены подписью предпринимателя с указанием даты исправления.
Разъяснения, как правильно вносить исправления, если применяется УСН, приведены в Письме Минфина РФ от 15.12.2003 года №04-02-05/1/108. Там сказано, что, если ИП ведет учет в электронном виде, то ему, чтобы осуществлять исправления, нужно внести в программу неправильную запись со знаком «минус», а потом правильную операцию.
При ведении Книги в бумажном виде нужно зачеркнуть неправильный показатель и записать правильное значение. Исправление должно быть заверено, и указана его дата.
Заполняя Книгу учета доходов и расходов по УСН, необходимо следовать следующим правилам:
