При расчетах с клиентами-физическими лицами организации и ИП могут использовать бланки строгой отчетности. Эти документы подтверждают поступление денежных средств в качестве оплаты товаров и услуг. Чтобы зафиксировать их уничтожение по окончании срока хранения, оформляется акт о списании бланков строгой отчетности. Он имеет унифицированную форму 0504816 по ОКУД. Законом установлен порядок оформления этого документа. В конце статьи можно скачать форму для заполнения.
Правила работы с учетными бланками регулируются двумя основными документами: Приказом Минфина №52н от 30.03.15 г. и Постановлением Правительства РФ №359 от 6.09.08 г. Отрывные корешки листков хранятся в течение пяти лет. По истечении этого срока они списываются, что фиксируется соответствующим актом.
Форма 0504816 по ОКУД включает в себя:
Акт списания бланков строгой отчетности по образцу, описанному выше, включает информацию о заполненных и об испорченных документах. Если листок был заполнен некорректно, он хранится и уничтожается вместе с использованными.
Унифицированная форма акта списания является обязательной для государственных и муниципальных организаций. В то же время частные предприятия вправе применять самостоятельно разработанный шаблон. Для этого нужно закрепить выбранную форму в учетной политике организации.
Даже если на предприятии принято решение использовать самостоятельно разработанный образец, порядок списания БСО остается неизменным. Уполномоченные сотрудники руководствуются вышеупомянутым Постановлением №359. Документооборот происходит по следующим правилам:
Напомним, что порядок хранения и уничтожения не отличается для использованных и испорченных или бракованных листков. Если при заполнении БСО была допущена ошибка, его перечеркивают и регистрируют в Книге учета.
Важно! Уничтожение использованных документов производится на основании акта списания по истечении 5-летнего срока хранения и через месяц после инвентаризации.
Регистрация испорченных листков наравне с заполненными позволяет соблюдать хронологический порядок и вести упорядоченный документооборот. При систематизированном хранении любой бланк будет доступен для исследования на протяжении всего 5-летнего срока.
При заполнении акта списания бланков строгой отчетности по образцу следует вносить информацию аккуратным, разборчивым почерком. Также документ можно сформировать с помощью программного обеспечения. Исправления в полях не допускаются.
Порядок списания состоит из следующих этапов:
При заполнении акта присутствует комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя. Один из участников действует в качестве председателя. В форме отведены поля для указания их должностей и постановки подписей. Ссылка на приказ о назначении членов комиссии приводится в самом акте.
Ответственность за правильное проведение списания возложена на руководителя организации. Эта работа может быть поручена и другим работникам, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. Важное условие - подобные обязательства должны быть зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником.
После заполнения и подписания членами комиссии документ передается в бухгалтерию. В отделе ведется учет списанных квитанций.
Как уже упоминалось, испорченные бумаги списываются наравне с заполненными. Если при внесении данных была допущена ошибка, листок перечеркивается и отмечается в Книге учета.
Для списания бланков строгой отчетности должны соблюдаться два условия:
Все израсходованные экземпляры хранятся на предприятии и могут быть проверены в течение всего 5-летнего периода. За документооборот на предприятии отвечает главным образом его руководитель. При необходимости обязанности по систематизации, хранению и списанию листков поручаются другим ответственным работникам.
Одним из обязательных для формирования документов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является БСО. Данный документ представляет собой бумагу строгой отчетности.
При этом использовать её необходимо в строго установленных государством случаях. При этом необходимо обязательно хранить журнал учета БСО, а также сами бланки строгой отчетности в течение определенного периода времени.
По истечении определенного периода времени необходимо будет соответствующим образом списывать данный документ. Процедура данная имеет свои особенности и нюансы.
Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно. Это позволит избежать штрафов и других осложнений с законодательством, контролирующими органами.
Сегодня практически все без исключения предприятия обязаны использовать ККМ – контрольно-кассовые механизмы. Данные устройства применяются для формирования специальных чеков.
Причем как в случае наличного, так и безналичного расчета. Но в отдельных случаях подобные документы могут быть заменены специальными БСО – бланками строгой отчетности.
Такие документы также являются подтверждением осуществления оплаты и заранее печатаются в типографии. Впоследствии в них вносятся все необходимые данные.
При этом существуют определенные стандарты составления и хранения. Их необходимо обязательно соблюдать. Важно помнить о формате составления само журнала.
БСО можно использовать в следующих случаях:
Важно помнить о недопустимости использования таких бланков в следующих случаях:
Имеются определенные правила списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении, а также коммерческом.
К наиболее важным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно в целях исключения сложностей с контролирующими органами, можно отнести:
Существует достаточно обширная нормативная база, регулирующая применение бланков этого вида, а также их списание, утилизацию. Но для верной трактовки всей отраженной в ней информации требуется понимать значение терминов.
К наиболее существенным на данный момент относятся следующие:
Аббревиатура ККМ расшифровывается как контрольно кассовый механизм. Данным термином обозначается большое количество самого разного оборудования. В первую очередь это кассовые аппараты, банкоматы, платежные терминалы.
Банкоматы и платежные терминалы позволяют осуществлять всевозможные операции по оплате услуг, товаров, а также приобретению товаров. Главной особенностью является отсутствие необходимости в присутствии оператора.
| Наличные денежный расчет | Операция, когда деньги передаются непосредственно наличными средствами. Безналичный расчет – оплата при помощи специальной банковской карты. В независимости от способа перечисления средств необходимо выдавать платежный документ. Он может быть различного типа |
| Фискальная память | Энергозависимая память, применяемая в машинах ККМ. Используется для регистрации различных данных при осуществлении денежных операций. Фискальный режим – режим, в котором осуществляется регистрация всех данных на обозначенную выше память. Вся техника, применяемая для регистрации денежных операций, обязательно регистрируется в специальном государственном реестре |
| БСО | Документ, в котором отражаются данные при осуществлении оплаты за услуги, товары. Сама аббревиатура расшифровывается как «бланк строгой отчетности» |
| Журнал учета БСО | Реестр в бумажном формате, ведется на предприятии или же у ИП (индивидуальном предпринимателе). Приказ на списание, акт – документ, составляемый когда подходит срок утилизации БСО. Данный момент отражается в действующем на территории законодательстве |
Сама процедура списания бланков такого рода осуществляется только при соблюдении определенных, установленных законодательством условий.
Списание необходимо будет осуществлять в следующих случаях:
Важно помнить о наличии разницы между процедурой списания и уничтожения бланков. Важно помнить, что списание также осуществляется в случае отказа клиента от услуги/товара когда документ уже заполнен.
В таком случае ни в коем случае нельзя просто выбрасывать документ. Требуется сдать БСО в полной комплектации (два экземпляра) или же номера корешков. Обязательно совпадение серий и номеров.
Важно помнить, что существует установленные законодательством формат как БСО, так и , приказов списания бланков строгой отчетности.
Важно придерживаться всех правил, отраженных в действующих законодательных нормативах.
Пример приказа на списание БСО старого образца можно найти в интернете или же в налоговой . Работники данного учреждения обязательно должны дать необходимую консультацию.
Процесс составления как самих бланков строгой отчетности, так и актов для их списания отражается в специальных законодательных нормах.
Помимо данного закона необходимо также использовать следующие НПД:
Помимо актов законодательного характера существует также достаточно обширный перечень различного типа иных материалов вспомогательного характера.
Они дадут ответы на большинство возникающих вопросов. При отсутствии должного опыта следует обратиться именно к материалам дополнительного характера.
Процедура списания бланков строгой отчетности связана с множеством самых разных нюансов. Не допускаются различного рода нарушения формата документов.
Контролирующие организации в лице Федеральной налоговой службы и иных уделяют максимально пристальное внимание актам сдачи, .
Основные вопросы, раскрыть которые требуется перед тем, как приступить к самой операции списания документов строгой отчетности:
В первую очередь необходимо уделить внимание именно документальному оформлению. Особенно это важно в случае возникновения различных вопросов со стороны контролирующих органов.
Например, если имеет место какой-либо криминал, прокуратура проверяет БСО при их наличии, а также специальный акты утилизации.
Рассматриваемого типа акт в обязательном порядке включает в себя следующие компоненты:
После всех обозначенных элементов необходимо будет составить специальную таблицу. В ней перечисляются все документы строгой отчетности, которые необходимо будет обязательно списать.
Сама таблица включает в себя следующие разделы:
После таблицы в обязательном порядке будут проставлены подписи с расшифровкой. Требуются подписи следующих лиц:
В нижней части рассматриваемого акта проставляется дата формирования документа. Важно помнить, что она не должна быть ранее, чем окончится срок хранения бланка строгой отчетности.
Прежде, чем включить документ в специальный акт, необходимо будет обязательно проставить приказ.
Данный документ обязательно включает в себя следующие основные разделы:
| Отражается состав комиссии | Которая в обязательном порядке должна проверить процесс движения бланков строгой отчетности |
| Устанавливается полный перечень документов | Который относится к бланкам строгой отчетности |
| Устанавливается перечень работников | Которые ответственны за учет, а также сохранность, составление бланков |
| Определяется место постоянного хранения бланков рассматриваемого вида | Например, это может быть сейф бухгалтерии |
| Обозначается лицо, ответственное за исполнение всех приказов | Составленных относительно хранения, списания и утилизации БСО |
Бланки строгой отчетности должны быть обязательно пронумерованы. Существуют определеннее стандарты их составления. Не допускается печатать их на обычном ПК.
Для составления данных документов требуется использовать:
В то же время акт списания и приказ составляются на персональном компьютере. Процедура составления приказа, в отличие от акта, законодательством не регламентирована. Потому формироваться он может в произвольном формате.
Но имеются определенные регламенты работы с подобного рода документами. Необходимо отражать в них установленные законодательством данные.
Рассматриваемого типа документы имеют большое количество самых разных особенностей. По возможности стоит обязательно со всеми ними ознакомиться.
Проще всего заранее обзавестись верно составленными образцами. Найти их можно на авторитетных ресурсах в интернете.
При осуществлении различных операций с БСО обязательно необходимо соответствующим образом отражать все нюансы в бухгалтерской отчетности.
Для этого используются проводки вида:
Процесс отражения ликвидации, порчи или же списания полностью стандартен и является идентичным вне зависимости от того, каким образом реализуется процедура бухгалтерского учета (1С/вручную). По возможности стоит изучить все моменты заранее.
Налоговая при проведении как и иных проверок всегда пристальное внимание уделяет именно проводкам с БСО. Так как через такую документацию нередко реализуются всевозможные коррупционные схемы.
Списание бланков строгой отчетности должно обязательно происходит в соответствии с действующими законодательными нормами.
В противном случае возможно наложение административной ответственности со стороны контролирующих организаций. Важно помнить о правилах написания приказа о создании акта.
Бланки строгой отчетности (БСО) — разновидность документов, которые используются для фиксации состояния либо права на что-либо, подтверждения полученного статуса и пр. БСО подлежат особому учету, поэтому они в обязательном порядке содержат набор идентификационных параметров:
В деятельности учреждения можно выделить три направления, связанные с учетом бланков строгой отчетности:
Единого реестра БСО в России пока не существует. Основные формы бланков, которые часто используются в бюджетной сфере:
Активнее всего бланки строгой отчетности используются в медицинских и образовательных учреждениях. Однако такие документы, как трудовые книжки или листки нетрудоспособности, необходимы в учреждениях любой отраслевой принадлежности. Это значит, что бухгалтер должен обладать полным спектром знаний об обращении, учете и хранении БСО. Конкретный набор документов для той или иной организации зависит от специфики ее деятельности и утверждается руководителем.
Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:
Кроме того, необходимо знать отраслевые НПА, которые регламентируют структуру конкретных бланков, правила их заполнения, учета и хранения. Так, если форма школьного аттестата утверждена государственным органом (приказ Минобрнауки России от 27.08.13 № 989 «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним»), следует применять именно ее. Аналогичные приказы действуют для документов о высшем образовании, трудовых книжек, листков нетрудоспособности и других БСО.
Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее. В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры».
Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а автономные — федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения. Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ от 06.05.08 № 359), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом. Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр. Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.
Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Один из необходимых шагов на начальном этапе работы с БСО — назначить ответственных. Руководитель своим приказом формирует специальную комиссию, в обязанности которой входит контроль за оборотом бланков. С каждым членом комиссии заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Форма договора стандартна, она утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85 .
Любое учреждение, которое использует в своей деятельности БСО, обязано обеспечить определенные условия для их хранения: в оборудованных сейфах, металлических или деревянных, обитых железными листами, шкафах или, в случае большого количества БСО, в опломбированных помещениях. Условия содержания должны исключать возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к документации.
Для отдельных видов бланков существуют специальные правила. Например, для учета «больничных листов» разработана инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приказ ФСС России и Минздрава России от 29.01.04 № 18/29). А учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируют правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (постановление правительства РФ от 16.04.03 № 225).
Хранить копии/корешки бланков учреждение должно в течение 5 лет. После этого срока их можно утилизировать, однако делать это можно только через процедуру инвентаризации.
Согласно упомянутым выше инструкциям по применению планов счетов, изготовленные или приобретенные бланки обязательно должны получить отражение в бухгалтерском учете. Они не являются материальными запасами, поэтому учет ведется по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтер фиксирует количество БСО, которые находятся в учреждении на хранении или выданы сотрудникам. Для этих целей счет может быть разделен на субсчета 03.1 «Бланки строгой отчетности на складе», 03.2 «Бланки строгой отчетности в подотчете» и др.
В бухгалтерском учете поступление бланков отражается по кредиту счета 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по прочим работам, услугам». Одновременно с этим следует отразить их поступление по дебету забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Основанием для учета становятся документы поставщика — накладные или акты выполненных работ. Метод двойной записи в данном случае не применяется: фиксируются только факты поступления бланков или их выбытия.
Способ оценивания бланков надо указать в учетной политике учреждения: либо по цене приобретения, либо, что на практике встречается чаще всего, каждый бланк за 1 рубль.
Учреждение обязано вести журнал по прочим операциям (форма 0504071) по счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал подшивается вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении БСО.
Кроме того, для каждого вида бланков ведется отдельная книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045). В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.
БСО требуют особого подхода не только к вопросам их хранения и учета. Бухгалтеру очень важно знать, как списать бланки строгой отчетности. В случае порчи или выявленного брака такие бланки нельзя просто выбросить.
Контроль за состоянием БСО осуществляется при инвентаризации, в ходе которой следует проверить наличие и сохранность копий/корешков бланков, отсутствие брака, исправлений, соответствие сумм в копиях/корешках данным ведомостей или кассовых отчетов и пр. По результатам инвентаризации формируется ведомость расхождений (форма 0504092), на основании которой и проводится списание обнаруженных испорченных или бракованных БСО. Процедура имеет строго определенный порядок. Первый шаг — подготовить акт о списании бланков строгой отчетности. Он также может быть составлен в произвольной форме, однако бюджетные учреждения чаще всего используют установленную форму (форма 0504816). В акте обязательно перечисляются члены комиссии, период, за который происходит списание, дата. Кроме того, следует указать номера списываемых документов, их серии и причины списания. После этого бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. Дату уничтожения тоже фиксируют в акте. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.
Пример 1.
Медицинское учреждение оказало услугу на сумму 1 250 рублей. При ее оплате через кассу потребителю была выдана квитанция. Данные операции будут отражены следующими записями:
Пример 2.
Учреждение изготовило 10 пропусков для своих сотрудников. В учетной политике учреждения прописано, что БСО следует учитывать по стоимости приобретения. 7 пропусков были переданы персоналу. Данные операции будут отражены следующими записями.
Вряд ли существует бюджетная организация, не использующая в процессе деятельности БСО. К таковым причисляется обширный спектр документации.
Что представляют в 2019 году бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении? При исполнении уставных задач бюджетные организации применяют немало различной документации.
Отдельные виды документации создаются исключительно на бланках строгой отчетности. Конкретного определения данному типу документов закон не дает.
Но можно определить их как формы с присутствием уникальных идентификационных номеров, которые подвергаются специальному учету. Что такое в 2019 году БСО для организаций бюджетной сферы?
Для каждой отдельной отрасли создаются специальные нормативные акты, касающиеся учета документации строгой отчетности.
Если проанализировать информацию о БСО в общем, то можно определить главные правила относительно бюджетного учета таких бланков.
Во-первых, требуется назначение ответственного лица по учету БСО. Также требуется формирование специальной комиссии. Ее задачей является принятие, инвентаризация, выдача и списание бланков этого типа.
Обязательным требование считается и обеспечение условий для соблюдения всех законодательно установленных требований по вопросам безопасного хранения БСО.
И все же самым важным моментом является информированность о самом понятии БСО. Нужно знать, что это такое, когда и для чего можно их применять, как учитывать и как списывать.
Бланком строгой отчетности, или кратко – БСО, именуется документ, который подтверждает получение оплаты денежными средствами.
В определенных случаях он заменяет кассовый чек. Также под понятием БСО подразумевается полиграфическая продукция, защищенная от подделок.
В бюджетных организациях строго подотчетными бланками считаются , выдаваемые для приобретения материальных ценностей или продуктов питания.
Эти документы подлежат регистрации в специальном журнале учета. Выдаваться они могут лишь под роспись ответственного лица.
К БСО в бюджетной организации относятся и документы, содержащие цифровую идентификацию или буквенную серию, утвержденные нормативами и правовыми актами органов власти.
То есть любые документы, изготавливаемые в типографии по законодательно утвержденным образцам можно считать бланками строгой отчетности.
Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении реализовывается на основании надлежащего акта. Акт для списания БСО готовится самим учреждением.
В документе указывается:
Завершает акт указание количества бланков, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью). Затем документ подписывают члены комиссии, подписи расшифровываются, и ставится дата.
БСО уничтожаются на основании составленного и заверенного акта. Уничтожение подразумевает материальную гибель бумаг без последующей возможности воссоздания. Можно пропустить списанные бланки через шредер либо сжечь.
Все БСО, не прилагаемые к кассовым отчетам, передаются в бухгалтерию учреждения в сгруппированном виде вместе с предоставлением заборно-контрольных листов.
Сохраняться документы строгой отчетности, удостоверяющие прием наличных средств, должны в упакованном виде на протяжении пятнадцати дней с момента конечной инвентаризации и сверки товарного отчета.
Книги по учету БСО, товарные отчеты и прилагаемая документация строгой отчетности сохраняется в учреждении не меньше пяти лет.
После истечения периода сохранения БСО, подлежащие уничтожению, передаются по акту о списании организациям по заготовке вторсырья либо уничтожаются самостоятельным образом.
Обязательно к акту списания и передачи прикладывается документ об уничтожении БСО.
Соответственно негласному правилу, списывать строго подотчетные бланки удобнее спустя месяц после проведения комплексной инвентаризации, которая предшествует созданию годового отчета.
При этом нужно инвентаризировать все имущество, относящееся к собственности организации. Такой порядок не является обязательным, но такой процесс существенно сберегает рабочее время.
В процессе комплексной инвентаризации применяются такие виды описей как инвентаризационная опись:
Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:
Производится инвентаризация при членах комиссии. Они должны по завершении проверки подписать сверку. При инвентаризации проверяется не только соответственность учетных показателей и реального количества.
Непременно проверяется верность оформления БСО – наличие непременных реквизитов, соответствие прописанных сумм записям , отсутствие поправлений, сохранность попорченных бланков.
Также проверяется при инвентаризации ведение количественного учета, правильность оформления Книг учета. Обязательной проверке подлежит процесс хранения БСО.
Инвентаризационная опись обычно готовится в двух экземплярах. Но если происходит смена ответственного сотрудника, то требуется составлять три экземпляра .
Один предназначен – для передающего БСО работника, другой – для принимающего, а третий – для бухгалтерии.
Спустя месяц по прошествии инвентаризационной сверки может быть собрана комиссия для уничтожения БСО.
Она проверит все просроченные, подпорченные и использованные бланки, определит их точное количество и подготовит акт для списывания и уничтожения ненужной уже документации.
В приведенной ниже статье будет представлена подробная расшифровка БСО. Все организации, в том числе и индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными средствами или расчеты при помощи банковских карт, должны владеть контрольно-кассовой техникой (ККТ).
Но разрешается не пользоваться ККТ при выполнении некоторых операций. В этом случае, при осуществлении денежных наличных расчетов с населением должны выдаваться соответствующие бланки строгой отчетности
.Нужно понимать, что ФЗ предусматривает оказание услуг и продажу товаров именно физическим лицам. Иными словами, если заключается договор между ИП и юридическим лицом, который предусматривает оплату наличными деньгами, ККТ в таком случае обязательна.
Правительством РФ установлен порядок учета, хранения и утилизации бланков в случае проведения расчетов с их помощью.
Вид деятельности предпринимателя определяет и количество БСО, которые он должен применять в своей работе. Чаще всего это оказание определенных услуг. Предприниматель может заниматься транспортными, жилищно-коммунальными, бытовыми, туристическими услугами, у них может быть правовой характер, также ИП может трудиться в сфере образования, общественного питания и торговли. Бланки используются только при расчетах с физлицами лицами и индивидуальными предпринимателями. При взаимодействии с организациями кассовый аппарат обязателен, а вот БСО не применяется.
Что такое БСО? По значимости и бухгалтерскому учету являются кассовым чеками:
Все формы утверждаются Минфином РФ. Бланки строгой отчетности также можно предлагать на рассмотрение путем подачи обращения.
В нем должно быть указано:
Все утвержденные формы могут использоваться всеми организациями. Сюда же относят и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги по согласованным бланкам. Перечень БСО для ИП индивидуален, в зависимости от вида деятельности.
А вот в случае, когда бланки не утверждены для каких-либо видов деятельности, для расчетов должна использоваться кассовая техника.
Сроки действия БСО, которые утверждены Минфином, устанавливаются этим же ведомством. Определенные сроки могут быть продлены, но при условии, что бланк будет действовать на момент обращения.
Если образцы разработаны, но еще не вступили в действие, то работать следует по старым. Что такое БСО, знают далеко не все.
Утверждены следующие реквизиты в БСО:
Для билетов установлены менее строгие правила. В них должно быть прописано не так много реквизитов, которые являются обязательными. Безоговорочно в нем должны присутствовать: наименование, серия, 6-значный номер, код бланка по ОКУД, наименование организации или ИП, выдавшего бланк, вид услуги или транспорта, стоимость в денежном выражении.
Отмечено, что бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографическим способом, т. к. на них обязательно должно быть название изготовителя бланка, ИНН, адрес. Также в обязательном порядке проставляются тираж, номер заказа, год исполнения. Хотя в Положении № 171 прямого указания к этому пункту нет.
Рассмотрим, что такое БСО и как их изготавливают.
Что касается процесса производства бланков строгой отчетности, то они могут изготавливаться обычным типографским способом. Лицензированию подлежат только защищенные от подделок БСО. Что это значит?
Защищенная полиграфическая продукция - это бумажная продукция, в том числе ценные бумаги, которые должны быть защищены нормативно-правовыми актами президента РФ, правительства РФ, постановлениями органов местного самоуправления, коллегиальными решениями лиц, сделанная с использованием типографических, голографических, микропроцессорных, информационных и иных способов защиты бумажной продукции, предотвращающих подделку таких бланков строгой отчетности.
БСО, изготовленные с различными степенями защиты, должны выпускаться только на полиграфических предприятиях или, возможно, на любых других предприятиях, имеющих лицензию Минфина РФ и соблюдающих соответствующие технические требования.
Деятельность по торговле такими бланками в соответствии с ФЗ № 128-ФЗ обязательной лицензии не требует. Бланки строгой отчетности - это продукция полиграфической отрасли. Поэтому серия и нумерация проставляются соответствующим способом.
Производство защищенной бумажной продукции - это полный цикл полиграфических работ, поэтому изготовление на других предприятиях подобной продукции не допускается. Более того, продажу защищенной документации может осуществлять только изготовитель без каких-либо посредников для заказчика или его представителя.
Самостоятельное изготовление подобных бланков строгой отчетности с помощью известной компьютерной техники противоречит законодательным актам. Поэтому БСО с обязательными защитными составляющими допускаются к изготовлению только на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию. При этом серию бланкам самостоятельно присваивает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель при оформлении заказа на изготовление бланк строгой отчетности (БСО) в типографии. А как насчет других данных? Номер же внутри соответствующей серии конкретного очередного бланка проставляется типографией.
При изготовлении допускается вносить изменения в документацию, которые касаются расширения или сужения некоторых граф с учетом внесения в них реквизитов.
Рассмотрим правильное применение БСО.
Бланк строгой отчетности обязателен к заполнению под копирку с не менее чем 1 копией. Также допускается наличие отрывных частей. Должны быть заполнены абсолютно все пункты, содержащиеся в бланке. Если по каким-либо причинам у юридического лица или ИП отсутствуют те или иные сведения, проставляется прочерк в соответствующей строке.
БСО должны заполняться четко, грамотно и разборчиво. Применение копировальной или самокопировальной бумаги обязательно, если в бланке не предусмотрено отрывной части. Исправления, подчистки, поправки при заполнении документов категорически не допускаются.
Ранее отмечалось, что все бланки строгой отчетности пронумеровываются в полиграфической организации. Поэтому все испорченные или с ошибками в заполнении бумаги должны быть сохранены, обязательно перечеркнуты и приложены к отчетности за прошедший рабочий день, в котором их использовали.
Бланк - это первичным бухгалтерским документом только со всеми заполненными строками, со всеми реквизитами, подписанный указанным в нем должностным лицом. Иными словами, он должен иметь юридическую силу. Исключение - билеты за проезд в городском транспорте любого вида общего пользования. Чек в таких случаях можно не использовать. К нему приравниваются БСО с нумерацией.
Учет бланков обязано вести юридическое лицо и ИП по наименованию, номеру и серии документа. С этой целью открывается специальная книга по аналогии с кассовой. Называется она «Журнал учета БСО». Листы должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью, подписаны всеми главными лицами юридического лица или ИП. Форму книги обычно разрабатывают самостоятельно и закрепляют в учетной политике организации, так как унифицированной формы такой книги нет.
Что такое БСО в бухгалтерии?
На то, чтобы осуществить какую-либо услугу, организации или индивидуальному предпринимателю потребуется сделать некоторые затраты. Так вот, на эти же расходы и приходится приобретение бланков строгой отчетности. Пример приведем ниже.
В бухгалтерии эти затраты отражают в ПБУ 10/99. Их относят на расходы по обычным видам деятельности.
У забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» в Плане счетов специальное предназначение - учет всей информации о наличии и движении БСО, выдаваемых под отчет или находящихся на хранении.
Все бланки, в том числе приобретенные подотчетными лицами, отражаются в оценке, например, 1 руб., которая является условной, по дебету счета 006. Это дает возможность учитывать их все, вплоть до последнего, находящегося на хранении. Точно также списание идет в условной единице, к примеру 1 рубль. Отражают эту операцию на забалансовом счете 006. Обязательно предоставление документов об использованных или испорченных бланках. Весь учет и перемещение ведут по каждому из них и по каждому месту хранения.
Налоговая база по налогу на прибыль уменьшается соразмерно расходам юридических лиц на приобретение бланков строгой отчетности. Также нужно учитывать, что суммы, потраченные на покупку БСО, должны быть сразу отнесены на расходы, не дожидаясь их постепенного использования.
По индивидуальным предпринимателям существует налоговый вычет, и он равен сумме расходов, понесенных при приобретении бланков.
Хранение, получение, выдача бланков строгой отчетности должно возлагаться на работника юридического лица или ИП, с которым необходимо заключать договор, согласно нормативно-правовому законодательству Российской Федерации. Обычно это соглашение о материальной ответственности. Полностью весь учет возлагается на материальное лицо по договору. На кассире остаются обязанности по выдаче бланков строгой отчетности. Это касается и их приема, хранения.
В день поступления бланков строгой отчетности руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен назначить своим приказом комиссию по приемке БСО, а ответственный по договору работник должен их принять. Задача всех членов комиссии - проверить, насколько соответствует фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии и номерам внутри серий. Сверить данные приемки с данными в документах изготовителя. После приемки коллегиально составляют акт, утверждаемый и подписываемый руководителем или ИП. Затем на основании этого акта лицо, ответственное за бланки по договору о материальной ответственности, ставит на учет принятые бланки.
На предприятиях у индивидуального предпринимателя для работника, у которого имеется ответственность за хранение, приемку и выдачу бланков строгой отчетности, непременно должны быть созданы максимально возможные условия для обеспечения сохранности бланков. Обычно специально для этих целей закупаются особые металлические шкафы и (или) сейфы, в которых они хранятся. При этом ключи находятся у материально ответственного за бланки лица и у главного бухгалтера.
В некоторых случаях есть и специально оборудованные помещения. Здесь бланки хранятся в больших количествах, и сейфов недостаточно. Соблюдаются и другие правила. Если бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах, то они должны быть опечатаны в конце рабочего дня. Если же выделены специальные помещения, то они должны быть еще и опломбированы.
При проведении строго по графику контроля за использованием бланков по назначению, в первую очередь проверяют наличие копий (через копировальную бумагу) и корешков бланков. Также обращают внимание на отсутствие исправлений и подчисток. Комиссионно проверяют, чтобы суммы, указанные в копиях и корешках, строго соответствовали суммам, учтенным в реестрах и ведомостях, которые сдают в бухгалтерию организации или передают бухгалтеру индивидуального предпринимателя.
Стоит отметить, что нельзя возложить контролирование использования бланков строгой отчетности на лиц, которые выдают эти бланки. Исключение - ответственное лицо: индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер или директор организации.
5 лет - таков срок хранения корешков и копий использованных бланков. Здесь также есть свои нюансы. Перед сдачей в архив на хранение все корешки от бланков хорошо упаковывают в мешки, которые впоследствии опечатывают. По истечении месяца (минимальный срок хранения), но обязательно должна предшествовать инвентаризация, корешки от бланков и сами бланки уничтожаются. Документация списывается на основании акта о списании (уничтожении) бланков с истекшим сроком хранения. Акт составляется и подписывается комиссией. Точно также в неиспользованном виде уничтожаются некомплектные бланки или те, что уже испорчены.
Итак, что такое БСО? Это документ, который выписывается, если организации или индивидуальному предпринимателю разрешается не использовать контрольно-кассовую технику. Он может быть как в обычном виде, так и в защищенном. Учитывается на 006 забалансовом счете. Для учета и хранения по договору назначается лицо. Оно будет являться материально ответственным. Ведется строгий учет и списание в установленном коллегиальном порядке всех бланков строгой отчетности.
