Платежная ведомость по форме Т-53 – основной документ, который заполняется при любых выплатах в организациях. Наиболее актуален этот документ для крупных предприятий, поскольку, если в небольших фирмах для выдачи заработной платы и прочих расчетов с сотрудниками можно оформлять , действующие в течение одного рабочего дня, то в больших компаниях такой способ крайне неудобен.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.
Бухгалтер организации либо распечатывает бланк Т-53 и затем заполняет его вручную, либо заполняет его в электронном виде и только после этого распечатывает. В ведомости содержится таблица из нескольких столбцов и строк (по количеству сотрудников), а также графы для сведений о начисленной к выдаче заработной плате и строка по итоговой сумме к выдаче.
Теперь визуально:
Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.
В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче
Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.
И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.
Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.
Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.
Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.
Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:
После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.
Каждому предпринимателю, который имеет в штате наемных работников, приходится сталкиваться с выдачей заработной платы. Существует, как минимум, три способа выдачи заработной платы денежными средствами. Безналичный - на зарплатные банковские карты работников, и выдача наличными деньгами через кассу с или с использованием платежной ведомости на заработную плату. Как сделать это через кассу, используя при этом ведомость на выдачу зарплаты, заполнить бланк документа правильно и не нарушить действующие правила, расскажет настоящая статья.
Форма документа, с использованием которого выплачивается заработная плата через кассу, предусмотрена нормативным актом Росстата. Ей присвоен . На практике, используется этот документ в ряду других ведомостей связанных начислением и выдачей оплаты труда работникам. Так же статистическим ведомством предусмотрены расчетная и . Все эти формы утверждены Постановлением указанного ведомства № 1 от 05.01.2004 года.
Стоит отметить, что в связи с вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учете, для всех организаций (кроме государственных) и предпринимателей применение указанных форм не обязательно. Но, в то же время, применение данных форм достаточно удобно и помогает соблюсти требования законодательства. При необходимости в данную форму можно вносить различные изменения для того что бы привести её использование в соответствие со спецификой деятельности экономического субъекта.
Обратите внимание: Все формы документов, используемые в деятельность предприятия, должны быть утверждены его руководителем. Это происходит в начале каждого календарного года путем издания приказа об утверждении учетной политики организации. Формы используемых документов выступают приложением к учетной политике.
Сам документ может быть оформлен как от руки, на бланке установленной формы так и с использованием компьютера. Для каждого бухгалтерского документа, в том числе для ведомости на выдачу зарплаты, бланк должен быть заполнен с оформлением всех необходимых реквизитов. Чтобы не возникло сомнений в действительности документа, например, при налоговой проверке в платежной ведомости должны быть заполнены следующие реквизиты:
Так как ведомости в подавляющем большинстве изготавливаются с использованием утвержденной формы бланка, то такой обязательный реквизит всех первичных документов как наименование документа, в бланке уже обозначен.
Платежная ведомость состоит как минимум из двух листов. Титульного, в котором расположены практически все перечисленные выше реквизиты, и листа, содержащего сведения о выплате заработной платы - табличная часть. При этом, при необходимости (большое количество сотрудников, например), к ведомости может быть приложено необходимое количество листов содержащих табличную часть.
Как правильно заполнить бланк платежной ведомости:
В этой части указываются следующие сведения необходимые для правильной выплаты заработной платы:
Также предусмотрено место для росписи сотрудника, в котором в случае неполучения им заработной платы проставляется отметка о её депонировании.
Срок на выдачу заработной платы не может превышать пяти рабочих дней. Этот период так же включает день, когда наличные денежные средства, предназначенные для выплаты заработной платы, получаются в банке. Конкретный период, в течение которого будет выдаваться заработная плата по платежной ведомости, указывается на её титульном листе.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Многие работодатели пытаются пойти на хитрость, выплачивая работникам заработную плату лишь раз в месяц и требуя от работников, чтобы они написали заявление о подобной выплате. Но такая хитрость работодателю совершенно ничем не поможет: по закону, даже если имеются заявления работников с просьбой выплачивать зарплату раз в месяц, работодатель обязан совершать выдачу заработной платы все же два раза в месяц.
Как уже было сказано, ведомость на выдачу заработной платы имеет обязательный реквизит - дату составления и регистрационный номер. Так как такие ведомости составляются периодически, то их необходимо регистрировать. Для этих целей предусмотрен Журнал регистрации платежных ведомостей. Так же как и форма самой ведомости, форма данного документа утверждена все тем же Постановлением Росстата. Форме присвоен номер Т-53а.
В платежные ведомости, как и в расчетные и расчетно-платежные исправления вносить можно. В то же время делать это необходимо только с учетом, установленных для такого рода исправлений, правил. Все исправления, которые делаются в таких документах, должны быть сопровождены датой совершения исправления, а так же фамилией и инициалами лица такое исправление внесшего. Соответственно рядом с исправлением проставляется подпись исправителя. В то же время, как ранее, нельзя вносить исправления в расходный и приходный кассовые ордера. Поэтому если при закрытии платежной ведомости в расходном ордере будет совершена ошибка, её исправить нельзя. В таком случае бухгалтеру придется выписывать новый ордер.
Узнайте, что такое расчетно-платежная ведомость и как правильно ее заполнять:
Окончательное оформление документа осуществляется в последний день выплат денежных средств, или ранее, если денежные выплаты были осуществлены всем работникам. Кассир подводит итог выданных денежных средств. Если выдана вся заработная плата, то сумма к выдаче, обозначенная на лицевом листе документа, сойдется с суммами выплаченной заработной платы. Если нет, то разница будет отражена в графе для депонированных сумм.
Если до окончания периода, в течение которого предусмотрена выдача заработной платы, кто либо из работников не получит причитающихся ему сумм, то зарплата должна быть депонирована. То есть сами наличные денежные средства возвращаются в банк, а в ведомости ставится отметка о депонировании заработной платы. Соответственно, в бухгалтерском учете делается запись в реестре депонентов и книге учета депонированных денежных средств. В ней отмечается номер платежной ведомости, по которой не была выдана заработная плата, табельный номер и ФИО сотрудника, невыплаченная сумма. Запись о депонировании делается в последний день выдачи зарплаты.
На всю сумму полученной сотрудниками заработной платы кассиром заполняется расходник. По завершении выдачи заработной платы, кассир подписывает ведомость и сдает её в бухгалтерию. Срок хранения, предусмотренный для данной категории документов, составляет пять лет.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
В том случае, если ведомость была утеряна, то наиболее правильным вариантом является её восстановление. Для этого необходимо повторно распечатать документ, а также проставить все ранее присутствующие подписи, в том числе и подписи сотрудников.
Если же возможность заполнить какие-то строки отсутствует - то их можно оставить пустыми или же в каждой указать «восстановить не удалось». Также на повторно распечатанном документе необходимо в обязательном указать что это копия написав на ней слово «Дубликат».
Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.
Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.
Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.
Имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.
Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа - отдельно расчетную и платежную ведомости.
Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче , когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.
Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.
бухпроффи
Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.
Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.
Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.
Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.
Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.
Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.
Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.
Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком - то там ставится прочерк.
В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.
Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.
Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.
На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:
Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».
Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.
Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.
Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.
В следующей строке необходимо указать реквизиты расходного ордера, выписанного к ведомости.
Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.
Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.
По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.
Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.
В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.
Внимание! Кроме этого рекомендуется составить бухгалтерскую справку, в которой подробно описать как была выявлена ошибка и обосновать ее исправление.
Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени - обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.
Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется отметка «Депонировано», после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.
На сумму выданной зарплаты оформляется , к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.
Поскольку форма Т-53 предназначена исключительно для выдачи денежных средств, возможные операции с ней ограничены.
Каждый работник, работая в частной фирме или на предприятии, получает зарплату, заполнение расчетной ведомости по зарплате контролирует бухгалтер, это главный документ по учету затраченных средств на заработную плату.
Бухгалтер, для точных начислений, использует подробную информацию по каждому работнику. Информация содержит все расчеты времени, отработанного сотрудником. Для правильного расчета начислений имеются:
Платежная ведомость № T-53
Расчетная ведомость T-51
Каждая форма ведомости утверждена комитетом статистики и Государственным законодательством данного государства.
Эта ведомость по зарплате составляется на базе формы Т-51. Она применяется при выдаче заработной платы под роспись сотрудникам организации. Этот документ можно увидеть в кабинете бухгалтера или в кассе, там, где получаете зарплату. Документ содержит список работников компании, ФИО и точная получаемая сумма.
Каждый работник при получении заработной платы в ведомости расписывается в ее получении. Если работник в срок не может получить зарплату, в ведомости о депонировании ставится отметка, и он сможет в течение 5 дней получить всю сумму. Ведомость закрывается, как только каждый из сотрудников получил свою заработную плату.
Информация о не выплаченных (депонированных) суммах записывается в графу для депонирования. Кассир проставляет номер РКО, дату и ставит подпись.
В зависимости от количества работников зарплаты выдается по кассовому ордеру либо по ведомости:
По ведомости – если работников на предприятии больше трех человек;
по кассовому ордеру – если в организации не более 2-3 сотрудников.
Нужен для того, чтобы снять со счета в банке деньги предприятия. В ордере указываются цели, на которые будут потрачены денежные средства. В случае если в организации выплачивается аванс, то в разделе «Цели» кассового ордера ставится «Аванс», при оформлении в конце месяца – «Заработная плата» или «окончательный расчет».
Если на предприятии аванс не выплачивается, выплата зарплаты происходит по окончательному расчету в первой и второй половине каждого месяца. Кассовый ордер, как правило, оформляется дважды в месяц на каждого сотрудника.
Учет зарплаты ведется согласно ведомости труда – форма № В-8. В этой ведомости содержится информация о зачислении заработной платы трудящимся, которые как работают по контракту, так и состоят в штате. В ней указываются: доплаты, надбавки, удержания, премии и прочие выплаты, которые предусмотрены Трудовым Кодексом.
Если со дня выплаты по истечению трех дней сотрудник не получил зарплату, то эта сумма в ведомости о заработной плате вносится в графу депонирования и переносится в ведомость будущего месяца. На сегодняшний день учет не обязательно вести вручную, существуют разные компьютерные программы (софты), которые данный процесс автоматизируют.
Если работник заработную плату получает на банковскую карту, на него бухгалтер заполняет лишь форму Т-51 и поручению на выплату всей з/п. Все документы передаются в банк, где банковские работники производят отчисления на индивидуальную карту работника предприятия.
Этот документ заполняется при выплате зарплаты. В ней указывается итоговая сумма заработной платы, выдаваемая работнику организации. Если на предприятии мало сотрудников (до пяти человек) можно использовать РКО, а если работников больше, необходимо заполнять платежную ведомость, на основе формы T-51.
Ведомость по зарплате № Т-53 имеет такую информацию: на титульном листе название предприятия, полная сумма выплат, код ОКПО, подпись и ФИО руководителя или бухгалтера, ФИО работника (без инициалов), порядковый номер ведомости, должность работника, сумма к выдаче, графа депонирования, номер и подпись, подтверждающие личность получателя.
Сумма, выданная на руки, получателем записывается сначала прописью, а потом цифрами. Запись делается с прописной буквы и с начала строки. После подписи начальника организации выдаются деньги. Главный бухгалтер (заместитель) свою подпись в ведомости ставит после того, как денежные средства были выданы, при этом проверяя правильность заполнения документа. имеет один экземпляр и не дублируется.
Платежную ведомость по зарплате оформляет бухгалтер или кассир до окончания срока ее действия. Если работник не смог в срок получить деньги, слово «депонировано» пишется напротив его фамилии. Все суммы, которые не выдались, складываются в общую сумму и в ведомости пишется на последнем листе, кассир должен под ней подписаться.
В завершении всех действий и подсчета всех сумм (депонированных и выданных), бухгалтер или кассир на выданную сумму подписывают расходный ордер. В ведомости указывается и записывается расходный номер. Затем ведомость передается главному бухгалтеру, он проверяет точность составления и заполнения и подписывает документ.
Заполнение расчетной ведомости по зарплате ответственная работа, требующая большого внимания. Все ведомости в специальном журнале регистрируются. Ежегодно журнал необходимо обновлять, то есть новый журнал регистрации заводиться в начале нового года, а старый отправляется на хранение в архив.
В этой статье речь пойдет о зарплатных ведомостях. Есть три унифицированные формы ведомостей по зарплате: расчетная (форма Т-51), платежная (форма Т-53) и расчетно-платежная ведомость (форма Т-49). Все три формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2014 г. № 1. Этим же постановлением утвержден и порядок их заполнения, с которым вы можете ознакомиться ниже. Каждая ведомость по зарплате имеет свое назначение и особенность, о чем мы поговорим подробнее в этой статье. Ниже вы также сможете скачать бланки ведомостей по зарплате и ознакомиться с образцами их заполнения.
Расчетная ведомость предназначена для расчета зарплаты и отражения начисления заработной платы работникам. В отличие от других форм расчетная ведомость не может использоваться для выплаты заработной платы. В связи с чем в этой форме отсутствует графа для проставления подписи работников.
Расчетные ведомости удобно использовать организациям и предпринимателям, которые осуществляют выплату зарплаты в безналичном порядке путем перечисления на зарплатные карты работников. В этом случае, так как наличные денежные средства работникам не выплачиваются, фиксировать факт выдачи зарплаты не нужно.
Скачать бланк формы Т-51 вы можете выше, а ознакомиться с образцом заполнения вы можете в специальной статье по приведенной .
В отличие от расчетной ведомости платежная ведомость - это ведомость на выдачу зарплаты работникам. Форму Т-53 могут использовать в хозяйственной деятельности организации и предприниматели, которые выплачивают сотрудникам зарплату наличными через кассу. Факт получения зарплаты фиксируется в платежной ведомости путем проставления подписи работника.
На общую сумму выданной работникам по платежной ведомости заработной платы должен составляться , реквизиты которого указываются в платежной ведомости.
Обратите внимание! Если в хозяйственной деятельности используется платежная ведомость, то наряду с ней должны оформляться и расчетные ведомости. При этом платежная ведомость нужна для выдачи зарплаты, а расчетная - для расчета и начисления заработной платы.
Образец заполнения платежной ведомости приведен .
Для того чтобы упростить документооборот организаций и предпринимателей была утверждена смешанная форма - расчетно-платежная ведомость, в которой отражается и начисление и выдача зарплаты.
Также как и платежная ведомость, расчетно-платежная ведомость составляется только в том случае, если выплата зарплаты осуществляется наличными денежными средствами. При этом, ни расчетная, ни платежная ведомость не составляется.
Если же расчеты с работниками по зарплате переведены в безналичную форму, то расчетно-платежную ведомость в этом случае использовать нельзя.
С образцом заполнения расчетно-платежной ведомости вы можете ознакомиться .
Таким образом, предприниматели и организации могут самостоятельно выбрать, какие документы применять для расчета и выдачи зарплаты. Использовать единый документ - расчетно-платежную ведомость (форма Т-49) или же 2 документа - расчетную ведомость (форма Т-51) для расчета зарплаты, и платежную ведомость (форма Т-53) для выдачи зарплаты.
Ведомость по зарплате в любой форме должна составляться с учетом указаний, утвержденных Госкомстатом. Ознакомиться с этими правилами вы можете ниже.
