В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.
Поэтому важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций.
Этим и занимается бухгалтерский учет денежных средств, целью которого является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).
Актуальность и значимость этих вопросов и повлияли на выбор мною данной темы.
Целью работы является изучение организации бухгалтерского учета денежных средств согласно требованиям и нормам, установленным Законодательством Российской Федерации, на примере компании ООО "Окна" и разработка предложений по его совершенствованию.
Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными
средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.
Правила работы с наличными денежными средствами определены Центральным банком Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. (с учетом последующих изменений), устанавливает правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовые операции выполняет кассир. Его должность предусматривается в штате предприятия. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности. Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе и несет полную материальную ответственность за причиненный ущерб. Ему запрещается передоверять исполнение своих обязанностей другим лицам. Если возникает необходимость в его временной замене (по болезни или другим причинам), исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.
Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций необходимо закрывать с внутренней стороны. Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах (в отдельных случаях -- в обычных). По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.
Кроме того, Порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке. Все предприятия, организации и учреждения (далее -- предприятия) без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. В то же время предприятиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы -- например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью банки устанавливают предприятиям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе. Для установления лимита организация представляет в банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в учреждения банков ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную работу предприятия с утра следующего дня. А для тех организаций, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в учреждения банков на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация, имеющая денежную выручку в наличных деньгах, сдает их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т.е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке) и для них установлены свои сроки хранения -- не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, -- пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк. В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.
Порядок приема и выдачи денежных средств. Наличные деньги могут поступать в кассу организации при получении их в банке по чеку, от своих работников, от покупателей и заказчиков.
Организации, осуществляющие расчеты наличными деньгами с населением, обязаны применять контрольно-кассовые машины. В этом случае покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, в этот день по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно с этим чек должен быть погашен проставлением штампа или надрыва в определенных местах. В остальных случаях прием денег от физических и юридических лиц производится по приходным кассовым ордерам.
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель -- юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько. Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность -- документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.
Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.
Бухгалтерский учет кассовых операций. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов предназначен счет 50 "Касса". Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 "Касса" показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 "Касса", а выдача денег из кассы -- по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.
Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.
Бухгалтерский счет учета по кассе - это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе - НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:
Лимит денежных средств
В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита - это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.
Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.
Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита - это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней - от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.
Ограничение расчетов наличными деньгами
Для начала вспомним, кто такие контрагенты - это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.
Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами - ограничений нет.
Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП - существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.
Суть работы участка кассы - это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы - это:
Назначение ПКО и РКО - зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить - выписывается новый документ.
В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».
Отчет «Кассовая книга» - это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.
Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» - это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»
Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе
Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.
Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)
Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?
Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет :
«Аналитический» , поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.
«Активный» - видим букву «А»
Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.
Субконто «Движение денежных средств» , чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в "ОСВ по счету 50"
Дополнительно
Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.
Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО - отчет «Кассовая книга» не составляется.
Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.
Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.
Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:
договор о полной индивидуальной ответственности кассира;
приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);
расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
платежная ведомость (форма № Т-53);
кассовая заявка (форма № 408027);
карточка депонента;
авансовый отчет (форма № АО-1);
объявление на взнос наличными (форма № 0402001);
кассовая книга (форма № КО-4);
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
отчет кассира;
справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);
книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форм № КО-5);
препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма № 0402006);
акт о проверке денежных средств кассы (форма № КМ-9);
акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15);
Расчетные операции между организациями - юридическими лицами возникают из договорных отношений по поставке материальных ценностей, оказанию услуг, выполнению работ. В соответствии с заключаемыми договорами одна сторона берет на себя обязательства поставить свою продукцию или товары, выполнить определенные работы, оказать услуги, а другая сторона обязуется оплатить стоимость полученных материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг.
В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают также обязательства по расчетам с бюджетом и внебюджетными органами, связанные с налоговыми платежами и уплатой единого социального налога.
Поэтому организация системы расчетов, ее бесперебойное функционирование является важнейшим условием, обеспечивающим хозяйственные связи между организациями.
Вопросами организации расчетов, их нормативным регулированием занимается Центральный банк Российской Федерации. В соответствии с установленным им порядком расчеты между организациями, как правило, осуществляются путем безналичных платежей через банковскую сеть. Для этого организация открывает в банке расчетный счет. На него зачисляются все денежные средства, поступающие в пользу организации. Денег как таковых (денежных купюр) организация не получает, их заменяет расчетный документ, поступивший от должника через банк. Точно также при расчетах по своим обязательствам перед контрагентами организация сдает в банк только расчетные документы, на основании которых банк списывает с ее расчетного счета сумму платежа. Таким образом, наличные деньги (денежные купюры) в расчетах не участвуют, их заменяют платежные документы. Поэтому расчеты и называются безналичными.
Для открытия расчетного счета необходимо представить следующие документы:
заявление на открытие счета;
решение учредителей о создании организации (протокол собрания);
нотариально заверенные копии учредительных документов (устава и учредительного договора);
справку о регистрации организации;
справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
копию документа о регистрации в качестве плательщиков взносов в Пенсионный фонд и в Фонд обязательного медицинского страхования в РФ;
копию приказа руководителя организации о назначении главного бухгалтера и кассира (если по статусу организации обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера, то это указывается в заявлении);
карточки с нотариально заверенными образцами подписей (руководителя, его заместителя и главного бухгалтера и его заместителя) в двух экземплярах с оттиском печати.
Расчетный счет может открыть организация, являющаяся юридическим лицом, а значит, наделенная собственным имуществом, оборотными средствами и имеющая самостоятельный баланс. Этот счет используется для взаимных расчетов с другими организациями в безналичном порядке, но с него можно получить и наличные деньги (например, для выдачи заработной платы, для расчетов с работниками по командировкам, на хозяйственные нужды), а также зачислить на него наличные денежные средства (полученную от организаций наличную выручку, невыданную заработную плату, возвращенные работниками остатки неиспользованных авансов, выданных им под отчет на командировочные расходы или на хозяйственные нужды).
При открытии расчетного счета с банком заключается договор банковского счета, который регламентирует взаимоотношения между банком и клиентом по расчетно-кассовому обслуживанию. В приложении к договору определяются ставки на услуги банка. После подписания договора на расчетно-кассовое обслуживание счету присваивается номер.
Банк гарантирует клиенту право беспрепятственно распоряжаться своими денежными средствами, ограничения могут устанавливаться только законом. При этом банк, не нарушая право клиента на распоряжение имеющимися на счете денежными средствами, может использовать временно свободные денежные средства клиента в своих целях, за что клиенту начисляются проценты.
Банк устанавливает лимит остатка денежных средств, хранящихся на счете клиента. Если сумма денежных средств на счете окажется ниже этого лимита и несмотря на предупреждения банка не будет восстановлена в течение месяца, банк имеет право расторгнуть договор с клиентом по своей инициативе. Другим основанием для расторжения договора по инициативе банка является отсутствие операций по счету в течение года. Организация может расторгнуть договор банковского счета по своей инициативе в любое время на основании заявления об этом.
Расчетные субсчета и текущие счета.
Если организация имеет подразделения (склады, магазины, филиалы), которые открываются в производственных целях не по месту ее нахождения, а в другом регионе, то этим подразделениям по просьбе головной организации в регионе их деятельности могут быть открыты расчетные субсчета. Круг операций, осуществляемых по такому счету, определяется головной организацией, и только разрешенные ею операции могут проводиться подразделением.
Обычно расчетные субсчета открываются для зачисления выручки от реализации продукции в любой форме: покупатели в оплату за полученную продукцию могут в безналичном порядке перечислить денежные средства на расчетный субсчет подразделения, а могут произвести расчет наличными деньгами, которые вносятся на расчетный субсчет самим подразделением. Денежные средства с расчетного субсчета перечисляются затем на расчетный счет головной организации.
Кроме зачисления наличной выручки, все остальные операции по расчетному субсчету совершаются в безналичном порядке. Сниматься наличные деньги с него не могут. Для операций, связанных с выдачей наличных денег, предназначен текущий счет, который открывается также по просьбе головной организации ее подразделениям, расположенным в другом регионе. На текущий счет зачисляются денежные средства, перечисленные головной организацией для выдачи заработной платы и оплаты командировочных расходов. Они снимаются с текущего счета и выдаются целевым назначением. Снятие наличных денег на производственные цели возможно только в том случае, если оно по разрешению банка предусмотрено в числе операций, проводимых по этому счету.
В безналичном порядке можно производить только перечисление удержаний из заработной платы и заработной платы во вклады граждан. Если подразделение имеет и расчетный субсчет, и текущий счет, то по разрешению банка оно может переводить с расчетного субсчета на текущий счет денежные средства на выплату заработной платы и командировочных расходов. Головная организация устанавливает лимит таких перечислений.
Для открытия расчетного субсчета и текущего счета предъявляются приказ головной организации о создании подразделения, устав подразделения, заверенный головной организацией, карточки с образцами подписей, заверенные также головной организацией и ее печатью (нотариальное заверение не требуется).денежный
Основные операции, осуществляемые организациями по расчетному счету, - это безналичные расчеты с покупателями за отгруженную продукцию, выполненные для них работы, оказанные им услуги и с поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги.
Расчеты производятся через банк на основании расчетных документов. Формы расчетных документов должны соответствовать установленным стандартам и иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование расчетного документа;
номер документа; число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами) его выписки;
наименование банка плательщика;
наименование плательщика и номер его счета в банке;
наименование получателя денежных средств и номер его счета в банке;
наименование банка получателя;
назначение платежа (за что производится оплата, например: за услуги по договору № 5 от 10 апреля 2000 г.);
сумма платежа (цифрами и прописью);
подписи и оттиск печати на первом экземпляре.
При оформлении документов не допускаются помарки, подчистки и исправления, даже оговоренные.
Безналичные расчеты между организациями осуществляются в разных формах. От выбранной формы расчетов зависит использование конкретного расчетного документа.
Расчеты платежными поручениями.
Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя.
Последовательность операций при осуществлении расчетов и платежными поручениями состоит из следующих действий:
Поставщик в соответствии с договором поставляет покупателю материальные ценности или выполняет работы, оказывает услуги.
Покупатель сдает в свой банк платежное поручение на оплату за полученные материальные ценности, выполненные для него работы или оказанные ему услуги.
Банк покупателя списывает с расчетного счета покупателя сумму денежных средств, указанную в платежном поручении, и направляет платежное поручение банку поставщика для зачисления этой суммы на счет получателя.
Плательщику направляется выписка банка о списании с его расчетного счета денежных средств.
Банк поставщика зачисляет на расчетный счет поставщика перечисленную сумму.
Расчеты платежными требованиями.
Платежное требование представляет собой расчетный документ, в котором содержится требование поставщика к покупателю об уплате ему определенной суммы через банк за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги.
Последовательность операций при осуществлении расчетов платежными требованиями:
Поставщик отгружает покупателю материальные ценности или выполняет для него работы либо оказывает ему услуги.
Поставщик оформляет в трех экземплярах требование и вместе с отгрузочными документами сдает его в свой банк.
Банк поставщика направляет требование банку покупателя.
Банк покупателя передает требование плательщику (покупателю).
На оплату требования покупателю дается 3 рабочих дня. В течение этого срока плательщик должен или акцептовать требование (т.е. согласиться на оплату), либо отказаться от оплаты полностью или частично.
Существуют банковские правила, устанавливающие причины для отказа. Плательщик может отказаться от оплаты в полной сумме в том случае, когда отсутствуют документы, подтверждающие отгрузку, отгружена не заказанная, некачественная или некомплектная продукция; произведена досрочная отгрузка без согласования с покупателем, указаны не согласованные с покупателем цены.
В определенных случаях не требуется согласие (акцепт) плательщика. Например, требования на оплату за газ, воду, электроэнергию, телефон и другие аналогичные услуги оплачиваются без акцепта.
Расчеты аккредитивами
Аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку поставщика оплатить расчетные документы, предъявленные поставщиком, на определенных условиях, указанных в аккредитиве.
Последовательность совершения расчетов с помощью аккредитива.
В соответствии со сроками, установленными в договоре, покупатель должен открыть аккредитив в пользу поставщика. Для этого покупатель подает в свой банк заявление об открытии аккредитива на определенную сумму. Банк на основании этого заявления снимает деньги с расчетного счета клиента и бронирует их на специальном счете.
Банк покупателя направляет банку поставщика поручение на открытие аккредитива.
Банк поставщика извещает своего клиента о том, что в его пользу открыт аккредитив.
Поставщик отгружает материальные ценности, выполняет работы или оказывает услуги, предусмотренные договором.
Одновременно поставщик сдает соответствующий условиям аккредитива комплект документов в свой банк.
Банк поставщика зачисляет денежные средства с аккредитива на расчетный счет клиента.
Банк покупателя открывающий аккредитив называется банком-эмитентом. А банк поставщика исполняет аккредитив - называется исполняющим банком.
Аккредитив действует в течение определенного срока, указанного в его условиях. Порядок расчетов, набор документов, которые должен представить поставщик, сроки представления и порядок их оформления, другие условия, необходимые для получения денег, - все это устанавливается в договоре на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), заключаемом между поставщиком и покупателем.
Аккредитивы могут быть покрытыми и непокрытыми.
Покрытым называется аккредитив, при открытии которого банк-эмитент перечисляет исполняющему банку денежные средства плательщика, снятые с его расчетного счета, или предоставленный банком плательщику кредит.
При открытии непокрытого аккредитива банк-эмитент не перечисляет исполняющему банку денежные средства, а предоставляет ему право списать сумму аккредитива со счета банка-эмитента, открытого им в исполняющем банке. Такие счета банки открывают друг для друга при установлении корреспондентских отношений.
По другому признаку аккредитивы делятся на отзывные и безотзывные.
Отзывной аккредитив банк-эмитент может аннулировать или изменить его условия без согласования с поставщиком, если в этом возникнет необходимость.
Безотзывный аккредитив не может быть аннулирован и его условия не могут быть изменены без согласия поставщика, в пользу которого открыт аккредитив.
Расчеты чеками.
Чек представляет собой письменное поручение владельца чека (чекодателя) банку, который его обслуживает, на перечисление определенной суммы денег, указанной в чеке, с его счета на счет получателя денежных средств (чекодержателя). Таким образом, в расчетах будут участвовать две организации - плательщик и получатель денежных средств и два банка - банк плательщика и банк получателя.
Организация-плательщик для оплаты за полученные материальные ценности, выполненные работы, оказанные ему услуги выдает чек предприятию, от которого эти ценности, работы или услуги получены. Но чек - это денежный документ, по которому деньги еще надо получить. Для этого организация, получившая чек (чекодержатель), предъявляет его в свое учреждение банка, а тот, в свою очередь, предъявляет требование об оплате чека банку, обслуживающему чекодателя (организация, выдавшая чек).
Для расчетов чеками организация должна получить в своем банке чековую книжку (определенное количество чеков). Для этого она подает в банк заявление и одновременно платежное поручение на депонирование денежных средств, т.е. снятие определенной суммы денег с расчетного счета организации и зачисление их на специальный счет в этом же банке, с которого будут только оплачиваться чеки, выдаваемые владельцем чековой книжки. Открыв клиенту специальный счет, банк выдает ему чековую книжку.
На бланках чеков должны быть проставлены следующие реквизиты:
наименование банка, выдавшего чековую книжку;
наименование чекодателя и номер его счета; лимит (предельный размер) суммы, на которую могут быть выданы чеки,
заверенный подписями должностных лиц банка и его печатью.
Одновременно владельцу чековой книжки выдается чековая карточка, в которой проставляются лимит суммы, номер счета чекодателя и его подпись.
Преимущество этого способа расчетов состоит в том, что он гарантирует каждой стороне исполнение обязательств его партнером: покупателю получение материальных ценностей (работ, услуг) против чека, а поставщику оплату за переданные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги).
Чек оплачивается в полной сумме, на которую он выписан. Если все чеки в чековой книжке использованы, а лимит суммы не исчерпан, банк по желанию предприятия может выдать новые чеки на сумму не использованных денежных средств или перечислить остаток неиспользованных средств со специального счета на расчетный счет организации.
Чековая книжка, по которой установлен лимит расчетов, называется лимитированной чековой книжкой.
По такой книжке помимо лимита устанавливается также срок ее действия. Лимит устанавливается в размере суммы денежных средств, находящихся на специальном счете.
Если банк гарантирует оплату чеков при временном отсутствии у клиента средств на специальном счете в пределах определенной суммы по договоренности сторон, т.е. фактически будет кредитовать клиента, то такая чековая книжка называется не лимитированной.
Движение денежных средств на расчетном счете организации, т.е. их зачисление и списание, оформляется банковской выпиской.
Обязательными реквизитами этого документа являются:
номер расчетного счета клиента;
входящий остаток (т.е. остаток денежных средств на счете на начало рабочего дня в банке);
дата предыдущей выписки и остаток на конец этого дня (он называется исходящим и проставляется как входящий остаток в следующую банковскую выписку); дата предыдущей выписки необходима бухгалтеру предприятия для того, чтобы убедиться, все или не все банковские выписки получены организацией.
В выписке две колонки предназначены для сумм, зачисляемых на расчетный счет организации и списываемых с него в течение рабочего дня. При этом следует иметь в виду, что для организации и банка понятия «дебет» и «кредит» применительно к расчетному счету означают разное. Для организации расчетный счет является активным счетом и поступление денежных средств на счет означает «дебет» (приход), а списание денежных средств со счета означает «кредит» (расход). Расчетный счет организации для банка является источником денежных средств, т.е. пассивным счетом. Следовательно, любое поступление денег на счет организации означает для банка увеличение этого источника и поэтому проходит по кредиту счета, а списание денег со счета организации для банка является уменьшением источника и проходит по дебету счета.
В конце выписки проставляется остаток на конец дня. Бухгалтер должен при обработке выписок контролировать, чтобы такая же сумма стояла в следующей банковской выписке как входящий остаток (остаток на начало рабочего дня).
В специальной колонке проставляются номера платежных документов. Все платежные и другие оправдательные документы прилагаются к выпискам банка, выдаваемым клиентам. Бухгалтер организации сверяет все проставленные в выписке суммы с суммами, указанными в оправдательных документах. При обработке банковских выписок против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета, означающий, с какого счета эта сумма зачислена или на какой счет она списана.
Для учета наличия и движения денежных средств организации, хранящихся в банках, используются активные счета 51 «Расчетные счета» и 55 «Специальные счета в банках».
По дебету этих счетов отражаются поступления денежных средств, по кредиту - их списание. Операции по движению денежных средств на счетах организации отражаются в бухгалтерском учете на основании банковских выписок и приложенных к ним денежно-расчетных документов. При зачислении денежных средств на счета организации корреспондирующим счетом по кредиту будет счет, являющийся источником их поступления. При списании денежных средств корреспондирующим счетом по дебету является счет, показывающий, на какие цели выбыли денежные средства предприятия.
Обязательным условием осуществления предпринимательской деятельности является ведение кассовой книги и учет кассовых операций организации. Это должен осуществлять бухгалтер предприятия. Учет ведется непрерывно и должен отражать полную картину происходящего. Современный учет кассовых операций осуществляется при помощи управленческих программ, которые проводят операции в автоматическом режиме, однако участие бухгалтера при этом необходимо. Правильное проведение каждой операции гарантирует в результате безошибочное составление баланса и других видов отчетности, позволяет избежать выявление грубых ошибок или опечаток при проведении аудита.
Для того чтобы понимать, как проводятся кассовые операции, необходимо знать, что собой представляет касса на предприятии. Это помещение, в котором непосредственно осуществляется прием и выдача наличности под отчет. Именно в кассе работники могут получить наличные средства на руки в качестве зарплаты или аванса, а также на нужды предприятия. В кассу сдается выручка, деньги от покупателей и другие наличные средства. Учет операций должен вестись в соответствии с нормативными и законодательными актами «О ведении кассовых операций на предприятии». В каждом отдельно взятом государстве имеются свои законодательные нормативы и регламенты.
Для ведения операций предусмотрены положения, которые помогают упорядоченно проводить данную деятельность. Одним из основных элементов ведения учета является лимит кассы, который установлен для того, чтобы имелось определенное количество наличности, точнее не более установленной суммы. Наличность сверх нормы нужно в обязательном порядке и в установленные сроки сдавать в банк для зачисления на текущий или другой счет.
Наличность в кассе может находиться как в национальной, так и в иностранной валюте. Учет движения средств регистрируется в книге для учета наличности, для которой предусмотрена определенная форма. Для национальной валюты должна открываться одна книга, а для иностранной - другая. В таких книгах запрещается делать помарки и исправления. Если же необходимо произвести изменения, то они заверяются подписью самого кассира и главного бухгалтера предприятия. Книги ведутся в 2 экземплярах, первый остается в кассе, а второй имеет отрывной вид, и являются отчетом работника.
Бухгалтерский учет кассовых операций организация ведет по 2 направлениям. Различают аналитический учет и непосредственно бухгалтерский учет. Аналитический учет кассовых операций дает полное представление о том, сколько средств имеется на данный момент, на что были потрачены средства в недалеком прошлом, каковы прогнозы на будущее. Это общее представление. А бухгалтерский учет дает ответ в цифрах на эти самые вопросы. Он представляется в виде отчетов, проводок, расходных и приходных ордеров и так далее.
Кассир должен отражать все поступления наличности или ее выдачу в книге учета движения средств. В конце каждого рабочего дня он обязан составить отчет и определить остаток наличности. Если он превышает установленный лимит, то разница должна быть зачислена на счет. Исключениями могут являться дни выдачи зарплаты работникам. В таком случае предоставляется время (приблизительно 3 дня) специально для проведения выдачи зарплаты. Ежедневный отчет работника принимает главный бухгалтер, который проверяет и его правильность. Отчетность принимается под роспись.
Отчет должен содержать все расходные и приходные ордера, которые были проведены в этот день.
Порядок проведения операций можно определить такой последовательностью действий кассира:
Кассир является лицом материально ответственным, он отвечает за сохранность имущества в кассе, и любая передача его должна быть заверена документально. Если по каким-либо причинам работник отсутствует на своем рабочем месте, то вся материальная ответственность переходит на то лицо, которое замещает его. При первом же посещении кассы замещающий должен провести ревизию, то есть инвентаризацию, чтобы знать, за что он несет ответственность и проверить наличие всех составляющих.
Кроме наличности в кассе могут храниться и другие материальные ценности предприятия, они могут быть представлены в различном виде. Это могут быть акции, облигации и другие ценные бумаги. При выявлении недостачи возмещать ее должен непосредственно сам работник, который при поступлении на работу должен был подписывать акт передачи материальных ценностей, по которому он принял материальную ответственность.
В плане счетов бухгалтерского учета имеется специальный счет № 375, который называется «расчеты по возмещению причиненных убытков». Недостача списывается на 375 счет, а затем при возвращении работником будет отражаться в проводке Д30К375.
Отчетность может в определенных случаях передаваться в электронном виде, однако правильность ее проверяет главный бухгалтер предприятия, который собственно за это и отвечает в дальнейшем.
При проведении операций с наличностью необходимо все движения правильно фиксировать в отчетных документах. Если средства поступают, то они отражаются в дебете проводки, если же деньги выдаются, то они записываются в кредит счета.
Для учета движения средств предусмотрен счет 30 Плана счетов бухгалтерского учета. Это синтетический счет, который так и называется «Касса». Рассмотрим основные часто встречающиеся при осуществлении предпринимательской деятельности бухгалтерские проводки.
Если средства, полученные от покупателей, поступают в кассу, то проводка будет: Д30К36.
Если средства поступают в кассу со счета предприятия, то - Д30К31.
Если деньги возвращены работниками, которым они были выданы под отчет, то проводка будет такой: Д30К372.
Если в кассу поступили деньги, которые были выявлены после инвентаризации, то проводка: Д30К719.
Это были примеры поступления средств в кассу, они отражены в дебете счета 30. Как же будет выглядеть проводка при выдаче денег из кассы?
Если из кассы выдается зарплата работникам предприятия, то проводка будет иметь вид Д66К30.
Деньги выдаются подотчетным лицам - Д372К30.
Если из кассы деньги перечислены на текущий счет предприятия, то проводка будет такой: Д31К30.
Из кассы, а также ответственность за сохранность денежных средств производит специально назначенное материально-ответственное лицо - кассир. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство , по которому принимает на себя всю ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.
2. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
3. Администрация предприятия обязана создать необходимые условия для нормальной работы кассира:
4. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие данной организации.
5. В кассе разрешается хранить минимальный запас денежных средств для оплаты неотложных нужд. Для этого банком по согласованию с руководством организации устанавливается лимит наличных денег в кассе. Размер лимита зависит от величины выручки . Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы , пенсий, пособий в течение 3 дней, включая день поступления денег из банка.
6. Организация должна соблюдать предельную сумму налично-денежных расчетов между юридическими лицами , а также юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора . Такая сумма составляет 100 000 руб.
7. Прием наличных денег при осуществлении продажи продукции, товаров за наличный расчет и/или с использованием платежных карт производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ).
Основными первичными документами по движению денежных средств в кассе являются кассовые ордера.
Прием наличных денег в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей:
Вторая часть приходного кассового ордера - квитанция является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером, заверена печатью (штампом). Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги для подтверждения.
Выдача наличных денег из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Подписывается главным бухгалтером и руководителем организации.
При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ. Удостоверяющий личность получателя денег. Данные паспорта заносятся в расходный кассовый ордер и получатель должен сделать отметку (сумма, дата, подпись) в приеме денежных средств.
После получения или выдачи денег по кассовым ордерам их подписывает кассир, а приложенные к ордерам документы погашают штампом или подписью «Получено» или «Оплачено».
Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3).
Для учета денежных средств , выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.
Заработная плата, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии работникам выдаются по расчетно-платежным либо платежным ведомостям.
Сдача денег из кассы в банк производится по Объявлению на взнос наличными. Документ состоит из трех частей:
Для получения денег с расчетного счета банк на основании специального заявления организации выдает Чековую книжку. Каждый лист чековой книжки состоит из двух частей:
Заполняются они одновременно в организации от руки, указывается основание - на какие цели. Корешок чека остается в чековой книжке организации, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму. Заполненный чек передается получателем (кассиром) наличных работнику операционного отдела банка, который вырезает контрольную марку и передает ее клиенту . Клиент предъявляет марку кассиру банка и получает наличные.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу (ф. № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера.
Каждый лист Кассовой книги, состоящий из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается и кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенным к ней оправдательными документами передается в бухгалтерию в качестве Отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». В конце дня подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».
Для учета наличия денежных средств в кассе в плане счетов предназначен счет 50 «Касса» - активный
Начальное сальдо (по дебету) - наличие денежных средств на начало отчетного периода.
Дебетовый оборот - поступление денежных средств в кассу.
Кредитовый оборот - выбытие денежных средств из кассы.
Конечное сальдо (по дебету) - остаток денежных средств на конец отчетного периода.
Субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы».
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу | 50 | 51 |
| Иностранная валюта , снятая с валютного счета, оприходована в кассу | 50 | 52 |
| Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути | 50 | 57 |
| Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные суммы; поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг) | 50 | 60 |
| Поступили денежные средства в кассу в погашение дебиторской задолженности за проданную им продукцию (работы, услуги), основные средства и прочие активы; покупатель вносит в кассу аванс за предстоящую поставку продукции (работ, услуг) | 50 | 62,76 |
| Поступили в кассу денежные средства, полученные в качестве кредита, займа | 50 | 66,67 |
| Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм | 50 | 71 |
| Денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа, возвращены в кассу | 50 | 73-1 |
| Денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба, оприходованы в кассу | 50 | 73-2 |
| Внесены денежные средства в кассу наличными в качестве вклада в |
