Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.
Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет - форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».
Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.
Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.
Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.
Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:
А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.
Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:
1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.
2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.
После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel .
Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel . Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».
Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.
Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через (ЭДО).
Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.
Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.
Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.
Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.
И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.
Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.
Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.
Мы привели подробные сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году в таблице для каждого месяца. Проверьте, до какого числа сдавать отчет, чтобы не получить штраф. А также, можно ли отчитаться досрочно, какие установлены сроки сдачи на бумажном носителе и в электронном виде.
Напомним, что отчет СЗВ-М – это ежемесячные сведения обо всех застрахованных лицах в системе пенсионного страхования. Страхователи начали сдавать новый отчет с апреля 2016 года. С 2017 года направляйте форму СЗВ-М каждый месяц, не позднее 15 числа после отчетного периода.
Справочно : до 2017 года компании сдавали отчет ежемесячно до 10-го числа.
Итак, срок сдачи отчетности СЗВ-М в 2018 году тот же – не позднее 15 числа каждого месяца.
В предложенной таблице указано, до какого числа сдавать СЗВ-М за каждый месяц. Если 15 число месяца, на которое выпала дата отчетности – это нерабочий день, то последним сроком считается следующий рабочий день. Правила переноса сроков мы учли в таблице.
|
Период отчетности – месяц |
Последний срок сдачи в 2018 г. |
|
|---|---|---|
|
декабрь 2017 г. |
||
|
январь 2018 г. |
||
|
февраль 2018 г. |
||
|
март 2018 г. |
||
|
апрель 2018 г. |
||
|
июнь 2018 г. |
||
|
июль 2018 г. |
||
|
август 2018 г. |
||
|
сентябрь 2018 г. |
||
|
октябрь 2018 г. |
||
|
ноябрь 2018 г. |
||
|
декабрь 2018 г. |
Для организаций, численностью до 25 человек, отчет СЗВ-М можно сдавать как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Отчеты можно представлять на магнитных носителях или с использованием интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в орган ПФР.
Работодатель, представляющий сведения на 25 или более человек, обязан подать сведения только в электронном формате. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
С такой подписью он юридически равносилен бумажному официально подписанному документу. Отчеты с усиленной квалифицированной электронной подписью может сдавать и страхователь с меньшим количеством сотрудников.
В законодательстве не оговорено, что при сдаче формы СЗВ-М нельзя пользоваться услугами почты. На бумажном носителе разрешается представлять отчет организациям с численностью менее 25 человек, им можно сдать отчет по почте.
С начала 2017 года организации представляют в Пенсионный фонд следующие данные и сведения:
Сведения о застрахованных лицах
Сведения из отчета СЗВ-М нужны Пенсионному фонду для того, чтобы следить за работающими пенсионерами. С февраля 2016 года работающим пенсионерам не индексируется пенсия. Пенсионному фонду нужно отслеживать, кому пенсию надо индексировать, а кому она уже выплачивается.
Кроме того, работодатель должен формировать и сдавать в Пенсионный фонд реестр застрахованных лиц по дополнительным страховым взносам на накопительную пенсию, за которых он перечисляет денежные средства.
Этот реестр в форме ДСВ-З представляется не позже 20 дней после окончания отчетного квартала. Порядок его представления в органы ПФР такой же, как и у отчета СЗВ-М.
Сведения о страховом стаже застрахованного лица
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по утвержденной форме СЗВ-СТАЖ впервые будут подавать организации в 2018 году за отчетный 2017 год. Отчет нужно сдать не позднее 1-го марта 2018 года.
Сведения о страхователе в целях персонифицированного учета
По форме ОДВ-1 передаются сведения по страхователю для ведения индивидуального учета в ПФР. Форма представляется один раз в год не позднее 1-го марта.
Согласно Приложению 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 года № 3п одновременно с формой ОДВ-1 представляется файл, который содержит в себе пакет документов, состоящий из форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. Эти формы должны включать следующие сведения:
|
Вид отчетности (форма) |
Период отчетности |
Срок сдачи |
|
|---|---|---|---|
|
Сведения о застрахованных лицах (Форма СЗВ-М) |
не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным |
||
|
Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (Форма ДСВ-З) |
не позже 20 дней со дня окончания отчетного квартала |
||
|
Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (Форма ОДВ-1), а так же Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форма СЗВ-СТАЖ), Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (форма СЗВ-ИСХ), Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (форма СЗВ-КОРР) |
Статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 года № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за неправильное заполнение формы СЗВ-М. Она составляет 500 рублей за каждый факт недостоверности сведений в форме.
То есть, даже если случайно бухгалтер допустит ошибку в одной цифре при указании ИНН или СНИЛС или в одной букве фамилии, имени или отчества сотрудника, – то ПФР может привлечь организацию или ИП к ответственности в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором представлены неверно.
Если отчетность будет сдана не в установленный законом срок, также предусматривается финансовая санкция в размере 500 рублей за каждого страхователя, указанного в форме СЗВ-М.
В других случаях учтенных законом, когда страхователь не соблюдает указанный порядок представления отчетности в электронном виде, к нему применяется санкция в сумме 1000 рублей.
Лучше не откладывать представление формы СЗВ-М на последний день. Можно сдать ее в первых числах месяца, чтобы в запасе были дни на тот случай, если придется выполнить дополнительную корректировку. Тогда вы точно успеете подать в ПФР правильные сведения вовремя. Сроки сдачи всех типов формы СЗВ-М одинаковы – не позднее 15 числа следующего месяца.
Форму СЗВ-М предусмотрено сдавать по типу, который нужно указывать в пункте 3 формы: «исх», «доп», «отмн». Если в исходной форме была сдана ошибочная запись, то ее можно отменить, представив другой отчет СЗВ-М, указав тип «отмн» и те данные о страхователе, которые были указаны не правильно.
СЗВ-М на бумажном носителе могут сдавать только те страхователи, которые представляют индивидуальные сведения менее, чем на 25 работников и лиц, с которыми заключены ГПД, в общей сложности. То есть посредством бумажной СЗВ-М можно сдать персонифицированные данные максимум на 24 человека. А можно воспользоваться электронной формой: страхователи с небольшим количеством работников вправе сами решать, как они будут сдавать СЗВ-М - на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи.
Если же плательщик взносов должен подать сведения в ПФР на 25 человек или более, то единственный возможный для него вариант - это электронная форма СЗВ-М (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). На бумаге отчет сдавать нельзя.
Вместе с тем ответственность за сдачу СЗВ-М в бумажном варианте вместо электронного Законом 27-ФЗ не установлена. Следовательно, за такое несоблюдение порядка представления СЗВ-М оштрафовать не должны. Однако если вы принесете в отделение ПФР распечатанную на принтере СЗВ-М, допустим, на 30 человек, ее у вас могут просто не принять.
СЗВ-М - 2017 на бумажном носителе может представить в отделение ПФР лично руководитель организации или ИП. Кроме того, никто не запрещает страхователям пользоваться услугами почты.
Для тех, кто планирует заполнять СЗВ-М вручную и сдавать ее в ПФР на бумаге, — несколько слов о содержании формы. Сведения, которые отражаются в СЗВ-М, - это ФИО, СНИЛС и ИНН в отношении каждого застрахованного лица (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Однако если работодателю неизвестен ИНН кого-то из физлиц, поскольку ИНН у человека может просто не быть (
С 1 января 2017 года организации, предприятия, компании, индивидуальные предприниматели должны отчитываться каждый месяц по всем сотрудникам-субъектам трудовых или гражданско-правовых отношений в отделение Пенсионного фонда. Отчётность сдаётся по форме СЗВ-М, сроки сдачи: ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным периодом (месяцем). В прошлом году первые такие сведения были сданы до 10 мая, так что уже есть некоторый опыт, из которого можно извлечь пользу в плане правильности заполнения и составления отчёта, ознакомиться с образцами.
Регулярная (ежемесячная) сдача отчёта о работающих на предприятиях лиц обусловлена тем, что таким образом служба Пенсионного фонда сможет, например, выявить факты работающих пенсионеров. Имеются в виду случаи, когда пенсионер умышленно скрывает факт своего присутствия на работе, чтобы избежать возможных ограничений в начислении пенсии. Кроме того, эти сведения помогают вести более чёткий персонифицированный учёт в обязательном пенсионном обеспечении. И это касается не только настоящих, но и будущих пенсионеров.
Формат, в котором подаётся данный отчётный документ называется «Сведения о застрахованных лицах». Документ поделён на четыре части. Утверждённого порядка заполнения информации на уровне правительства не существует. Отдельные разъяснения находятся на самом бланке унифицированной формы СЗВ-М.
В первой части бланка «Реквизиты страхователя» заполняются следующие данные о страхователе (предприятии или компании):
Во второй части указывается конкретный месяц, за который подаются сведения (абзац 13 ст.1 Закона №27-ФЗ). Какую именно информацию вносится в графу «отчётный период», даётся расшифровка в самой форме. К примеру, если отчёт сдаётся за апрель, значит, нужно поставить «04» и подчеркнуть «04-апрель».
Отчёт сдаётся до 15 числа ежемесячно.
В течение года несколько раз день отчёта может попасть на выходные или праздники, в этом случае срок передвигается на первый очередной рабочий день.
Что касается сроков сдачи, здесь можно встретиться с некоторыми нюансами, которые могут вызвать недоразумения или невольные нарушения отчётности. Установлен только окончательный срок сдачи, несоблюдение которого считается нарушением. Это даёт право страхователю сдавать сведения раньше, иногда это происходит до окончания отчётного месяца. Со стороны Пенсионного фонда обязаны принять преждевременный отчёт. Однако, если за оставшиеся несколько дней был принят новый член коллектива, сведения о нём не попадут в отчёт. Так происходит нарушение и расценивается, как подача неполных сведений, за что страхователю предъявляются санкции, иными словами, нарушитель несёт ответственность.
Третий раздел содержит информацию о типе формы (коде), отмечается соответствующий тип:
По причине отсутствия чёткого порядка оформления документа, в частности, по внесению информации в графы «Доп» и «Отмн» нет никаких разъяснений, нередко возникают спорные моменты . Судя из небольшой практики, можно привести следующие примеры:
По мнению экспертов, наряду с отсутствием чёткого ответа на эти проблемные вопросы, целесообразно поступить так:
Четвёртый раздел. Сведения о застрахованных лицах представляются в виде списка с указанием о них следующих данных:
Форма С3В-М
Следует заметить, что в разъяснениях о заполнении данного раздела нет указаний, ставить прочерки в графах, информация по которым отсутствует, значит, они должны оставаться пустыми.
В четвёртом разделе должна заполняться информация о физических лицах, которые в течение отчётного месяца подписали трудовой контракт, продолжают по нему свою трудовую деятельность или прекращают её. К этому также относятся и гражданско-правовые соглашения об исполнении конкретных работ, предоставлении услуг с выплатой вознаграждения, на которые начисляются пенсионные взносы.
Профессиональные эксперты подсказывают, что речь не только о тех, кто получал оплату за труд, значит, никаких исключений быть не может. Необходимо вносить информацию обо всех физлицах, и неважно, получали ли они за отчётный период зарплату или нет. Сюда входят сотрудники, находящиеся в отпуске за свой счёт или по уходу за малышом. Такие же требования предъявляются и к подаче сведений по тем лицам, с которыми подписаны гражданско-правовые контракты (даже если они не получают оплату каждый месяц).
В ходе трудовой деятельности могут создаться самые непредвиденные обстоятельства и ситуации. В практике случалось следующее: уволенному работнику была начислена и выдана премия в отчётном месяце, а действие трудового договора было прекращено до начала отчётного периода. Как же поступить, чтобы не совершить невольного нарушения?
Исходя из разъяснений, подобная информация на уволенного сотрудника в отчёт не вносится.
Не исключается и такой вопрос: как поступить с отчётностью формы СЗВ-М, если компанию представляет всего один человек (директор, и учредитель в одном лице). Казалось бы, никаких «пустых» отчётов не требуется. Ввиду отсутствия действующих трудовых контрактов с физлицами, такой предприниматель освобождается от данной отчётности.
Однако, учитывая неоднозначность подобного момента, а также то, что директор в одном лице является застрахованным лицом и его персональные данные должны быть отражены в рассматриваемом отчёте, этот вопрос лучше согласовать с региональным представительством Пенсионного фонда .
Сведения, подготовленные в бумажной форме, должны быть в обязательном порядке заверены подписью и печатью, если она имеется, необходимо также поставить дату.
В свете последних законодательных изменений некоторые предприятия имеют права работать без печати.
Форму можно скачать в электронном виде и распечатать
На данный момент сдача отчёта СЗВ-М в бумажном виде должна производиться только руководителем, а не его представителем . Если сравнить с другими формами отчётности, то представитель страхователя по доверенности может ставить подписи и сдавать их без присутствия руководителя. Это объясняется тем, что касательно других видов отчётов существует право подписи, как руководителем, так и его представителем. В связи с подобными примерами, можно предположить появление в ближайшее время дополнительных разъяснений и, возможно, разрешений.
Абзац 3 п.2 ст.8 Закона №27-ФЗ предлагает два способа отчётности: бумажный и электронный (через интернет). Если данный документ достаточно громоздкий, потому что содержит информацию более чем на 25 физических лиц, его можно подготовить и передать по интернету, заверив электронной подписью .
На бумажном носителе целесообразнее сдавать отчёт со сведениями о количестве сотрудников, менее 25 человек.
Почему так важен данный вид отчёта? Потому что его содержимое имеет огромное значение не только для развития дальнейшей судьбы сотрудников, которых в будущем ждёт пенсионный возраст, но и в экономическом плане. Ведь благодаря легализации рабочих мест, Пенсионный фонд пополнит свои поступления. На самом деле, несдача отчёта квалифицируется, как попытка скрыть достоверные данные о работающих сотрудниках.
Таким образом, за непредставление отчёта в положенный срок действующее законодательство предусмотрело штраф в размере 500 руб. Причём эта же сумма уплачивается за каждого работника, о котором фактически была сокрыта информация (ч.4 ст.17 Закона №27-ФЗ). Штрафные санкции предъявляются и за задержку отчёта. Руководитель (страхователь) должен понять, насколько серьёзен данный документ, ведь малейшая оплошность или невнимательность может привести к огромным финансовым потерям.
На предприятии трудится 235 человек. Если страхователь опоздал со сдачей, ему придется заплатить штраф в размере 117 тыс. руб. (235 х 500 = 117 000 руб.).
Этот же штраф распространяется на страхователя, представившего некорректные данные (неполные или искажённые) о сотрудниках. Пока в Законе не уточняется, будет ли страхователь освобождён от штрафных санкций, если он исправит допущенные неточности и даст объективные объяснения случившемуся.
Таким образом, новая форма сдачи отчётности по всем сотрудникам-субъектам трудовых или гражданско-правовых отношений по форме СЗВ М в пенсионный фонд достаточно не сложный процесс, но некоторые тонкости и моменты для руководителя нужно обязательно учитывать при заполнении и сдачи непосредственно самой отчётности, чтобы избежать штрафов и проблем в будущем месяце.
Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.
Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.
Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.
Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.
Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.
Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).
Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.
Как отправить бесплатный отчет:
В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.
Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».
Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:
Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.
Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.
Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.
Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.
Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.
Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.
Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:
