На каждом предприятии рано или поздно сталкиваются с необходимостью сверить фактическое наличие и состояние товаров, или основных средств с теми данными, которые отражены в бухгалтерском учете. Причины для этого могут быть самыми разными, от обязательной плановой проверки до обнаруженных фактов хищения имущества. В любом случае необходимо производить инвентаризацию. А что это такое, какие ее виды существуют, как она проводится и чем отличается от ревизии вы узнаете из данной статьи.
Инвентаризация — это комплекс мер, принимаемых для учета и контроля фактического наличия, и состояния собственности организации. Проверке могут подвергаться основные средства, готовая продукция, сырье для производства, материальные и нематериальные активы и многое другое.
В зависимости от периодичности проверки принято разделять на обязательные, которые необходимо провести в соответствии с законом, и внеплановые, происходящие по инициативе руководства предприятия.
Причиной для проведения внеплановой описи имущества может быть:
Также их классифицируют по степени охвата на полные, когда проверке подвергается все имущество, и выборочные, когда сличают определенный тип собственности. И, наконец, по методу проведения бывают натуральные, когда все пересчитывается и проверяется вручную, и документальные, когда объектом проверки выступает правильность отображения в бухгалтерском учете.
Кроме основной функции учета и контроля, одновременно преследуются дополнительные цели, такие как:
Выбор порядка и сроков проведения инвентаризации — это целиком и полностью прерогатива руководителя организации, за исключением случаев, регламентируемых законом.
Основное правило – прохождение проверки не должно негативно сказываться на повседневной деятельности предприятия.
При технической инвентаризации объектом проверки выступает недвижимость, ее характеристики и состояние, а также особенности эксплуатации. Она проводится в обязательном порядке в случаях перепланировки, переходе на другой эксплуатационный режим, изменении уровня инженерного благоустройства либо иных качественных показателей.
Данную процедуру необходимо совершать не реже чем раз в пять лет согласно действующего законодательства.
Главное отличие заключается в цели мероприятия. Задача ревизии – выявление законности проводимых организацией операций. Назначение ревизий — это прерогатива внешних контролирующих органов, которые начало и сроки прохождения проверки с руководством предприятия никак не согласовывают и о проведении ревизии заранее в известность не ставят.
В настоящее время существует несколько способов проверки правильности отражения финансово-хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете: аудит, инвентаризация и ревизия. Несмотря на то, что все эти способы предназначены для проверки отражения тех или иных данных в бухучете, данные процессы направлены на различные объекты.
Например, под аудитом понимается комплекс мероприятий, направленных на проверку и выявление ошибок в ведении бухгалтерского учета на предприятии. По итогам аудиторской проверки составляется специальное аудиторское заключение, в котором формулируются выводы о достоверности отражения бухгалтерского (финансового) учета на предприятии. Как правило, аудит производится независимыми специалистами. Объектами аудиторской проверки могут быть не только финансовый учет в предприятии, но также какие-либо продукты производства, качество, экология и технологические процессы.
Более точным и всеобъемлющим способом проверки достоверности финансового учета на предприятии является ревизия. Цель ревизии заключается в проверке отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций предприятия и подтверждении их целесообразности, экономической обоснованности и соответствию действующим законодательным нормам и требованиям. В процессе ревизионной проверки происходит оценка правильности отражения финансово-хозяйственных операций, в том числе движение товарно-материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов согласно регламентированным нормам, правилам и требованиям. Ревизия может быть инициирована руководителем, учредителем предприятия и государственными органами.
Третий способ проверки достоверности отраженных в бухгалтерском учете данных – . Ее задачей является подтверждение фактического наличия всего имущества, принадлежащего предприятию (сырья, материалов, комплектующих, основных, денежных средств и т.п.), данным, отраженным на балансе предприятия по бухгалтерскому учету.
Все мероприятия по инвентаризационному учету имущества предприятия должны производиться в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ Минфин РФ No49 от 13.06.1995 г). Периодичность проведения инвентаризации имущества компании может быть утверждена внутренним документом предприятия, но не реже 1 раза в год.
Отказ или невыполнение ежегодной инвентаризации является причиной для подозрений в неправильности или отсутствии бухучета в компании (согласно НК РФ). Наиболее простой и выгодный способ провести инвентаризацию имущества компании – привлечь сторонние организации, что обеспечит независимость и наибольшую точность результатов.
Ревизия и инвентаризация – два понятия, которые используются в тех случаях, когда необходимо отследить движение товаров и иного имущества на предприятии. В каких ситуациях проводится ревизия, а в каких – инвентаризация? Все связано с тем, каких именно целей пытается достичь комиссия, поскольку от этого зависит, какие именно действия будут осуществляться.
Ревизия предполагает проведение контрольных мероприятий по выявлению законности проводимых на предприятии операций, то есть рассматривается обоснованность совершения хозяйствующим субъектом тех или иных действий, а также их правильное отражение на счетах бухгалтерского учета. Иными словами, ревизия исследует правомерность и соответствие действующему законодательству всех мероприятий и операций, совершаемых юридическими лицами. Ревизия проводится контролирующими органами внезапно, то есть без предупреждения материально-ответственных лиц.
Инвентаризация проводится с целью выявления отклонений фактических остатков имущества от учетных путем сопоставления этих показателей. Такое мероприятие осуществляется для того, чтобы понять, правильно ли организован бухгалтерский учет на предприятии и качественно ли он проводится. Как правило, порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем и фиксируются в учетной политике.
Ревизия является внезапным мероприятием, основной целью которого будет выявление законности проводимых на предприятии хозяйственных операций. Как правило, ревизия осуществляется внешними контролирующими органами, а по окончании составляется акт, в котором указываются все недостатки, ошибки и злоупотребления со стороны хозяйствующего субъекта.
Инвентаризация осуществляется внутренними службами организации в плановом порядке, а ее основной целью можно назвать контроль над правильностью ведения бухгалтерского учета и выявление его «узких» мест, то есть тех ситуаций, которые являются наиболее проблематичными для предприятия. По итогам инвентаризации составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии, в котором указываются ошибки и недостатки и пути их устранения.
5.2. Виды инвентаризаций.
5.3. Подготовительная работа.
5.4. Документальное оформление процесса и результатов ин-вентаризации.
5.5. Ошибки при проведении инвентаризации и их последствия.
5.6. Отражение результатов инвентаризации в учете.
5.7. Учет пересортицы товаров.
5.1. Инвентаризация, ее цель и значение
Достоверность учетной информации обеспечивается прове-дением инвентаризации. Технически она представляет собой пе-риодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов в отдельные ин-вентарные ведомости (описи).
Инвентаризация - это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению на-личия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.
В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и доку-ментально подтверждаются их наличие, состояние и правиль-ность оценки.
Инвентаризация является не только важным общехозяй-ственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Со-гласно п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете при формирова-нии учетной политики помимо рабочего плана счетов, форм пер-вичных учетных документов, правил документооборота, утверж-дается и порядок проведения инвентаризации имущества и обя-зательств организации.
Правила проведения инвентаризации определены в Методи-ческих указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95г. №49.
Инвентаризация является одним из основных элементов ме-тода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фак-тического контроля при проведении ревизии, аудита и др. Ин-вентаризация конкретизирует понятие контроля и ревизии, рас-крывая технико-методологические аспекты их практического осуществления.
В системе приемов и способов фактического контроля ин-вентаризация занимает центральное место. Если ревизия служит важнейшей формой экономического контроля по способам его осуществления, то инвентаризация выступает важнейшим при-емом проведения ревизий и других форм контроля.
Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» (от лат. - роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время в организациях возникли другие новые объек-ты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как ей подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета, как нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные капиталы других организаций и др.
Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сверяются с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подергаются также дебиторские и кредиторские задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.
Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению материально ответственным лицом, на ответственном хранении у которого находится это имущество.
Налоговые органы вправе налагать административные штра-фы на должностных лиц организации, виновных в ведении бух-галтерского учета с нарушением установленного порядка проведения инвентаризаций.
В соответствии с п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества (как соб-ственного, так и не принадлежащего организации, но чис-лящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также неучтенных объектов;
- определение фактического количества материально-про-изводственных ресурсов, использованных в процессе производства;
Сопоставление фактически полученных данных о нали-чии имущества в натуре с данными аналитического и син-тетического учета (выявление излишков и недостач);
Проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их ры-ночной стоимости и фактического физического состояния;
- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных акти-вов, а также правил и условий хранения товарно-матери-альных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.
Количество, порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муни-ципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
При смене материально ответственного лица;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрез-вычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло-виями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
В иных случаях инвентаризация может устанавливаться ру-ководителем, который и будет определять ее круг и сроки проведения.
В межинвентаризационный период в организациях с боль-шой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведе-ния инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводи-мые в межинвентаризационный период, осуществляются инвен-таризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
^
5.2. Виды инвентаризаций
Организация с учетом специфики своей деятельности и за-дач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, исполь-зует различные виды инвентаризации.
^ По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую ин-вентаризацию.
Плановая инвентаризация проводится в соответствии с пла-ном контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйствен-ного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К пла-новым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвента-ризации, проводимые перед составлением годового отчета.
^ Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение ко-торых не предусмотрено в учетной политике и плане конт-рольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обя-зательный характер) проводятся внешними аудиторами при про-ведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комисси-ей организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяй-ственных операций и др.
В зависимости от полноты охвата имущества и обяза-тельства организации различают полную и частичную инвен-таризацию.
^ Полная инвентаризация - это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.
^ Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентариза-ция денежных средств в кассе и др.
Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков приведения инвентаризации, а также установле-ния фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего зако-нодательства.
По обязательности проведения различают инвентариза-цию обязательную и инициативную.
Обязательная инвентаризация проводится в обязательном по-рядке в соответствии с законодательством РФ, инициативная - по решению руководства организации.
По методу проведения выделяют натуральную и докумен-тальную инвентаризацию.
Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем под-счета, взвешивания, обмера и т.д. Документальная инвентариза-ция заключается в проверке документального подтверждения на-личия объектов. ,
^
5.3. Подготовительная работа
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансо-вых обязательств.
Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.
Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), а также могут привлекаться работники службы внутреннего аудита.
Суть работы инвентаризационной комиссии сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.
За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходима тщательная предварительная подготовительная работа:
Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригада-ми) комиссии.
Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную про-грамму проведения инвентаризации конкретных объек-тов и распределяет работу между членами группы (бри-гады). В каждой группе назначается (выбирается) стар-ший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.
Руководитель организации и главный (старший) бухгал-тер проводят инструктаж членам комиссии о целях, зада-чах и порядке проведения инвентаризации.
Бухгалтерия организации подготавливает все необходи-мые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).
К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета дол-жны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.
Проверка материально-производственных ценностей, денеж-ных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.
Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов определен Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49, а Постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 р. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26 утверждены унифицированные формы учета результатов инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которое включает в себя:
График проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году;
Даты проведения плановых инвентаризаций;
Перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации. Объектами инвентаризации выступают:
Основные средства,
Нематериальные активы,
Финансовые вложения,
Производственные запасы,
Готовая продукция,
Товары,
Прочие запасы,
Денежные средства,
Прочие финансовые активы,
Кредиторская задолженность,
Кредиты банков,
Резервы.
Каждая организация обязана создавать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В нее включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие (специалисты (инженеры, экономисты, техники). В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.
Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться также рабочие и разовые комиссии.
^ Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
^ Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки выборочные инвентаризации.
Существенное правило для всех инвентаризаций: при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
Осуществляется ли охрана территории организации, обо-рудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализа-цией;
Заключены ли фактически и правильно ли оформлены до-говоры о полной индивидуальной или бригадной матери-альной ответственности с работниками, которым переда-ны ценности для сохранения и использования;
Соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, заме-щаемых и выполняемых работниками, с которыми орга-низацией могут заключаться письменные договоры о пол-ной материальной ответственности;
Созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;
- оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
Существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;
Хранятся ли товарно-материальные ценности, принадле-жащие третьим лицам, отдельно;
- назначена ли приказом руководителя постоянно действу-ющая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.
Перед тем как начать проверку фактического наличия иму-щества, инвентаризационная комиссия должна получить все при-ходные и расходные документы или отчеты о движении денеж-ных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалте-рию под расписку, а затем документы передаются инвентариза-ционной комиссии.
^
5.4. Документальное оформление процесса и результатов инвентаризации
Перед проведением инвентаризации директор издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журна-ле учета контроля за выполнением приказов о проведении ин-вентаризации (форма № ИНВ-23).
Данный приказ готовят, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвента-ризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.
После проверки фактического наличия материальных цен-ностей составляются акты инвентаризации и инвентаризацион-ные описи.
Причем основной формой первичной документации для уче-та результатов вещественной инвентаризации является инвен-таризационная опись, а для учета документальной инвентариза-ции - акт инвентаризации.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентариза-ции утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.
Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они дол-жны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех их экземплярах следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные записи.
Исправления согласовываются со всеми членами инвентари-зационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.
В инвентаризационных описях и актах инвентаризации не-допустимо оставлять незаполненные строки, поэтому все остав-шиеся незаполненными строки описи или акта должны быть про-черкнуты.
Инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и ма-териально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кла-довой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты инвентаризации, а также контрольных проверок оформляются следующими документами:
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств – ИНВ-18;
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей – ИНВ-19;
Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей;
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций;
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.
^
5.5. Ошибки при проведении инвентаризации и их последствия
Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто его нарушают.
Хотя бы одно из нижеследующих нарушений приводит к ситуации, когда проведенная инвентаризация считается недействительной:
Состав инвентаризационной комиссии не утвержден ру-ководителем. Нет основания для проведения инвентари-зации.
Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентариза-ции. Результаты инвентаризации недействительны.
В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основа-ния для начала проведения инвентаризации.
- Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризаци-онные описи. Внесение исправлений, искажающих ре-зультаты инвентаризации.
- При невозможности остановки хозяйственной деятельно-сти, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии. Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.
У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.
Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. Имеется возмож-ность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризационная опись составлена в одном экземп-ляре. Результаты инвентаризации недействительны.
Итоги должны быть выверены на каждой странице: число прописью, количество номеров и сумма материальных цен-ностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.
На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентари-зационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.
- Ошибки и исправления не подписаны и не заверены чле-нами комиссии. Исправления считаются недействитель-ными.
Инвентаризационная опись после утверждения результа-тов содержит незаполненные строки. Имеется возмож-ность внесения дополнительных данных.
-
На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к, членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имуще-ство на ответственное хранение. Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответствен-ному лицу при выявлении недостач.
^
5.6. Отражение результатов инвентаризации в учете
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а если инвента-ризация проводилась за год, то в годовом бухгалтерском отчете.
^ Отражение в учете излишков имущества, выявленных в про-цессе инвентаризации. Выявленные излишки имущества нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвента-ризации.
Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационно-го дохода надо заплатить налог на прибыль. (Внереализацион-ными доходами налогоплательщика в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ признаются доходы в виде стоимости излишков товарно материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.)
Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», суб-счет 1 «Прочие доходы».
Пример 1.
В конце года организация проводила ежегодную инвентаризацию, в результате которой были выявлены излишки материа-лов. Рыночная стоимость этих материалов равна
На основании решения инвентаризационной комиссии, отра-женного в протоколе по результатам инвентаризации, делают следующую проводку:
Дт 10 Кт 91-1 2000 руб. – оприходован излишек материалов, выявленный в результате инвентаризации.
^ Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвен-таризации.
Излишки на предприятии - довольно редкое явление, а вот с недостачами дело обстоит иначе.
Недостача представляет собой установленное при инвента-ризации, ревизии или проверке несоответствие по товарно-мате-риальным ценностям или денежным средствам данным бухгал-терского учета.
Данные расхождения могут возникать по следу-ющим причинам:
Естественным;
- из-за неточностей при приемке и отпуске товарно-мате-риальных ценностей;
Из-за арифметических ошибок, допущенных в учете;
Ввиду хищений;
- ввиду стихийных бедствий;
- при смене материально ответственных лиц.
Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете опреде-лен п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.
В соответствии с этими пунктами недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс-кании убытков с них, то убытки от недостачи и его порчи списы-ваются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.
Если в процессе заготовления, хранения и продажи матери-альных и иных ценностей будет выявлена недостача, то первона-чально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если в организации возникла недостача по причине стихийного бедствия (наводнения, урагана), то в этом случае недо-стача относится на счет 99 .«Прибыли и убытки» как убытки отчетного года.
В результате естественных физико-химических процессов (выветривания, усушки, распыления, крошения, вымораживания, утечки и т. д.) масса товара или продукции во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процес-се транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности или других свойств. Принято считать, что пе-речисленные процессы приводят к естественной убыли товаров.
Под нормами естественной убыли следует понимать пре-дельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.
К естественной убыли не следует относить технологичес-кие потери и потери от брака, при ремонте, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспор-тировке, вызванные нарушением требований стандартов, тех-нических и технологических условий, правил технической экс-плуатации, повреждением тары, несовершенством средств за щиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.
Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94, в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Представители налоговых органов придерживаются такой позиции, что суммы НДС по недостающему товару подлежат восстановлению, если они ранее были предъявлены к вычету (на сновании п. 2 ст. 171 НК РФ). Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи материалов. Но только ели эта сумма соответствует нормам естественной убыли, утвержденным Правительством РФ.
Пример 2. Организация провела в ноябре инвентаризацию и выявила недостачу аммиачной селитры в размере 70 кг. Всего на складе, но учетным данным, должно находиться 1 000 кг этого вида ми-неральных удобрений по 85 руб. за кг (без учета НДС). Норма естественной убыли при хранении аммиачной селитры составляет 0,1% от ее массы, то есть недостача в пределах норм естественной убыли составит 1 кг (1 000 х 0,1%). Остальная недостача в 69 кг (70 - 1) является сверхнормативной.
В бухгалтерском учете организации необходимо сделать сле-дующие записи:
| Корреспонденция Счетов | Сумма, руб. | Содержание операции |
|
| Дебет | Кредит |
||
| 94 | 41 | 5950 (85 руб. х 70 кг) | Выявлена недостача аммиачной селитры |
| 68 | 19 | 1071 (5950 руб. х 18%) | Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету из бюджета |
| 20 | 94 | 85 (85 руб. х 1 кг) | Списана на затраты недостача аммиачной селитры в пределах норм естественной убыли |
| 91 | 19 | 15,3 (85 руб. х 18%) | Списан на расходы НДС, ранее принятый к вычету из бюджета и относящийся к недостающим товарам в пределах норм естественной убыли |
Принимая на работу физическое лицо, работодатель заклю-чает с ним трудовой договор, и отношения, которые возникают между работником и работодателем, регламентируются Трудо-вым кодексом (ТК) РФ.
Одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определенном ТК РФ (ст. 232 ТК РФ) и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия). Работник обязан возместить только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение налично-го имущества работодателя или ухудшение состояния указанно-го имущества, а также необходимость для работодателя произве-сти затраты либо излишние выплаты на приобретение или вос-становление имущества.
Распоряжение руководителя о взыскании должно быть сде-лано не позднее одного месяца со дня окончательного установле-ния организацией размера причиненного ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласился доб-ровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, пре-вышает его средний месячный заработок, то организация должна обратиться в судебные органы.
За причиненный ущерб работник может нести материальную ответственность в размере, не превышающем его среднемесяч-ный заработок (ст. 241 ТК РФ). Этот вид материальной ответ-ственности (ограниченная материальная ответственность) применяется во всех случаях, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими законами.
Пример 3.
В результате неосторожных действий работника было испор-чено оборудование, остаточная стоимость которого составляет 3 400 руб.
Среднемесячный заработок работника - 3150 руб.
В этом случае организация может взыскать с работника только 3 150 руб.
Материальная ответственность в полном размере причи-ненного ущерба возлагается на работника в следующих случа-ях (ст. 243 ТК РФ):
Когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными за-конами на работника возложена материальная ответствен-ность в полном размере за ущерб, причиненный работодате-лю при исполнении работником трудовых обязанностей;
Недостачи ценностей, вверенных ему на основании спе-циального письменного договора или полученных им по разовому документу;
Умышленного причинения ущерба;
Причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркоти-ческого или токсического опьянения;
Причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
Причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим го-сударственным органом;
Разглашения сведений, составляющих охраняемую зако-ном тайну, в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Введение коллективной материальной ответственности предусмотрено ст. 245 ТК РФ в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинения ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.
При удержании из заработной платы работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными ценами. Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50% заработной платы.
Ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоро-вью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
С точки зрения налоговых органов, когда имущество списы-вается в результате порчи или недостачи, НДС, уплаченный по-ставщикам и предъявленный к возмещению, должен быть восста-новлен и уплачен в бюджет. Причем если речь идет о материаль-но-производственных запасах, то в полной сумме, если речь идет об основном средстве - то в доле, приходящейся на остаточную стоимость основного средства.
Пример 4.
В организации по результатам инвентаризации выявлена не-достача покупных материалов учетной стоимостью 14 700 руб.
По распоряжению руководителя организации рыночная сто-имость материалов взыскивается с материально ответственного лица, с которым заключён письменный договор о полной матери-альной ответственности.
Рыночная стоимость данных материалов - 19 500 руб. Сум-ма НДС по недостающим материалам в размере 2 646 руб. ранее принята к вычету.
| Корреспонденция Счетов | Сумма, руб. | Содержание операции |
|
| Дебет | Кредит |
||
| 94 | 10 | 14700 | Отражена сумма недостачи по результатам инвентаризации |
| 94 | 68 | 2646 | Восстановлена ранее принятая к вычету сумма НДС по недостающим материалам |
| 73-2 | 94 | 17346 (14700+2646) | Отражено списание недостачи за счет виновного лица |
| 73-2 | 98 | 2154 (19500+17346) | Отражена разница между суммой, подлежащей взысканию, учетной на счете 94 |
| 70 | 73-2 | 20% от суммы начисленной заработной платы | Отражается удержание из зарплаты виновного лица части суммы недостачи |
^
5
.7. Учет пересортицы товаров
Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассорти-мент товаров, встречаются ситуации, когда в результате инвента-ризации выявляется так называемая пересортица товаров. Пере-сортица - это появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:
Отсутствие порядка приемки и хранения товаров на скла-де, а также порядка документооборота;
Недостаточный внутренний контроль движения товаров;
Халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.
Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен вза-имный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:
Выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;
Излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
излишки и недостача выявлены у товаров одного и того же наименования и равного количества.
Проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных недопустимо.
При выявлении пересортицы материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.
Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результа-те пересортицы принимает руководитель предприятия.
Если при зачете пересортицы стоимость недостающих цен-ностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излиш-ке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.
В бухгалтерском учете данная ситуация отражается следую-щими проводками:
Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естествен-ной убыли и списывается во внереализационные расходы: дебет 91, субсчет «Прочие расходы» кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недоста-чи, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым раз-ница по пересортице не отнесена на виновных лиц.
Пример 5.
Торговое предприятие провело инвентаризацию остатков то-варов по состоянию на 1 марта, в ходе, которой было установлено:
Излишки пшеничной муки 1-го сорта - 50 кг по покуп-ной цене 8 руб. за кг;
Недостача пшеничной муки высшего сорта 50 кг по покупной цене 12 руб. за кг.
Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджета. Виновных в пересортице нет, об этом имеется решение суда.
В учете должны быть сделаны следующие проводки:
| Корреспонденция Счетов | Сумма, руб. | Содержание операции |
|
| Дебет | Кредит |
||
| 94 | 41 | 200 (600 руб. – 400 руб.) | Отражено превышение недостачи над излишками |
| 94 | 68 | 20 (200 руб. х 10%) | Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками |
| 91-2 | 94 | 220 (200 руб. + 20 руб.) | Списана сумма превышения недостачи над излишками |
Контрольные вопросы
1. Какова роль и в чем сущность инвентаризации как приема экономического контроля?
2. Назовите виды инвентаризации.
3. Сформулируйте основные цели инвентаризации.
4. В чем заключается подготовительная работа перед проведе-нием инвентаризации?
5. Какими документами оформляется проведение инвентариза-ции?
6. Какие нарушения приводят к тому, что проведенная инвен-таризация считается недействительной?
7. Охарактеризуйте порядок отражения результатов инвента-ризации в учете.
8. Что такое пересортица и как она учитывается?
Раздел II. РЕВИЗИЯ
Поддержание склада в реальном состоянии – важнейшая задача кладовщика. Наличие товаров на реальном, физическом складе должно соответствовать состоянию склада по документам в СБиС++. Еще раз напоминаем, все приходно-расходные документы следует обязательно вводить в программу. Только в этом вы будете видеть реальную ситуацию на ваших складах.
Для поддержания складов в актуальном, соответствующем реальности, состоянии, необходимо регулярно проводить инвентаризации и ревизии.
В отличии от ревизии, которая проводится по всему складу, при участии ревизионной комиссии, инвентаризация – операция, которая проводится кладовщиком регулярно, в текущем порядке (желательно не реже раза в неделю) и, как правило, по какому-то отдельному разделу склада.
В практике работы обычно используются две стратегии инвентаризации:
Инвентаризация "вслепую" – когда проверяющий фиксирует физическое наличие наименований на реальном складе, но при этом не видит данные остатков по документам в программе. В этом случае проверяющий лишен соблазна подогнать количество под "нужное" значение и тем самым исказить реальное положение дел.
Инвентаризация по документам – в этом случае проверяющий видит данные остатков по документам и исправляет их с учетом наличия наименований на реальном складе.
На момент проведение инвентаризации необходимо убедиться, что все документы прихода на склад и списания со склада сформированы и закрыты.
Для правильного расчета себестоимости товаров (продуктов) на складе, необходимо, чтобы по соответствующим продуктам были сформированы и последовательно закрыты все документы прихода и списания со склада. Если на момент создания документа программа не имеет данных для расчета себестоимости, (расходный документ оформляется раньше приходного) берется последняя себестоимость, которую удалось рассчитать. В этом случае накладная считается не просчитанной (с неправильно рассчитанной себестоимостью). Не просчитанные документы выделяются в реестре синим цветом. Если на момент формирования акта инвентаризации имеются непросчитанные документы, необходимо выполнить перерасчет себестоимости непросчитанных документов. Напомним, общий порядок (режим) расчета себестоимости списания при закрытии документов на отпуск (расходных накладных, накладных перемещения и т.п.) устанавливается во время конфигурирования в диалоговом окне "Конфигурирование задачи "Склад и калькуляция""на вкладке "Расчет себестоимости " см. главу "Общие сведения и настройки модуля "Бэк-офис"" раздел "Предварительные настройки" параграф "Конфигурирование задачи "Склад и калькуляция"". Для выполнения пересчета себестоимости служит регламентная процедура "Пересчет себестоимости" (см. Руководство бухгалтера).
В реестре актов инвентаризации создается акт инвентаризации. Работа с "Актом инвентаризации" рассмотрена в главе "Задача "Склад и калькуляция"" в разделе "Инвентаризация". В блоке "По документам" каждого наименования акта инвентаризации автоматически рассчитываются количественные остатки и себестоимость в соответствие с введенными приходно-расходными документами.
Для сверки данных бухгалтерского учета с фактическим количеством остатков на складе, для всех наименований акта инвентаризации определяется их фактическое количество. Фактическое количество каждого наименования проставляется в поле "В наличии". При этом,разумеется, могут возникать расхождения между фактическим и документальным количеством остатков каждого наименования на складе, выраженные в виде излишка или недостачи. Расхождения в виде недостачи и излишка одновременно по разным сортам одного и того же наименования, например "Кофе "Якобс"" и "Кофе "Монарх" " корректируется документом "Пересортица" см.параграф "Оформление пересортицы ".В остальных случаях излишек товара приходуется на склад, а недостача списывается. При этом способ списания недостачи, зависит от причины ее возникновения. При этом:
Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на затраты организации.
Недостачей, сверх норм естественной убыли, в случае установления виновного лица, списывается на виновное лицо. Виновное лицо обязывается возместить причиненный ущерб.
Недостача сверх норм естественной убыли,в случае если виновное лицо не обнаружено, списывается на убытки предприятия.
Причиной возникновения недостачи может быть не только халатность или порча продуктов, но и неоформленные вовремя документы списания продуктов, с истекшим сроком годности, блюд, не подлежащих хранению, продуктов на питание сотрудников или представительские расходы и т.п. . В этом случае, необходимо сначала оформить списание этих продуктов и блюд, а затем сформировать и закрыть акт инвентаризации. Списание на затраты организации рассмотрено в разделе "Производство и списание блюд" и в разделе "Затраты организации".
Документ пересортицы оформляется датой более ранней (предыдущим днем) чем предварительно сформированный акт инвентаризации. После закрытия документа пересортицы снова производится инвентаризация наименований. Документ пересортицы изменяет количественные остатки на складских карточках без изменения себестоимости.
Важно помнить, что "пересортить" можно только однотипный товар, например, сигареты. А сигареты и пиво – нельзя даже при одинаковой себестоимости. Создание подобных документов не допускается.
При закрытии акта инвентаризации излишки приходуются на склад, недостача списывается на затраты организации с аналитикой "Недостача". В дальнейшем, по выяснении причин возникновения недостачи, она либо включается в состав затрат организации, либо списывается на виновное лицо, либо списывается на убытки организации.
