Учреждения и организации оказывают материальную помощь работникам, бывшим работникам, а также членам их семей на различных основаниях. При этом немаловажно документальное оформление таких выплат, а также их налогообложение. Об особенностях данных выплат мы и поговорим в статье.
Согласно ст. 144 ТК РФ системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных и муниципальных учреждений устанавливаются:
В федеральных государственных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
В государственных учреждениях субъектов РФ - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;
В муниципальных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Правительство РФ может устанавливать базовые оклады (базовые должностные оклады), базовые ставки заработной платы по профессиональным квалификационным группам. При этом системы оплаты труда устанавливаются с учетом, в частности, примерных положений об оплате труда работников учреждений по видам экономической деятельности, утверждаемых федеральными государственными органами и учреждениями - главными распорядителями средств федерального бюджета (пп. "е" п. 2 Постановления Правительства РФ N 583).
Из приведенных норм следует, что при наличии финансовой возможности учреждение вправе в локальном нормативном акте прописать выплату материальной помощи по тем или иным основаниям и выдавать ее работникам. Однако помните, что материальная помощь - это социальная услуга, предоставляемая работникам для их поддержки и улучшения жизненного уровня (ГОСТ Р 52495-2005 "Социальное обслуживание населения. Термины и определения", утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 N 532-ст). При этом материальная помощь может быть оказана в виде денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе. Как показывает практика, чаще всего материальная помощь оказывается в виде денежных средств.
Материальную помощь оказывают при возникновении у работников особых обстоятельств. Она является выплатой непроизводственного характера, не зависит от результатов деятельности учреждения и не связана с индивидуальными результатами работников. Соответственно, она не носит стимулирующий или компенсационный характер и не считается элементом оплаты труда. Ее основная цель - создание необходимых материальных условий для решения возникших у работника проблем. Кроме того, материальная помощь не может носить регулярный характер и выплачивается по заявлению работника, чаще всего в связи:
С лечением;
Со смертью члена семьи работника;
Со смертью самого работника;
С ущербом, причиненным какой-либо чрезвычайной ситуацией;
С бракосочетанием;
С рождением ребенка.
Уточним, что размер материальной помощи устанавливается руководством учреждения и определяется в зависимости от каждой конкретной ситуации и финансовых возможностей учреждения. При этом порядок оказания материальной помощи должен быть регламентирован локальным актом учреждения, коллективным или трудовым договором.
Кроме того, многие учреждения при предоставлении ежегодного отпуска работникам выплачивают материальную помощь, которую гарантируют им наравне с другими выплатами. Такая выплата по своему смыслу будет единовременной, причем она должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте учреждения. В этом случае указанная выплата является элементом оплаты труда, так как связана с выполнением работником трудовой функции. То есть совершаемая при предоставлении ежегодного отпуска единовременная выплата не может признаваться материальной помощью, и значит, учитывается в расходах на оплату труда при исчислении налога на прибыль. Аналогичное мнение представлено в письмах Минфина РФ от 03.09.2012 N 03-03-06/1/461 и ФНС РФ от 26.06.2012 N ЕД-4-3/10421@, а также в Постановлении ФАС ДВО от 05.03.2012 N Ф03-379/2012.
Если материальная помощь является элементом оплаты труда и предоставляется работнику к ежегодному отпуску, то основанием для ее выплаты являются:
Заявление работника о предоставлении отпуска;
Приказ руководителя учреждения о предоставлении работнику отпуска и выплате материальной помощи в установленном размере.
В соответствии со ст. 315-317 ТК РФ для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрено применение районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате, размер которых устанавливается Правительством РФ. Отметим, что аналогичные нормы есть в ст. 10 и 11 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях". Однако акты, предусмотренные вышеназванными нормами, не изданы, в связи с чем применяются ранее изданные правовые акты федеральных органов государственной власти РФ или органов государственной власти бывшего СССР, не противоречащие ТК РФ (ч. 1 ст. 423 ТК РФ). Соответственно, следует руководствоваться Разъяснением, утвержденным Постановлением Минтруда РФ N 49.
Согласно п. 1 Разъяснения процентные надбавки лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири, Дальнего Востока, и коэффициенты (районные, за работу в высокогорных районах, за работу в пустынных и безводных местностях), установленные к заработной плате лицам, работающим в местностях с неблагоприятными природно-климатическими условиями, начисляются на фактический заработок, включая вознаграждение за выслугу лет, выплачиваемое ежемесячно, ежеквартально или единовременно.
Кроме того, согласно п. 19 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2, в состав заработной платы, на которую начисляются надбавки, не включаются выплаты по коэффициентам к заработной плате, по среднему заработку, единовременное вознаграждение за выслугу лет, вознаграждение по итогам работы за год, материальная помощь, а также выплаты, носящие разовый поощрительный характер и не обусловленные системой оплаты труда.
Поскольку материальную помощь нельзя признать фактическим заработком, начислять на нее районный коэффициент не представляется возможным.
Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержден Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841. Согласно пп. "л" п. 2 данного Перечня удержание алиментов производится с сумм материальной помощи, кроме единовременной материальной помощи, выплачиваемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, внебюджетных фондов, за счет иностранных государств, российских, иностранных и межгосударственных организаций, иных источников в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, с террористическим актом, со смертью члена семьи, а также в виде гуманитарной помощи и за содействие в выявлении, предупреждении, пресечении и раскрытии террористических актов, иных преступлений. То есть с сумм материальной помощи следует удерживать алименты.
Напомним, что средний заработок исчисляется для оплаты отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, а также для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. При этом средний заработок для оплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Порядком N 922, а для расчета пособий - в соответствии с Федеральным законом N 255-ФЗ и Положением N 375.
Итак, согласно ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ, п. 2 Положения N 375 пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). При этом в средний заработок, исходя из которого исчисляются указанные виды пособий, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ.
Уточним, что в силу п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками страховых взносов:
Физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
Работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
Работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения)), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Материальная помощь, выплачиваемая не по основаниям, поименованным выше, облагается страховыми взносами, если превышает 4 000 руб. на одного работника за расчетный период (п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).
То есть суммы материальной помощи, перечисленные в п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, а также не превышающие 4 000 руб., не учитываются при расчете среднего заработка в целях исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Иная материальная помощь в размере, превышающем 4 000 руб. в расчете на одного работника за календарный год, включается в средний заработок работника для расчета пособий.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в учреждении, независимо от их источника (ст. 139 ТК РФ и п. 2 Порядка N 922). В силу п. 3 Порядка N 922 для расчета среднего заработка в данном случае не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, в частности, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.
Порядок выплаты материальной помощи должен быть закреплен в локальном нормативном акте: коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о выплате материальной помощи (образец приведен ниже) или др.
Положение о выплате материальной помощи работникам ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение предусматривает выплату материальной помощи работникам ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ (далее - Учреждение).
1.2. Материальная помощь может предоставляться единовременно или несколько раз в течение календарного года.
2.1. В целях социальной защиты работников Учреждения и неработающих пенсионеров Учреждения им может оказываться материальная помощь за счет средств, поступающих из федерального бюджета (при наличии экономии средств по фонду оплаты труда), а также за счет средств, поступающих из внебюджетных источников (от приносящей доход деятельности, направленной Учреждением на оплату труда работников).
2.2. Работником считается сотрудник, принятый на работу по трудовому договору.
2.3. Материальная помощь на частичное возмещение затрат в связи с дорогостоящим лечением работника составляет:
- на приобретение дорогостоящих лекарственных средств и иных лечебных препаратов и оборудования - до 20 000 руб.;
- на лечение, протезирование и имплантацию зубов, забора и подсадки зубного костного блока - до 150 000 руб.;
- на стационарное лечение, в том числе санаторно-курортное лечение - до 50 000 руб.;
- на проведение хирургических операций по жизненно важным показаниям - до 50 000 руб.
В исключительных случаях по решению директора работнику может быть выделена материальная помощь и в больших размерах.
По данному направлению материальная помощь оказывается при предоставлении соответствующих документов лечебного учреждения.
2.4. В случае причинения работнику материального ущерба в результате чрезвычайных обстоятельств (квартирной кражи, затопления квартиры и др.) помощь выплачивается в размере до 50 000 руб.
Факт стихийного бедствия, хищения и размер ущерба должны подтверждаться соответствующими документами.
2.5. Материальная помощь в связи со смертью:
- работника (работавшего или уволенного) - до 30 000 руб.;
- близких родственников (ст. 2 СК РФ) - от 10 000 руб. до 30 000 руб.
2.6. Материальная помощь женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 2 лет, - в размере 20 000 руб. единовременно. Материальная помощь оказывается при условии обращения работника до исполнения ребенку двух лет.
2.7. Материальная помощь работнику при увольнении в связи с выходом на пенсию, в том числе по болезни и инвалидности:
- со стажем работы в Учреждении от 1 года до 5 лет - в размере должностного оклада;
- со стажем работы в Учреждении от 5 до 10 лет - в размере двух должностных окладов;
- со стажем работы в Учреждении свыше 10 лет - в размере четырех должностных окладов.
2.8. Материальная помощь в связи с рождением ребенка - в размере 50 000 руб.
2.9. Материальная помощь в связи с бракосочетанием - в размере 10 000 руб.
2.10. Материальная помощь работнику в связи с юбилеем (40, 45, 50, 55, 60 лет, далее - по решению директора) - в размере 10 000 руб.
2.11. Материальная помощь на отдельные социальные нужды:
- в случае тяжелого материального положения работника - от 10 000 руб. до 30 000 руб.;
- на неотложные нужды (1 раз в календарном году) - до 10 000 руб.;
- на социальные потребности дополнительно к суммам ежегодного основного оплачиваемого отпуска - до 30 000 руб.;
- для подготовки школьников в первый класс - 5 000 руб.
2.12. Работник имеет право на получение материальной помощи по всем основаниям, предусмотренным выше, не более одного раза в год по каждому из них.
3. Порядок оформления материальной помощи
3.1. Для получения материальной помощи на имя директора оформляется личное заявление работника (его близкого родственника), пенсионера с указанием причин для выплаты материальной помощи и приложением документов, подтверждающих право на ее получение.
3.2. При выплате материальной помощи в связи со смертью близких родственников, самого работника (работавшего или уволенного) в бухгалтерию необходимо представить копию свидетельства о смерти.
В таких случаях выдача материальной помощи производится:
- работнику (в случае смерти близких родственников);
- близким родственникам работника (в случае смерти самого работника - работавшего или уволенного) при представлении копий документов, подтверждающих родственные связи (свидетельства о рождении, свидетельства о браке и т.д.).
3.3. Выплата материальной помощи оформляется бухгалтерией расходным ордером и выдается из кассы либо перечисляется на расчетный счет, указанный в поданном заявлении.
3.4. Суммы материальной помощи не учитываются в составе расходов, признаваемых при исчислении налога на прибыль.
Как мы уже указали, работник должен подать заявление в произвольной форме на имя работодателя, приложив копии соответствующих подтверждающих документов.
Представим основные причины выделения материальной помощи в таблице и укажем, какими документами они должны быть подтверждены.
Причины выплаты материальной помощи | Подтверждающие документы |
В связи с чрезвычайными ситуациями (кража, пожар, затопило квартиру и т.п.) | Документы, подтверждающие факт чрезвычайной ситуации, выданные соответствующей организацией |
На операцию, дорогостоящее лечение, протезирование, дорогостоящие лекарства | Договор на лечение, операцию; Справка-направление врача; Документы, подтверждающие фактическую оплату (платежные документы, накладные, счета, квитанции, иные необходимые документы, оформленные на имя заявителя, и чеки на покупку лекарств); Именные рецепты. При необходимости также можно запросить справки соответствующих учреждений, организаций, документы (направление, эпикриз и др.) с указанием медицинского учреждения, подтверждающие необходимость платной дорогостоящей медицинской помощи по жизненно важным показаниям |
В связи с тяжелым материальным положением, которое обосновывается, в частности, следующим: Проживает одна (один); Имеет инвалидность; Одна (один) воспитывает детей и доходов, кроме зарплаты, не имеет; Многодетная семья; Муж (жена) временно не работает; и т.п. | Справка об инвалидности; Удостоверение мамы-одиночки; Копии свидетельства о рождении ребенка; и т.п. |
По случаю смерти близких родственников (матери, отца, жены, мужа, детей) | Копия свидетельства о рождении (для детей) |
На организацию похорон работника | Если есть родственники: Копия свидетельства о смерти; Копия свидетельства о браке (для мужа, жены); Копия свидетельства о рождении (для детей). Если нет близких родственников: Копия свидетельства о смерти; Квитанции и чеки, подтверждающие затраты на похороны; Ходатайство профсоюза о выделении средств с указанием, кому доверяется получить деньги |
В связи с бракосочетанием | Копия свидетельства о заключении брака |
В связи с рождением ребенка | Копия свидетельства о рождении ребенка |
При рассмотрении заявления, поданного работником, работодатель ставит на нем свою резолюцию о выплате или невыплате материальной помощи. Если руководитель одобрил выплату материальной помощи, издается приказ, который должен содержать обязательные реквизиты: Ф.И.О. лица, которому оказывают материальную помощь, ее размер и источник выплаты, а также основание. Напомним, что унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме, утвержденной в учреждении.
Приведем образец приказа о выплате материальной помощи в связи с дорогостоящим лечением.
ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт
травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ
г. Новороссийск | 15.01.2013 |
В связи с длительной болезнью врача-хирурга Костров Б.П. и лечением его в стационарном медицинском учреждении, а также на основании Положения о выплате материальной помощи, утвержденного 09.01.2013,
Приказываю:
1. Выплатить Кострову Борису Петровичу единовременную материальную помощь в связи с длительным лечением в размере 20 000 руб. в срок до 18.01.2013 включительно за счет полученного дохода от текущей деятельности.
2. Ответственным за расчет и выплату материальной помощи назначить главного бухгалтера Иванова Е.Н.
Основание: личное заявление Кострова Бориса Петровича от 14.01.2013.
Приложение (копии документов):
1. Договор на оказание платных медицинских услуг.
2. Кассовые чеки на приобретение медикаментов.
3. Рецепт, выписанный лечащим врачом.
4. Выписка из медицинской книжки с диагнозом и назначениями лечащего врача.
Директор Синяков /Синяков В.А./
С приказом ознакомлены:
Костров /Костров Б.П./
Иванова /Иванова Е.Н./
Согласно нормам действующего законодательства, материальная помощь (далее по тексту – МП) не имеет отношения к выплатам за выполнение трудовых обязательств работника. Также этот вид финансовой поддержки никак не регламентируется в рамках действующих норм трудового законодательства.
Конкретного счета для отражения материальной поддержки, поступившей в адрес сотрудника, не предусмотрено. На практике в процессе оформления бухгалтерских операций используется направление 70 , означающее расчетные мероприятия с персоналом по оплате труда.
Поскольку МП не относится к этой категории, в процессе ведения бухгалтерского учета могут возникнуть трудности и путаница .
Выдача материальной помощи в адрес сотрудников, которые работают и работали ранее на фирме, может сопровождаться возникновением ряда вопросов, связанных с порядками отражения проводок в бухгалтерском учете, а также начислением подоходного налога, страховых взносов и т. д.
Множество организаций занимается выдачей своим сотрудникам этого типа помощи, поэтому возникает множество задач касательно того, какими документами оформляется, и какими операциями отражается сей процесс. Все зависит от причины , по которой потребовалось предоставление МП:
В рамках действующего законодательства пакет документации, предоставленной для оформления выдачи и получения материальной помощи не определен. Поэтому руководство организации должно поставить перед собой задачу по оформлению собственного регламента в отношении этой хозяйственной операции.
Перечень типовых бумаг может выглядеть следующим образом :
Указанный набор документации и будет выступать в качестве основания для проведения начисление МП.
Факт предоставления материальной помощи отражается и оформляется посредством специальных проводок. Для них традиционно используется дебет 91 счета
, в который включены прочие издержки и поступления, а также он корреспондирует со счетом 73
(расчетные мероприятия с персоналом по прочим операциям), 76 (расчеты в адрес дебиторов и кредиторов).
Как можно заметить, вариантов и способов оформления данной процедуры великое множество.
Допустимо оформление операции посредством использования 70 счета плана счетов . В нем отражаются различные мероприятия по расчетам с персоналом в рамках оплаты труда. Этот порядок впоследствии подлежит обязательному официальному закреплению в рамках учетной политики предприятия.
Поддержка сотруднику может предоставляться в рамках денежной и натуральной формы. Поэтому и проводки, составляемые по операциям, могут существенно разниться между собой:
Таким образом, оформление операций по предоставлению материальной помощи и поддержки – сложный и трудоемкий процесс, требующий обязательного участия специалиста.
Есть несколько условий, при которых материальная поддержка в адрес сотрудников не является объектом обложения подоходным налогом и страховыми взносами:
Денежные величины предоставленной помощи материального характера не влекут за собой сокращение налоговой базы на прибыль, т. е. они не подлежат учету в расходных направлениях. Наиболее распространенный вид материальной помощи заключается в выплате в связи с отпускными.
Она может быть приравнена к сумме за отработанный временной период, поэтому подлежит обложению НДФЛ, взносами и сборами в полноценном объеме.
В случае упрощенной системы налогообложения, если материальная помощь установлена ЛНА, она приравнивается к заработной плате, соответственно – может быть включена в расходные направления.
Для регулирования вопросов, связанных с налоговыми отчислениями, используется Налоговый кодекс, ст. 210, 217, 226. Если говорить о страховых выплатах, следует опираться на нормы статьи 421, 422 ст., ФЗ №125. Также следует обращать внимание на акты, издания, приказы, которые сформированы непосредственно на самом предприятии.
В целях ведения рационального и грамотного налогового учета для организаций, использующих различные системы обложения налогами, следует принимать выплаты материальной помощи к отпуску, если это закреплено в рамках трудового договора и пребывает в зависимости от норм трудовой дисциплины.
Порой можно учитывать МП как зарплату (Письмо Минфина РФ, принятое 03.07.2012 года). Это говорит лишь о том, что если коллективный договор для всех сотрудников устанавливает идентичный размер выплаты к отпуску, то принять такие расходы по налогу в процессе ведения учета фирма не сможет.
Следует отметить, что невзирая на то, что предоставление МП на рождение и усыновление крови или в связи со смертью, определенное трудовым или коллективным соглашением, не относится к целям ведения бухгалтерского и налогового учета, в соответствии с действующими нормами законодательства страховые взносы могут быть приняты как элементы учетной политики. Об этом сообщается в письме Минфина от 29.04.2010 №03-03-06/4/53.
Бухгалтерский учет по данной операции является объемным и многогранным и подразумевает включение в него большого количества различных проводок:
Таким образом, проводки, связанные с обеспечением в адрес сотрудников материальной помощи и поддержки, подразумевают ведение нескольких форм учета и оформление ряда хозяйственных записей. Грамотный подход к их составлению гарантирует налаженный учет и отсутствие проблем с законом.
Дополнительная информация по начислению материальной помощи сотрудникам представлена ниже.
Этот вид выплат зачастую вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Не удивительно, ведь даже само определение материальной помощи четко не прописано ни в одном из законодательных актов. Нет его и в экономическом словаре.
Как правило, порядок и сроки ее выплаты, а также суммы и основания определяются локальными актами конкретного предприятия - трудовым или коллективным договором, соответствующим приказом руководителя либо иными положениями о труде.
Обстоятельства, которые представляют собой основание на выплату материальной помощи, бывают разными - отсюда и возникают спорные моменты и различия в интерпретации таких расходов. Так, чаще всего работник пишет заявление на материальную помощь:
Отражение выдачи материальной помощи в бухгалтерском учете зависит от ее вида. Так, если она признана нормативными актами организации частью оплаты труда (как правило, это матпомощь в связи с уходом сотрудника в отпуск), сумма записывается в кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Бывает, что материальная помощь оказывается родственникам работника либо бывшим работникам организации. В этом случае кредитуется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» . В случае же, когда начисляется вид материальной помощи, не предусмотренный нормативными актами предприятия, учет ведется по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Дебет в проводке, отражающей выплату материальной помощи, также зависит от ее вида, а также от источника выплаты, прописанного в приказе руководителя.
Если матпомощь носит регулярный характер и признается локальными актами частью оплаты труда, дебетуются счета учета затрат (20, 25, 44 и др). Источником может служить прибыль прошлых лет (Дт 84 «Нераспределенная прибыль \непокрытый убыток») либо текущая прибыль организации (Дт 91"Прочие доходы и расходы").
В ст. 217 НК РФ приведен исчерпывающий список доходов, которые не облагаются НДФЛ. Согласно этому перечню, суммы матпомощи, носящие разовый характер, которые выплачиваются сотруднику в результате смерти члена его семьи либо членам семьи работника по причине его смерти , не облагаются НДФЛ. К заявлению на получение помощи в этом случае обязательно прикладываются свидетельство о смерти, и документы, подтверждающие родственные отношения.
Так же не облагается НДФЛ помощь, оказанная сотруднику в случае рождения у него ребенка (при условии, что размер выплат не превышает 50000 руб., и выплаты начислены не позднее чем через год с момента рождения).
Все остальные виды матпомощи, не указанные в ст. 217 НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ, если их годовая сумма не превышает 4000 руб . Речь идет о помощи, выплаченной в связи с трудным материальным положением, обучением, лечением, выходом в отпуск и т.д.
Матпомощь, которая не является частью состава оплаты труда и носит, как правило, разовый характер , не может быть учена в качестве расходов, формирующих базу по налогу на прибыль (помощь, обусловленная смертью родственника, выплаты на рождение, лечение, обучение и т.д.).
Спорным моментом является регулярный вид матпомощи к отпуску. Президиум ВАС РФ постановил, что эти выплаты вполне отвечают критериям, позволяющим считать их элементами системы оплаты труда.
Следовательно, именно этот вид матпомощи уменьшает налогооблагаемую базу налога на прибыль.
Матпомощь за некоторым исключением подлежит обложению страховыми взносами.
Отдельные виды матпомощи полностью освобождаются от обложения (например, выплаты, обусловленные стихийными бедствиями или смертью близкого родственника). Естественно, эти события должны быть документально подтверждены.
Не облагаются также выплаты бывшим сотрудникам (которые на момент начисления уже не состоят с организацией ни в каких отношениях) и родителям на рождение ребенка (здесь условие - сумма не должна превышать 50000 руб.)
Иные виды материальной помощи не подлежат обложению , если их суммы не превышают 4000 руб.
Бухгалтер всегда должен понимать экономическую суть термина, который связан с финансовыми показателями, подлежащими . Определение материальной помощи есть в ГОСТ Р 52495-2005 "Социальное обслуживание населения. Термины и определения" (Утвержден Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 N 532-ст).
Материальная помощь - социально-экономическая услуга, состоящая в предоставлении клиентам , продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе.
Главное, что нужно уяснить из этого определения, - в денежной или натуральной форме выплачивается нуждающимся в ней гражданам, в том числе работникам предприятия. Каковы источники ее выплаты?
Во-первых, таковым может быть профсоюз, функционирующий на предприятии. Во-вторых, выручить сотрудника в трудной жизненной ситуации может работодатель - его возможности не меньше, чем у профсоюза, а то и больше. В-третьих, в отдельных случаях материальную помощь оказывают государственные органы, это редко, но все же встречается. В статье уделим внимание преимущественно второму источнику финансирования матпомощи.
Хотя материальная помощь имеет характер разовой и несистематической выплаты, лучше зафиксировать ее во внутреннем документе. Какого-либо унифицированного или универсального положения о выплате материальной помощи не существует. Тем не менее, чтобы не изобретать велосипед, бухгалтер промышленного предприятия может взять на вооружение уже готовые документы, разработанные коллегами из организаций государственного сектора экономики. Но такие положения обязательно нужно подкорректировать с учетом конкретных обстоятельств.
Приведем выдержку из примерного положения о выплате материальной помощи.
Предложенный вариант положения о выплате материальной помощи не претендует на универсальность, но он охватывает основные известные виды помощи персоналу. Причем одного положения недостаточно. Для непосредственной выплаты материальной помощи нужен приказ руководителя, где прописаны размер матпомощи и ее дата.
В общем случае материальная помощь является экономической выгодой для ее получателя, в связи с чем при ее выплате возникает объект обложения НДФЛ (ст. 208, 209 НК РФ). Однако материальная помощь - это социальная поддержка, а не вознаграждение за исполнение трудовых и иных обязанностей. А потому в гл. 23 НК РФ есть целый ряд преференций, освобождающих отдельные виды матпомощи от налогообложения. В частности, не включаются в расчет налога суммы:
Возникает вопрос: подлежит ли налогообложению материальная помощь, выплачиваемая работнику при выходе в отпуск? В ст. 217 она не поименована в числе необлагаемых выплат, а считать ее подарком, выигрышем или призом нет достаточных оснований. Денежные средства могут быть подарком, но суть материальной помощи не одарить получателя, а помочь нуждающемуся. Поэтому если бухгалтер признает материальную помощь как подарок, стоимость которого в пределах 4 тыс. руб. не облагается НДФЛ, то могут возникнуть налоговые риски.
Порядок обложения страховыми взносами выплачиваемой работнику предприятия материальной помощи аналогичен правилам обложения НДФЛ. То есть в общем случае взносы начисляются на выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 420 НК РФ). Материальная помощь работникам предприятия как раз выплачивается в рамках трудовых отношений, но, как и при "подоходном" налогообложении, для выплат социального характера есть "страховые" преференции.
В частности, не облагаются страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками (п. 3 ст. 422 НК РФ):
Обратите внимание на последнее основание. Законодатель не определил четко виды матпомощи в размере не более 4 тыс. руб., с которой не начисляются страховые взносы, в связи с чем при исчислении таких взносов у работодателя не возникнет "страховых" рисков.
В принципе на этот вопрос ответ один для всех, но попробуем аргументировать его методологическими документами, которые используются производителями той или иной продукции. В Основных положениях по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях (Утверждены Госпланом СССР, Госкомцен СССР, Минфином СССР, ЦСУ СССР 20.07.1970) сказано, что себестоимость складывается из затрат, связанных с использованием в процессе производства промышленной продукции основных фондов, сырья, материалов, топлива и энергии, труда, а также других затрат на ее производство и реализацию. Материальная помощь является мерой социальной поддержки и не имеет отношения к вознаграждениям, связанным с исполнением трудовых обязанностей в производстве.
Не включаются в себестоимость продукции расходы, возмещаемые из фондов экономического стимулирования и других специальных фондов, образуемых путем отчисления части прибыли или выручки, а также за счет целевых ассигнований и других источников. Сюда вполне можно отнести материальную помощь, выплачиваемую за счет средств предприятия и предусмотренную в положениях по оплате труда. Причем не путайте с отчислениями в фонд премирования, которые относятся к затратам, включаемым в статью себестоимости "Расходы на подготовку и освоение производства".
Так как выплата материальной помощи работникам предприятия не связана с его производственной деятельностью, логично ее включить в состав прочих расходов. В данном случае это не прочие затраты, являющиеся элементом расходов по обычным видам деятельности наряду с материальными затратами, затратами на оплату труда, отчислениями на социальные нужды и амортизацией основных фондов (п. 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
Пример. Отдельным работникам организации перед Новым годом выплачена материальная помощь в связи с трудным финансовым положением по их заявлениям. Общая сумма материальной помощи составила 125 тыс. руб., при этом каждому работнику было выплачено по 5 тыс. руб., из них по 1 тыс. из денег профсоюзной организации.
В бухгалтерском учете отражаются начисление и выплата материальной помощи работникам предприятия и не показываются их расчеты с профсоюзом (20 тыс. руб.). В итоге бухгалтеру нужно показать матпомощь на 100 тыс. руб. и удержание с нее НДФЛ: такая помощь не поименована в числе не облагаемых НДФЛ выплат в ст. 217 НК РФ. В то же время бухгалтер вправе не начислять страховые взносы, ведь для них не имеет значения вид помощи, более важен ее размер (4 тыс. руб.).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
Напоминаем, что в корреспонденции счетов не отражены выплаты и начисления материальной помощи работникам из фонда профсоюза. Если же предположить, что отчисления с зарплаты (членские взносы) учитываются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", то пример нужно дополнить следующими проводками:
Как видим, в проводках не отражено не только удержание НДФЛ, но и начисление страховых взносов: выплаты членам профсоюза осуществляются не в рамках трудовых отношений и не по условиям гражданско-правовых договоров, что исключает возникновение объекта "страхового" обложения (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Материальная помощь в составе прочих расходов формирует прочий финансовый результат (как правило, это убыток от разовых операций, не связанных с производством). При налогообложении прибыли не учитываются в составе налоговых расходов суммы любой материальной помощи, выплачиваемой работодателем работникам (п. 23 ст. 270 НК РФ). В связи с этим возникнет разница между учетом и налогообложением, с которой начисляется постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"). Если вернуться к условиям примера, то его нужно дополнить следующими проводками:
Исключением из обозначенных правил налогообложения и учета может являться только материальная помощь, выплачиваемая работнику к отпуску.
Единовременные выплаты работникам при предоставлении им ежегодного отпуска, предусмотренные трудовым договором (либо если в нем имеется соответствующее указание на коллективный договор), зависят от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины. То есть фактически они связаны с выполнением физическим лицом его трудовой функции, являются элементом системы оплаты труда, а не материальной помощью по смыслу ст. 270 НК РФ. Такие единовременные выплаты работникам организации могут уменьшать базу по налогу на прибыль в соответствии со ст. 255 НК РФ.
Напоминаем: данную логику из Письма Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43912 можно применить к выплатам к отпуску, которые фактически являются не мерами социальной поддержки, а дополнительным вознаграждением сотрудника. Поэтому их называть материальной помощью не совсем корректно. Но практика показывает, что работодатель чаще именно так и называет дополнительное вознаграждение к отпуску, которое, в отличие от премии, выплачивается всем работникам, написавшим заявления. Предостерегаем от применения упомянутого выше разъяснения чиновников в данном случае.
Возникает еще один вопрос: нужно ли под материальную помощь к отпуску формировать в бухгалтерском учете резервы, как делается в отношении отпускных? Если в положении о выплате материальной помощи сказано, что она определяется кратно вознаграждению работника и в отношении разных сотрудников, то по экономической сути такая помощь схожа с отпускными. Правда, они полагаются работнику согласно трудовому законодательству, в то время как матпомощь к отпуску предусматривается во внутренних нормативных актах.
Для целей признания оценочных обязательств не важно, на каком основании сотруднику полагается выплата. Главное - чтобы она имела обязательный характер (п. 4 ПБУ 8/2010 "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы"). Подтверждать его могут не только требования законодательства, но и сформировавшаяся в организации практика, закрепленная в локальных нормативных актах (положениях об оплате труда, о выплате материальной помощи). Поэтому матпомощь к отпуску может быть отражена в составе оценочных обязательств, причем рекомендуем бухгалтеру во избежание путаницы отразить ее как дополнительное стимулирование сотрудников, а не как оказание матпомощи. Тогда такое стимулирование можно даже включить в себестоимость изготавливаемой продукции, но выплата точно не будет считаться материальной помощью. Не станем показывать соответствующие проводки, чтобы не путать читателя.
Материальная помощь означает адресную поддержку нуждающихся в ней работников предприятия. Главное, чтобы источники финансирования материальной помощи включали в себя не только собственные средства предприятия, но и средства профсоюза, а также имелись иные (внешние) источники.
Причем злоупотреблять, таким образом стимулируя работников, не стоит, поскольку при определенных условиях (например, при систематическом характере выплаты) материальная помощь может быть переквалифицирована в вознаграждение за исполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими налоговыми и иными последствиями.
В вопросах того, как выполняется начисление материальной помощи сотруднику, следует особое внимание уделять бухгалтерским проводкам означенных операций. Учитывая законодательное регулирование, нарушение порядка начисления матпомощи и неправильно отражение её в бухучете может повлечь за собой крайне неприятные последствия для предприятия, вплоть до подозрений в уклонении от уплаты налогов. Однако если знать несколько основных нормативных механизмов, проводки материальной помощи, выданной от учредителя, могут быть осуществлены без каких-либо проблем и последствий.
Под материальной помощью в современной трудовой практике подразумевается выдача работодателем определенных средств сотрудникам в случае наступления какой-либо неблагоприятной ситуации. При этом таковая выдача средств может проводиться в денежной форме, или в каком-либо ином эквиваленте, в том числе в виде продукции предприятия, товаров первой необходимости, оплаты счетов и услуг.
Правовое регулирование основных вопросов, связанных с бухгалтерскими проводками материальной помощи раскрывается в следующих нормативах Налогового кодекса:
Также следует бухгалтерам обратить внимание и на Приказ Минфина №94н от 31.10.2000, где содержится более подробная и конкретная инструкция по оформлению бухгалтерских проводок.
В целом, порядок проведения проводки материальной помощи или же, по крайней мере, выдачи таковой работодателем, должен быть закреплен в локально нормативных актах предприятия. Начисление материальной помощи осуществляется бухгалтерией исключительно на основании приказа работодателя. А означенный приказ выдается на основании заявления сотрудника предприятия.
Материальная помощь не относится к премиям и выплатам, связанным непосредственно с осуществлением трудовой деятельности, поэтому она не может начисляться просто регулярно в течение определенного периода или не иметь под собой оснований.
Бухгалтерия должна начинать проведение материальной помощи на основании приказа работодателя и заявления сотрудника. В отдельных случаях инициировать данную процедуру могут родственники работника, однако в любом случае бухгалтерскому отделу необходимо получить подписанный и зарегистрированный приказ работодателя на выдачу материальной помощи. Начисление её может осуществляться исключительно из двух источников, к которым относятся:
Руководитель предприятия имеет право распоряжаться без согласия всех учредителей лишь финансовыми средствами из второй категории.
Непосредственно проводки материальной помощи используются при её начислении следующие:
В случае выделения средств работнику через кассу, бухгалтера должны применять следующие формулировки:
При начислении матпомощи путем безналичного расчета формулировка должна отражаться в бухгалтерской отчетности по проводкам в следующем виде:
Особое внимание бухгалтерам и работодателям следует обратить на порядок учета и налогообложения всей материальной помощи. Так, основные принципы, которым необходимо следовать в контексте рассматриваемого вопроса, могут быть изложены следующим образом:
Страховые взносы не начисляются на материальную помощь независимо от её размеров и причин выплаты. Однако соответствующим образом бухгалтерам следует учитывать и тот факт, что материальная помощь в связи с данными обстоятельствами не учитывается и в вопросах расчета среднего заработка.
