![Как пишется пояснительная записка. Пояснительная записка образец](https://i2.wp.com/fb.ru/misc/i/gallery/65594/2177306.jpg)
Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.
Служебная – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями.
это документ, излагающий объяснения причинно-следственного характера возникшей конфликтной ситуации, событий (фактов), относительно которых ведется руководством исследование, расследование, наблюдение или выяснение.
Для правильного написания нужно соблюдать некоторые правила, а само содержание записки законом не предусмотрено и носит произвольный характер.
Как написать пояснительную записку? Эту информацию часто пытаются выяснить не только студенты, готовящиеся к защите дипломных работ, но и многие другие граждане, к примеру налогоплательщики, бухгалтерские и иные работники. Как правильно составлять пояснительные, будет описано ниже.
Пояснительная записка - это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.
Объяснительная записка любой формы и содержания служит средством для информирования руководителя о сути какого-то события. Причем, все произошедшее будет в ней описано именно с точки зрения составителя. Иногда функцией объяснительной бывает пояснение другого документа (отчета, проекта, работы). В таком случае она составляется в произвольной форме, излагается понятным языком и прилагается к основному документу.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Не пишите неправду.
Периодически мы сталкиваемся с необходимостью написать ту или иную бумагу. При этом такая необходимость может возникнуть в процессе трудовой деятельности, либо при осуществлении должностных обязанностей.
К сожалению, не всегда написание объяснительных записок является приятным или нейтральным мероприятием, гораздо чаще написание объяснительной записки после определенного нарушения трудовой дисциплины.
– это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ученика в школе на уроках, невыполнения задания и т.п. Также объяснительная может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений.
По своей форме похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения.
Возможно и без разницы. Но в своё время это помогло избежать мне массы несправедливых взысканий. Мой начальник имел привычку требовать объяснительные по малейшему поводу, складывать их в стопку, а потом этой стопкой шантажировать работника, типа «куда ты денешься, посмотри, сколько ты уже накосячил!». А бумажки с моим заголовком «рапорт» не укладывались в концепцию, следовательно и не укладывались в эту стопку.
У каждого человека наверняка бывали случаи на работе, когда приходилось писать объяснительную записку. На первый взгляд кажется, что все просто, но когда приходится ее писать, сложно собраться с мыслями и довести до руководства суть проблемы. Итак, в этой статье поговорим о том, как правильно составлять подобный документ и рассмотрим пример объяснительной записки.
Для начала попробуем ответить на вопрос о том, что такое объяснительная.
Непременным атрибутом финансовой отчетности является пояснительная записка, которая составляется по различным документам и имеет основной целью более подробно и детально раскрыть сведения, поясняющие учетную деятельность предприятия или организации. Ее содержание и обязательность представления предусмотрены п. 5 ПБУ 4/99. Как правило, содержание записки включает некоторые дополнительные данные: таблицы, графики, диаграммы, которые позволяют заинтересованным лицам наиболее точно и объективно оценить хозяйственную деятельность предприятия или организации.
Согласно установленной практике, пояснительная записка не предоставляется малыми предприятиями, которые не обязаны осуществлять обязательный аудит
Представляемая к конкретному сроку пояснительная записка к бухгалтерскому балансу должна содержать следующие сведения, распределенные по разделам.
1. Общая информация о предприятии должна содержать сведения об:
Организационной форме данного юрлица и его название;
Фактический и юридический и адрес;
Количество работающих сотрудников на отчетную дату и их среднегодовую численность;
Наименование, структуру и состав управляющих и исполнительных органов;
Информацию об учредителях компании или организации;
Величину уставного капитала;
Наличие лицензий, время их выдачи;
Сумма уплаченных налогов;
Сведения об аудиторе.
2. Общая характеристика учетной политики. В этом разделе пояснительная записка отражает правила учета, применяемые на данном конкретном предприятии, а также те изменения, которые вносились в нее с указанием причин этих изменений. Кроме того, указываются все те итоги, которые наступили в результате внесенных изменений в методологию учетной политики.
3. Данные об отдельных активах отражаются по основным средствам предприятия, материальным запасам, кредитам, финансовым вложениям и активам, внесенным в инвалюте.
В частности, такими данными являются сведения о начальной величине стоимости ОС и о сроках полезной эксплуатации, о недвижимости предприятия, принадлежащей на правах собственности, о методах оценки ОС и активов предприятия, о движении материальных средств, о задолженностях предприятия, о величине кредитов и сроках их погашения, о стоимости ценных бумаг и активов и другие.
11. Информацию о состоянии ведения совместной деятельности: цели, сумма вклада в нее, виды и количество договоров, стоимость активов, сумма прибыли, информация по совместным операциям и активам.
12. Сведения по сегментам предоставляются в том случае, когда предприятие или организация имеют дочерние или зависимые подразделения или фирмы.
13. Информация о событиях, которые произошли после отчетной даты и анализ из причин и последствий.
14. Данные о государственной помощи, если таковая оказывалась. Здесь указываются ее назначение, характер и величина, условия предоставления и итоги использования.
15. Экологические показатели, отражающие величину влияния производственной деятельности на окружающую среду.
16. Информация, представляемая АО, должна включать сведения о количестве всех типов акций и данные об их номинальной стоимости.
17. Информация, подлежащая отражению согласно ПБУ 18/02.
18. Сведения о прекращаемой деятельности.
19. Прочие данные.
Правильное и полное представление данных в записке служит не только важным элементом учетной политики, но и эффективным инструментом углубленного анализа деятельности предприятия с целью выработки стратегии его перспективного развития.
Это не самый приятный аспект, возникающий в процессе хозяйственной деятельности компании. Даже если налоговики не приходят в гости, они продолжают обращать пристальное внимание на отчетность и движения оборотов компании. Для этой цели предназначены налоговые требования, которые представляют собой мини-вариант удаленной проверки, вызываемой непонятными для системы цифрами.
Налоговое требование поступает на предприятие разными путями:
По действующему законодательству, с 2017 года компания обязана отвечать на запросы ИФНС. Если ранее инспекторы рекомендовали не игнорировать их запросы, так как такие компании могли вызвать повышенный интерес со стороны органов контроля, то с 2017 года отсутствие пояснительной записки в налоговую по требованию в течение установленного на ответ срока приведет к наложению штрафа в размере 5000 рублей при первой провинности. Повторная просрочка ответа в течение года увеличивает штрафные санкции до 20000 рублей. Кроме того, ИФНС может заблокировать банковские счета фирмы.
В связи с ужесточением правил образец пояснительной записки в налоговую по требованию приобрел востребованность среди бухгалтеров и юристов. На самом деле у ИФНС не предусмотрен обязательный шаблон разъяснений, но имеются правила ответа. Их притязания к оформлению пояснительной записки включают в себя ряд обязательных пунктов:
В какой форме писать пояснения, решает налогоплательщик. Ответ в основном зависит от характера требования. В любом случае надо помнить, что отвечать на требование пустыми фразами не годится. Налогоплательщик должен ссылаться на конкретные факты, цифры и букву налогового кодекса, приводя документальные доказательства.
Получая запрос о представлении документов, надо знать, что налоговики имеют право истребовать материалы только при проведении выездной или камеральной проверки. К требованиям такого рода относятся:
В прочих случаях организация не обязана представлять документы и может прямо указывать на это обстоятельство в своем ответе. Пояснительная записка в налоговую по требованию о предоставлении документов составляется в зависимости от характера сведений. Но, в любом случае, к такой записке должны быть приложены копии запрашиваемых материалов.
Оформление доказательств должно быть строго в рамках закона. Если налогоплательщик ссылается на документы, то он должен перечислить их в теле пояснительной записки. К письму прилагается должным образом составленный комплект копий материалов. Документация копируется на чистые листы, сшивается, нумеруется. На каждой странице проставляется:
К комплекту прилагается копия доверенности лица, которое заверяло документацию. Если письмо подписал сотрудник, у которого не зафиксировано право на это в ИФНС, то необходимо приложить копию доверенности на совершение действий.
При написании ответов на запросы надо соблюдать некоторые условия, связанные с характером требования. Если на фирму пришел запрос о то компания обязана предоставить нужную документацию. При этом образец пояснительной записки в налоговую по требованию встречной проверки будет выглядеть как перечень копий представляемых материалов. Разумеется, необходимо упомянуть название, ИНН/КПП фирмы, проверяемый период.
Юристы не рекомендуют предоставлять подобные сведения, ссылаясь на то, что организация не обязана быть в курсе событий происходящего у контрагента. Поэтому в пояснительной записке в налоговую по требованию образцом станет отсылка на информацию, содержащуюся в договоре с контрагентом.
Если «посчастливилось» получить требование, касающееся налога на добавленную стоимость, то, скорее всего в сданной декларации были обнаружены ошибки и несоответствия. С 2017 года вся переписка по НДС ведется в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи. Инспектор не примет ответ в бумажном виде, так как это запрещено законом. При обнаружении в декларации ошибок налогоплательщик обязан подать уточненный расчет с приложением книг покупок и продаж в сроки, установленные в требовании.
Кроме того, он должен загрузить скан-копию разъяснений. Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДС должен содержать следующие оправдания:
Документация загружается в ТКС отдельными файлами в соответствии с принадлежностью и реквизитами. Надо помнить, что электронный способ доставки не освобождает от заверки копий по всем правилам.
Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДФЛ также должен соответствовать запрашиваемой информации. В отличие от отчетности по НДС, справки по НДФЛ не являются налоговыми декларациями, поэтому ИФНС не может проводить камеральные проверки. Тем не менее, она имеет право проверять правильность составления справок и исчисления налога.
Если организация получила требование по НДФЛ, значит, при составлении справок были допущены ошибки в расчетах. Такими ошибками могут быть:
Отвечая на запрос фискальных органов, надо внести исправления в справки и обозначить это в записке. При этом придется поименно перечислить каждого сотрудника, по которому была допущена ошибка, и внести корректировки в бухгалтерский учет.
Образец пояснительной записки в налоговую по требованию, касающегося прочих налогов, примерно похож на ответ по НДС. Так как вся сданная отчетность подлежит камеральной проверке, то прежде всего надо исключить возможность допущения ошибок. Если налогоплательщик все же ошибся, то он обязан подать уточненные расчеты в указанный срок. В ответе компания упоминает, как повлияют новые расчеты на величину налога в суммовом выражении.
К своему образцу пояснительной записки в налоговую по требованию организация прилагает заверенные копии доказательств. Бывает, что запрос налоговой в отношении расхождений в отчетности вызван законными действиями предприятия. Например, подобные расхождения между доходами и расходами, отраженными в декларации по НДС и по налогу на прибыль, могут быть вызваны наличием необлагаемых сумм. Многие виды доходов и расходов, отражаемые в декларации по налогу на прибыль, не подлежат обложению НДС.
Тем не менее, их надо включать в прочие доходы и расходы в целях налогообложения прибылью. В связи с этим ошибок в декларации нет, и налогоплательщику в пояснительной записке в налоговую по требованию, образец которой легко можно найти в интернет-ресурсах, просто нужно указать на данное обстоятельство, сославшись на статью налогового кодекса. Сдавать в таких случаях нет необходимости.
Нередко приходят требования о несоответствии с по прибыли. Не следует опасаться подобных запросов. Причина расхождений заключается в разнице между бухгалтерским и налоговым учетом. Образцом пояснительной записки в налоговую по требованию в таком случае может быть аргументированная ссылка на разные принципы составления отчетности и ведения учета.
Налог на прибыль вызывает у ИФНС много вопросов, особенно если вместо прибыли в декларации получается убыток. Если убыток носит единоразовый характер, то обычно это не привлекает внимание органов контроля. Но в случае постоянных убытков организации следует ожидать ежеквартальных запросов ИФНС. Подобные результаты коммерческой деятельности кажутся налоговикам подозрительными, тем более, если предприятие при этом не собирается начинать процедуру банкротства.
Факторы, влияющие на убыточность работы предприятия, могут быть самые разные. В большинстве случаев это происходит из-за высокой доли внереализационных расходов, не связанных с получением прибыли. Например, организация имеет большую дебиторскую задолженность с просроченным сроком действия и по закону обязана создавать резерв, суммы которого попадают во внереализационные расходы.
Пояснительная записка в налоговую по требованию об убытках должна содержать разъяснения о возникновении причин превышения расходов над доходами. В случае если на результаты повлияли макроэкономические факторы, следует писать, что компания не в силах изменить экономическую ситуацию в регионе, валютный курс, уровень инфляции и тому подобное. В то же время желательно пообещать провести оптимизацию затрат в ближайшем будущем.
Надо помнить, что компанию подозревают в неправомерности действий и вправе вызвать руководящих лиц на комиссию, если ответ не будет достаточно обоснованным. Разъяснения пишутся в свободной форме.
По всем полученным налоговым декларациям и расчетам ИФНС проводит камеральную проверку , в ходе которой может запросить у налогоплательщика необходимые пояснения по предоставленной отчетности (п. 3 ст. 88 НК РФ). Мы расскажем о причинах таких налоговых запросов, о том, как составляется пояснительная записка в налоговую по требованию, образец пояснений также приведем в данной статье.
Причины, по которым у налоговиков могут возникнуть вопросы к налогоплательщику в процессе камеральной проверки, перечисляются в п. 3 ст. 88 Налогового кодекса РФ:
Что потребует ИФНС – предоставить пояснения или внести исправления в отчетность.
Что потребует ИФНС – предоставить пояснения с обоснованием изменения показателей и снижения суммы налога к уплате.
Что потребует ИФНС – предоставить пояснения, обосновывающие сумму полученного убытка.
Получив подобный запрос от налоговиков о представлении пояснения в налоговую (образец можно посмотреть ниже), ответить на него следует в течение 5 рабочих дней. Штрафных санкций за непредставление не предусмотрено, но игнорировать требования налоговой не стоит, поскольку, не получив ответа, ИФНС может доначислить налоги и насчитать пени.
Обратите внимание: если налогоплательщик относится к категории тех, кто обязан подавать налоговую декларацию в электронном виде согласно п. 3 ст. 80 НК РФ (например, по НДС), то он должен обеспечить прием от ИФНС электронных документов, направляемых в процессе камеральной проверки. В том числе это относится и к требованиям о представлении пояснений – в течение 6 дней со дня отправки налоговиками, налогоплательщиком в ИФНС отправляется электронная квитанция, подтверждающая получение такого требования (п. 5.1. ст. 23 НК РФ). Если получение электронного требования не подтвердить, это грозит блокировкой банковских счетов налогоплательщика (п. 3 ст. 76 НК РФ).
Образец пояснительного письма, направляемого в ответ на требование ИФНС о представлении пояснений, утвержденный официально, отсутствует. Пояснения можно составить в произвольной форме, указав следующую информацию:
Если ошибка, допущенная в отчетности, не привела к занижению налога, пояснительная записка в налоговую должна содержать эту информацию. Напишите об этом, указав характер ошибки (например, опечатка или техническая ошибка) и верное значение, либо представьте уточненную декларацию или расчет. Ошибку, из-за которой была занижена сумма налога, можно исправить, только подав «уточненку» - одних пояснений для налоговиков в таком случае будет недостаточно.
Когда ошибки, по мнению налогоплательщика, в отчетности нет, а значит и подавать «уточненку» нет надобности, представить пояснения налоговикам все равно необходимо, указав в них на отсутствие ошибок в декларации или расчете.
Налоговиков может заинтересовать убыточная деятельность компании, и в этом случае пояснения налогоплательщика должны в полной мере раскрывать причину возникновения убытка в запрашиваемом отчетном периоде. Для этого в письме расшифровываются доходы и расходы за определенный промежуток времени.
Также пояснения в налоговую (образец см. далее) должны содержать указания, почему расходы превысили доходы. Например, компания создана недавно, деятельность только началась и выручка пока невелика, но текущие расходы уже значительные (аренда, зарплата сотрудников, реклама и т.п.), либо фирмой были произведены неотложные крупные расходы на ремонт, закупку оборудования и т.п. Чем подробнее будут расписаны причины убытка, тем меньше новых вопросов возникнет у налоговиков.
Все приведенные сведения нужно подтвердить документально, приложив к письменному пояснению в налоговую копии бухгалтерских документов, договоров, накладных, банковских выписок, налоговых регистров и т.д.
Аналогичным образом могут быть даны пояснения в ответ на запрос о причинах снижения налоговой нагрузки, в сравнении со средним уровнем по отрасли.
С 24.01.2017 г. действует приказ ФНС от 16.12.2016 № ММВ- 7-15/682 об утверждении формата пояснений к декларации по НДС в электронной форме. Данный формат применяется всеми плательщиками НДС, подающими электронную отчетность. Порядок действий налогоплательщика при получении требования дать пояснения по декларации НДС подробно расписан в письме ФНС РФ от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395.
Как писать пояснительную записку в налоговую по НДС? Только электронно. Пояснения по НДС, представленные в «бумажном» виде, не считаются поданными, и в данном случае это может расцениваться налоговиками как неправомерное несообщение запрашиваемых сведений, грозящее штрафом в 5000 рублей (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).
Каким бы ни был запрос налоговой инспекции: об обнаруженных ошибках, противоречиях между отчетными формами, о снижении суммы налога в уточненной декларации, или о причинах образования убытка, в любом случае отвечать на требование необходимо. Для отчетности, представляемой исключительно по телекоммуникационным каналам связи, предусмотрен электронный формат подачи пояснений по запросу налоговиков.
Что такое пояснительная записка и как ее правильно написать? Такого рода вопросы возникают не только у студентов в процессе подготовки к диплому, интересны такие вопросы и бухгалтерам, и налогоплательщикам, и проектировщикам и другим работникам.
Рассмотрим вопрос, , а точнее кака найти правильный способ составления пояснительных записок к вашим документам.
Документ «Пояснительная записка» получил свое название, поскольку он призван дать краткое, но тем не менее достаточно полное понятие о документации, которую он сопровождает. Пояснительная записка может сопровождать как исследовательский проект, так и налоговую, бухгалтерскую и прочую документацию, нуждающуюся в кратком тезисном описании. Эту задачу и решает пояснительная записка.
Исходя из этого определения, видим, что содержание пояснительной записки будет прямым образом определяться типом документа, к которому она приложена.
Как и большинство документов, пояснительная записка составляется на стандартном листе писчей белой бумаги формата А4 в печатном виде.
Если пояснительная записка объемная и содержит несколько страниц, они обычно переплетаются в прозрачную обложку.
Пояснительная записка начинается с титульного листа, на котором пишется название документа, например, «Пояснительная записка к проекту…». Следующие за титульным листом страницы нумеруются обычно по центру или по правой границе нижнего поля каждой страницы 10-м размером шрифта.
Формат пояснительной записки устанавливается действующими нормативными актами по оформлению документации. пояснительной записки нормативными документами не определяется. Но формат содержания должен удовлетворять ряду стилистических правил.
Стиль изложения пояснительной записки должен соответствовать формальному духу делового общения. Повествование должно вестись без излишеств, кратко, лаконично и доступно для непредвзятого понимания.
Если в тексте записки используется специальная терминология и сокращения, они должны полностью соответствовать отраслевым стандартам документации.
В некоторых случаях не обойтись без приложений к пояснительной записке, часто в отдельные приложения выносятся имеющиеся в тексте записки ссылки на формулы, таблицы, чертежи, графики и соотношения.
Отдельным приложением оформляется список использованной литературы, а также примененные методики расчета и теоретические обоснования имеющихся расчетов.
Как написать пояснительную записку к дипломного проекту? В существующих нормах государственного стандарта можно найти образцы пояснительной записки к дипломной работе любого технического вуза.
Для облегчения и стандартизации оформления документации в учебных заведениях издаются свои правила и методические рекомендации по оформлению дипломов и пояснительных записок к курсовым и дипломным работам.
Разберем типовую структуру пояснительной записки к дипломному проекту:
Как написать пояснительную записку в налоговую? Пояснительные записки в налоговую службу составляются в случаях прямых требований со стороны налоговой, например, налоговая может потребовать от бухгалтерии юридического лица составить пояснительную записку по убыткам в отчетности по налогам.
При поступлении такого запроса от налоговых органов составить пояснительную записку сотрудники бухгалтерии должны в ней указать:
Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу, а также к отчету о прибылях и убытках составляется согласно приказу № 43н Министерства Финансов РФ от 06.07.1999 г. для сдачи отчетности по бухгалтерии.
В пояснительной записке к балансу должны содержаться данные о состоянии на отчетный период:
Пояснительная записка составляется с целью наиболее полного раскрытия всех сведений юридического лица, необходимых для достоверной оценки результатов деятельности организации и ее финансового положения.
Отсюда видим, что каждая пояснительная записка в зависимости от сферы ее применения имеет свою структуру и содержание, общим в пояснительных записок для различных областей человеческой деятельности будет только общая структура и стиль оформления. Составление пояснительной записки требует строгого следования стандартам ведения деловой переписки и глубокого понимания сути раскрываемой в записке проблемы.
Источник: http://www.PapaJurist.ru/job/kak-napisat-poyasnitelnuyu-zapisku/
Информация, как написать пояснительную записку , может понадобиться в любое время: плательщикам налогов; студентам, которые занимаются подготовкой к защите дипломной работы; бухгалтерам; другим гражданам.
В данной статье мы разберемся, как правильно составлять пояснительные записки.
Сначала нужно разобраться, что представляет собой пояснительная записка. Это документ, который дает возможность получить общую информацию о налоговой, бухгалтерской и прочей документации, исследовательском проекте. пояснительной записки напрямую связано с документом, к которому она прилагается
Документ нужно составлять в печатном виде на стандартном листе формата А4. Пояснительная записка может быть из нескольких страниц, переплетающихся между собой прозрачной обложкой. Страницы в обязательном порядке нужно пронумеровать. Сама нумерация берет начало с титульного листа, но на нем номер ставить не нужно. Номер прописывают в нижнем поле каждой страницы по центру.
Действующие на сегодняшний день нормативные акты устанавливают только лишь общие требования к содержанию пояснительной записки. Некоторые сведения имеют рекомендательный характера, а другие – обязательный. Текстовое содержание пояснительной записки разделено на ряд структурных разделов, в число которых входят перечни, разделы, подразделы, подпункты, пункты.
К пояснительной записке можно оформить приложения. Как правило, в них выносят информацию о содержащихся в документе схемах, графиках, таблицах, чертежах. Также в приложениях могут быть расчеты, методики, обоснования, список дополнительных бумаг, которые были использованы при разработке пояснительной записки.
Если вы студент технического вуза, претендуете на диплом специалиста и ищите образец пояснительной записки к диплому, то его можно найти в нормах ГОСТа.
Как правило, учебные заведения издают собственные «методички» по написанию, как дипломов, так и пояснительных записок к ним.
Именно по этой причине студенты могут найти пример пояснительной записки и необходимую справочную информацию относительно данного вопроса в библиотеке ВУЗа.
Стандартная типовая записка к дипломной работе имеет такой вид:
Если обратиться к приказу Министерства финансов от 06.07.1999 года №43н, то там сказано, что работники бухгалтерии должны заниматься составлением бухгалтерского баланса, отчета о прибыли и убытках. К ним прилагается пояснительная записка для сдачи бухгалтерской отчетности.
В пояснительной записке бухгалтер должен отразить все сведения о наличии в течение отчетного периода:
В некоторых ситуациях плательщикам налогов требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности. Например, налоговые органы имеют право потребовать ответственных сотрудников юрлица составить записку об убытках в налоговой отчетности.
В данном документе сотрудник должен прописать такую информацию:
Итак, каждая пояснительная записка, будь то к бухгалтерскому балансу, к дипломной работе, в налоговый орган, имеет свои специфические особенности. Это будет зависеть от цели составления и от конечного получателя.
Источник: http://www.mamajurist.ru/nalogi/kak-napisat-poyasnitelnuyu-zapisku/
Все документы, связанные с налоговой инспекцией, требуется заполнять с особой внимательностью, поскольку даже небольшие ошибки могут повлечь необходимость составления так называемой пояснительной записки, образец которой и пошаговые инструкции по заполнению приводятся далее.
Образец пояснительной записки к бухгалтерскому балансу (Word)
Пример пояснительной записки о причинах возмещения НДС (Word)
Образец ответа на требования налоговой (Word)
Список всех ситуаций, при которых организация обязана предоставить пояснительную записку по требованию местной налоговой инспекции, определен законодательно:
Следует иметь в виду, что на исправление всех некорректных сведений главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу дается не более 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем получения документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Документ, который получен от налоговой с требованием исправить некорректную информацию и предоставить пояснительную записку, может быть заверен печатью, но может и оставаться без печати. Такое право всегда оставляет за собой ФНС.
Также следует иметь в виду, что в некоторых случаях компания обязана отреагировать на получение этого письма с требованием предоставления пояснительной записки.
Нужно просто подтвердить факт доставки документа, передав квитанцию о приеме тем же способом (по почте или через электронную систему). Нужно иметь в виду, что уведомление о получении следует выслать не позднее 6 рабочих дней.
Течение этого срока начинается со дня отправки пояснительной записки по требованию налоговой.
Если же уведомления о получении не поступило, налоговая инспекция может заблокировать счет фирмы. Чтобы произвести разблокировку, необходимо передать инспекторам:
Тогда блокировка счета снимается не позднее следующего рабочего дня (обычно в тот же день).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Следует разделять случаи, когда в декларации содержатся явные ошибки (по невнимательности) или просто несоответствия. Если есть некорректная информация, то направлять нужно не пояснительную записку, а полностью исправленную декларацию.
Способов отправки пояснительной записки вне зависимости от причин требований налоговой инспекции две:
Лучше всегда оставлять копию пояснительной записки при себе. Она может понадобиться, если по каким-либо причинам письмо не дойдет в налоговую или она затребует прислать его еще раз.
В общем виде этот документ предваряется словами:
Установленной формы пояснительной записки не существует, поэтому организация может придерживаться собственного образца, взяв за пример некоторые из ниже приведенных вариантов.
Это один из самых распространенных случаев. Пояснения могут понадобиться не во всех ситуациях. К тому же ИП не обязаны составлять пояснительную записку – это обязанность только юридических лиц.
На практике сложилась ситуация, что налоговые службы не интересуются убытками компаний, которые зарегистрированы в течение первых 2-3 лет, поскольку такие ситуации в большинстве случаев экономически обоснованы.
Однако если убытки наблюдаются более этого срока в течение 2 лет подряд, налоговая, скорее всего, заинтересуется причинами подобного явления.
Пояснения требуются в основном в таких ситуациях:
Для компании основной риск состоит в том, что инспекторы могут начать подозревать ее в намеренном сокрытии доходов и соответственно, в уклонении от платы обязательных налогов.
Поэтому нужно понимать, что предоставление корректных обоснований в пояснительной записке по требованию налоговой – это, прежде всего, в интересах самой фирмы.
Примерный образец должен содержать следующие разделы:
Исходить можно из такого образца.
В случае расхождений по столь важному налогу, как НДС, налоговая обязательно затребует пояснений. В данном случае образец пояснительной записки также произвольный, а сведения из книги покупок заполняют в виде таблицы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомство принимает пояснения по НДС только в электронном виде – явка сотрудника в данном случае не понадобится.
За основу можно взять такой образец.
Обычно в таких случаях обоснование производится в связи с приобретением определенных товаров с целью их дальнейшей перепродажи.
В качестве доказательных документов приводятся дополнительные соглашения, которые были заключены с контрагентами, например, о том, что будет увеличена площадь арендуемого помещения, из-за чего и сумма НДС увеличивается по сравнению с предыдущим отчетным периодом. К записке также прикладывают копии соответствующих счетов-фактур.
Суть этой ситуации в том, что инспекторы всегда интересуются, почему в декларации имеется вычет, но соответствующий НДС у поставщика не был учтен и начислен. Как показывает практика, главная причина состоит в том, что представители поставщика не произвели эту операцию. И хотя по факту виновата его бухгалтерия, сама компания тоже рискует.
Еще одна возможная причина в том, что поставщик является только посредником, потому что в данном случае хотя и происходит выставление счетов-фактур, но сам НДС не начисляется.
Вне зависимости от конкретной причины, изначально следует обратиться за разъяснениями именно к поставщику . Нужно попросить прислать документальные подтверждения того, что он является исключительно посредником.
Копия соответствующего письма направляется в налоговую как основное доказательство.
Суть этого случая в том, что вычет согласно счету-фактуре оказывается больше, чем НДС, который был начислен по данным поставщика. Самая вероятная причина – техническая ошибка или невнимательность. В пояснительной части нужно указать, что книга покупок заполнена корректно. Пояснения можно привести в свободной форме.
Если в декларации указана меньшая сумма выручки по сравнению с реально зачисленными суммами на банковский депозит, это тоже основание для запроса пояснений. Основная причина в данном случае связана с ошибкой стороны покупателя.
Контрагент может указать, например, что оплатил аванс, но на самом деле направляет средства за полученные товары. Соответственно, в пояснительной части нужно указать, что фирма корректно учла и выручку, и все зачисленные авансы.
Также можно сослаться на то, что как выручка, так и авансовые платежи не всегда совпадают с суммами, представленными в выписках из банка.
В данном случае представители налоговой могут сделать замечания относительно того, что налог на доходы исчислен в размере, не соответствующим зарплате. И еще один распространенный случай – когда работник получает зарплату ниже официального МРОТ. Исходить нужно из следующих документов:
Это довольно редкие ситуации, поскольку начисление НДФЛ – стандартная процедура. Поэтому основная причина – невнимательность или техническая ошибка. В итоге нужно исправлять декларацию.
Если же это сделать невозможно, то по требованию налоговой инспекции следует предоставить пояснительную записку любого образца.
Например, иногда причина может быть связана с тем, что методика расчета на разных этапах применялась неодинаковая – тогда нужно подробно расписать эту методику и привести пример.
Могут быть и такие случаи, когда в разных декларациях наблюдаются нестыковки. В основном это происходит потому, что база по налогам в каждом случае определяется в соответствии со своими особенностями. Еще одна распространенная причина – разные правила налогового учета для конкретных ситуаций, поэтому обосновать подобные «расхождения» несложно.
Если по мнению инспекторов компания имеет слишком низкую налоговую нагрузку, они почти всегда заинтересуются подобными случаями. Возможная причина – неточности, ошибки, из-за которых произошло уменьшение налоговой базы.
Другой распространенный вариант – нагрузка снижается в связи с повышением издержек, уменьшением доходов на фоне форс-мажорных, непредвиденных обстоятельств, курсовой разницы, потерей поставщиков и многих других причин.
За основу пояснения можно взять такой образец.
В остальных, менее распространенных случаях причины расхождений могут быть связаны со всевозможными ошибками, которые были допущены контрагентами фирмы. Тогда речь идет о так называемой «встречке» – т.е.
встречной проверке. За фирмой закрепляется обязанность предоставить все документы, которые подтверждают операции, проведенные с данным контрагентом.
А если таких не было, в пояснениях указывается именно так:
Если по требованию налоговой инспекции пояснительная записка не была предоставлена, то как таковых мер ответственности не существует – т.е. на компанию не накладывается каких-либо штрафных выплат.
Однако существует административная ответственность за то, что представитель компании должен был явиться в налоговый орган, но так и не сделал этого. К тому же в интересах самой же фирмы предоставить в налоговую и сами пояснения об ошибках в декларации, и квитанцию о приеме документов, чтобы избежать возможной блокировки счета.
И еще один важный момент: на предоставленные по факту сведения налоговая может доначислить санкции, в связи с чем придется оспаривать это решение, тратя дополнительное время и средства.
Источник: https://2ann.ru/obrazec-poyasnitelnoj-zapiski/
Налоговые проверки – это не самый приятный аспект, возникающий в процессе хозяйственной деятельности компании.
Даже если налоговики не приходят в гости, они продолжают обращать пристальное внимание на отчетность и движения оборотов компании.
Для этой цели предназначены налоговые требования, которые представляют собой мини-вариант удаленной проверки, вызываемой непонятными для системы цифрами.
Налоговое требование поступает на предприятие разными путями:
По действующему законодательству, с 2017 года компания обязана отвечать на запросы ИФНС.
Если ранее инспекторы рекомендовали не игнорировать их запросы, так как такие компании могли вызвать повышенный интерес со стороны органов контроля, то с 2017 года отсутствие пояснительной записки в налоговую по требованию в течение установленного на ответ срока приведет к наложению штрафа в размере 5000 рублей при первой провинности. Повторная просрочка ответа в течение года увеличивает штрафные санкции до 20000 рублей. Кроме того, ИФНС может заблокировать банковские счета фирмы.
В связи с ужесточением правил образец пояснительной записки в налоговую по требованию приобрел востребованность среди бухгалтеров и юристов. На самом деле у ИФНС не предусмотрен обязательный шаблон разъяснений, но имеются правила ответа. Их притязания к оформлению пояснительной записки включают в себя ряд обязательных пунктов:
В какой форме писать пояснения, решает налогоплательщик. Ответ в основном зависит от характера требования. В любом случае надо помнить, что отвечать на требование пустыми фразами не годится. Налогоплательщик должен ссылаться на конкретные факты, цифры и букву налогового кодекса, приводя документальные доказательства.
Получая запрос о представлении документов, надо знать, что налоговики имеют право истребовать материалы только при проведении выездной или камеральной проверки. К требованиям такого рода относятся:
В прочих случаях организация не обязана представлять документы и может прямо указывать на это обстоятельство в своем ответе. Пояснительная записка в налоговую по требованию о предоставлении документов составляется в зависимости от характера сведений. Но, в любом случае, к такой записке должны быть приложены копии запрашиваемых материалов.
Оформление доказательств должно быть строго в рамках закона. Если налогоплательщик ссылается на документы, то он должен перечислить их в теле пояснительной записки. К письму прилагается должным образом составленный комплект копий материалов. Документация копируется на чистые листы, сшивается, нумеруется. На каждой странице проставляется:
К комплекту прилагается копия доверенности лица, которое заверяло документацию. Если письмо подписал сотрудник, у которого не зафиксировано право на это в ИФНС, то необходимо приложить копию доверенности на совершение действий.
При написании ответов на запросы надо соблюдать некоторые условия, связанные с характером требования. Если на фирму пришел запрос о встречной проверке, то компания обязана предоставить нужную документацию.
При этом образец пояснительной записки в налоговую по требованию встречной проверки будет выглядеть как перечень копий представляемых материалов.
Разумеется, необходимо упомянуть название, ИНН/КПП фирмы, проверяемый период.
Юристы не рекомендуют предоставлять подобные сведения, ссылаясь на то, что организация не обязана быть в курсе событий происходящего у контрагента. Поэтому в пояснительной записке в налоговую по требованию образцом станет отсылка на информацию, содержащуюся в договоре с контрагентом.
Если «посчастливилось» получить требование, касающееся налога на добавленную стоимость, то, скорее всего в сданной декларации были обнаружены ошибки и несоответствия.
С 2017 года вся переписка по НДС ведется в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи. Инспектор не примет ответ в бумажном виде, так как это запрещено законом.
При обнаружении в декларации ошибок налогоплательщик обязан подать уточненный расчет с приложением книг покупок и продаж в сроки, установленные в требовании.
Кроме того, он должен загрузить скан-копию разъяснений. Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДС должен содержать следующие оправдания:
Документация загружается в ТКС отдельными файлами в соответствии с принадлежностью и реквизитами. Надо помнить, что электронный способ доставки не освобождает от заверки копий по всем правилам.
Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДФЛ также должен соответствовать запрашиваемой информации. В отличие от отчетности по НДС, справки по НДФЛ не являются налоговыми декларациями, поэтому ИФНС не может проводить камеральные проверки. Тем не менее, она имеет право проверять правильность составления справок и исчисления налога.
Если организация получила требование по НДФЛ, значит, при составлении справок были допущены ошибки в расчетах. Такими ошибками могут быть:
Отвечая на запрос фискальных органов, надо внести исправления в справки и обозначить это в записке. При этом придется поименно перечислить каждого сотрудника, по которому была допущена ошибка, и внести корректировки в бухгалтерский учет.
Образец пояснительной записки в налоговую по требованию, касающегося прочих налогов, примерно похож на ответ по НДС.
Так как вся сданная отчетность подлежит камеральной проверке, то прежде всего надо исключить возможность допущения ошибок. Если налогоплательщик все же ошибся, то он обязан подать уточненные расчеты в указанный срок.
В ответе компания упоминает, как повлияют новые расчеты на величину налога в суммовом выражении.
К своему образцу пояснительной записки в налоговую по требованию организация прилагает заверенные копии доказательств. Бывает, что запрос налоговой в отношении расхождений в отчетности вызван законными действиями предприятия.
Например, подобные расхождения между доходами и расходами, отраженными в декларации по НДС и по налогу на прибыль, могут быть вызваны наличием необлагаемых сумм.
Многие виды доходов и расходов, отражаемые в декларации по налогу на прибыль, не подлежат обложению НДС.
Тем не менее, их надо включать в прочие доходы и расходы в целях налогообложения прибылью.
В связи с этим ошибок в декларации нет, и налогоплательщику в пояснительной записке в налоговую по требованию, образец которой легко можно найти в интернет-ресурсах, просто нужно указать на данное обстоятельство, сославшись на статью налогового кодекса. Сдавать уточненные декларации в таких случаях нет необходимости.
Нередко приходят требования о несоответствии отчета о финансовых результатах с налоговой декларацией по прибыли. Не следует опасаться подобных запросов.
Причина расхождений заключается в разнице между бухгалтерским и налоговым учетом.
Образцом пояснительной записки в налоговую по требованию в таком случае может быть аргументированная ссылка на разные принципы составления отчетности и ведения учета.
Налог на прибыль вызывает у ИФНС много вопросов, особенно если вместо прибыли в декларации получается убыток. Если убыток носит единоразовый характер, то обычно это не привлекает внимание органов контроля.
Но в случае постоянных убытков организации следует ожидать ежеквартальных запросов ИФНС.
Подобные результаты коммерческой деятельности кажутся налоговикам подозрительными, тем более, если предприятие при этом не собирается начинать процедуру банкротства.
Факторы, влияющие на убыточность работы предприятия, могут быть самые разные. В большинстве случаев это происходит из-за высокой доли внереализационных расходов, не связанных с получением прибыли. Например, организация имеет большую дебиторскую задолженность с просроченным сроком действия и по закону обязана создавать резерв, суммы которого попадают во внереализационные расходы.
Пояснительная записка в налоговую по требованию об убытках должна содержать разъяснения о возникновении причин превышения расходов над доходами.
В случае если на результаты повлияли макроэкономические факторы, следует писать, что компания не в силах изменить экономическую ситуацию в регионе, валютный курс, уровень инфляции и тому подобное.
В то же время желательно пообещать провести оптимизацию затрат в ближайшем будущем.
Надо помнить, что компанию подозревают в неправомерности действий и вправе вызвать руководящих лиц на комиссию, если ответ не будет достаточно обоснованным. Разъяснения пишутся в свободной форме.