Все предприятия регулярно проводят инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Периодичность таких проверок, как правило, закрепляется в графике, который утверждается руководителем. Сама процедура инвентаризации регламентирована Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств .
Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Члены комиссии в присутствии материально-ответственного лица осуществляют проверку вверенных ему материальных ценностей путем измерения, пересчета, взвешивания.
Если ценности, подотчетные одному материально-ответственному лицу, сосредоточены на разных складах, проверка осуществляется по всем местам хранения, как правило, в порядке их расположения.
При этом помещение, в котором комиссия уже отработала, на время инвентаризации опломбируется.
По результатам проверки составляется инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3). В ней указываются количество, артикул, вид и другие важные характеристики по каждому наименованию ТМЦ.
Если в процессе проведения проверки на склад поступают какие-либо объекты, они заносятся в специальную опись «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации». Приходуются они уже по завершении проверки.
Иногда возникает необходимость отпуска ценностей во время инвентаризации. Такие объекты также записываются в специальную опись «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации», в которой указывается:
Если на дату проверки некоторые ценности находятся в пути, на них заполняется форма ИНВ-6. В этом документе, помимо наименования, цены и количества материалов указываются также перечень и номера актов, на основании которых ТМЦ принимаются к бухгалтерскому учету.
В случае наличия на дату инвентаризации ТМЦ, которые отгружены и не оплачены в срок, на эти объекты заполняется форма ИНВ-4, а ТМЦ, хранящиеся на складах других предприятий оформляются формой ИНВ-5 (здесь основанием для записей являются первичные документы, которые подтверждают, что ТМЦ были сданы на ответственное хранение).
В отдельную опись заносятся данные о таре - наименование, состояние на момент проверки, количество.
Если по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между наличием ТМЦ по факту и информацией бухгалтерского учета, оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.
Результатом проверки ТМЦ может быть излишек или недостача. Итоги проверки оформляются в системе бухгалтерского учета организации в том месяце, в котором инвентаризация завершилась.
Для отражения недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны варианты.
Для некоторых материалов и продуктов предусмотрены нормы естественной убыли . Если недостача «укладывается» в эти пределы, то ее списывают на счета производства. В случае же, когда сумма недостачи выходит за рамки естественной убыли, она относится на счет материально-ответственного лица.
При этом виновным лицом составляется письменное заявление, в котором он указывает причины возникновения недостачи и подтверждает согласие с суммой предстоящих выплат.
Если материально-ответственное лицо не согласно с решением руководства, оформляется акт о несогласии работника с погашением убытка, который впоследствии служит основанием для принятия решения о принудительном взыскании.
Удержание производится из заработной платы работника (при этом возможна рассрочка) либо денежные средства вносятся им в кассу по приходному ордеру.
Срок исковой давности по задолженности материально-ответственного лица, как и срок давности любой дебиторской задолженности, составляет 3 года , после чего придется списать сумму на прочие расходы. Сюда же придется списать недостачу в случае отклонения иска о взыскании судом (либо если виновное лицо отсутствует как таковое).
Как показывает практика, гораздо реже в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, которые принимаются к учету по рыночной стоимости.
Подводя итоги, можно сказать, что инвентаризация - обязательная периодическая проверка соответствия фактического наличия ТМЦ данным бухгалтерского учета. Ее результатами может быть как излишек, увеличивающий доходы предприятия, так и недостача, подлежащая либо взысканию с виновника, либо списанию на прочие расходы организации.
Инвентаризация ТМЦ - необходимое условие для выполнения основного требования, которое предъявляется к системе бухгалтерского учета любого предприятия. Ведь от того, насколько тщательно проводится эта проверка, зависит достоверность данных бухгалтерского учета .
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.
Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации , итоги которой оформляют сличительными ведомостями . По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.
Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль , а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.
В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.
Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива , которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:
|
Операции |
|||
|
Выявлена недостача: |
|||
|
остаточной стоимости |
|||
|
Материалов, товаров, готовой продукции на складе |
себестоимости |
||
|
Товаров от поставщика (в пределах норм убыли) |
фактических убытков |
||
|
Товаров от поставщика сверх норм убыли |
|||
|
Неустановленного оборудования |
|||
|
Вложений во внеоборотные активы |
|||
|
Денег в кассе |
|||
|
Ценностей, утраченных в прошлых финансовых периодах, либо по активам, недостачи которых взыскиваются по рыночным ценам (по установленным в компании правилам) |
рыночной стоимости |
Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо . При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации .
По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:
Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:
|
Операции |
||
|
Выявленная недостача списана: |
||
|
За счет виновного лица |
||
|
По нормам естественной убыли (ЕУ) |
||
|
Сверх норм ЕУ |
||
|
За счет прибыли при обстоятельствах непреодолимой силы |
||
|
По ТМЦ, утраченным не в отчетном налоговом периоде: |
||
|
– отражается сумма недостачи (в разнице между учетной и рыночной стоимостью) |
||
|
Взыскивается с виновного лица |
||
|
Переносится в состав прочих доходов текущего периода |
По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:
Списание недостачи производится следующим образом:
Бухгалтер составит проводки:
|
Операции |
|||
|
Установлена недостача: |
|||
|
По ТМЦ на складе |
|||
|
Товаров |
|||
|
Готовой продукции |
|||
|
Товаров по договору поставки в рамках норм ЕУ |
|||
|
Сверх оговоренных в соглашении норм (направлена претензия поставщику) |
|||
|
Списание недостачи: |
|||
|
Стоимость ТМЦ удерживается из зарплаты кладовщика |
|||
|
Стоимость недостающих товаров ставится на удержание из зарплаты продавцов и удерживается (по 6500 руб. с каждого) |
|||
|
Стоимость готовой продукции по разрешению руководителя списана на прочие расходы |
|||
|
Сумма недостачи по договору поставки в пределах норм ЕУ списана на производство |
Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба , необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.
Выявление недостачи и расчеты по ней чреваты судебными спорами – по искам как работника, так и работодателя. Документирование таких операций требует строгого соблюдения прав обеих сторон.
Контроль за сохранностью имущества экономического субъекта – важнейший элемент системы внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете», подп. «а» п. 3 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»). К числу процедур внутреннего контроля фактического наличия и состояния объектов относится инвентаризация (подп. «е» п. 8.1 Информации № ПЗ-11/2013). Рассмотрим особенности этой процедуры для предприятий торговли применительно к выявлению недостачи товаров.
Не подлежит сомнению, что сохранность активов компании обеспечивается за счет материальной ответственности ее работников .
В силу статьи 232 Трудового кодекса РФ работник, причинивший работодателю ущерб, возмещает его по правилам, установленным данным кодексом. Эти правила устанавливает статья 238 Трудового кодекса РФ. А именно: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Фактическое наличие товарно-материальных ценностей выявляется при инвентаризации (ч. 2 ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Напоминаем, что порядок проведения инвентаризации регламентируют:
Инвентаризации проводятся в плановом порядке, установленном руководителем организации. Однако проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года), при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения имущества.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
ПРИМЕР 1. СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ
В ходе инвентаризации продавцу сообщили о внезапном приступе болезни у ребенка-инвалида. Предупредив администрацию о невозможности дальнейшего участия в инвентаризации, работница покинула магазин. При этом она просила перенести инвентаризацию на следующий день. Ее просьба не была выполнена, и инвентаризация была завершена без ее участия. В результате инвентаризации выявлена недостача. Однако при таких обстоятельствах материальная ответственность работницы исключается. Во-первых, ее поступок продиктован крайней необходимостью, а во-вторых, в отсутствие материально ответственного лица работодатель был обязан приостановить инвентаризацию.
На основании статьи 246 Трудового кодекса размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.
Фактическая себестоимость недостающих товарно-материальных ценностей отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- отражена сумма недостачи товаров.
При этом суммы НДС по списанным товарам, ранее правомерно принятые к вычету, восстановлению не подлежат (решение ВАС РФ от 19.05.2011 № 3943/11).
На основании статьи 247 Трудового кодекса истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
Работодатель обязан доказать:
Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника. При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник может доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).
Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .
Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.
Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.
Сумма недостачи на величину ЕНВД не влияет, так как при определении единого налога расходы организации в расчет не берутся (ст. 346.29 НК РФ).
Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД и имущество используется в обоих видах деятельности организации, сумму недостачи такого имущества нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.
